如何当好办公室主任

如何当好办公室主任如何当好办公室主任 办公室主任处在承上启下 沟通内外 联系左右 兵头将尾的特殊位置 有时 象红酒杯中间的直杠 有时象房屋中的梁柱 具有十分重要的作用 办公室主 任有许多称呼 对上是 秘书 对下是 领导 对外是 大管家 对内 是 牵头人 要当好这个角色不容易 今天 我就办公室主任的职责 应具 备的基本素质 履行职责时的工作原则和方法艺术这三个问题谈谈自己的看法 供大家参考 一 办公室主任职责一 办公室主任职责 大家都知道 职责是职能和责任的统称 办公室主任的基本职责一般包括 承办职责 参谋职责 管理职责 协调职责四个方面 一 承办职责 一 承办职责 大致分三个方面 1 承办领导层的集体决策和领导个人交办的事项 领导决策有时是 统 一研究 分头落实 有时是领导个人决断 作为办公室主任 对领导层的集 体决策和领导个人交办事项负有直接的承办责任 一些牵涉面较广 归属不太 明确且其他有关职能部门不便也不宜承办的事项 则须由办公室主任具体承担 落实 2 承办上级部门主办的事项 办公室既是本级机关的综合办事机构 是独立存在的个体 又是从中央到 地方整个办公系统中的一个子系统 是依存于大整体的部分 上级领导机关的 办公室向下级机关办公室交办一些事情 办公室主任应主动牵头承办 或督促 所属工作人员从速办理 上一级办公机关及其负责人向下级办公机关及其负责 人交办事项的范围较广 除了调研任务之外 还有诸如信息反馈 来信来访以 及系统内部自身业务建设等具体事宜 都需要下一级承办者认真办理 3 承办同级各职能部门和下级单位转办的有关事项 为了保持领导机关工作的正常秩序 各职能部门和下级单位向领导机关 领导同志汇报请示工作 往往不直接去找领导同志本人 而是先找办公室主任 办公室作为所在单位与外界联系的窗口和纽带 经常需要安排 处理各职能部 门和下级机关转办的事项 承办 的具体形式主要有 主办 会办 转办 催办 等 主办 即直接负责具体办理 会办 即会同有关部门和单位联合办理 转办 即转由其他有关部门和负责人办理 催办 作为 会办 转办 的有益补充 它是指督促 协助有关单位 部门和人员从速办理有关事项 无 论是 主办 会办 还是 转办 催办 办公室主任都应严肃认 真 切不可敷衍塞责 草率从事 二 参谋职责 二 参谋职责 参谋职责指办公室主任在辅助领导决策过程中所应有的职能和应尽的责任 决策是指导者的基本职能 办公室主任应当理所当然地成为 参谋长 积极 主动地出主意 想办法 辅助领导决策 认真地履行自己的职责 这既是领导 决策民主化 科学化的迫切需要 又是新时期赋予办公室主任工作的一项重要 任务 三 管理职责 三 管理职责 是指办公室主任在对行政事务进行管理方面所应有的职能和应尽的责任 根据国家有关规定和办公室工作的实践 办公室主任的管理职责主要有三个方 面 1 文书管理 文书工作是机关日常工作的组成部分 是实现机关职能的重要手段之一 党政机关的公文工作 即指围绕公文的拟制 处理与保管工作而需要进行的由 撰稿 审稿 签发 印刷 收发 登记 批办 立卷 归档等环节所构成的整 个运转流程 办公室主任对文书工作的管理 主要体现在参照各级党政机关制 定的机关公文处理办法 结合本单位的具体情况 建立 健全各项有关制度 指导 督促各文书处理部门的工作 确保公文拟制的适用 准确 周密 确保 文书处理的及时 准确 迅速 避免拖拉 积压而贻误工作 2 信息管理 办公室主任辅佐领导决策 发挥参谋职能 主要是通过向领导提供适用信 息和依据信息出谋献策而实现的 1 加强对信息网络的管理 2 加强对信息传递方向的管理 一是 追踪型信息 即指领导决策形成并付诸实施以后 通过 跟踪追 击 迅速反映实施范围以内的有关动态 二是 超前型信息 即指领导决策 之前 向领导提供的能够反映该决策的基础 趋向及效应的 资料信息 或 某个 