国美业务操作流程.ppt

国美业务操作流程 连锁渠道部 目录 一 国美电器简介 国美电器有限公司1987年1月1日成立于北京 是一家以经营各类家用电器为主的全国性家电零售连锁企业 国美系统包括国美电器 永乐电器 大中电器 黑天鹅电器 大同北方电器 截止2012年2月29日共1750家门店 分上市部分和非上市部分 上市部分资金充足 结算流畅 非上市部分资金相对匮乏 结算困难 国美每年由双方总部签订大合同各地执行 国美总部对分部的掌控力较强 国美总部对分部每月考核销售额 每季度考核盈亏 各地对主推产品较重视 国美由靠新开门店上规模向提高单店产出转变 操作逐步规范 国美组织架构主要有三个层级 总部家电业务中心 负责全国合同谈判 全国性促销活动洽谈 全国性集中采购洽谈 新开及重装门店场地位置的确定 其它日常事项的沟通 协调 分部 执行总部的相关策略 新品出样 终端促销资源 促销活动 分部内的费用确认 进退货订单下达 货款结算等 门店 执行分部的相关策略 负责终端销售 样机管理 导购员管理 并向分部反馈相关情况 一 国美电器简介 厂商零和博弈中的业务员 因国美本身的定位 导致厂家和国美间已产生了明显的零和博弈现象 国美为追逐规模和利润 千方百计通过人为性虚增买赠费用 滥用蓝卡蓝A等各种手段和名目来榨取厂家的利润 因此我们的业务员必须要全面掌握其业务流程以及操作细节 潜规则 等 掌控好终端的销售 避免乌龙费用的产生 在高成本的运作中 业务员费用管理水平与销售成本直接相关 业务员费用管理水平高 销售成本可以下降2 5个点 如果费用管理不力 销售成本可增加2 5个点 这其中一少一多的差距就是4 10个点 如果国美或苏宁系统以25个亿的年销售来算 节省4个点就是节省1个亿的销售费用 所以 在与国美的零和博弈中 创维的业务员扮演着非常重要的角色 业务优 创维幸 业务劣 创维灾 业务员起到至关重要的作用 二 主要流程 一 主要流程 一 出库流程国美出库分为 地采 和 集采 两种 地采指国美当地下订单 我们当地送货 开发票 结算 集采指国美总部下订单 我们当地送货 向我们总部申请发票 由总部统一与国美总部结算 下面主要是地采流程 1 订单订单有一个唯一的号码称为 订单协议号或订单号 国美订单号码由6位数字组成 订单分二种 一种是正常订单 有数量 金额等信息 入库的库区统一为 配送彩电库 此订单由国美分部采销统一制单后 给我们相应的订单号或订单原件亦或订单传真件 另一种是样机订单 部分地区国美不下样机订单 样机订单只有数量无金额 入库的库区为国美相应门店库房 货物送至国美相应门店 样机订单可以由国美采销制单 也可以由门店制单采销审核完成 多数采用后者 国美订单有效期一般为15天左右 可根据实际情况申请较长时间有效期 比如1个月 但过了有效期的要重新下新订单 国美SAP系统下 开负卖要有订单 且订单在有效期之内 二 主要流程 2 开单出库 1 专管员根据订单进入总部3 0系统进行开单 要先审核订单的型号 含税单价是否与分公司 办事处报给国美分部月度价格表的型号 价格一致 如不一致此订单为无效 需重新下订单 开单数量必须等于或小于订单上相应型号的数量 开单时要在备注中注明订单号 2 财务核对开单价格 数量是否与订单一致 如不一致需重开 价格是否与分公司指导价一致 如不一致需分公司总经理审批 3 分公司单证员根据财务审核过的指令单打印创维出库通知单 出库通知单为一式四联 财务联 库房联 客户联 物流联 其中 财务联 留存交分公司财务 其余三联和订单交物流公司提货 送货 注意事项 开单时必须区分开所开货物为大库配送还是门店配送 绝对不能更换送货地点 二 主要流程 3 送货入库 1 物流公司在取得出库通知单和订单后凭 库房联 