快进快出说明书080614

1 目 录 第一章第一章 系统的概述系统的概述 2 1 1 系统的运行环境 2 1 2 系统的主要功能 3 1 3 系统的主要特点 4 1 4 系统的主要性能 4 第二章第二章 系统的启动 安装与退出系统的启动 安装与退出 6 2 1 系统的安装 6 2 2 启动快进快出软件 9 2 3 系统的退出 10 第三章第三章 系统的初始化操作系统的初始化操作 11 3 1 操作流程 11 3 2 套帐管理 13 3 3 系统初始化 15 3 4 用户权限 17 3 5 自改密码 19 3 6 输入基础档案 19 3 6 1 产品档案 20 3 6 2 产品属性 22 3 6 3 大类设置 23 3 6 4 小类设置 24 3 6 5 仓库表 25 3 6 6 客户档案 26 3 6 7 币种库 28 3 6 8 部门 28 3 6 9 人员 29 3 6 10 用途维护 30 3 6 12 单据类型 31 3 6 13 收 付款单据类型 32 第四章第四章 系统的实务操作系统的实务操作 34 4 1 合同管理 34 4 1 1 采购合同 34 4 1 2 采购合同综合查询 36 4 1 3 采购合同统计 38 4 1 4 销售合同 38 4 1 5 销售合同查询 40 4 1 6 销售合同统计 40 4 2 仓库管理 40 4 2 1 入库单 40 4 2 2 出库单 43 2 4 2 3 调拨单 44 4 2 4 盘点表 45 4 2 5 当前库存 47 4 2 6 收发台帐 48 4 3 往来管理 48 4 3 1 收款单据 48 4 3 2 付款单据 51 4 3 3 往来明细帐 51 4 3 4 采购发票 53 4 3 5 销售发票 54 4 3 6 成本计算 55 4 3 7 月末汇总 55 1 当我们已经进行月末结帐后 才发现数据有错误 这时候就可以选择本 系统提供的 反过帐 功能 具体操见 系统 反过帐 中的相关说明 56 4 3 8 凭证生成 56 4 4 统计报表 57 4 4 1 入库汇总 57 4 4 2 出库汇总 58 4 4 3 调拨汇总 58 4 4 4 商品收发存表 58 4 4 5 成本利润表 59 4 4 6 销售排行表 59 4 4 7 特殊报表 59 第五章第五章 系统的维护系统的维护 64 5 1 套帐信息 64 5 2 切换套帐 64 5 3 数据整理 65 5 4 数据备份 65 5 5 数据恢复 65 5 6 反过帐 66 5 7 关闭窗口 66 附录附录 快进快出前台说明书快进快出前台说明书 66 3 第一章第一章 系统的概述系统的概述 1 1 1 1 系统的运行环境系统的运行环境 本系统采用面向对象技术和客户机 服务器体系结构 支持单机及网络系统 单机系统环境 硬件配置 Pentium 133 以上 CPU 32M 内存 显示 600 800 增强色 操作系统 Win2000 以上 数据库 Sybase 8 0 网络系统环境 工作站 Pentium 133 以上 CPU 32M 内存 显示 600 800 增强色 服务器 专用或非专用服务器 128M 以上内存 操作系统 工作站端 Win98 WorkStation 服务器端 WinNT4 0 Novell4 0 数 据 库 Sybase8 0 1 1 2 2 系统的主要功能系统的主要功能 本系统为一个进销存系统 可适用于工业企业 零售企业的进货 存货 销货的核算 并支持前店后厂的作业模式 它具备系统管理 合同管理 仓库管理 往来管理 统计报 表管理 档案管理等六大功能 系统管理系统管理 系统管理功能为正式启用本系统之前的准备工作和系统运行中的日常维护工作 包括 建立帐套时的的开工准备 系统注册 切换套帐 打印机设置和日常的操作员管理 口令 的设定 更换操作员及数据整理 数据备份 数据恢复等功能 操作者 manager 为本系 统的系统管理员 合同管理合同管理 它包括采购合同 销售合同等相关管理 本系统引进合同管理机制 能够监控合同的 订立 执行和完成情况的全过程 并使合同与采购销售有机地结合起来 能够动态地掌握 合同的订购 订销情况 库存管理库存管理 它包括购货 存货 调拨 领用 盘点 收发台帐等管理 提供高低限额库存报警功 能 系统支持多仓库操作 能够在企业内部进行调拨 提供所有商品的保质期限监控 零 散商品小包装规格的核算 商品的折扣率管理 支持使用条码 往来管理往来管理 它包括收付款单据 往来明细帐 购销发票 成本核算 月末汇总 凭证生成等管理 提供先进先出法 后进先出法 移动平均法 加权平均法 计划成本法和不核算销售成本 等商品计价方法 能够对每一种产品单独设置不同的成本计价方法 4 统计报表管理统计报表管理 它包括入库汇总 调拨汇总 出库汇总等有关进销存汇总管理 同时提供商品收发存表 成本利润表 销售排行表 应收帐款明细表 应付帐款明细表 存货周转率分析表 业务 员 客户分析汇总表等 并提供各种图形进行分析比较 它还提供特殊报表 可让用户按照 自己的需要灵活设置报表 档案管理档案管理 它提供产品档案 产品属性 大类设置 小类设置 仓库表 