成本体系文件编写.ppt

成本体系文件编写讲座 体系文件的分类 管理手册程序文件三层作业文件 体系文件的构成部分 题目 文件内容 文件主体 文件封面 相关文件 产生记录 目的和范围 专有定义 职责 主工作程序 次工作程序 检查考核内容 PDCA 修改履历 编审批 发放范围 准确而高效地把握体系文件 对于写作来说 重要的不是修辞 不是词汇量 而是对大量素材的占有 要做到言之有物 对于一个文件 最重要的不是职责 也不是流程 而是他的目的和范围 这是一个文件产生和存在的依据 文件是用来执行的 没有任何比能把事情说明白更重要 一个文件编的好不好 首先要看他的目的和范围是不是真实而完全地反映上级文件的要求 下面的职责和工作流程内容则要严格地围绕着目的和范围展开 每个要求都必须要规定如何去实现这个要求的职责 并还要规定由谁来履行 谁来协助 谁来验证 谁来考核 文件本身就是一个策划 只不过他没有规定时限 从而将时限扩大到了文件生效后的全部时段 文件的目的和范围就是文件的中心思想 牢记文件的目的和范围 为把握整个文件提供了索引 如何编写体系文件 几个步骤 1 认真领会上级精神 确定文件的任务 落实文件的控制范围 筹划预期效果 2 大量采证 广泛调研 充分掌握第一手资料 资料包括 文件涉及的人 机 料 法 环 测等 针对关键问题 召集座谈会 听取正反两方面意见 3 确定职责 本着一人一事 就近相关原则进行 4 绘制流程图 5 描述流程图工作内容及达到效果 要求时限等 6 设计流程产生的记录表样 7 第二轮调研 审视流程图是否能够实现 8 修改文件 9 审批下发 举例说明 某单位 采购控制程序 1范围确保物资由合格供应商提供 所有采购物资均能达到质量要求 且按时 按质 按量地提供生产使用 本程序适用于本公司对外采购原辅材料 外购和外协加工件的质量控制 2定义略3职责3 1总经理负责采购申请的审批 合格供应商的审批 3 2技术开发部负责编制物料技术标准 3 3质量检验部负责采购物资的检验 负责来料质量问题的反馈及措施跟进 负责首件 首批样品认可工作 3 4物资采购部负责供应商的供货业绩考核及供应商档案的建立 负责质量保证协议 检验文件的签订 3 5各单位 4 工作程序 4 1使用部门根据物资的缺口情况 编制 采购物资申请表 经部门领导批准后交物资采购部 a 对于生产常用的物料 生计部每月底根据市场预测 制定下月的物料需求计划 采购部根据生计部的需求 编制采购计划 报总经理审批 以盘点数据为基础 少于一定的储存量 及时补充 b 对于非生产常用的物料 即临时增加的物资 价值在500元以下的 经部门经理批准后 交采购部 c 价值在500元及以上的 经部门经理审核后交物资采购部统一整理 报总经理批准 各部门 采购物资申请表 采购计划表 4 1 1采购部根据 采购计划表 从合格供应商名单中选择合适的供应商 发放 采购订单 组织供应商进行送货 4 1 2如合格供应商名单中没有合适的 需采购的物资为首次采购的 则按以下要求执行 a 按供应商管理流程选择供应商并组织其进行送样直至合格 b 与供应商签定采购合同 技术及质量保证合同 c 具体按 供应商控制程序 执行 物资采购部 采购订单 供应商控制程序 物资采购部质检部 进货检验程序 采购物质送检通知单 仓库管理规定 不合格处理单 不合格品控制程序 物资发放 领用 4 5 1经检验合格的物料 仓库挂上 合格 的标识 通知使用部门或申请部门领用 4 5 2使用部门填写 物料领用申请单 经仓库批准后提取所需物料 4 5 3物料的领用按 仓库管理规定 执行 仓库必须确保物料的先进先出 物料领用申请单 仓库 4 6 1物资采购部每月统计分析来料情况 以评价供应商的供货表现 统计的数据包括 a 所有来料的产品名称 型号b 来料数量 包括批数和产品总数c 按时交货的情况d 不合格品的情况4 6 2每月的统计 评分结果上报总经理 并反馈给供应商 参照 供应商管理程序 执行 供应商月度评价表 供应商管理程序 采购部 文件的编写应用 活学活用 既要知其然 也要知其所以然 概念模糊时 划出流程图 拿到一个文件时 要根据他的目的和范围 按照自己的思路去想象一下 去猜他里面将会规定什么内容 这本身就是一个学习的过程 一个文件的框架是否严密 PDCA四个部分 是一个也不能少的 否则 这个文件的执行恐怕就会有缺陷 严重的 恐怕就会是流于形式 或者造成 上有政策 下有对策 灵活看待文件和记录 要搞清楚文件和记录之间的关系1 文件是记录的起源 记录是文件规定过程运行的见证 当记录处于原始状态时 他就是一种文件 是要纳入文件控制程序进行管理的 当文件发生变化时 则要求必须产生相应的记录来见证这种变化 这是二者关系之一 2 不管是文件还是记录 两者都被要求不能随意修改 换句话讲 就是要时刻保证文件和记录处于受控状态 什么是受控呢 受控就是可溯源和唯一性 在过程运行中只有一个有效版本 这个有效版本是可以追溯到最初状态之后的所有历史变化 记录就是文件要产生的结果之一 文件和记录分别处于过程 活动 的开头和结尾 我们要养成一个好习惯 当填写一个记录时 一定要回忆一下产生他的文件是如何规定的 从而准确地达成记录所起到的使命 学习一个文件时 必须要考虑文件将会产生什么样的记录 解读5S文件 不要物管理办法 解读一 不要物 不是真正不要的东西 而是现场不使用 需要转移到需要地方的物品 包括挪作它用 换地保管等 解读二 不要物由谁来识别 谁来确认 不要物由现场 场所负责人来识别 如某工位的使用者识别本工位的不要物品 该使用者的直接上级确认该不要物 对于关键岗位 不要物的识别必须双岗完成 识别的错误会导致 不要物 的复辟 一味的要和不要都应该得到纠正 不