房地产公司档案管理制度

珠海华发房地产公司档案室制 珠海华发房地产公司档案管理制度 1 珠海华发房地产公司 档 案 管 理 制 度 2 目目 录录 第一章 宝迪系统安装 3 第二章 宝迪系统简易操作 5 第三章 档案整理方法 19 第四章 档案资料移交 23 第五章 档案资料的借阅 25 珠海华发房地产公司档案室制 珠海华发房地产公司档案管理制度 3 第一章第一章 宝迪系统安装宝迪系统安装 1 根据公司领导有关要求与指示 为提高我司工程档案管理效能 规范工程档案与工程资料电根据公司领导有关要求与指示 为提高我司工程档案管理效能 规范工程档案与工程资料电 子文件的收集 整理 运用 保证电子文件及电子档案真实性 可靠性 安全性 实现数字子文件的收集 整理 运用 保证电子文件及电子档案真实性 可靠性 安全性 实现数字 化办公 我司指定数字化档案系统 化办公 我司指定数字化档案系统 BD2006 数字化档案管理系统 以下简称 宝迪系统 数字化档案管理系统 以下简称 宝迪系统 2 双击安装程序双击安装程序 3 3 进入安装界面 按提示点击进入安装界面 按提示点击 下一步下一步 及及 确定确定 4 在电脑桌面找到档案管理系统并双击在电脑桌面找到档案管理系统并双击 4 5 当出现登录信息时 当出现登录信息时 请按服务器名 请按服务器名 172 16 9 2 登登 录名 录名 SA 口令 空白口令 空白 6 用户信息验证 如果使用用户有使用的用户名及密码可直接输入 若无 可用房地产公司公用户信息验证 如果使用用户有使用的用户名及密码可直接输入 若无 可用房地产公司公 共查询用户名 共查询用户名 DC 口令 口令 123456 7 点击窗口功能中的点击窗口功能中的将网络版设置成将网络版设置成 即已完成整个宝迪的安即已完成整个宝迪的安 装及宝迪内网的设置 装及宝迪内网的设置 5 第二章第二章 宝迪系统简易操作宝迪系统简易操作 一 一 界面导览界面导览 图 2 1 1 1 主菜单栏主菜单栏 宝迪系统共有 5 个主菜单栏 分别是 系统 编辑 工具 年报 窗口 帮助 每个主菜单栏包括多个子菜单或菜单项 每个菜单项就是一个 特殊 交互式的功能命令 2 工具栏工具栏 是由一组常用功能命令按钮组成 有些功能按钮带有下拉按钮 按钮功能和主菜单栏中的菜单 项的功能一样 3 档案类型区档案类型区 显示档案分类情况 包括一级分类 二级分类 如 文书档案 为一级分类 归档文件目录 案卷目录 卷内文件目录 则是文书档案类的三个子类 即并列的三个二级分类 4 档案数据编辑区档案数据编辑区 主要编辑选中的档案类型 档案数据的输入 查询 修改 删除详细信息都在该区域 显示 5 窗口功能按钮栏窗口功能按钮栏 主要显示 窗口 主菜单的内容 由于这些功能经常使用 而且功能项多 单独在 窗口功能按钮栏 显示 以便用户快速调用 6 窗口功能区窗口功能区 显示 窗口功能按钮栏 中的某一个按钮的功能操作项 二 二 数据输入数据输入 数据输入是一个系统的基本的功能之一 宝迪系统可以设置个性化的输入方式 其操作参考 数据设计 1 1 操作步骤 操作步骤 6 1 在 档案类型区档案类型区 用鼠标点击 资料室 前面的 或者直接双击 资料室 再点击 XX 部 前面 的 或者直接双击 XX 部 再用鼠标单击 资料目录 2 点击 编辑 主菜单的 输入数据 菜单项 弹出数据输入窗口 3 输入档案数据 输入内容 如 序号 日期 来文单位 工程名称 文件类型 文件编号 主体概要 收文单位 经办人 4 单击工具栏中的 保存 按钮将数据存入系统 2 2 电子文件管理 电子文件管理 因为电子文件的文件格式和产生具有多样性 