拨打电话时须注意的问题有哪些

拨打电话时须注意的问题有哪些拨打电话时须注意的问题有哪些 电话不仅仅是一个传递信息的工具 还在很大程度上体现 通话者个人的修养和素质 下面是小编给大家搜集整理的拨打 电话时须注意的问题 内容 希望可以帮助到大家 拨打电话时须注意的问题拨打电话时须注意的问题 择时通话 通话时机的选择看似平常 实际上很重要 有 的人只以自己的情况为判断标准 选择自己方便的时候拨打电 话 这实际上是对通话对象不够重视 尊重的表现 设身处地 地考虑对方的情况 是选择通话时机的基本原则 拨打电话要选择通话效率高的时间 换句话来讲 就是人 家不会厌烦的时间 比如休息时间尽量不要给他人打电话 除 非万不得已 严格地讲 晚上 10 点之后 早上 7 点之前 没有 什么特别的急事不要打电话 万一有急事打电话 要先说一句 抱歉 事关紧急 打搅你了 否则的话对方很可能会厌烦 再 者 就餐时别打电话 现代人工作繁忙 通常中午只有一个小 时的吃饭时间 如遇电话 岂不影响食欲 另外 倘若不是重大 事情 节假日不要打电话 在现代社会里 尽量不打扰他人的 节假日休息应该成为常识 如果是拨打国际长途电话 尤其是 像美国等距离较远的国家 还要考虑到时差的问题 拨打电话除了要注意时间的选择 还要注意空间的选择 一般来讲 私人电话是在家里打的 公务电话是在办公室打的 在工作场合 拨打私人电话应该尽量用自己的手机 此外 切 不可旁若无人地大声吆喝 令他人厌烦 简短通话 电话打多长好呢 在日常生活中拨打电话 有多 少事就说多长时间 说清楚为止 但是 在秘书工作中 通话 时间是宜短不宜长 要遵守电话礼仪中的 3 分钟原则 即每次 通话的时间应该有效地控制在 3 分钟之内 当然 这里的 3 分 钟 并非是绝对的只能通话 3 分钟 而是指要长话短说 废话少 说 没话不说 拨打电话不是为了排遣寂寞 不可拿着话筒捉 迷藏 一定要有时间观念 通话内容精练有序 正确把握通话内容的一个有效方法就 是要养成重要电话列提纲的习惯 首先 要知道通话对方有几 个电话号码 第一个打不通就拨第二个 接通后要先做自我介 绍 其次 要列出通话的事项 先讲重要的事情 后讲次要的 事情 礼貌挂机 结束通话后要礼貌地挂机 首先 要了解怎样 暗示对方终止通话 其标准化的做法就是重复要点 比如 陈 部长 那我们这次就说好了 请您下个星期一参加我们单位的 专家论证会 如果没有记错的话 我应该让司机于下周一早晨 8 点到您家楼下 接您过来 这就是重复要点的方法 以免对 方记错了 或者忘记了 同时也说明工作人员训练有素 不说 废话 要熟知挂机的顺序 不少工作人员以为通话完毕应该由对 方先挂断电话 这虽然是出于礼貌 但实际上却行不通 从礼 仪角度来说 通话完毕应该由地位高者先挂断电话 对工作人 员来说 应该由上级先挂 客人先挂 如遇特殊情况 即通话 双方地位一样 性别相同 年龄相仿 此时一般就是谁先拨打 谁先挂断 接听电话时须注意的问题接听电话时须注意的问题 铃响不过 3 声 拨打电话要注意 通话 3 分钟 原则 而接 听电话则要遵循 铃响不过 3 声 原则 及时接听电话 尤其是 有约在先的电话 约好通话而不接是严重的失礼行为 当然 训练有素的工作人员应该在电话铃声响两三声后再接 如果铃 声刚一响就接 很可能电话会掉线 倘若电话铃声响到 6 声以 上才接 接电话的人应该首先向对方致歉 抱歉 让您久等了 正确处理打错的电话 当我们接听到对方拨错的电话 首 先仍然要向对方问好 说明电话拨错了 然后要将本单位的电 话号码重复一下 让对方验证 在日常工作中 电话中断是经常遇到的情况 尤其是手机 说着说着就断了 可能是没电了 也可能是掉线了 遇到这种 情况 秘书人员有责任告诉对方 自己所在的位置可能网络没 有覆盖 并请对方指定一个时间 我们拨打过去 万一没有一 点先兆 电话 啪 地就断了 要马上把电话打回去 打回去的 时候第一句话就要道歉 并告知对方电话掉线了 或者说电池 用完了 把电话首先打回去 这是对他人的尊重 如欲同对方 另约其他时间通话 应该说好自己将按时主动拨打对方的电话 接打电话要注意的细节接打电话要注意的细节 使用礼貌用语 要讲究礼仪 使用文明礼貌语言 表达热 情友好的态度 体现良好素质 维护机关形象 搞清沟通对象 不论打电话还是接电话 都要首先搞清楚 与自己通话的人是谁 特别是重要电话 一定要确认对方的身 份 清晰表达意思 使用言简意赅的语言 清楚准确表达自己 的意思 不要模棱两可 含糊不清 甚至随意乱说 作好文字记录 简单事项可以记在脑中 重要事项或后续 还要办理的事项 要作好文字记录 特别是工作繁忙时 在一 边处理事情一边不停接听电话的情况下 更要随手记下关键点 接完后及时整理写清 防止遗忘误事 有人正在接打电话时 同在一室的其他同志不要大声喧哗 高声谈笑 以免造成干扰并给对方留下不良印象 有事要提示 正在通话的人时 要尽量压低声音 避免让对方听到 以免失 礼 挂电话时 要缓慢 轻轻放下听筒 避免出现很响的