客户档案 地区表 币种 设置 部门 人员 单据类型 用途维护 收 付款单据类型等管理 1 1 3 3 系统的主要特点系统的主要特点 1 稳定性安全性 我们采用的开发工具为 PowerBuilder 其本身具有相当好安全性和稳定性 从而 使我们产品的安全性和稳定性也得到了保证 这点对进销存工作来说是非常重要的 2 支持多仓库操作 能够在企业内部进行调拨 调拨成本核算灵活 符合大规模连锁店分散经营 统 一货等操作习惯 3 支持使用条码 4 多环节 全方位核算 将商品采购 销售 仓储 调拨 领用 盘点 退货 付款 收款等全过程纳入核 算的范围 提供高低限额库存报警功能 5 商品编码灵活实用 支持按大类码和小类码核算商品 统计期间由用户自定义 可与常规的会计期 间错开 可根据需要定义数量核算和金额核算的小数精确位数 调整营业税和增值 税的税率 6 商品管理监控功能强大 提供所有商品的保质期限监控 支持商品小包装规格的核算 自动进行大包装 与小包装之间的换算 加强对零散商品的管理 7 支持对不同商品 不同客户进行打折 8 提供多种核算方法 先进先出法 后进先出法 移动平均法 加权平均法 计划成本法和不核算销 售成本等成本结转方法 自动结转调拨成本 销售成本 领用成本和销售成本利润 9 应收帐款 应付帐款支持到每张入库 出库单据 提供欠款余额及汇总 明细帐 商品收发台帐 存货周转率分析表 业务员 客户分析表等资料 用户还可通过各种条件查询 得到所需资料的帐表 按仓库提 供进销存表 商品库存存货分析 提供各种图形进行分析比较 同时 提供便捷的 反过帐功能 方便用户修正资料 10 采购 销售发票管理 系统支持到每张入库 出库单据的发票情况 12 提供完善 强大的查询功能 所有可以辨识的会计信息都可以作为查询的条件和对象 其结果能够打印输出和 5 转换成其他电子文本格式 以帮助用户进行其他处理 并结合重新检索和排序功 能 以期达到用户满意的效果 1 1 4 4 系统的主要性能系统的主要性能 1 数值精度 金 额 保留 2 位小数 其 他 系统保证有 16 位的精度 2 单据类型 允许自己定义 最大为 1296 种 3 单据编号 某类单据编号为单独进行编号 最长 10 位 允许字符 数字混排 4 产品级数 最多可定义 6 级 5 产品代码的长度 每级产品的长度不限 总长度小于等于 15 位 6 第二章第二章 系统的启动 安装与退出系统的启动 安装与退出 2 2 1 1 系统的安装系统的安装 快进快出系统以Windows xp为例安装方法步骤如下 步骤一步骤一 将快进快出快进快出系统安装盘插入光碟驱动器 假定为G盘 中 稍等片刻 系统会自会 读取光盘内容 如图所示 用户可登陆下载快进快出单机版安装程序 快进快出单机版安装程序 然后解压该软件 即可出现上面的图标 步骤二 步骤二 双击快进快出单机版安装程序 快进快出单机版安装程序 exeexe文件 弹出以下对话框 如图所示 步骤三 步骤三 安装开始进行 请单击 下一步下一步 按钮 如图所示 7 步骤四 步骤四 待进度条满后 出现安装完成窗口 请单击 完成完成 按钮 如图所示 步骤六 步骤六 接下来 我们开始进入下一步选择设置语言选择设置语言 如图所示 8 步骤七 步骤七 单击 确定 确定 系统将自动将安装宏狗驱动程序安装宏狗驱动程序 如图所示 步骤八 步骤八 安装完成后 请单击 完成 完成 如图所示 安装完毕之后 桌面上会出现快进快出单机版 快进快出单机版前台快进快出单机版 快进快出单机版前台的快捷方式 如图所示 9 2 2 2 2启动启动快进快出软件快进快出软件 双击桌面上 快进快出单机版 图标 出现 用户登录 对话框 提示 试用版用户进入系统时 系统会提示未发现加密锁 点击 忽略 忽略 即可进入 用户登录用户登录 对话框 步骤二 步骤二 在弹出 用户注册 小窗口中输入用户代码和口令 用户首次进入时可选用系统 管理员的用户代码 MANAGER 此时不需要输入口令 默认的口令为空 输入后单击 确确 定定 按钮 就可以启动 快进快出 启动快进快出并在用户输入用户名和相应的密码之后 就进入了快进快出的主界面 如图所示 10 主窗口从上往下有三个功能区 菜单栏菜单栏 文件 合同管理 仓库管理 往来管理 统计报表 档案等等 导航窗口导航窗口 采购合同 连锁要货 销售合同 入库 调拔 出库等等 状态栏状态栏 显示当前套账名称 操作人和登录日期 2 2 3 3 系统的退出系统的退出 方法一方法一 退出润衡 快进快出 的方法是在快进快出的操作界面单击 文件文件 退退 出系统出系统 退出润衡 快进快出 如图所示 方法二 方法二 也可单击主窗口最右上角的 X X 按钮 退出本系统 11 第三章第三章 系统的初始化操作系统的初始化操作 3 3 1 1 操作流程操作流程 12 13 3 3 2 2 套帐管理套帐管理 快进快出系统可进行多套帐管理 本系统可同时管理 1200 套帐 套帐的来源均通过 此功能模块完成 每一套帐可以完成一个独立核算单位的全部进销存业务资料核算管理工 作 一般正常使用时您只需要一套帐 不过如果有一些特殊的需要 比如需要管理内部若 干个独立核算的部门 