到分公司仓库提货 送货 同时 库房联 留存分公司仓库 物流公司在提货 送货时再次核对订单交货日期是否过期 如超期期国美会拒绝收货 需要国美采购重新下订单再送货 2 国美仓库财务在收到创维出库通知单 国美订单和货物后留存出库通知单 客户联 仓库收货后在 客户联 物流联 上签收实收数量 同时出具收货凭证 收货凭证有两种 一种是国美加盖收货专用章的商品入库单 一种是国美直接在我公司出库单 物流联 上签收并加盖收货专用章 国美入库单将在货款结算时作为结算依据交付给国美 要求办事处复印保存备查 现在部分地区的国美结算已改革 全部进行电子对账 入库单原件不需要再交付国美 只需打印对账明细表附在结算单后即可 部分地区国美会对货物进行开箱抽检 对于抽检不合格的货物不给予收货 我司物流必须让国美库房在收货后签上实收数量 对于未收货物拉回分公司入库 同时上交 物流联 进行物流费用结算 双方总部签订免检协议 规定对外包装完好的不再开箱检查 3 入库单说明 国美电器商品入库单上有一个很重要的库区信息 通过这个库区信息 我们可以准确地知道国美提货需给予的折扣率 通常的库区有 A 1000库区为正常商品库区 需要给予合同约定的正常折扣 B 1001库区为残次商品库区 需要及时退还清理 C 1004库区为特价机商品库区 按分公司 办事处与国美协商约定给予折扣 特价机必须要国美分部采购向总部申报特价协议 以总部批准的协议折扣率为准 特价机协议必须明确特价机比例 D 1005库区为商场样机库区 E 1007库区为包销机商品库区 通常按包销协议执行 注意事项 一定要在国美的订单有效期内安排送货 同时保证办事处已开单货物国美全部验收入库后再进行调价 二 主要流程 4 退换货收到国美的退厂通知单时 首先确认是滞销机还是残次机 滞销机要求直接退货 不能进行换货处理 残次机可以协商换货 如不能换货则办理退货 滞销产品时间规定 50天预警 60天退货 超过规定天数必须进行清理 否则 影响货款结算 注意事项 在办理退货时最好是随送货车辆同时进行 避免单次返残 以减少物流成本 在出库时需及时的跟踪客户的残次品库存 在送货时同时退回滞销和残次品 这样分公司能第一时间对客户的残次机及时修复进行二次销售 避免客户的残次机积压 二 主要流程 二 费用产生及兑付流程1 红 蓝卡 1 红卡是国美总部拨付给分部的促销费用 用于各供应商供货价和实际销售价之间差额的补贴 国美总部给予使用指导方案 各品牌按一定比例使用 一般是1 2 但各地根据实际情况有所调整 红卡原则上不需要我们承担 但2011年度因超标强行挂账让我们承担 红卡使用要均衡 单台机使用大量红卡可能存在人为窜货 门店套顾客货款 扰乱市场秩序等 要引起重视 蓝卡是我们确认使用的供销之间差价的补贴 由我们全额承担 2 蓝卡是我们确认使用的供销之间差价的补贴 由我们全额承担 每销售一台机使用蓝卡都必须经过我们确认 否则我们可不认 不承担 但在实际操作过程中 国美存在不经我们确认随意使用蓝卡 发生后又强制我们承担 特别是节假日和重大促销活动期间尤为突出 控制蓝卡的使用 掌控终端价格是我们控制费用的重点 3 由于厂家对蓝卡的控制越来越严格 国美2011年又推出财富增值 现金卡 现金券 积分卡 店长卡等新的优惠形式 国美SAP系统上线后又推出市调蓝卡 由我们承担的费用 二 主要流程 4 目前国美使用的蓝卡总额蓝卡 厂家提前确认 出函 国美财务充值 单台电视最多贴5 对于集采和地采产品区分使用 地采先使用分部总额蓝卡 集采限使用总部总额蓝卡 市调蓝卡 门店分配额度 用完为止 厂家事后出确认函 单台电视最多贴15 单台蓝卡 需要厂家出活动函到分部 分部在SAP系统中录入 生成单台促销补差确认函 由厂家签字盖章后分部财务审核生效 