所以在电子文件管理方面 系统提供了两种管理方式 即通 过 窗口功能按钮栏窗口功能按钮栏 的 图像 和 文件 图像图像 支持 jpg jpeg bmp ico emf wmf tif 图片格式 通过下面三种方 式将图片格式的档案入库 纸质档案 通过直接联机扫描仪 将其扫描成电子文件 并 压缩入库 对于已有的电子文件 通过 拷贝 粘贴 功能 复制到系统中 再 压缩入库 通过 打开文件 直接从系统外引入图片文件 再 压缩入库 文件文件 支持所有格式的电子文件 但是没有直接连接扫描仪的功能 在系统中选中要引入的电子文件 按鼠标右键选复制功能 再通过 文件 中的 粘贴 功能 将电 子文件复制到档案系统中 最后选择 存入当前记录 通过 打开文件 直接从系统外引入文件 存入新增记录 说明 说明 1 输入内容可以根据用户的具体情况而定 2 电子文件的录入可以在数据输入或数据修改两种状态下输入 3 输入数据有两种输入方法 一种 下拉式弹出菜单 即用鼠标选中 资料目录 再点鼠标右键 弹 出下拉式菜单 选中 数据输入 菜单项 另一种 快速引导法 用鼠标点击 窗口功能按钮栏窗口功能按钮栏 中 的 开始 按钮 再依次双击 数据输入 定制档案 房地产公司 资料室 XX 部 资料目录 最后弹出输入窗口 4 数据输入界面可以通过系统再设定 生成个性化的界面 三 三 数据修改数据修改 宝迪系统有两种方法能满足用户修改数据的要求 分别是在输入数据状态和数据修改状态下修改 1 1 数据输入状态 数据输入状态 在输入数据时 如果发现文件输入有误 用鼠标点击工具栏 前一个记录 后一个记 录 按钮来选择数据 修改后点击工具栏的 保存 按钮保存修改后的数据 2 2 数据修改状态 数据修改状态 系统提供了专门的数据修改功能 必须将档案数据查出后才能修改 3 3 操作步骤 操作步骤 1 在 档案类型区档案类型区 选中 资料目录 再用鼠标点击 主菜单栏 中的 编辑 菜单 再选择 修改数据 菜单项 7 2 点击工具栏中的 查询记录 按钮 弹出 条件表达式 窗口 输入查询数据条件后点击该窗口的 查询按钮 3 选中要修改的文件 在点击工具栏中的 切换数据输入形式 按钮 开始修改数据 最后按工具栏中 保存 按钮 说明 说明 1 修改数据还有两种输入方法 一种称之为 下拉式弹出菜单 即用鼠标选中 归档文件管理 再点 鼠标右键 弹出下拉式菜单 选择 数据修改 菜单项 另一种称之为 快速引导法 用鼠标点击 窗口功能按钮栏窗口功能按钮栏 中的 开始 按钮 再依次双击 数据修改 定制档案 房地产 公司 资料室 XX 部 资料目录 最后弹出输入窗口 2 注意工具栏中 切换数据输入形式 按钮的切换方法 用鼠标点击即可 3 输入查询条件比较简单 但是要学会灵活运用 用户在实际操作过程中一定要多操作 四 四 数据删除数据删除 宝迪系统有两种方法能满足用户删除数据的需求 分别是在输入数据状态和数据删除状态下删除 1 1 数据输入状态 数据输入状态 输入数据时 如果发现文件输入有误 用鼠标点击工具栏 切换数据输入形式 至浏览 状态 用鼠标选中要删除的数据 然后点击工具栏的 删除 按钮即可 2 2 数据删除状态 数据删除状态 系统提供了专门的数据删除功能 必须将档案数据查出后才能删除 3 3 操作步骤 操作步骤 1 在 档案类型区档案类型区 选中 资料目录 再用鼠标点击 主菜单栏 中的 编辑 菜单 再选择 删除数据 菜单项 2 点击工具栏中的 查询记录 按钮 弹出 条件表达式 窗口 输入查询数据条件后点击该窗口的 查询按钮 3 点击工具栏中的 切换数据输入形式 按钮使之为浏览状态 