全城通商务专递业务系统操作手册

1 附件 3 全城通商务专递业务 系统操作手册 东莞市邮政局东莞市邮政局 2010 年年 10 月月 2 目 录 一 系统概述 3 二 功能概述 4 1 系统登录 4 2 营业部使用者 4 2 1 功能介绍 4 2 2 邮件收寄 5 2 2 1 基本说明 5 2 2 2 邮件收寄信息录入 5 2 2 3 邮件信息查询及修改 6 2 2 4 打印交接清单 8 2 2 5 营业日报表 9 3 封发班使用者 10 3 1 功能介绍 10 3 2 邮件交接封发 10 3 2 1 基本说明 10 3 2 2 交接并封发邮件 11 3 2 3 打印路单 12 4 中心局 12 4 1 功能介绍 12 4 2 接受总包 12 4 3 邮件封发 13 4 4 打印路单 14 4 5 邮件信息查询 14 4 6 报表查询 15 5 投递部门 16 5 1 基本描述 16 5 2 功能描述 16 3 一 一 系统系统概述概述 全城通商务专递是新形势发展下而开发的函件业务 为适应需求特开发该 系统 该系统主要由营业前台业务交寄 封发班封发 中心局分发转运 查询 系统管理等模块组成 目前系统已完成一期工程的开发工作 与现有的投递系 统进行了数据对接 实现了从前台收寄到投递反馈全流程已贯通 二 二 功能概述功能概述 1 系统登录 在 IE 浏览器的地址栏中输入 全城通商务专递系统的网址 http 10 196 128 169 8090 VIPDeliver 按 Enter 回车键 进入系 统登录界面如图所示 操作说明 用户登录时 录入用户名 密码后 点击 登录 按钮 进入系统主界面 如图所示 用户名在系统中是唯一的 注意事项 第一次登录系统 需要在登录界面下载相应的控件安装 确保系统各项功 能的正常使用 4 2 营业部使用者 2 1 功能介绍 此功能针对营业前台收寄人员使用 包括邮件收寄 邮件信息查询修改 打印交接单 营业报表查询等功能 2 2 邮件收寄 2 2 1 基本说明 邮件收寄权限属各营业前台的营业员所有 营业员从上级部门获得自己的 系统工号后 按照登录提示输入相关信息 登录系统后即会看到如图 1 所示列 表 图 1 2 2 2 邮件收寄信息录入 点击 邮件收寄 系统将会出现收寄信息的录入界面 如图 2 所示 图 2 操作说明 5 单件收寄操作 1 邮件收寄界面由寄件人信息 收件人信息 邮件信息 附加业务四部分组成 其中 A 寄件人信息和收件人信息按照客户填写的详情单正确填写 B 邮件信息中需要输入的信息包括 邮件条码 寄达地 重量 材料件数 保 价金额 C 附加业务根据客户在详情单上的选择需要而输入 D 邮资项目为全城通专用信封时 邮件的重量不得超过 1000 克 E 邮件信息中的费用和附加业务中的费用 都由系统自动计算 2 所有的基本信息根据客户选择录入完成后 按 提交 按钮完成信息的录入 同时系统会弹出详情单的打印界面供营业员进行单据打印 完成整个邮件的前 台交寄 批量收寄操作 1 点击图 2 中的 批量导入 按钮进入批量交寄界面 如图 3 所示 图 3 2 选择 下载模板 按照模板要求录入客户的基本信息 3 点击 浏览 按钮 查找到需要导入的文件 选择 打开文件 将把按照 模板格式录入的信息导入邮件信息列表中 4 按 录入 按钮即完成批量邮件信息录入 注意事项 1 批量录入邮件信息既可以又模板导入也可直接在列表中输入 2 批量录入邮件信息时候 代收回执 代收货款 办理妥投短信等附加业务时 一定要根据系统的提示输入正确的标识 1 或 0 2 2 3 邮件信息查询及修改 点击 邮件信息查询 出现按邮件条码的查询界面 如图 4 所示 6 图 4 根据需要可以选择其他的查询方式 操作说明 1 按邮件条码查询方式 此方式能精确的查询到邮件信息 输入邮件的条码信 息 按 查询 即查询出邮件的基本信息 在该界面上还有一个修改功能 此功能主要针对错误录入的邮件信息的修改 权限开放给营业前台管理员 根据错误所在修改后按 修改 按钮即可 2 按客户名称查询方式 在客户名称处输入 寄件人 名称 点击 查询 按 钮 在列表中出现该客户交寄的所有的邮件信息 如图 5 所示 图 5 点击邮件内容处的 查看详情 可以查看整个邮件的基本信息 3 按收寄局查询方式 选择相应的 收寄局 单击查询按钮 在列表中出现 该收寄局的所有邮件信息 如图 6 所示 7 图 6 点击邮件内容处的 查看详情 可以查看整个邮件的基本信息 4 按时间段查询方式 选择相应的 时间段 单击查询按钮 在列表中出现 该投递部的所有邮件信息 如图 7 所示 图 7 点击邮件内容处的 查看详情 可以查看整个邮件的基本信息 注意事项 1 邮件的修改功能只能在 按邮件条码查询 的方式下操作 2 修改功能只能在没有打印交接清单前进行修改 交接清单打印后就不允许再 对邮件信息做更改操作 3 修改功能的权限只开放给营业前台管理员 营业员无此权限 2 2 4 打印交接清单 基本说明 邮件收寄完成后 要进入下一部门进行邮件的封发 前台营业就要与后台 封发进行邮件的交接 进行实物信息和清单信息的对比验收 操作说明 1 点击 