财富增值卡 使用同市调蓝卡 5 蓝卡兑付票折兑付 注意事项 除红卡以外的任何形式的优惠均需厂家承担 门店要做好销售台帐 随时掌握蓝卡及其他促销费用的使用情况 做到每周核对 及早发现及时沟通解决 如平时不注意 到结算拉单时发现较大金额费用难以处理 蓝卡主要是门店店长和黑电主管及促销员所致 平时要加强与国美门店的沟通 蓝卡要与导购员的提成挂钩 二 主要流程 二 费用产生及兑付流程2 场地支持费 1 国美一般采用一年重装一次门店 各品牌重新选位 因位置存在好坏 对销售影响较大 国美分部对较好的位置收取一定费用 销售好的门店收取较多费用 虽然国美总部最后确认各品牌的位置 但当地品牌的占有率 与当地国美的关系和给予场地支持费的多少 三者决定位置的好坏 费用支持起到很大作用 2 国美重装或新开门店时与当地谈好某个位置给予多少费用支持 因大合同规定不再收取场地支持费 国美当地要求我们给予销售或促销支持费 如我们为确保某个位置而给予一定费用 建议确认函要明确如果不能给予该位置 该费用确认函作废 以防当地谈好 而被国美总部强制调整 支付无效费用 3 场地支持费可票折兑付 但国美往往改成其他费用 如促销支持费 赠品费用 该类费用只能开普通发票 从货款中扣除 二 主要流程 二 费用产生及兑付流程3 促销赠品费 1 国美促销活动对某些产品赠送一定赠品或达到一定金额赠送相应赠品 活动结束会要求厂家全额或部分承担该费用 2 要求我们在活动前给予当地国美书面确认函 明确我们同意使用那些赠品 不同意使用那些赠品 或者本次活动我们同意使用多少金额以内的促销费用 避免最后产生争议 3 促销赠品费国美开普通发票 从货款中扣除 二 主要流程 三 结算回款流程1 帐期 货到15天 2 结算地点 国美分公司 3 结算资料 发票 到账期的入库单 根据入库时间核算是否到帐期 一并交国美当地财务结算处 并取得国美的发票签收单 发票有误国美会拒收 4 结算方式 6个月期限的银行承兑汇票 二 主要流程 三 结算回款流程5 国美结算流程如下 1 挑单 挑单指将到期入库单交给国美结算会计 国美结算会计在ERP系统中逐单核对入库单以生成结算单的过程 现在部分国美分部结算改革 这一流程已经变为由国美专管员根据需要报款的入库单誊写电子版的对账明细表发给国美结算会计 结算会计根据电子版的入库单明细即可核对入库单生成结算单 注意事项 在挑单之前要自己先审核国美库存是否存在滞销 残次品是否超标 残次机金额小于上周销售的2 以上两者中的任一超标国美不给予挑单 在挑单之前必须先清理滞销和残次品 2 核对费用 挑单完毕 根据生成的结算单号与国美收入会计核对返利 补利 合同内 合同外费用 二 主要流程 三 结算回款流程 3 确认费用 费用核对无误 与国美采销确认费用 签定费用确认函 一般来讲返利 补利 合同内费用属双方合同约定的费用 必须支付 合同外的费用需要经双方事前书面签订协议明确 每次收取时经双方书面签字确认 不合理的合同外费用可与国美采购谈判解决 4 审核结算单 费用确认完毕 由国美收入会计主管审核结算单 确认最终实际付款金额 5 结算单 审核完结算单后由国美结算会计打印结算单 经我方授权人 国美采购 国美收入会计主管 国美结算会计主管签字后交国美结算会计 6 排款 以上流程完毕后 国美结算会计会在每周二 四向国美总部申报付款计划 即排款 国美排款分为计划内和计划外两种 计划内只需分部总经理审批 计划外需要报国美总部审批 7 办理承兑 国美总部一般在下周一对付款计划给予批复 批复后分部结算会计主管安排周四办理银行承兑汇票 但是领取承兑时结算会计会再次把关 滞销残次达标后方能领取 要在办理承兑前对残次和滞销机进行清理 二 主要流程 三 结算回款流程 8 发票申请挑单后 