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一 公文及分类二 公文的种类三 几种常用公文四 公文格式五 公文的语言特点六 如何写好公文 主要内容 一 公文及分类 公文就是指公务文书 也就是指一切公务活动中使用和形成的文字材料 由于划分的根据不同 公文具有不同的分类 二 公文的种类 2012年4月16日 中共中央办公厅 国务院办公厅以中办发 2012 14号文件 印发了 党政机关公文处理工作条例 规定了党政机关公文有15种 一 决议 适用于会议讨论通过的重大决策事项 二 决定 适用于对重要事项作出决策和部署 奖惩有关单位和人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 三 命令 令 适用于公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性措施 批准授予和晋升衔级 嘉奖有关单位和人员 四 公报 适用于公布重要决定或者重大事项 五 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 六 通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 七 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 八 通知 适用于发布 传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项 批转 转发公文 九 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神和告知重要情况 十 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 回复上级机关的询问 十一 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 十二 批复 适用于答复下级机关请示事项 十三 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项 十四 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 十五 会议纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项 三 几种常用公文 一 请示主要分2类一类是请求审批事项的请示 多涉及政策 认识上的问题如 xx省人民政府关于将xx市列为国家历史文化名城的请示国务院 xx是一座具有一千多年历史的文化古城 位于著名的xx山脚下 山城一体 xxxxxxxxxx当否 请批复 另一类是请求解决问题的请示 多涉及人 财 物的具体问题如 xx省人民政府关于解决xx半岛严重抗旱缺水救灾资金的请示 请示的写法1 标题 不能写成请示报告或报告 标题中不能出现 请求 申请 类词语 2 正文 1 原由 提出请示事项的理由 背景及依据 请示的原由是请示的关键 写得充分不充分 直接关系到请示事项能否成立 关系到上级审批的态度问题 必要时要举事实 列数据 2 事项 请求上级机关指示 批准的具体事项 要符合实际 具有可行性和可操作性 要具体 明白 如果比较复杂 需要分清主次 一条一条地写 3 结语 当否 请批复或当否 请审批 请示的行文规则1 一文一事 2 不越级请示 不横向请示 3 只能报送一个上级机关 4 文件不下发 5 不得直接报送领导同志个人 二 报告1 工作性报告如 xxx市经信委关于2011年经信工作情况和2012年工作安排的报告xxx市政府 xxxxxxxxxxxxxxxx特此报告 2 情况报告如 xxx省教育厅关于农村中小学教育收费专项检查情况的报告Xxx省政府 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx特此报告 工作报告正文的写法 总分式先概述工作的基本情况 然后分说主要成绩 经验体会 存在问题 下一步工作措施等 最后用惯用语作结 基本情况 可简要交代时间 背景和工作条件 主要成绩 应把工作的过程 措施和成绩叙述清楚 经验体会 主要是指对工作实践的理性认识 