个人 统一对下属企业进行核算 需要一套帐练习操作 那么套帐 管理功能将给您带来极大方便 充分发挥计算机处理数据的强大优势 新安装的系统为用 户预设第六套帐 示范数据 如果不保留原套帐 示范数据 中的数据数据 则在进入系统之 后直接进行初始化操作 更新一些数据 变成新的用户帐 如果要保留原套帐 示范数据 中的数据 则需在套帐管理套帐管理中选择新增套帐 然后进行系统初始化操作 最后更新新增帐 的数据 要保留原套帐 示范数据 中的数据还有另外一种方法可选择 即在进行初始化 前复制套帐另外保存 在主界面窗口中从菜单中选择 系统系统 套帐管理套帐管理 系统会出现 套帐管理套帐管理 窗口 14 套帐管理包括子功能 新增 删除 复制新增 删除 复制 新增套帐管理新增套帐管理 在 套帐管理套帐管理 窗口中 单击 新增新增 按钮或用 TabTab 键键选中 新增新增 按钮 系统会显 示 新建套帐 对话框 如图所示 用户可以在套帐代码栏中选定所需的套帐代码 范围可以在 1 99 之间 注意代码不能 重复 如 以以 0101 rh rh 等 在套帐名称中输入所需的套帐名称 长度为 20 个字符或 10 个汉字 如 润衡 爱心润衡 爱心 网盟网盟 等 单击 确定 后 系统自动建立新套帐所有的结构 系统提示 套账建立成功 套账建立成功 这时 我们需要切换到新建的套帐 详细说明请参考第 15 5 章 2 小节 注意事项注意事项 新增的套帐只有系统管理员 Manager 一个用户 其他用户只能由系统管理员根据工 作分工和需要在 操作员管理 中进行增加 删除套帐管理删除套帐管理 系统中不需要用的或多余的套帐删除 用户必须确认所有要删除的套帐资料是已经不 需要的 在 套帐管理套帐管理 窗口中 套帐目录套帐目录 区选择所要删除的套帐 单击 删除删除 按钮 系统会出现 是否删除 xxx 套帐 的提示窗口 您选定或单击 是 或 Y 系统将删 除该套帐 选定或单击 否 或 N 系统将退出删除操作 注意事项注意事项 进行删除操作时 用户务必确定所选择的套帐就是要删除的套帐 套帐的内容已不 需要或者已经进行数据备份的文件 当前正在工作的套帐不能被删除正在工作的套帐不能被删除 系统内部至少保存 有一套帐的数据 复制套帐管理复制套帐管理 增加新的套帐 并将指定套帐中的内容全盘复制到新套帐中 在 套帐管理套帐管理 窗口中 在 套帐目录套帐目录 区选定所要操作的套帐 单击 复制 按钮 系统会显示 套帐复制 对话框 在套帐代码中选定所需的套帐代码 范围可以在 1 99 之 间 但不能与已有的套帐编号重复 在套帐名称中输入所需的套帐名称 长度为 20 个字符 或 10 个汉字 单击 确定确定 按钮后 系统自动建立新套帐 并将当前套帐的数据复制到新 套帐 完成了套帐的建立工作之后 我们就可以在建立的套帐中进行实际的数据了 3 3 3 3 系统初始化系统初始化 建立新套帐后 要进行系统初始化操作 建议建议 在初始化之前 我们建议先进行 数据整理数据整理 详细说明请参考第 5 章 3 节 步骤一 步骤一 从菜单中选择 系统系统 系统初始化系统初始化 系统会出现 开工准备开工准备 对话框 如图所示 同时警告用户 开工准备将删除所有数据 16 步骤二 步骤二 输入开帐日期 统计期间 设置商品编码每级长度 营业税率 单价保留小数位 数数量保留小数位数 增值税率等等系统参数 如果实际情况跟套帐相吻合的情 况下 如子公司的资料与总公司套帐基本吻合时也可选择保留 产品档案产品档案 部部 门档案门档案 客户档案客户档案 默认的是保留 反之为不保留 然后再做相应的调整 这样就可以减少了开工后相对应的很大一部分录工作量 极大地方便用户的工作 步骤三步骤三 单击 确定 确定 按钮统将出现请输入口令请输入口令对话框 输入当前使用者的口令 有了这 一步限制 就可防止有人误删除数据 步骤四步骤四 输入正确的口令后 再单击 确定确定 出现再次确定删除的对话框空 如下图所 示 提示提示 系统默认口令默认口令为 空空 步骤五 步骤五 再次单击确定 至此 开工准备已经完成 注意事项 17 1 系统参数据设置中商品编码可以设 6 级 字长不超过 15 位 3 3 4 4 用户权限用户权限 首次使用本系统 由系统管理员 Manager 对使用本系统的工作人员进行注册管理 登 记工作人员姓名 标识 分配每个工作人员的使用权限等 由系统管理员 manager 根据本 单位实际情况进行管理 系统还提供分组管理 按功能组分配权限 再将用户归属该组 该功能组的所有权限相同赋予给用户 从菜单中选择 文件文件 用户权限用户权限 系统会出现 用户 组维护 窗口 屏幕左边出现已注册过的工作人员情况表 右边是用户管理区 首先 需要选择定义 用户 其中 用户号 用户号 是用户在本系统内的编号 允许输入 3 位字符 数字 姓姓 名 名 输入用户的姓名 允许输入 20 位字符 数字或者 10 位汉字 登录号 登录号 是用户用来登录本系统的用户代码 允许输入 20 位字符 数字或者 10 位汉 字 密密 码 码 用来校验用户身份的密码 允许输入 8 位字符 数字 只允许查看本人的单据 只允许查看本人的单据 