以上第 5 步流程走完之后 业务员需根据本次帐期挑单的入库退机和降价补差以及国美的费用结算汇总单 要求复印备查 交给办事处会计申请发票 申请发票要与挑单的入库单一一对应 有的地方可以一次挑单累计金额申请发票 申请发票时要在发票备注栏注明订单号 入库单号等信息 申请发票时要注意以下几个问题 A 正常销售发票申请 按大合同约定的折扣率单单折扣 也可以与其他需税票折扣的费用一起在某几张税票中集中折扣 B 各种可以在发票中折扣兑现的返利如果金额较大可以拆分到几张发票折扣 但折扣金额按国美当地要求的比例折扣 C 特价机 包销机申请发票时 要明确特价机与包销机的协议折扣率是多少 按协议折扣 否则 国美会拒收发票 要注意特价机协议特价机占比 二 主要流程 三 结算回款流程D 退货发票处理a 退货发票申请采用正负合开发票的方式办理退货 但进货金额一定大于退货金额 b 国美提供 开具红字增值税专用发票通知单 简称折让证明 收到后办理退机发票申请 根据退货的折扣金额在返利一栏中填写负数返利 收到通知单前不能申请负数发票 采用国美开具红字发票通知单 折让证明 办理退货 速度慢 通常情况下很少使用 E 分清国美哪些费用可以在发票中折扣体现 哪些费用不能在发票中折扣体现 一般来说 有以下二种情形 a 促销费 赠品费 商场管理费和导购员管理费等 由国美开具普通发票在货款中扣除 不能在发票中折扣兑付 否则国美会拒收并要求重开 影响结款进度 b 合同约定的固定扣点返利 蓝卡 场地支持费 销售支持费 负毛利 降价补差等均在发票中折扣体现 9 国美SAP系统下 各地要单独结算时 需签订创维总部 分公司 国美分部三方协议 分公司可把三方协议发给连锁渠道部统一盖章 三 其他流程 一 国美集采流程国美集采指双方总部达成协议由国美总部直接下订单给分部 国美分部通知我们分公司 办事处 分公司 办事处直接供货给国美分部入集采户1000库 由总部统一结算 国美集采的主要目的是为在重大节假日前充分获取厂家畅销货源 我们集采主要目的是尽快回款 解决非上市部分资金匮乏 回款难的问题 具体操作流程如下 1 订单双方总部签订采购协议 由 深圳创维 RGB电子有限公司 与 甘肃国美物流有限公司 南宁国美物流有限公司 昆明国美物流有限公司 等分别签订采购协议 国美订单均以 甘肃国美物流有限公司 或 南宁国美物流有限公司 下达到国美分部 国美分部再下达给我们分公司 办事处 三 其他流程 一 国美集采流程2 立户各分公司办事处针对集采要以 甘肃国美物流有限公司 或 南宁国美物流有限公司 昆明国美物流有限公司 名义立专用户头 已立户的需要与总部促销通知提供的客户名称 开户行及帐号 税务登记号 营业执照注册号地址及电话 法人代表等资料核对 如不一致需要按新的客户资料重新立户 国美上市部分集采使用 甘肃国美物流有限公司 非上市部分集采使用 南宁国美物流有限公司 上市非上市分部及与我们分公司办事处对应区域见附表 三 其他流程 一 国美集采流程3 相关政策连锁渠道部每批次集采通知 会明确集采型号 数量 单价 送货时间以及月度折扣比例等事项 办事处务必严格执行 不得把集采的折点在地采单里折 也不得把地采的费用在集采单里折 新年度主要采用一步到位价 零扣点模式操作 4 送货分公司 办事处在规定的时间内按集采流程开单送货到国美仓库 办理入库手续 入库时一定要核对库区 集采送货数量可低于订单数量 但不能超过集采订单数量 集采的正常返利机型入 昆明国美物流有限公司 或 南宁国美物流有限公司 的1000库区 三 其他流程 一 国美集采流程5 发票货物入国美集采户1000库区 核对无误后 办事处会计在规定的期限内向总部工商管理科以 深圳创维 RGB电子有有限公司 名义申请开具发票 