要从实际工作中概括出规律性的东西来 以便指导今后的工作 存在问题 要写出工作中的缺点与不足 下一步工作措施 指改进工作的意见 或者提出今后开展工作的建议 情况报告正文写法 果因式先概括交代报告事项的经过和结果 再具体陈述原因 处理情况和下一步工作措施 情况报告写法不强求千篇一律 但要力求做到 抓住事物本质 突出重点 实事求是地反映情况 把情况和问题讲清楚 把事情的经过 原委 结果 性质写明白 提出处理意见和建议 理顺文章的思路和结构 脉络清楚 层次分明 写作要及时 报告与请示的区别1 从公文处理上讲 报告属阅件 请示属办件 2 从功能上讲 报告主要供上级机关决策参考 请示则主要是请求上级机关解决困难 答复问题 3 从内容上讲 报告的内容比较广泛 请示内容单一 一文一事 4 在行文格式上 报告比请示限制较少 三 通知一 适用范围 1 批转下级机关的公文 2 转发上级机关和不相隶属机关的公文 3 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 4 任免人员 二 通知的主要类型1 处理文件性通知 批转 转发 印发 批转下级机关的公文 上级单位对某一下级的来文批注意见后印发给下属单位贯彻执行 转发上级 同级或不相隶属机关的公文 将上级 同级或不相隶属机关的来文 印发给自己所属下级单位贯彻执行 印发 发布某些办法 规定等规范性文件 2 布置性通知 工作通知 要求下级机关或有关单位办理某些事项 3 知照性通知用于告知某一事项或某些信息 4 任免通知 通知的写作特点1 通知是下行文 制发主体应是受文单位的上级机关或主管单位 且受文单位与制发机关一般应有直接或间接的隶属关系 2 通知应有抬头 有明确的受文单位 下发的通知需要报上级机关的用抄报 不相隶属的相关单位用抄送 3 通知可联合行文 联合行文的受文单位包括联合单位的所有直接 间接隶属单位 有时也可用各有关单位来代替 联合行文主办单位排在首位 使用主办单位一家文号 三 函函是机关 单位公务往来中比较简便灵活 使用范围广 使用频率较高的公文文种 1 函是平行公文 其制发主体与受文单位是平行机关或不相隶属单位 同一机关的各主管部门之间 下一级机关与上一级机关的主管部门之间 兄弟省 市地 县 市 区 之间都属于平行机关 各种各样的企事业单位 群众团体之间以及企事业单位 群众团体与除主管机关以外的行政机关之间都属于不相隶属单位 原则上这些机关 单位发生的直接的公文往来都可以使用函 2 函 的使用 不在其内容 而在其形式 如同样不属于本机关审批的事项请求批准 如审批权在上一级机关 则使用 请示 如审批权在平行机关的业务主管部门 则使用 函 其内容都是一样的 如某省拟对外开放某港口 如该港口审批权在国务院 其行文标题为 省人民政府关于申请对外开放 港口的请示 如审批权在交通部 其行文标题则为 省人民政府关于申请对外开放 港口的函 五 会议纪要会议纪要的一般写法是时间 地点 什么人主持召开了什么会议 对什么问题进行了研究 作以纪要 把会议形成的一致意见和需要说明的问题提纲要点式地一一列明 会议纪要最常见的写法是 会议听取了 单位 同志关于 问题的汇报 尔后在决定事项前应有对汇报内容的简要摘述 使决定内容有针对性 以保证纪要内容的完整性 会议纪要要求对实质性决定内容的表述要条理 明确 不含糊 不模棱两可 特别是对与会各方应承担的义务 职责 权利 涉及资金的列支渠道 数额 比例 时限等要清清楚楚 明明白白 以便于执行 检查落实 一般情况下 会议纪要应把出席会议的单位 人员写明 法定例会 应出席会议而未出席的应注明原因 四 公文格式 文头位于公文首页上端 约占A4型公文纸的1 3或2 5面积 一 发文机关标志 由发文机关全称或者规范化简称加 文件 二字组成 也可以使用发文机关全称或者规范化简称 联合行文时 发文机关标志可以并用联合机关名称 也可以单独用主办机关名称 主办机关排列在前 二 发文字号 发文字号应当包括机关代字 年份 序号 联合行文 只标明主办机关发文字号 发文字号在发文机关标示下空2行 用3号仿宋体字 居中排布 序号不编虚位 即1不编001 不加 第 字 发文字号之下4毫米处印一条与版心等宽的红色反线 三 签发人 上行文应当注明签发人姓名 平行排列于发文字号右侧 发文字号居左空1字 签发人姓名居右空1字 签发人用3号仿宋体字 