错账的查找与更正PPT课件.ppt

主讲人 池润莲 第五章出纳账簿的设置与登记 第四节错账的查找与更正 一 错账的查找二 错账的更正 记账是一项严谨细致的工作 保证账簿记录正确无误是记账人员的基本要求 但在实际工作中 由于各种原因往往会使出纳人员在记账过程中发生一些错误 如出纳人员在每日 或每月 结账时 有时会现金日记账的期末余额与库存现金实有数不符 或银行存款日记账的期末余额与银行对账单的期末余额不符 或出现现金和银行存款日记账的期末余额不等于期初余额加本期收入总数减本期支出总数 或现金和银行存款日记账的期末余额与其相应的总账期末余额不一致的情况 一 错账的查找 导致出纳错账的原因很多 归纳起来一般有以下几种 1 方向记错 是指登记账簿时把账簿中借方和贷方的记账方向颠倒 即把借方记成贷方或把贷方记成借方 2 账户记错 是指登记账簿时将账户搞错 如应在现金日记账中登记的 则记入了银行存款日记账 一 错账的原因 一 错账的查找 3 数字移位 是指登记账簿时将数字位数 或小数点 向前或向后移动 如将100 00元写成1000 00元 将500 00元写成50 00元 4 邻位数字颠倒 是指登记账簿时将一个数字中的相邻两位数字颠倒登记 如将32元写成23元 将152元写成512元 一 错账的原因 一 错账的查找 5 重记 将已经记入账簿的金额 又重复登记入账 6 漏记 在登记账簿时将某一张记账凭证上的金额遗漏 未记入账簿 7 其他错误 一 错账的原因 一 错账的查找 出纳人员在结账和对账时 发现账簿记录有错误 应及时查出原因 查找错账也是记账人员必须掌握的一门技术 为了使记账人员能及时 迅速地查找出账簿记录中的错误原因 现介绍几种常用的查错方法 二 查找错账的方法 一 错账的查找 1 顺查法 就是按照记账程序 从编制凭证 登记账簿 结算余额 进行逐笔检查的一种方法 这种方法主要用于期末对账簿进行全面核对和不规则错误的查找上 2 差数法 就是根据错账的差数进行查找 以确定错账的一种方法 这种方法主要用于查找重记或漏记的错误 如某日现金日记账的余额为135元 库存实有现金为95元 其差额为40元 即可根据其差额查找现金日记账中是否有收入重记40元或付出漏记40元 二 查找错账的方法 一 错账的查找 3 二除法 就是根据错账的差数被二除尽的商在账簿中进行查找 以确定错账的一种方法 这种方法主要用于查找借贷方向记错而引起的错误 如错账的差数为956元 将此数除以2 其商为478元 即可从账簿记录中查找是否有478元这个数字 如果有此数 再看它借贷方向是否记错 二 查找错账的方法 一 错账的查找 4 九除法 就是根据错账的差数被9除尽的商在账簿中进行查找 以确定错账的一种方法 这种方法主要用于查找数字错位和邻位数字颠倒而引起的错误 1 数字错位 如500 00元写成50 00元 其差数为450 00元 将此数除以9 其商为50 00元 即从账簿记录中查找500 00元或50 00元的数字 再看它是否有错位情况 二 查找错账的方法 一 错账的查找 2 邻位数字颠倒 如将745元写成754元 其差数为9 除以9 其商为1元 即可能是1与0 2与1 3与2 4与3 5与4 6与5 7与6 8与7 9与8 相差1的两个邻位数字颠倒 由于商数是个位数 即可能是十位与个位数字颠倒 又如将745元写成475元 其差数为270元 除以9 其商为30元 即可能是3与0 4与1 5与2 6与3 7与4 8与5 9与6 相差3的两个邻位数字颠倒 由于商数为十位数 即可能是百位与十位数字颠倒 依次类推 二 查找错账的方法 一 错账的查找 出纳人员在记账 对账和结账过程中 如果发现账簿记录有错误 必须按规定的方法予于更正 错账的更正方法 一般有划线更正法 红字更正法和补充登记法三种 一 错账的更正 1 划线更正法 记账以后 如果发现记账凭证无错 只是账簿记录中的文字或数字有错误 一般可采用划线更正法 