如何做个成功的会议主持

如何做个成功的会议主持如何做个成功的会议主持 在日常工作会议上 会议主持人无疑应是会议进程的动力 和向导 那些颇为成功的主持人必须掌握因势利导处理难题的 艺术 这些难题有 解决争端 控制感情 传递信息 为此 主持人要唱好以下三部曲 一 使会议进入程序 会议开头至关重要 想把握成功的机会 要遵守如下规则 1 准时开会 不要为某个人 或某几个人未到而廷误开会时间 因为假如那样 下回其 余的人便都会迟到 准时开会是主持人的责任和魄力之所在 如果你还没有做过改进会风的事 那么准时开会就是一大改革 准时开会是准时闭会的必备条件 2 直截了当地宣布会议的目的 通常 会议文件或通知在会前已经到了与会者手中 即使 这样 你仍有必要再强调一下会议目的 口头说明有助于为与 会者明确地限定讨论的问题 而且能够消除在会议开始时人们 思绪的混乱状态 集中大家的注意力 3 要讲得快 积极 有信心的话 你得开场白要表明会议定能成功 指出议题的重要性 指 出达成的决议将对人们产生的影响 充分估量会议价值 给与 会者设一个目标 不要讲吞吞吐吐 圆滑消极 被动式模棱两 可的话 4 潜心用词 妙趣横生 直接而有活力的开场白能影响会议的气氛和节奏 能给你 的思想穿上明快 动人的服装 5 要简洁 开场白要限制在一分钟左右 你的任务不是表现自己 而 是讲清问题 强调问题的迫切性 督促与会者开动脑筋 讲长 话会磨纯 会锋 分散注意力 引偏目标 二 推进会议 主持人应起指挥员或向导的作用 当与会者怒火迸发时 他是个消防员 裁判员 可以行使限制权 他也是个采购员 容纳百家之言 善于鉴别有价值的意见 并使之完善 总之 他既象法官 又象调解员 因此 他应掌握以下原则 1 公正无私 面对面交流意见时 免不了会带些情绪 气氛紧张热烈的 会议总比死水一潭好得多 你若采取中立态度 这样的会议也 不难驾驭 你可以分类筛选各种意见 但不能以个人好恶偏袒 任何一方 你应引导讨论 而不是强制讨论 2 防止冷场 会上一阵沉默突然降临 每个人都在等待别人讲话 如此 难堪的情景令人室息 紧张 也是导致纷争和混乱的因素 这 时 主持人要立即做些评说 提问或解释 防止冷场 3 控制激情迸发 很多时候 人的感情大于理智 而激情的迸发往往会导致 人的失态和人与人之间的冲突 而带着情绪去争执 只能增加 隔阂 失去解决问题的机会 因此 会议主持人要注意观察个 别成员的情绪变化 以便及时 灭火 把话头从 爆炸点 引开 用幽默调节会议气氛 并指出双方都有可能是正确的 只是站 的角度不同 所看到的事物就不一样 紧张气氛一解除 再引 导大家现实地对待有争论的问题 就容易解决了 4 充分通报信息 会上 人们有一种要急于解决问题的倾向 这当然好 可 这又往往导致操之过急的现象 结论的产生 必须经过对信息 的充分研讨 所以主持人首先让与会者摆出全部事实 才可讨 论产生明智有效的行动方案 切莫本末倒置 5 让人人开口 召开会议的目的是广集群议 要尽可能让与会者特别是那 些沉默不语的人讲话 鼓励过分谦恭的人表态 同时注意别让 不善言辞的人 晒台 要引导与会者交流全部信息 讲出所有 的真心话 这样做能减少会后议论 诸如 这个计划不通 那方案听起来好 但与我们单位的情况不对号 这些话不能中 肯 不重要 可惜是在错误的时间 错误的地点讲的 杜绝会 后议论 就意味着节约时间 避免重复开会 从这一点来说 主持人也应当让人参与讨论并表态 