再选中要删除的文件 最后按工具栏中 删除 按钮 说明 说明 删除数据还有两种删除方法 一种为 下拉式弹出菜单 即用鼠标选中 归档文件管理 再点鼠标右键 弹出下拉式菜单 选择 数据删除 菜单项 另一种为 快速引导法 用鼠标点击 窗口功能按钮栏窗口功能按钮栏 中的 开始 按钮 再依次双击 数据删除 定制档案 房地产公司 资料室 XX 部 资料目录 最后弹出输入窗口 五 五 数据查询数据查询 宝迪系统提供了非常强大的数据检索查询功能 如 直接查询 组合查询 定制检索 系统条件 等 简述如下 1 1 直接查询 直接查询 8 1 在 档案类型区档案类型区 选中 归档文件目录 再用鼠标点击 主菜单栏 中的 编辑 菜单 再选择 查询 数据 菜单项 2 点击工具栏中的 查询记录 按钮 弹出 条件表达式 窗口 输入查询数据条件后点击该窗口的 查询按钮 3 详细看文件 点击工具栏中的 切换数据输入方式 按钮 使之为卡片式来浏览数据 直接查询进入方法 选择数据工作区中的 选择直接查询属性页 如图 2 4 1 图 2 5 1 2 2 其他查询 其他查询 1 确定查询字段 在列表中 列出了数据表中的所有字段 对于字段较多 被隐含了 可通过滑动条进 行选择 2 在下拉框内选择比较关系 其中包括 包含 等于 模式匹配 大于 小于 大于等于 小于等于 范围 3 在输入框中输入比较值 为了查询方便 系统将以前用户定义的查询表达式存储起来 当需用以前的检索条件再次查询时 只要 选择一下 不必再定义 可通过 图标查找以前的表达式 4 选择 图标 符合条件的记录就会在数据工作区中列出 3 3 详细说明 详细说明 包含 当前字段中是否包含某个词 如文件标题包含 国家 这两个词 字段名选择正题名 比较方式选择包 含 比较值输入 国家 等于 例如 查询文件页数为 3 的文件 字段选择文件页数 比较方式选择等于 比较值输入 3 范围 例如 查询文件日期在 1964 到 1999 年的文件 字段名选择文件年代 比较方式选择范围 比较值输 入 1964 1999 大于 例如 查询年龄大于 24 岁的人 字段名选择年龄 比较方式选择大于 比较值输入 24 等于 例如 查询年龄等于 24 岁的人 字段名选择年龄 比较方式选择等于 比较值输入 24 小于 例如 查询年龄小于 24 岁的人 字段名选择年龄 比较方式选择小于 比较值输入 24 系统还提供了直接查询数据表中的前 10 条 前 100 条 全部数据的快捷方式 数据表前十条数据的查询 方法 确定查询范围 选择 图标 查询全部 或 图标 系统会 9 将数据表中的前十条数据列出 数据表前一百条数据的查询 方法 确定查询范围 选择 图标 查询全部 或 图标 系统会 将数据表中的前一百条数据列出 查询数据全部记录 方法 确定查询范围 全部记录 选择 图标 查询全部 或 图标 系 统会将数据表全部记录列出 说明 说明 查询数据还有两种查询方法 一种为 下拉式弹出菜单 即用鼠标选中 归档文件管理 再点击鼠标右 键 弹出下拉式菜单 选择 数据查询 菜单项 另一种为 快速引导法 用鼠标点击 窗口功能按钮栏窗口功能按钮栏 中 的 开始 按钮 再依次双击 数据查询 定制档案 房地产公司 资料室 XX 部 资料目录 最后弹出查询窗口 六 六 数据打印数据打印 在档案管理实际操作过程中 经常要将输入系统的档案数据以各种形式的表格打印出来 宝迪系统具有非 常强大的报表设计和打印功能 关于报表设计功能将会在专门的章节详细叙述 本节只讲将数据如何打印出来 数据打印 本系统称之 打印编目 基本原理是 先查询后打印 即将数据先查询出来 再进行打印 1 1 