财务管理科发票开具岗位会计对办事处申请的发票要进行初步核对 主要检查折扣 合并退机 连锁渠道部再对已开具的发票价格 数量等信息核对 核对无误后转交给国美总部集采会计 错票会退回重开 集采发票准确无误是货款结算快慢的关键因素 新财年将对人为错票的办事处财务人员进行通报批评与考核处罚 注意事项 1 发票型号 单价 数量要与入库单一致 2 票面折扣比例要严格按总部通知要求执行 3 为便于总部与国美对账 要求发票和入库单尽量一一对应 可以一对多 即可几张入库单合并开一张发票 但不能多对多 即 多张出库单合并交叉开几张发票 更不能拆单开票 即一张出库单开几张发票 三 其他流程 一 国美集采流程6 结款流程连锁渠道部收到分公司 办事处申请的发票后与国美物流会计核对国美入库和发票 核对无误后国美物流会计申报回款 国美预留总进货金额5 10 的货款 用于处理后期退货和降价补差 7 货款支付方式及划分方式最后一批货达到国美15天 在发票齐全和正确的前提下 国美统一付款给 深圳创维 RGB电子有限公司 连锁渠道部根据实际到货情况划款给相应的分公司 办事处 三 其他流程 一 国美集采流程8 降价流程由于各地价格不统一 为避免使用大量蓝卡 减少税金损失 总部已与国美协商好各地分公司 办事处可以进行价格调整 调价方式 分公司 办事处出具调价函给国美 盖分公司 办事处公章 要在调价函中注明只限本分公司或办事处调价 避免国美把全国的集采价格调下来 各地调价有问题的 由连锁渠道部协调解决 各地调价文件及调价数量 金额等相关明细要在调价的当天发邮件通知连锁渠道部国美专管负责人 否则 产生的帐务不清造成的损失由责任业务员全额承担 并做全国通报批评 总部国美专管负责人邮箱地址为 总部连锁渠道部统一调整价格时 由连锁渠道部发调价函给办事处 办事处集采专管员要及时根据库存核对降价补差 三 其他流程 一 国美集采流程9 退货流程遇到滞销办事处不能尽快实现销售或残次无法更换情况 可退货 退货方式同当地采购退货 但要书面通知连锁渠道部 由连锁渠道部统一办理退货折让证明 10 降价 退货红票处理方式由总部连锁渠道部统一办理 国美物流统一开具退税折让证明 有降价的或退货的分公司 办事处要第一时间把相关明细通知连锁渠道部 连锁渠道部汇总与国美核对后解决 11 蓝卡及促销费用的解决集采产品销售过程中产生的蓝卡和促销费用等 原则上在各地 地采 兑付 新SAP系统有部分在总部开折让兑付 三 其他流程 一 国美集采流程12 集采产品销售优先所涉及的集采分公司 办事处要优先销售集采产品 销售完毕后再补相同型号的地采产品 避免长期滞销退货和降价补差 因为国美折让证明手续复杂且时间较长 特别注意 国美集采入库与发票一定要对应 杜绝地采与集采入库和发票混淆 发票一定要准确无误 各地退货 降价补差一定要通知连锁渠道部相关人员 13 集采户头对账国美集采户由总部统一对账 由连锁渠道部集采负责人定期 每季 向国美集采结算会计索取对账资料 含应付账款明细 入库 退残 降价明细 转交财务部财务管理科对接人核对并编制对账调节表 连锁渠道部集采负责人负责跟踪处理调节表的差异事项 三 其他流程 二 新品样机管理1 上样 根据协议我公司为国美各门店提供免费新品样机 但所有权属我方 新品样机按门店核算 开 新品样机计划单 国美根据样机计划单办理零元样机入库单 2 样机转销售流程 门店样机实现销售 分部业务下订单连同厂家的函送到门店 入正常机销售库 入库单交回厂家交由财务进行样机转销售处理 理论上入样机库 但是创维的样机与正常机点位是一样的 样机库不能贴卡 所以入正常机库 3 每月根据新品样机的帐面数量到国美各门店实地盘点 发现差异及时处理 注意事项 我司配送到门店的零元样机必须在第一时间办理样