中之后即该操作员进入系统后不可查看他人的单据 所管分公司 仓库 所管分公司 仓库 下拉菜单勾选 相关操作相关操作 增加操作员 增加操作员 从工具栏上选择 增加 按钮 系统会弹出一行空记录 以供输入新 的用户编和名称 18 删除操作员 删除操作员 在操作人员区内选定所要删除的操作员 单击 删除删除 钮 系统会弹 出 用户删除 对话框 由系统管理员确认是否对选定的操作员进行 删除 注意 系统管理员不能被删除 系统强制保留 修改操作员 修改操作员 系统现有的操作员 在操作人员区内选定所要修改的操作员 单击 修改修改 钮 系统会弹出 用户修改 对话框 由系统管理员分别对 现有操作员的注册代码和操作员的姓名进行修改 刷刷 新 新 从工具栏中选择此按钮 系统自动存盘并刷新当前窗口 返返 回 回 从工具栏中选择此按钮 系统退出当前窗口 返回上一级窗口 权权 限限 分配 分配 在操作人员区左内选定所要分配权限的操作员记录 右区自动显示该 记录所对应的 用户号 姓名 登录名 密码 等信息 其中 密码是隐藏的 选择分配权限 系统进入 分配权限 窗口 如下图 所示 其中 增增 加 加 在可供模块中 选定某一功能后 单击此按钮 即将此功能赋予 给用户 增加所有权限 增加所有权限 是一次性将可供模块中的所有功能都赋予给用户 移移 走 走 与增加按钮相反 在现有模块中选定某一功能后 单击此按钮 即将此功能从用户的权限中取消 移走所有权限 移走所有权限 是一次性将现有模块中的所有功能全部移走 即取消用户的所 有权限 放放 弃 弃 选择此按钮 系统放弃当前的分配权限的结果 存存 入 入 选择此按钮 系统保存当前重新分配权限的结果 建议 1 用户代码使用英文字母或阿拉伯数字 便于登录 记忆和输入 2 用户名称为使用操作者的实际姓名 制单 审核 记帐时系统要自动签名 19 3 姓名与登录名须不同 注意事项 1 套帐管理 操作员管理和开工准备等三项最重要的功能赋予系统管理员 套帐管理 操作员管理和开工准备等三项最重要的功能赋予系统管理员 2 权限中的权限中的 修改修改 和和 成本成本 两个权限两个权限 是支持是支持 所有的菜单功能 如果此用户没有修改权所有的菜单功能 如果此用户没有修改权 限 他将只能够查看 无法修改 如果此用户没有限 他将只能够查看 无法修改 如果此用户没有 成本权限 他将无法得到任何关于成本权限 他将无法得到任何关于 金钱的信息 只能看到单据的数量 金钱的信息 只能看到单据的数量 3 3 5 5 自改密码自改密码 为操作员设置与更改自己的口令 为保证安全 建议操作人员不定期地更改自己的口 令 口令只有操作者本人有权修改 系统管理员 MANAGER 可以清除操作员的口令 但无权 修改操作员的口令 用户以自己的名义登录 在菜单中选择 文件 自改密码 屏幕弹出一个 用户注册 对话框 要求输入原口令和新口令 新口令需要输两遍 确定后 口令被更改 注意记牢自己的口令 如新增加的操作员是没有口令 登录时可直接确定 进入系统以后再设定自己的口令 此时原口令也不输 操作员忘记口令或者进行误操作造成口令不对 无法正常进入系统时 由系统管理员进行删除操作员记录 重新增加操作员记录 完成用户管理的操作后 各用 户便可根据相应的工作权限进行工作 20 3 3 6 6 输入基础档案输入基础档案 单击主菜单中的档案档案菜单项 弹出下拉菜单 显示产品档案 产品属性 大类设置 小类产品档案 产品属性 大类设置 小类 设置 仓库表 客户档案 地区表 币种设置 部门 人员 单据类型设置 仓库表 客户档案 地区表 币种设置 部门 人员 单据类型 用途维护 收用途维护 收 付付 款单据类型款单据类型等项目 下面我们分述各项设置的内容及相关事项 3 3 6 6 1 1 产品档案产品档案 用于管理产品 商品 零部件及其库存物品品种的增加 删减和修改 系统支持给每 一种产品分别使用不同的计价方法 从菜单中选择 档案档案 产品档案产品档案 系统会弹出 产品档案维护 窗口 产品档案维护 窗口分成 产品 明细 两档 产品 这一档 每一个产品只占一行 所以只列举一些最常用的产品信息 一般用户可以在 产品 这一档上选择好一个产品 然后选择 明细 档就可以了解这一产品的详细档案信息 还可以作修改 21 其中 产品编码 产品编码 可以输入 15 个字符 数字 产品编码的输入或修改必须符合本套帐的 产品编码每级长度的规定 产品名称 产品名称 可以输入 30 个字符 数字 或 15 个汉字 条条 形形 码 码 如果用户需要用到条码机时使用 大类大类 小类 小类 由用户从下拉窗口中选择 在 档案 大类 小类设置 中定义 进位数量 进位数量 它是针对小单位怎样转换成大单位而言 本系统主要指将它变成 箱数 的转化单位 例如我们采购服装 通常用的单位是件 如果一箱包装 24 件衣服 那么在 进位数量 中就要输入 24 即每 24 件衣服 系统 自动折算成为一箱 具体变化可在输入产品 入库单 或 出库单 时 反映 属属 性 性 从下拉框中进行选择 它是在在 档案 产品属性 中定义 在工业版 中一定要选择 如果选择有错误 将影响成本计算的准确性 计价方法 