签发人后标全角冒号 冒号后用3号楷体字标示签发人姓名 其中 请示 应当在附注处注明联系人的姓名和电话 四 公文标题 公文标题由发文机关名称 事由和文种组成 公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 公文标题在红色反线下空2行 用2号小宋体字 分一行或多行居中排布 回行时要做到词义完整 排列对称 间距恰当 五 主送机关 主送机关指公文的主要受理机关 又称抬头 应当使用全称或者规范化简称 统称 标题下空1行 左侧顶格用3号仿宋体字标示 回行时仍顶格 最后标全角冒号 六 正文 公文正文在主送机关名称下1行 每自然段左空2字 回行顶格 数字 年份不能回行 七 附件说明 公文如有附件 在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标示 附件 后标全角冒号和名称 附件如有序号使用阿拉伯数码 附件名称后不加标点符号 附件应与公文正文一起装订 并在附件左上角第一行顶格标示 附件 有序号时标示序号 八 印章 公文中有发文机关署名的 应当加盖发文机关印章 并与署名机关相符 有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章 九 成文日期 署会议通过或者发文机关负责人签发的日期 联合行文时 署最后签发机关负责人签发的日期 十 印发日期 公文的送印日期 可以与成文日期是同一天 也可以晚于成文日期 但绝不能早于成文日期 文件 2005 1号 签发人 特急 机密 一年 00001 关于 请示 公文的字体字号 3号仿宋体字 小标宋体字 用红色标识 字号一般应小于22mm 15mm 高 宽 3号楷体字 2号小标宋体字 3号黑体字 发至 级 二 三年二月五日 主题词 抄送 办公室 2005年4月20日印发 2 3号黑体字 3号仿宋体字 4号半角白体阿拉伯数码 3号仿宋体字 附件 1 2 五 公文的语言特点 公文是一种特殊的文体 其语言的运用具有不同于一般文学作品 通讯报道的特殊风格和要求 公文语言风格最突出的特点就是准确凝练 庄重平实 规范简洁 通俗易懂 一 准确凝练 要求用最准确的语言 最凝炼的文字来表达决策机关的意图 避免用语失当 防止拖泥带水 冗繁累赘 要求结构严谨 防止疏忽漏误 避免发生歧义 不适用模棱两可的双关语 二 庄重平实 公文语言要求庄重严肃 不适用带有浪漫色彩的语言 不宜使用夸张 比喻 拟人等修辞手法写公文 公文要求平实无华 实事求是 防止褒贬失当 不使用过头的形容词 慎用 极 词 如 最 第一 首创 等 二 平实易懂 行政公文属于 本色派 不宜藻饰铺陈 多用叙述 说明 少用或者不用描写 夸张 渲染等手法 这是行政公文的重要特征 不论哪种形式的行政公文 都具有一定的广泛性和群众性 这一特点就决定了行政公文语言 不仅应当注意约定俗成 而且尤其应当做到雅俗共赏 使多数人能看懂 在这方面 要注意三点 一是不堆砌词藻 乱用修饰词语 二是不要文白夹杂 故弄玄虚 三是不要过多的引经据典 三 规范简洁 公文涉及人名 地名 机关名称 数字 计量单位 标点符号要规范 涉及政治 经济 改革等方面的用词 提法 应注意与国家提法相一致 避免似是而非 避免因用词不当而形成政出多门 四 通俗易懂 公文应用现代语言书写 力求明白易懂 避免使用生僻字 力戒文白夹杂 实践中 公文语言形成了不同于其他文体的风格以及只有公文才使用的词语 如 望遵照执行 妥否 请函复 等 根据实际情况灵活运用好公文专用语言 会使公文显得庄重文雅 简洁明快 有利于公文的处理和实施 六 怎样写好公文 一 要注意培养学习公文语言的兴趣 公文语言比较枯燥 而且学习起来见效慢 如果缺乏持之以恒的精神 往往会半途而废 要想增强学习公文语言的毅力 一个有效办法就是培养这方面的兴趣 一方面要加强对公文重要作用的认识 另一方面要多接触公文语言 一是在工作中接触 熟悉和掌握与工作有关的公文语言 二是研读范文 学习和掌握公文语言的重点和规律 这样天长日久 便能逐渐培养起对公文语言的兴趣 二 不断丰富行政公文语言词汇 刚开始写作的同志 之所以语言平淡 言不尽意 词汇量少是个重要原因 词汇缺乏 连准确 明白地表情达意都困难 更谈不上其他了 公文语言词汇量不是太大 只要肯下功夫 掌握一定数量的词汇是不难的 三 要学习一些语法 逻辑和