操作步骤 操作步骤 1 在 档案类型区档案类型区 选中 资料目录 再用鼠标点击 主菜单栏 中的 编辑 菜单 再选择 查询数据 菜单项 2 点击工具栏中的 查询记录 按钮 弹出 条件表达式 窗口 输入查询数据条件后点击该窗口的 查询按钮 3 点击工具栏 数据分析及打印 下拉按钮三角形 弹出下拉按钮菜单 再选择 打印编目 下拉菜单 项 4 在 窗口功能区窗口功能区 左边选择要打印的报表名称 如 资料目录 然后点击功能窗口区的工具栏中的 打 印 按钮预览 如图 2 5 1 5 点击报表预览窗口中 打印 开始打印 如图 2 6 1 10 图 2 6 1 图 2 6 2 七 七 设置输入方式设置输入方式 打印按钮 报表名称列表 打印按钮 11 档案著录工作是一个相当繁重的工作 设置输入方式可以减轻著录的工作量 档案著录项信息有一定的规 律性 著录项经常重复 固定的几个值或固定的一个值 有些前二个字符相同 如都为 关于 这时我们可通 过给字段设置输入方式来减轻档案信息录入的工作量 从而提高数据输入效率 它包括以下内容 初值初值 对于相对固定的著录项 可以通过赋值一个初值 在著录时 自动将赋值的初值著录上去 来提高 著录速度 例如 将编制单位初值设置为 广州市审计局 编制部门设置 档案室 1 1 操作步骤 操作步骤 1 选中审计档案的案卷目录 2 依次点击 编辑 主菜单 数据设计 设置输入方式 3 依次点击 编制单位 初值 定制信息 在字段初始值输入 广 州市审计局 最后点击 确认定义 按钮完成设置 见图2 7 1 图 2 7 1 列表列表 著录项通常是固定的几种值 如保管期限 密级等 著录时通过下拉列表框选择输入 见图2 7 2 12 图 2 7 2 重复重复 常用在输入的内容经常重复的情况下 一直重复前一条记录的内容 隐藏隐藏 如果字段为系统内部所用 可以设为隐藏 主题词抽取主题词抽取 常用来将字段的部分内容复制到目标字段下 自动增量输入自动增量输入 我们在进行数据录入的时候有时碰到的字段项是按照顺序增长的 如序号字段 这种情况 系统提供了自动增量功能 每次可以不需要用户的介入 直接在原有的值上加一 这样节省了大量的数据输入 时间 编码编码 是指用户在输入数据时可以不用输入具体得值 可以给该值指定一个固定得编码 当用户需要输入 该值时 可以用设定得编码来代替 同步同步 是指对有关联得两个字段可以建立一定得关系 当其中一个字段被修改时 另外一个字段也自动随 之修改 日期日期 日期的格式有三种可供选择选择 文档内容文档内容 为了处理电子文件信息 系统新提供了许多新的输入方式来完成信息的提取 系统增加了文件 属性和文档内容部分 其中文档部分增加了可以从 word 文件中提取题名 文件日期 主题词等内容 可以大 大提高录入效率 文件属性文件属性 文件属性提供了文件名 文件建立时间等文件的原始信息 这些作为文件元数据的一部分为档 案的长期保存提供了保证 说明说明 用户在完成各项设计工作后 打开数据输入界面 观察其界面的变化 八 八 设置记录排序设置记录排序 1 1 普通排序 普通排序 设置记录排序的方法 13 具体操作 主菜单的 编辑 数据设计 记录显示顺序设定 如下图所示 图 2 8 1 删除在右列表框中选取的排序字段 增加在左列表框中选取的排序字段 保存需进行排序字段的设置 新增排序方案 将设好的排序进行保存 选择排序模式点右键设为默认 记录的显示顺序就会按照设定的方式显示 上边的排序只是计算机中普通的排序方式 如果我们想指定某种排序方式 计算机就会无能为力了 如我 们按照中国人的姓氏排序 赵 钱 孙 李等 如果没有经过特殊的处理 