计价方法 有计划成本法 先进先出法 后进先出法 移动平均法 加权平均法和 无成本等六种计价方法选择 根据实际情况选择输入一种即可 是否有批号 是否有批号 打上对勾 表示此种产品要输入批号 如果是服装版 则表示是否分 码数 例如食品类 医药类的产品往往要用到批号 以便知道产品是 否仍在有效期内 方便管理 对于不需要输入批号的产品 此处可以 不选择 对于已经选择需要批号的产品 在该产品进仓时 系统提示 要输入产品批号 否则不予以存盘 在该产品出仓时也需要选择输入 批号 才能正确出仓 有时系统会提示该产品的库存数量不够 而我 们查帐时看到的库存数大于出仓数 造成这种原因多数情况下是因为 22 没有输入批号的造成的 主供应商 主供应商 此产品主要是有谁来供应的 标准入库价标准入库价 标准出库价标准出库价 标准调拨价 标准调拨价 系统的一个参考价格 用于入库 出库 调拨 时系统自动确省填写的一个价格 计计 划划 单价 单价 当 计价方法 中选择 计划成本 时 就需要输入 计划单价 的 具体数据 否则不需要输入此单价 最新入库价 最新入库价 系统自动从产品入库单中取最新的数据 最新出库价 最新出库价 系统自动从产品出库单中取最新的数据 商品对应科编码 商品对应科编码 这里的 商品对应科编码 通常是该产品采购时在材料或商品帐 中应记的科目 因此只要输入采购入库存时该商品进仓在帐务处理时 对应的科目编码即可 这里的输入科目编码 在 往来管理 凭证生 成 中的需要用到 具体见 凭证生成 中的相关说明 销售收入对应科目 销售收入对应科目 通常是该产品销售后 其销售收入在帐务系统中要记入的科目 编码 这里的输入科目编码 在 往来管理 凭证生成 中的需要用 到 具体见 凭证生成 中的相关说明 相关操作 通过 操作 菜单和工具条可以实现以下功能 改号 改号 对于已经有入出库或其他操作的产品编码 不能只用修改产品编码的方式加 以改变 因为这样做采用原先产品编码的相关凭证并没有修改 那些凭证等 就无法根据原先的产品编码取得相应的产品属性 所以这时必须用改号操作 来修改产品编码 由于这个操作考虑到相应的数据库的修改 就可以保证不 出现上述问题 转入 转入 恢复原先另存的产品档案信息 通过浏览或输入原先另存的产品档案信息的 文件的全路径名 然后点击 确定 即可 条码 条码 如果在条形码处录入了条形码 点击此处查看是否存有条码重复的录入的 以进行修改 标签 标签 允许用户将产品进行标签打印 打印格式的设定 由 统计报表 特殊报表 决 定 查询 查询 用户可根据自己的要求来定义查询条件 方便对商品进行综合查询 3 3 6 6 2 2 产品属性产品属性 用于在库物品按产品属性管理 这里所定义的属性内容会出现在产品档案中的属性选 择项中 从菜单中选择 档案档案 产品属性产品属性 系统会显示 产品属性设置 对话窗口 23 其中 属属 性性 码 码 可以输入 1 个字符 数字 属性名称 属性名称 可以输入 10 个字符 数字 或 5 个汉字 注意事项注意事项 在工业版中 产品的属性的大小 是进行成本计算的先后顺序 属性小的先计算 大的后计 算 一般的处理 1 原料 2 半成品 3 产成品 3 3 6 6 3 3 大类设置大类设置 用于在库物品按大类管理的类别增加 删减操作 从菜单中选择 档案档案 大类库大类库 系统会显示 大类设置 对话窗口 24 其中 大大 类类 码 码 可以输入 3 个字符 数字 大类名称 大类名称 可以输入 10 个字符 数字 或 5 个汉字 注意事项 1 大类设置与小类设置只是统计的口径 因为有统一的分类标准 统计才会有实际意义 2 此处的 大类设置 与下节中讲到 小类设置 两者之间是并列的关系 不是包含和 被包含的关系 请特别注意 这里所讲的 大 小 只是字面上的区别 它只是能用户 提供两地方让用户对产品进行分类 因为同一种产品往往会有不同的分类标准 例如 人 可按性别分 也可按年龄分 那么在大类中我们可以设置 男 女 在小类中设 置 老年 中年 青年 少儿 等字段 3 3 6 6 4 4 小类设置小类设置 用于在库物品按小类管理的类别增加 删减操作 从菜单中选择 档案档案 小类库小类库 系统会显示 小类设置 对话窗口 25 其中 小小 类类 码 码 可以输入 3 个字符 数字 小类名称 小类名称 可以输入 10 个字符 数字 或 5 个汉字 注意事项 请参照 大类设置 中的相关说明 3 3 6 6 5 5 仓库表仓库表 仓库表 用于建立储存物品的仓库档案 在产品进仓或出仓的窗口中 单击 仓 库 右边的箭头 系统将显示出在本项目 仓库表 中已设置好的仓库编号及仓库名称 我们只需根据实际情况从下拉列表中选择一个即可 从菜单中选择 档案档案 仓库表仓库表 系统会弹出 仓库设置 窗口 26 其中 仓库编号 仓库编号 允许输入 4 字符 数字 仓仓 库库 名 名 允许输入 10 字符 数字或多或 5 个汉字 属属 性 性 仓库 加盟连锁 客户名称 客户名称 对应此仓库的客户名称 注意事项注意事项 系统考虑到了商业的加盟连锁问题 虽然他们的仓库 货品仍旧为公司所管理 但仍 需要对他们计算应收帐款问题 