较重要的问题发生之前反映其迹象 趋势的 信号性信息 3 事务管理 包括会议安排 领导用车 对外接待 办公用具 生活服务 等有关事项 四 协调职责 四 协调职责 指办公室主任在联系内外关系 沟通上下左右等方面所应有的职能和应尽 的责任 协调分纵向协调 横向协调 内部协调等方面 办公室是行政管理工 作过程中信息沟通的中枢部门 领导机关的决策 指令 指示要通过办公室向 各职能部门 下属单位以及社会传递 单位所属各部门和其他方面反馈回来的 信息经过综合汇集到办公室 办公室对反馈回来的信息经过综合 分析 筛选 供领导决策时参考 二 办公室主任应具备的基本素质 作为办公室主任 要求综合素质全面 政治素质 品德素质 心理素质 知识素质等四个方面的素质缺一不可 政治素质是首要素质 要高 政治上不可靠 谁都不敢让你当办公室主任 品德素质是基础 要正 没有良好的品德 品行 就不适合当办公室主任 因 为别人不会相信你 大家都有共识 人品有问题 岂能当好官 岂能办好事 这两方面的素质大家都清楚 不多说 至于心理素质和知识素质 我的理解是 心理素质要强 知识素质要硬 心理素质方面 应做到 急而不燥 怒而不形 喜而不亢 随和而不盲从 自 信而不固执 忍让而不献媚 直率而不粗暴 多思而不多疑 谨慎而不圆滑 因为办公室工作繁杂 办事慢条斯理肯定不行 要快要急 但不能燥 一燥就 容易忙中出错 喜怒哀乐 人之常情 但办公室主任要掌握度 不能尽情发挥 特别是遇到受委屈的事 要学会忍让 退一步海阔天空 但原则问题上必须寸 土不让 知识素质方面 要做到 知识渊博 理论知识要有较强的功底 专业 知识要精 法律法规 经济 科学知识等基础知识方面懂 知识素质的提高不 是一朝一夕的事 但要一天一日地积累 三 履行职责的工作原则和方法艺术 三 履行职责的工作原则和方法艺术 简单归纳四条 承办有章 参谋有度 管理有方 协调有术 一 承办有章 一 承办有章 有章就是指有章法 有条理 有程序 1 办文要有章法 公文有固定的格式 有相对固定的写法 有严格的审批 程序 只能照章办文 不能随便更改 2 办事要有条理 做到帮忙不添乱 解难不添忧 服务不误事 办公室事 情往往很多 一般情况下 办事按照正常程序进行运作 有时这件事还未做完 另外一件事又来了 这个时候就必须区分主次和轻重缓急 视事情的重要性 紧急程度来进行 不能按部就班 3 办会要有程序 会议是有制度的 是有一定的程序的 拿我局局长办公 会来说 会议议题的提出与确定及会议召开按以下程序进行 第一步 提出议 题 第二步 办公室将各处室议题收集整理后 填写议题审批表 按照审签程 序 由主管办公室的副局长审核 经局长批示后 正式列为会议议题 第三步 准备会议 办公室将召开会议的时间 地点 参加人员 主要内容等通知与会 人员 第四步 开会 办公室要做好会议记录 第五步 整理归档 这些程序 都不能少 如果第一步和第二步不走 会议就不宜开 即使开 效果也不好 会前酝酿很重要 不可少 走程序还可以避免临时动议 二 参谋有度 二 参谋有度 大家都知道 办公室主任履行其 参谋 职责 有其独特的便利和优势 一是办公室主任工作与领导层的工作同步运行与操作 二是办公室主任与领导 层之间具有经常接触的便利条件 可以随时找机会向领导陈述自己的见解和主 张 三是办公室主任接触面大 信息较为灵通 对外联系广泛 客观上为领导 提供咨询服务 当好领导的 参谋 提供了便利条件 正是由于办公室主任有 参谋 特权 因此在当 参谋 时就更要把握度 要参在关键处 谋在点子 上 1 把握宗旨 谋之有为 一般情况下 办公室主任是以贯彻和领会领导意图为使命 并以领会和贯 彻的准确性和彻底性作为评价其工作优劣的基本指标 作为 参谋长 则要 依靠独立的科学研究成果为领导服务 以提出多少真知灼见作为评价其工作优 劣的根本标志 因此要把握宗旨 谋之有为 要谋大事 而不是事无巨细 