计算机只会按照它自己的编码排序 不会按照我们的想法排序 2 2 特殊排序 特殊排序 为了实现特定的排序 系统提供了特殊排序功能 方法 点击进入主菜单的 编辑 数据设计 设定特殊排序 如下图所示 图 2 8 2 增加进行排列的各项目 读取保管期限字段列表中的值 调整所增加的各项目的排列顺序 14 对已增加的项目进行项目名称的修改工作 对选取的项目作删除工作 以上是设置记录特殊排序的方法 计算机通常排序的方式按从小到大的升序的方式排序 保管期限属字符型 排序后可能出现长期 永久 短期的排列顺序 我们使用特殊排序其实是保证保管期限的排列顺序为永久 长期 短期 因为这是档案标准 所规定的 设置方法是这样的 我们以保管期限为例 选取字段列表框中的保管期限字段 依次增加永久 长期 短期项目 按图示 3 9 的排列顺序排列各项目 这样我们如果再按照保管期限排序时 计算机就会自动按照我们在这里的输入顺序排序了 注意 注意 设置完特殊排序后 普通排序也要同时设定 这样才能保证排序的进行 特殊排序是普通排序的补 充 普通排序是排序的基础 当普通排序不能满足要求时 可以另外设置特殊排序来完善 九 九 著录界面设计著录界面设计 1 1 自定义著录界面 自定义著录界面 用户可以自定义个性化著录界面 从而满足自己的实际需求 图 2 9 1 是系统默认界面 图 2 9 2 是重新设 计的界面 图 2 9 1 15 图 2 9 2 2 2 操作步骤 操作步骤 1 选中审计档案的案卷目录 2 依次点击 编辑 主菜单 数据设计 设置字段显示位置 弹出 设置字 段显示 对话框 1 点击对话框左下角 字段信息 中用鼠标双击各字段 将其选中到设计界面面板中 2 通过拖动鼠标 或者改变每个字段的属性 即左 上 宽 高 来确定位置 图 2 9 3 3 保存 后退出 完成设置 图 2 9 3 16 十 十 用户权限管理用户权限管理 1 1 新建用户 新建用户 新建用户 即新增加一个用户 2 2 操作步骤 操作步骤 1 依次选择 工具 主菜单 设置用户权限 新建用户 如下图 2 10 1 用户属性页中输入用户名 口令 用户姓名等 再选 添加 按钮即可 图 2 10 1 注意注意 取登陆用户名时 要有统一命名规则 主要是为了方便系统员管理 通常情况下取中 文姓名 英文名除外 最后一个字的全拼 其他字的第一个字母 例如 徐大勇 登陆用 户名为 XDYONG 3 3 注销用户 注销用户 当要删除某个用户时 可通过用户管理窗口来实现 4 4 操作步骤 操作步骤 依次点击 工具 主菜单 设置权限 用户注销 再选中 要注销的用户 直接点击 删除 按钮 5 5 修改口令 修改口令 修改口令 只对当前进入系统的用户的口令的修改 修改时直接输入新 口令 6 6 操作步骤 操作步骤 点击 工具 主菜单 修改口令 输入新口令 7 7 用户组管理 用户组管理 新建用户组 将那些工作性质相似 或操作内容相近的用户划分到一个组中 我们称之 17 为用户组 用户组的功能是便于对用户的管理 操作步骤 操作步骤 点击 工具 主菜单 设置权限 新建用户组 输入用户 组信息 直接按 添加 按钮 见图 2 10 2 图 2 10 2 说明 说明 1 用户组名称 系统支持中英文格式 2 用户组说明 1 普通用户 所建的用户组 无任何权限 只是能进出系统 无法 操作系统中的数据及系统设置 需超级用户分配其权限 2 系统管理 所建立的用户组只能管理系统中的系统设置 对于系 统中的数据表无 法操作 需超级用户分配其权限 3 超级用户 属超级用户组 能使用系统中的任何设置 具有最大 权限 8 8 删除用户组 删除用户组 