对于没有加盟连锁 仓库的属性直接选择 仓库 即可 3 3 6 6 6 6 客户客户档案档案 用于建立经销商 供应商 户信息 从菜单中选择 档案档案 客户档案客户档案 系统会弹出 客户档案维护 对话窗口 27 上半部分的数据窗口中显示客户的一览表 用刷新按钮从数据库中重读数据 窗口中即可 显示已存在的客户资料 下半部分为相对应的客户详细资料 其中 客户编号 客户编号 可以输入 6 个字符 数字 或 3 个汉字 客户名称 客户名称 可以输入 50 个字符 数字 或 25 个汉字 业业 务务 员 员 从下拉框中进行选择 它是在在 档案 人员 中定义 系统可以按照业务员 进行考核和统计 信用额度 信用额度 允许客户进行欠款的额度 如果超出额度 系统将不允许出库 应付科目 应付科目 输入在帐务系统中该客户 应付款 应记入的科目代码 应付科目代码的输 入与 凭证生成 中的进仓的有直接关系 具体内容请参照 凭证生成 中 的相关说明 应收科目 应收科目 输入在帐务系统中该客户 应收款 应记入的科目代码 应收科目代码的输 入与 凭证生成 中的进仓的有直接关系 具体内容请参照 凭证生成 中 的相关说明 收付款设定 收付款设定 收付款类型 从下拉框中进行选择 在 第 天付款 空白处填写天数 发票种类 发票种类 从下拉框中进行选择 在 税率 处填写税率 28 3 3 6 6 7 7 币种库币种库 用于管理各种货币 从菜单中选择 档案档案 币种表币种表 系统会显示 币种表 对话窗口 其中 币币 种 种 允许输入 4 个字符 数字 例如 可以输入 RMB HK USD 等 汇汇 率 率 允许输入 10 个数字 输入财务计算时用到的实际汇率 例如 1 元美金通常 兑换人民币 8 51999 元人民币 如果在币种栏输入 USD 那么在汇率栏中 则要输入 8 51999 它是以人民币为参照价 为本位币 3 3 6 6 8 8 部门部门 用于管理企业所属部门的增加 删减等操作 在这里输入的部门内容会显示在所有涉 及到全有 部门 字段的下拉菜单选项中 从菜单中选择 档案档案 部门部门 系统会弹出 部门管理 对话窗口 29 其中 部门编码 部门编码 可以输入 4 个字符 数字 或 2 个汉字 部门名称 部门名称 可以输入 20 个字符 数字 或 10 个汉字 3 3 6 6 9 9 人员人员 用于管理企业所属人员的增加 删减等操作 从菜单中选择 档案档案 人员人员 系统会弹出 人员管理 对话窗口 30 其中 部部 门 门 指定人员从属的部门 用户从下拉窗口中选择满足条件的一个 人员编码 人员编码 可以输入 4 个字符 数字 或 2 个汉字 人员名称 人员名称 可以输入 10 个字符 数字 或 5 个汉字 3 3 6 6 1010 用途维护用途维护 从菜单中选择 档案档案 用途维护用途维护 系统会弹出 用途维护 对话窗口 31 其中 用途 用途 可输入 生产用 管理用 转借用 等等内容 用户可根据实际情况输入即 可 种类 种类 输入 入库 出库 调拨 等内容 注意事项 系统的统计 可以按照 用途进行 如果您适当的使用 将会帮助您将入库 调拨 出库 的单据按照不同的用途进行区分和汇总 3 3 6 6 1212 单据类型单据类型 从菜单中选择 档案档案 单据类型单据类型 系统会弹出 单据类型 对话窗口 单击刷新按钮 就可显示出全部单据类型 如下图所示 其中 种类 种类 列出全部的单据类型 它只可以查看 而不以可修改 明细明细 选择 种类 窗口的某项记录 再选择明细 就可以看到该记录的明细内容 32 其中 类类 型 型 仅可以输入两个字符 即可以输入数字 字母或一个中文汉字 除盘亏 盘 盈类型一定要用 PK PY 代码外 其他内容的类型设置没有特别限制 简简 称 称 指类型所代表的内容简称 属属 性 性 从下拉箭头中选择 可供选择的内容有 入库 调拨 出库 其他 等内容以供选择 计算销售 计算销售 对于选中的项目 系统会打上 对勾 表示要计算销售收入 没打 对勾 的表示该项不用计算销售收入 通常入库是不用计算销售收入的 故不用选 此项 但销售退货除外 而出库一般都要计算销售收入的 但采购退货除 外 具体选择结果请参照上图所示的内容 使使 用 用 对于选中的项目 系统会打上 对勾 表示此单据类型目前仍在使用 因此 可以在对应的进仓单 出仓单 调拨单等新增窗口中的类别选择中出现 否 则 对应的类别选项中则没有此内容可供选择 是否以入库价计算成本或以成本价进行调拨 是否以入库价计算成本或以成本价进行调拨 当选中时 入库的成本按照入库价计算 调拨时自动按照成本价进行调拨 但调拨时当采用加权平均算法时无效 价格是否自动采用成本价价格是否自动采用成本价 出库时出库时 当选中时 此类型的出库不需要输入单价 系统在 成本计算后将重新填写出库的单价 使它与此时出库的成本单价一致 注意事项注意事项 1 如果类型是入库 一般是否以入库价计算成本 需要选中 在特殊情况下才不 选 如退货入库 2 出库时 一般不要选 价格是否自动采用成本价 否则系统在进行成本计算时会 将出库单价自动改为成本价 3 如果选择不当 将会影响系统的成本 请向此软件的服务人员进行咨询后再进 