打印交接清单 进入待交接清单信息界面 如图 8 所示 8 图 8 2 点击 生成清单 按钮 完成清单生成并弹出清单打印界面 3 打印出的清单与实物一起交接给后台封发部门 完成前台的收寄 交 接 2 2 5 营业日报表 基本说明 营业日报表反应了该营业厅和每个营业员的收寄量 可以按日期查询 界 面将显示本日 本月 本年的邮件收寄情况 操作说明 1 点击 营业日报表 进入查询界面 如图 9 所示 图 9 2 选择需要查询的日期和查询范围 点击 查询日营业情况 按钮 进入 查询结果界面 如图 10 所示 9 图 10 注意事项 1 如果选择 本网点所有 查询出整个网点的收寄情况 2 如果选择 本工号所有 查询出的则是本人的收寄情况 3 本网点所有 的查询权限只开放给营业前台管理员 营业员无此权限 3 封发班使用者 3 1 功能介绍 此功能针对营业后台封发人员使用 包括邮件接收 邮件封发 打印路单 等功能 3 2 邮件交接封发 3 2 1 基本说明 封发班权限属各封发后台所有 封发班从上级部门获得自己的系统工号后 按照登录提示输入相关信息 登录系统后即会看到如图 11 所示列表 10 图 11 3 2 2 交接并封发邮件 营业前台交接给封发班邮件和清单后 封发班根据邮件信息和交接清单进 行信息的接收 操作说明 1 点击 交接并封发邮件 进入 接收交接邮件 界面 如图 12 所示 图 12 2 进入界面后 输入 交接清单号 点击 接受清单 按钮 进入 邮件封发 界面 如图 13 所示 图 13 3 根据邮件的寄达地 将一同部门的邮件信息进行勾选或者扫描邮件条码来完 成勾选 勾选完成后 点击 右移 按钮 进入封包邮件列表 4 再选择需要接收的部门 点击 生成总包 按钮 进入 总包清单 界面 5 点击 打印 按钮 完成邮件信息的总包生成 11 注意事项 1 如为本镇投递的邮件选择本投递部 无需封包给中心局转运至本投递部 2 非本镇投递的邮件 全部选择市中心局 经中心局转运 3 2 3 打印路单 操作说明 1 总包信息生成后 打印路单交接 将邮件信息发往相应的部门 点击 打印 路单 进入路单信息界面 如图 14 所示 图 14 2 勾选需要生成路单的总包 点击 右移 按钮 进入总包待打印路单列表 3 点击 生成路单 按钮并打印 完成邮件的接收 总包生成 路单打印的封 发过程 4 中心局 4 1功能介绍 此功能针对中心局分拣封发使用 包括邮件总包接收 邮件分拣封发 打 印路单 报表统计等功能 4 2 接受总包 封发班将不属于本部的邮件封发至中心局后 中心局接收该邮件的总包信息 操作说明 1 点击 接受总包 进入总包接受列表 如图 15 所示 图 15 2 中心局在该界面查看到全市所有封发班封发的总包信息 选择 查看详情 查看总包的所有邮件 无误后点击 确定接收包 完成总包信息的接收 12 4 3 邮件封发 操作说明 1 总包信息接收后 中心局将各封发班封发的邮件进行分拣并封发 点击 邮 件封发 进入 邮件封发 界面 如图 16 所示 图 16 2 中心局将同一投递部的邮件手工或条码选择 选择完毕后 点击 勾选 按 钮 将邮件勾选成功 如图 17 所示 图 17 3 选择所要封发邮件的 投递部 名称 点击 确认 按钮 生成总包信息 如图 18 所示 图 18 4 点击 封发 按钮完成邮件总包的封发 13 4 4 打印路单 操作说明 1 总包信息生成后 打印路单交接 将邮件信息发往相应的部门 点击 打印 路单 进入打印路单界面 如图 14 所示 图 19 2 勾选需要生成路单的总包 点击 右移 按钮 总包进入待打印路单列表 3 点击 打印 按钮完成邮件封发过程 4 5 邮件信息查询 点击 邮件信息查询 出现按邮件条码的查询界面 如图 20 所示 图 20 根据需要可以选择其他的查询方式 操作说明 1 按邮件条码查询方式 此方式能精确的查询到邮件信息 输入邮件的条码信 息 按 查询 即查询出邮件的基本信息 14 2 按客户名称查询方式 在客户名称处输入 寄件人 名称 点击 查询 按 钮 在列表中出现该客户交寄的所有的邮件信息 如图 21 所示 图 21 3 点击邮件内容处的 查看详情 可以查看整个邮件的基本信息 4 按收寄局查询方式 选择相应的 收寄局 单击查询按钮 在列表中出现 该收寄局的所有邮件信息 如图 22 所示 图 22 点击邮件内容处的 查看详情 可以查看整个邮件的基本信息 6 按时间段查询方式 选择相应的 时间段 单击查询按钮 在列表中出现 该投递部的所有邮件信息 如图 23 所示 图 23 点击邮件内容处的 查看详情 可以查看整个邮件的基本信息 4 6 报表查询 平衡合拢表是中心局在邮件封发完成后 对进口邮件和出口邮件做的一个 平衡 使之当天邮件达到出口等于进口 操作说明 1 点击 平衡合拢表 进入平衡合拢表统计界面 15 2 选择需要统计的日期 点击 查询 显出结果 图 24 所示 图 23 5 投递部门 5 1基本描述 邮件经过中心局转运后 到达投递部门 投递部门需对邮件信息进行接收 分段 实物投递 妥投信息反馈或退件信息反馈 回执反馈等操作 5 2功能描述 在全城