在删除用户组时 只删除掉了这个组名称和清除掉了与它相关联的许可和 一些权限 但没有删除这个组的成员 对于已经删除的组 不能用重新创建同 一组的办法来恢复权限 9 9 操作步骤 操作步骤 点击 工具 主菜单 设置权限 用户组注 销 选择删除的用户组 点击 删除 按钮 完成删除用户组工作 1010 用户加入组 用户加入组 操作方式与 Windows 2000Server 活动目录中用户加入用户组的管理相似 如下图 4 1 3 在左列表框中选择被添加的用户 在右列表框中选择将要添加到 18 的组 对于一个用户可同时加入多个组 1111 操作步骤 操作步骤 工具 设置权限 用户加入用户组 选择左边框中的用户 并在右边框组打勾 最后按 确认加入或退出用户组 按钮 图 2 10 3 1212 权限机构设置 权限机构设置 图 2 10 4 主要原理是一个单位 按实际部门结构建立单位信息 每个部门具有的人员就是系统中的 用户 每个人员具有一定的职务 每个职务可以分配一定的角色 每个角色代表系统中的 权限 通过 这样的方式使各部门的每个人都具有一定的使用系统的权限 如图4 1 4 自由用户就是不在某个科室的人员 可以称作自由用户 自由用户相当于这之前系统 用户的状况 自由用户也可以单独分配角色 但不是在这个界面 这种直接分配方式适合 小规模单位的使用 19 十一 十一 宝迪报表转化为宝迪报表转化为 EXCEL 格式报表格式报表 操作步骤 选择 工具栏工具栏 里的数据分析及打印下拉键转出到 excel 格式 点取所需的表头 点击转出 第三章第三章 档案整理方法档案整理方法 一 归档要求 1 归档的工程文件应为原件 2 工程文件的内容和深度必须符合国家有关工程勘察 设计 施工 监理等方面的技术规范 标准和规程 3 工程文件的内容必须真实 准 确 完整 与 实际相符 工程文 件应采用耐久性强的书写材料 如碳素墨水 蓝黑墨水 不得使用易 褪色的书写材料 如 红色墨水 纯蓝墨水 圆珠笔 复写纸 铅笔 等 4 工程文件应字迹清楚 图样清晰 图表整洁 签字盖章手续 完备 5 工程文件中文字材料幅面规格尺寸应统一为 A4 幅面 297 210 小于 A4 的应用 A4 白纸衬托 图纸宜采用国家标准图幅 不同幅面的工程图纸应按要求统一折叠成 A4 幅面 图标栏露在外面 6 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大 耐久性强的 纸张 图纸一般采用蓝晒图 计算机出图必须清晰 不得使用计算机 出图的复印件 二 工程文件分类 1 立卷应遵循工程文件的自然形成规律 保持卷内文件的有机 联系 便于档案的保管和利用 20 2 一个建设工程由多个单位工程组成时 工程文件应按单位工 程组卷 工程文件可划分为工程准备阶段文件 地质文件 监理文件 施工文件 施工图纸 含经审图中心盖章图纸 设计变更和施工合同 七部分 3 工程准备阶段文件可按项目或单位工程等组卷 4 地质文件按勘察单位形成的文件单独组卷 5 监理文件可按项目或单位工程等组卷 同一工程不同监理单位 的监理文件应分别组卷 6 施工文件按文件类型分类 联系单 签证及单价核准 图纸 会审 洽商记录 分部验收等需盖建设单位公章的文件 7 施工图纸按单位工程 专业组卷 8 设计变更按按单位工程 专业组卷 9 施工合同按单位工程组卷 三 组卷要求 1 每卷文件不宜过厚 文字材料一般不超过 30 图纸每卷不超 过40 2 案卷内不应有重复文件 几个单位工程共用的文件只要一份 原件 不同载体的文件应分别组卷 3 文件材料按事项 专业顺序排列 同一事项的请示与批复 