行选择 3 3 6 6 1313 收收 付款单据类型付款单据类型 从菜单中选择 档案档案 收收 付款单据类型付款单据类型 系统会弹出 收 付款单据类型 对话窗口 33 其中 类类 型型 输入 现金 支票 转帐 等收付款类型 对应科目编码 对应科目编码 请严格按财务会计科目进行编码 方便进行凭证生成 34 第四章第四章 系统的实务系统的实务操作操作 4 4 1 1 合同管理合同管理 合同管理分采购合同管理 采购合同 采购综合查询 采购统计 和销售合同管理 销售合同 销售综合查询 销售统计 两大部分 4 4 1 1 1 1 采购合同采购合同 按合同采购入库是产品入库的主要途径 采购合同管理主要是采购品种 数量 单价 供应商 合同有效期 结算币种 存货仓库以及查询采购入库情况 合同付款情况等 从菜单中选择 合同管理合同管理 采购合同管理采购合同管理 或单击桌面导航面板的 采购合同 按钮 系统会弹出 采购合同 数据窗口 如图所示 在在 采购合同采购合同 窗口窗口 在 采购合同 窗口中 我们可以看到上部分是工具栏 上面列示着系统工具按 钮 下部分是采购合同列表标题 相关操作 刷刷 新新 选择此按钮 会自动读出系统中已存在的采购合同列表 如下图所示 35 在上面的窗口中 我们可以发现有的合同编号是黑色字体 有的是红色字体 其 中红色的字体的合同编号表示该采购合同已完成 即实际入库的数量等于采购合 同数量 在 采购合同 浏览窗口 我们可以根据合同编号颜色的改变而从整体 上明确的知道合同的完成情况 增增 加 加 在 采购合同 窗口中从菜单中 操作 增加记录 或直接单击工具条上的 增加 按钮 系统会出现 采购合同增加 窗口 在 采购合同增加 窗口中 我们可以看到它的上部分是合同的基础信息 上部分内容包括 合同编号 合同编号 可以输入 10 个字符 数字或 5 个汉字 采购部门 采购部门 从下拉窗口中选择采购合同订立的部门 经经 办办 人 人 从下拉窗口中选择采购合同订立的具体执行人 供供 应应 商 商 从下拉窗口中选择采购合同中被指定提供产品的客户 签定日期 签定日期 采购合同签定的日期 有效期至 有效期至 采购合同签署后 双方约定的有效执行时间 币币 种 种 双方在采购合同中约定的结算币种 仓仓 库 库 指定存储产品的仓库 下部分是合同涉及到的产品明细信息 它包括 产品编号 产品编号 从下拉窗口中选择本次采购的商品 36 数数 量 量 各品种的采购数量 单单 价 价 双方约定的采购价格 已入库数量已入库数量 金额反映本合同的执行情况 从入库单据中读取数据而来 查查 看 看 在 采购合同 窗口选择工具栏上的 查看 按钮 就是查看指向记录对应 的明细资料 选择 查看 按钮 系统会进入 采购合同修改 窗口 在此窗口中我 们可以对所有与该合同相关的信息进行修改 修改后选择 存盘 按钮 保存最新的 修改内容 转入数据 转入数据 选择工具栏上的 转入数据 按钮 系统进入 采购合同转入 窗口 在 这里我们可从 浏览 按钮中选择 转入合同库名 然后选择 覆盖 或 增加 按钮 最后选择 确认 按钮 就可以将系统外部的数据转入进来了 选择 取消 按钮 则放弃当前的选择 进进 程程 它反映选定的某合同的入 出库情况 以便及时了解某一个合同的进度 例如我们首先将记录指针指向合同号为 010403004 然后选择 入 出库查询 按钮 此时系统就会自动地入 010423004 号合同完成情况 窗口 在此处还可以选择打印 按钮 将其结果打印到纸上 或是选择 另存 按钮 将结果另外保存起来 注意事项 在采购合同管理窗口中 我们可以看到它有两项有用的选项 即 已入库数量 和 已入库金额 这表明凡是该合同有入库情况存在时 结果会自动地反映到该采购合 同中 真正实现了采购与入库之间的动态联系 只要看采购合同 我们就可以大致地 了解整个合同的大致情况 从而有效地避免了采购进仓脱节情况的发生 真正实现了 实时监控功能 4 4 1 1 2 2 采购合同综合查询采购合同综合查询 采购合同查询用于浏览查询采购合同资料 从主菜单中选择 合同管理合同管理 采购采购合同查合同查 询询 子项 系统会出现 采购单综合查询 窗口 37 其中 左上部分 左上部分 是采购单中等显示的列 用鼠标左键选择所需显示的列 使之变成深蓝色 也 可用鼠标重复选择来放弃显示当前列 改变其颜色使之变成无色 右上部分 右上部分 是查询条件执行后从数据库中查询出来的结果 下半部分 下半部分 是查询条件和排序顺序 相关操作 查查 询 询 根据需要组合要查询的条件 其具体操作步骤如下 步骤一 在 请选择待显示列 的区域中 用鼠标点击在结果中需要显示的字段名 被选中的字段名蓝底显示 步骤二 在 查询条件 区域中选择 字段名 可从下拉窗口中选择 步骤三 在 查询条件 区域中选择 操作符 例如 等于 包含 等 步骤四 在 字段值 中输入查询采购单栏目的特征值 用户可以选中字段值栏后单 击鼠标右键 会出现取现值 清除本列 返回的菜单 取现值是系统从数据 库中归集出的取值范围 步骤五 选择 逻辑符 逻辑符 是链接下一条查询条件的逻辑关系 并且 意 味着两边条件需要同时成立 