办公用品管理

第一章 主题内容与适用范围 为加强我公司办公用品及招待所日常用品管理 控制费用开支 规范我公 司办公用品和日常用品的采购与使用 本着勤俭节约和有利于工作的原则 根 据我公司实际情况 特制定本规定 第二章 办公用品及日常用品的购买 办公用品及日常用品的购买细则 第一条 原则 为了统一限量 控制用品规格以及节约经费开支 公司所有办公用品及日 常用品的购买的管理统一归口为公司人事行政部 人事行政部应当于半年或采 购金额达万元以上时报公司总经理审核 第二条 办公用品及日常用品的购买的申购 办公用品及日常用品的采买或者领用申请需要填写 办公用品申请单 公司办公用品的申请资格人主管及以上管理人员 各级管理人员应当根据自己 部门的办公需要 及时地提出采买申请 车间员工的办公用品需要应当向自己 的主管管提出 由仓储部购买 根据办公用品库存量情况以及消耗水平 向行政经理通报 确定申购数 量 如果办公印刷制品需要调整格式 或者未来某种办公用品的需要量将发生 变化 也一并向行政经理提出 第三条 采购审批规定 由各部门填写 办公用品申请单 在得到批准后 应当交到公司行政部由 行政部统一购买 行政部门根据公司日常办公需要 对一些常用的办公用品及日常用品进行 批量购买 在办公室保持一定库存 以保证正常办公需要的及时满足 提高供 给效率 第四条 入库验货管理 所购买办公用品送到后 按购货清单进行验收 核对品种 规格 数量与 质量 由行政部统一专人签收 保管和发放 行政部应当将编制出的常用办公 用品的价格表交公司财务部管保管 财务部在接相应付款单据时就应当再次核 对相应品种的单价和总金额及签收人的签字 确认无误的准予付款 第五条 各部门申请办公用品 办公用品及日常用品原则上由公司行政部统一采购 分发给各个部门 如 有特殊情况 允许各部门在提出 购买办公用品申请表 的前提下进行采购 在这种情况下 行政部门有权进行审核 并且把审核结果连同申请书一起保存 以作为日后使用情况报告书的审核与检查依据 第三章办公用品及日常用品的分类 领用及报废处理 第六条 办公用品分为低值易耗品 高值保管品二种 1 低值易耗品 铅笔 刀 胶水 胶带 大头针 图钉 复写纸 标签 便签 橡皮 夹子 签字笔 圆珠笔 修正液 笔记本 信封 白板笔 固体 胶 电风扇 线插板 剪刀 钉书器 直尺 笔筒 计算机 文件夹 档案 盒 档案袋 票夹 印台等 2 高值管理品 电脑 打印机 文件柜 空调 相机 投影仪 办公桌椅 等价值较高的物品 3 日常用品 茶叶 牙膏 肥皂 洗发水 沐浴露 毛巾 浴巾 拖鞋 烟灰缸 水果盘 被单 套 枕头 水瓶 电水壶 卫生纸 面巾纸 抽纸 洁厕灵等 第七条 管理和发放 1 办公用品及日常用品由人事行政部门统一保管 并指定保管人 按公 司核定的费用标准向使用人发放 2 采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续 保管人根据 采购价格核定物品单价 计入领用部门 人 费用 并在每月终填报 办公用品 使用情况汇总表 3 各部门办公用品费用核定及有关规定 办公用品领用必须认真履行手续 应填写 办公用品领用单 后领用 和发放 严禁先借后领的行为 公司各部门应按公司核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领 用关 保管人不得超标发放办公用品 确因工作需要超标领用的 应经行政经 理同意 核定的费用实行增人增费 减人减费 各部门增人或减人 其费用由 人事行政部门根据人员变动情况进行调整 各部门因特殊情况需增加费用的 应以书面形式报批 经分管领导审 核后 由总经理特批增加该项费用 办公用品使用实行月统计年结算 截止时间为每月终和年终 12 月 31 日 由人事行政部门出具报表 财务部审核 如果领用品保管不好丢失 自行负责购买 每周一统一领用办公用品 其 他时间严禁领用办公用品 各部门要控制和合理使用办公用品 杜绝浪费现象 笔记本 签字笔 芯 圆珠笔芯 胶水 涂改液 计算器等办公用品重新领用时应以旧换新 凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时 应将所领用的办公用品 一次性消耗品除外 如数归还 有缺失的应照价赔偿 否则不予办理有关手续 第八条 报废处理 对决定报废的办公用品 要作好登记 在报废处理册上写清用品名称 价格 数量及报废处理的其他有关事项 第四章 办公物品的保管 第九条 填写清单 所有入库办公用品 都必须一一填写入库清单 第十条 保管 必须清楚地掌握办公用品库存情况 经常整理与清扫 必要时要实行 防虫等保全措施 第十一条 盘存 办公用品仓库应定期清点 清点工作由行政人员负责 清点要求做到账物 一致 如果不一致必须查找原因 然后调整清单 使两者一致 第十二条 印刷品与纸张管理 印刷品与各种用纸的管理按照盘存的清单为准 对领用的数量随时进行记 录并进行加减 计算出余量 如果消耗品用完 立即写报告递交行政主管 第十三条 持有量调查 必须对公司各部门所拥有的办公用低值易耗品 主要指各种用纸与印刷制 品作出调查 调查方式是 定期对每月领用量 使用量以及余量 未用量 作出 统计 向上报告 行政部对报告进行核对 检查各部门所报统计数据是否与仓 库的各部门领用台账中的记录相一致 最后把报告分部门进行编辑保存 第五章 对办公物品使用的监督与调查 第十四条 调查内容 对公司各部门进行调查 调查内容包括 1 核对用品领用单据与用品清单 2 核对用品申请书与实际使用情况 3 核对用品领用清单与实际用品清单 第十五条 行政经理职责 1 核对收支传票与用品实物清单 2 核对支付传票与送货单据 第十六条 本规定自下发之日起执行 复印纸管理规定 1 目的 为保证公司员工正常办公 合理使用办公资源 防止浪费 节 约开支 特制定本管理规定 2 范围 公司全体在职员工 3 权责 各部门经理安排专人负责登记 监督 4 内容 4 1 各部门于每月 1 日从行政部领用复印纸一包 4 2 复印时应先到各部门登记复印内容 按规格登记复印份数 紧急情 况灵活处理 但应后补登记及领用复印纸数量手续 4 3 所有需复印资料之人员必须熟练复印技术 倘若自己不懂复印技术 必须向总台文员咨询清楚方可 4 4 复印时原件 纸张必须放置妥当 保证复印质量 印件清