主件与附件不能分开 并按批复在前 请示在后 主件在前 附件在 后的顺序排列 4 图纸按专业排列 同专业图纸按图号顺序排列 5 既有文字材料又有图纸的案卷 文字材料在前 图纸在后 6 每卷文件可编制卷内目录 四 华发房地产公司分类大纲 适用于档案室基建卷内目录 21 一 分类 一级大类 二级大类 分类号 1 一级大类 项目类 代字 B 代字代字项目名称项目名称代字代字项目名称项目名称 B1华发蔚蓝堡B2华发新城六期 B3容闳书院 初中部 B4华发峰景名苑 B5华发四季名苑B6华发山庄 B7华发会馆B8海景花园鸿运台 B9容闳国际幼稚园斗门分院B10斗门白蕉镇 已移交华郡 B11华发水岸花园一 二期B12华发峰景湾 B13上冲 TOD 项目B14南屏工业园 待定 B15横琴华发首府B16华发绿洋湾 2 二级大类设计变更类 代字 A 例 蔚蓝堡变更 B1 A 代字代字专业名称专业名称代字代字专业名称专业名称 A1结构 钢施A2节能 建筑 A3水施 燃气A4 电施 通风 智能化 空施 A5室外 景观 绿化A6 装修 土建 水电 3 二级大类合同类 代字 C1 例 蔚蓝堡合同的 B1 C1 4 二级大类报建类 代字 0 0 例 蔚蓝堡报建的 B1 0 0 5 二级大类图纸类 代字 施工图为1 盖有审图中心章图为2 22 例 蔚蓝堡施工图B1 1 蔚蓝堡盖有审查中心图B2 1 6 集团红头文件 代字 JT 集团分类号 代字 JT01 集团总经办分类号 代字 JT02 集团党委分类号 代字 JT03 政府红头文件 代字 ZF 7 零星项目 代字 零星 1 施工图 代字代字专业名称专业名称代字代字专业名称专业名称 1 1结构 钢施1 2节能 建筑 1 3水施 燃气1 4 电施 通风 智能化 空施 1 5室外 景观 绿化1 6 装修 土建 水电 1 7电梯 各专业深化图 2 盖有审图中心图纸 代字代字专业名称专业名称代字代字专业名称专业名称 2 1结构 钢施2 2节能 建筑 2 3水施 燃气2 4 电施 通风 智能化 空施 2 5室外 景观 绿化2 6 装修 土建 水电 2 7电梯 各专业深化图 二 编号 各类档案按单份材料整理归档 即一份材料为一件 即一顺序号 除报建及验收类文件按珠海市城建档案馆档案整理指南排序外 其他 23 工程文件时间的先后顺序排列 前后保持一致 每份材料应逐件编号 编号方法如下 例1 华发蔚蓝堡报建资料的 第1 卷的第1 件编号方法 其结构模式为 分类号 即大类代字 二类代字 案卷号 件号 B1 0 0 01 001 件 号 报建资料第 1 件 案卷号 报建资料第 1 卷 二级大类代字 报建资料 一级大类代字 华发蔚蓝堡 例2 华发蔚蓝堡报建资料的第2 卷第2 件编号方法 B1 0 0 02 003 件 号 报建资料第 3 件 案卷号 报建资料第 2 卷 二级大类代字 报建资料 一级大类代字 华发蔚蓝堡 例3 华发蔚蓝堡结构设计变更第4 卷第1 件编号方法 B1 A1 04 001 件 号 结构设计变更第 1 件 案卷号 结构设计变更第 4 卷 二级大类代字 结构设计变更 一级大类代字 华发蔚蓝堡 第四章第四章 档案资料移交档案资料移交 一 档案资料移交流程 一 移交人 单位 按案卷为单位填写档案资料移交表 并报移交 24 人 单位 部门经理审定 二 移交人 单位 部门经理审定后 报工程管理部经理批示 批 示通过后再进行档案资料移交 三 档案资料移交由移交人 单位 与接收人共同入库并整理 接 收人审核无误后在档案资料移交表上签字确认 双方各留一份作为存 档依据 二 档案资料移交的要求 一一 档档案案资资料料应