更正时 应在错误的文字或全部数字正中划一条红线 以示注销 划线时应使原来字迹仍能辨认 以便核查 然后再将正确的文字或数字写在注销的文字或数字上面 并由记账人员在红线的右侧盖章 以明确责任 对于错误的数字 不管记错几个数字字符 均将整个数据全部划线更正 不得只更正其中的错误字符 如将3612误记为3012 更正时应将3012全部划线注销 并在该数据上面书写3612 对于文字差错 可只划去错误的文字 而不必全部划掉重写 一 错账的更正 2 红字更正法 也称红字冲销法 记账以后 发现记账凭证中会计科目 借贷方向或金额错误时 应采用红字更正法 更正时 应用红笔填制一张与错误记账凭证相同的红字记账凭证 并据以用红笔登记入账 以示冲销原有的错误记录 然后重新用蓝字填制一张正确的记账凭证 再据以重新登记入账 以示更正 一 错账的更正 1 会计科目用错 新世纪有限公司以现金购买办公用品300元 在填制记账凭证时 将 现金 科目误记成 银行存款 科目 即 借 管理费用300贷 银行存款300并据以登记入账 首先 用红字填制一张与原错误记账凭证相同的记账凭证 即 借 管理费用300贷 银行存款300并据以登记入账 然后 再用蓝字编制一张正确的记账凭证 即 借 管理费用300贷 库存现金300并据以登记入账 一 错账的更正 2 借贷方向错误 新世纪有限公司签发现金支票 向银行提取现金12000元 备发工资 在填制记账凭证时 误将 现金 和 银行存款 科目颠倒 即 借 银行存款12000贷 库存现金12000并据以登记入账 首先 用红字填制一张与原错误记账凭证相同的记账凭证 即 借 银行存款12000贷 库存现金12000并据以登记入账 然后 再用蓝字编制一张正确的记账凭证 即 借 库存现金12000贷 银行存款12000并据以登记入账 一 错账的更正 3 会计科目 借贷方向均无错误 只是所记金额大于应记金额 新世纪有限公司以银行存款归还前欠华丽公司的购料款5000元 在填制记账凭证时 将金额5000元误记成50000元 即 借 应付账款50000贷 银行存款50000并据以登记入账 处理上述错误有两种方法 第一种方法 首先 用红字填制一张与原错误凭证相同的记账凭证 然后再用蓝字填制一张正确的记账凭证 即 借 应付账款50000贷 银行存款50000并据以登记入账 借 应付账款5000贷 银行存款5000并据以登记入账 第二种方法 就是只将多记金额45000元 用红字填制一张与原错误记账凭证科目相同的记账凭证 即 借 应付账款45000贷 银行存款45000并据以登记入账 一 错账的更正 3 补充登记法 记账以后 发现记账凭证中的会计科目 借贷方向均无错误 只是所记金额小于应记金额 可采用补充登记法 更正时 可只将少记金额用蓝字填制一张与原错误记账凭证科目相同的记账凭证 并据以登记入账 以补足原错误记账凭证上少记的金额 一 错账的更正 新世纪有限公司收到金阳公司归还前欠购货款43000元存入银行 填制记账凭证时 将金额43000元误记成34000元 即 借 银行存款34000贷 应收账款 金阳公司34000并据以登记入账 然后 将少记金额9000元 用蓝字填制一张与原错误记账凭证科目相同的记账凭证 即 借 银行存款9000贷 应收账款 金阳公司9000并据以登记入账 采用红字更正法和补充登记法更正错误时 都要在更正的记账凭证摘要栏内注明原来错误凭证的号数 日期和错误原因 以便查核 一 错账的更正 一 错账的更正 1 1日 三星实业银行日记账期初余额为100000元 2 3日 三星实业公司以转账支票购买办公用品3000元 当时做账 借方登记管理费用 贷方登记库存现金 3 5日 三星实业公司将销售款5000元 送存银行 当时作账 借方登记库存现金 贷方登记银行存款 4 10日 三星实业公司使用转账支票购买原材料 价税合计数为23400元 5 14日 三星实业公司销售一批商品 获得收入5