谁爱会后议论 你就盯住 他 让他讲话 6 杜绝 小会 会上的私下议论 只会引起纷争和相互不信任 主持人一 定要杜绝 小会 保证与会者一次只听一个人讲话 若是个别 人私下说个没完 你就把全体与会者的注意力转向他们 你这 样说 老周和老王好象谈出些眉目了 你们向大伙说说好吗 众目睽睽之下 小会只好收场 7 承认分歧 认为众多的建议会互相自然吻合 那真是太天真了 不同 的建议之间必然含有分歧点 分歧的讨论或争论是产生成熟见 解的基础 会议上的争论 是有控制的争论 这是好事 主持 人不要隐藏或无视分歧 要承认它 把它亮到桌面上去 这样 才有可能理智地对待它 对那些闪烁其词的人你这样问 对这 一问题 你的态度是什么 再问 你的根据是什么 再进一 步 你说该怎么办 8 不调强分歧调强合作 与会者大都有自己的态度和观点 这很自然 他们甚至知 道有人持反对态度 这也没有什么关系 主持人要领导与会者 共同合作 要讲明解决问题需要与会者共同的智慧和决策 会 场不是发泄个人恩怨的地方 也不是进行生死搏斗的战场 谁 也不应当一意孤行 应当把个人当作决策机构中的普通一员 主持人应利用各种机会指出集体智慧大于个人智慧 方案的产 生离不开合作 9 防止偏航 由提出问题到解决问题 需要一步步地引导 很多毫无结 果的会议就是由于缺少这种引导造成的 主持人应对此负责 10 澄清混乱模糊的信息 要保证发言人的话能够被听众充分理解 人们通常会误解 认为讲话人向听众传递的信息 既直接又充分不会 产生误会 这种想法不对 怎样澄清会被误解的问题呢 以下五种方法供借鉴 1 在易误解的问题上 向发言人提问 我提个问题 这项产品的市场销售潜力怎样 老刘 谈谈你的 估计 2 为了充分了解某一建议 你得就一些细节提问 没有提到广告费用 这会影响计划吗 3 澄清词的内容 证听众理解无误 请打断一下 你说这个想法很重要 你的意 思是说整个方案缺它不可吗 4 请别人代为解释 老赵 就这一问题你是否给补充一下 5 概括或重复发言人的话 使内容明确 你是说我们不应在国家级杂志上登广告吗 11 幽默能解除内心紧张 坚持自己的观点是人们的习惯 当你为自己的想法争辨的 时候 很难做到有错则改 承认对方是正确的 在会上 让一 个人体面迅速地转变立场是困难的 有时 即使想转变 也怕 难为情 主持人应对此保持敏感 给对方一个既可转变立场又 不见得难堪的机会 用幽默解除紧张气氛 幽默可以使那些顾 面子的人找到台阶下 12 经常进行简短概括 简短概括如同在比赛场上翻动计分牌 能让与会者或受到 会议的节奏 同时也有助于澄清分歧点 引起与会者注意 主 持人的简短概括应限制在半分钟内 及时地概括 评论是占一 些时间 但不会影响会议进程 相反 通过简短概括 你为与 会者树立了一个珍惜时间的榜样 你在直接推动讨论向制定正 确的解决方案挺进 13 恪守时间 很多会议往往无端地浪费时间 你若扭转这一趋势 则会 受到广泛的支持 主持人恪守时间 与会者就愿意会前认真准 备 会上积极主动 单刀直入地表达看法 避免因迂回而浪费 时间 主持人要保持按时散会 保证先宣布的时限不予变动 一有拖时间的危险 你就发出警告 三 结束会议结束会议前要制定或引出决议 在这个时刻 若没有主持人的有力领导 往往功亏一篑 在闭会阶段 要充 分发挥主持人的权威 要向与会者报告已得出的结论 尚存的 分歧和会后要采取的行动 请记住以下三个要点 简明地列出