要 谋关键 要围绕领导意图 不能我行我素 一定情况下 办公室主任既要认真 领会领导意图 又要实事求是 不偏不袒 善于 慎言 勇于直言 不参杂 私人感情 使领导兼听而明 2 超前参谋 谋之管用 在领导决策前 办公室主任要有超前思维意识 多算于前 少失于后 不 当事后诸葛亮 谋之管用 参谋时尽可能增强工作的主动性 预见性 创造性 为领导出谋划策 拾遗补缺 与领导 同频共振 要注重研究政策 吃透上 情 搞好调查研究 掌握下情 善于捕捉信息 了解外情 做领导的数据库 资料库 信息库 要认真研究领会组织意图和领导思路 围绕领导关心的重大 问题进行广泛深入的调查研究 为领导决策提供真实情况和可靠依据 要广泛 搜集资料 研究各地的新情况 新经验 新做法 借 它山之石 来攻玉 为 领导提出决策预案 供领导借鉴和参考 要通过调查研究 协助领导广泛收集 同决策密切相关的各种信息 然后进行纵向 横向的可行性研究 经过加工和 筛选 为领导提供选择的方案 在领导决策过程中 办公室主任要通过调查研 究 收集和整理方方面面的意见反馈 为领导进行冷静周密的思考提供准确的 依据 坚定领导决策的信心和决心 在领导决策后 办公室主任要通过调查研 究 了解和掌握决策意见的贯彻执行情况 协助领导搞好跟踪反馈 保证决策 顺利地贯彻落实 或根据变化了的客观形势及时进行调整 3 掌握分寸 谋之有向 在领导决策的全过程中 从对领导决策发挥作用的方向上看 可以分为三 种类型 一是 顺向 参谋 即紧随领导决策的方向所进行的 辅助性参谋 二是 逆向 参谋 即当领导的决策意图不符合实际情况时 办公室主任所进 行的 劝阻性参谋 三是 侧向 参谋 即当领导集中主要精力考虑某一方 面工作时 办公室主任为避免领导顾此失彼而进行的 提示性参谋 这就要 求办公室主任做到 找准方向 找准位置 不以言轻而金口难开 不以位低而 随声附和 不以好恶而固持己见 不以阴晴而见风使舵 不以理直而气壮如牛 不以无关而沉默寡言 到位而不越位 尽职而不失职 三 管理有方 三 管理有方 前面谈到了管理职能 我们这里的管理是针对办公室内部的管理 主要指 文书 信息 事务三个方面的管理 除了前面讲的承办有章外 我们还应该在 提高处理人和事的艺术上下功夫 做到管理有方 1 提高处理人的艺术 处理人际关系是办公室主任的本能 包括争取领导 的支持和重视 充分调动干部的积极性和创造性等方面的艺术 一是处理好与 领导之间的关系 对领导要尊重和服从 积极主动 尽量随叫随到 承办劳动 交代的事情要适当超前 对领导多请示 多汇报 多反馈 千万不要遗忘领导 交代的事项 千万不要在领导面前传闲话 二是处理好与下属的关系 要关心 下属 经常过问下属的思想 生活 学习 工作情况 对下属的困难要想方设 法解决 要爱护下属 对下属出现一些差错 不应一味求全责备 而是要肯定 其工作积极性和成绩 对问题善意指出 并提出改进办法 使下属心悦诚服 要培养下属 对下属品德上要严格要求 业务上要悉心指导 严师才能出高徒 要信任下属 多肯定少批评 以增强下属的自信心 大胆放手干工作 要激励 下属 多表扬 善调动下属的积极性 总之 要以自己的人格魅力鼓舞下属 带动下属 2 提高处理事的艺术 一是善于化繁为简 在众多的工作和矛盾面前 要 通过分析 比较 抓住重点 理清思路 有所为有所不为 才能获取纲举目张 以简御繁之效 二是勇于删繁就简 重实际 求实效抓工作 搞服务 删掉 花架子 虚套子 三是坚持众繁我简 要完善制度规范事 明确责任 分解任务 逐级负责 分工合作 形成众挑重担的工作格局 四 协调有术 四 协调有术 所谓协调有术 就是协调工作要有原则 有套路 有招数 1 把握原则 一是要把握指令性与协商性相结合的原则 要立足于领导的权威 明示领 导的意图 向协调对象交代清楚 同时 要以商量为主 讲究说话的技巧 二 是要把握原则性与灵活性相结合的原则 一