或者 意味着条件之一成立即可 步骤六 选择 执行 按钮 在 查询到 N 条记录 窗口中显示所查询的结果 排排 序 序 可以对查询内容按要求排序 用户从待选的排序列中选中某栏目 按住鼠标 左键不放开 拖到当前排序列中 并可选择 升序 或 降序 排列 另另 存 存 可以将查询结果以 DBF XLS TXT 三种格式导出 打打 印 印 可将查询的结果输入到打印机上 以纸形式保存 执执 行 行 是按照查询条件和排序顺序进行查询 返返 回 回 关闭窗口并退出合同查询操作 38 4 4 1 1 3 3 采购合同统计采购合同统计 从主菜单中选择 合同管理合同管理 采购合同统计采购合同统计 系统会出现 采购合同统计 窗口 其中包括 商商 品 品 允许用户从下拉窗口中指定汇总浏览的产品范围 范范 围 围 允许从下拉窗口中选择客户范围 日日 期 期 指定汇总的日期段 汇总方式 汇总方式 是数据汇总的归集主体 有客户 部门 商品 仓库和种类等 选选 择择 项 项 是汇总归集数据再以何形式体现出来 也就是数据的分类形式 有总汇 大 类 小类和产品明细等 用户单击 确定确定 后系统将按照您的选择进行计算统计 统计的结果可以打印和转换成其 他格式 4 4 1 1 4 4 销售合同销售合同 按合同销售是产品出库的主要途径 销售合同管理主要是销售品种 数量 单价 经销 商 合同有效期 结算币种 存货仓库以及查询销售出库情况 合同付款情况等 从主菜单中选择 合同管理合同管理 销售合同销售合同 或单击桌面导航面板的 销售合同 按钮 进入 销售合同数据窗口 39 销售合同 窗口中从菜单中选择 操作 增加合同 命令 分上下两部分 上部分 是合同的基础信息 其中 合同编号 合同编号 可以输入 10 个字符 数字或 5 个汉字 销售部门 销售部门 从下拉窗口中选择销售合同订立的部门 经经 办办 人 人 从下拉窗口中选择销售合同订立的具体执行人 供供 应应 商 商 从下拉窗口中选择销售合同中被指定提供产品的供应商 签定日期 签定日期 销售合同签定的日期 40 有效期至 有效期至 销售合同签署后 双方约定的有效执行时间 币币 种 种 双方在销售合同中约定的结算币种 下部分 是合同涉及到的产品明细信息 其中 产品编号 产品编号 从下拉窗口中选择本次销售的商品 数数 量 量 各品种的销售数量 单单 价 价 双方约定的销售价格 已出库数量 金额反映本合同的执行情况 从出库单据中读取数据而来 相关操作相关操作 销售合同管理 包括增加 修改 查看 删除 打印 转入数据 复制 定位查询 进 程 存盘 退出等等地管理 具体操作方法请参照第四章 合同管理 采购合理管理 中 的相关说明 注意事项 1 销售合同的明细内容中一定要输入数量 否则再增加新记录时 系统不予执行 2 在销售合同增加中 如果不是输入第一条新记录 既可以选择 增加 按钮 也可直接 回车 回车时系统自动复制与上一份记录相同的新记录 3 要查看最新信息 一般要将信息刷新后才可以看得到 4 4 1 1 5 5 销售合同查询销售合同查询 销售合同查询操作与采购合同查询用法相类似 具体操作使用方法请参照 采购合同查询 中的相关说明 4 4 1 1 6 6 销售合同统计销售合同统计 销售合同统计与采购合同统计的用法相同 具体请参照 采购合同统计 中的相关说明 4 4 2 2 仓库管理仓库管理 用于集中管理物品入库 出库 调拨 盘点 当前库存和收发台帐等核算资料 从主菜单 中选择 仓库管理 系统包括六个子项 入库单 出库单 调拨单 盘点表 当前库存 收发台帐 4 4 2 2 1 1 入库单入库单 系统提供输入采购商品实际资料的窗口 基本内容包括入库单号 合同号 入库日期 供应商 采购部门 仓库编号 数量 单价 金额 付款方式 说明等资料 从主菜单中选择 仓库管理仓库管理 入库单入库单 子项 或单击桌面导航面板的 入库 按钮 系统会出现 入库单浏览 窗口 41 其中 类类 别 别 是入库单据的类别 即是入库业务的分类 此中选择项目是在 档案 单据 类型 中设定的 入库单号 入库单号 入库单据的流水号 可以输入 10 个字符 数字或 5 个汉字 合同编号 合同编号 可以输入 10 个字符 数字或 5 个汉字 付款方式 付款方式 是采购和其他入库约定的付款方式 有现付 应付两种方式 应在第几天向 客户付款 日日 期 期 入库的日期 用户务必严格按业务顺序及时输入单据 否则直接影响到以先用户务必严格按业务顺序及时输入单据 否则直接影响到以先 进先出法 后进先出法和移动平均法的成本资料的计算进先出法 后进先出法和移动平均法的成本资料的计算 部部 门 门 从下拉窗口中选择入库采购的经办部门 仓仓 库 库 从下拉窗口中选择入库商品的存放仓库 对成本计算有直接影响 因为系统 是按仓库分别计算各仓库的出库成本单价 经办人经办人 保管人保管人 开票人 开票人 从下拉窗口中选择具体业务执行人 供供 应应 商 商 从下拉窗口中选择采购合同中被指定提供产品的客户 说说 明 明 对入库业务的摘要说明 从窗口 操作 菜单中 选择 增加记录 命令 或直接单击工具条上的 增加 按钮 系 统会出现 入库单增加 窗口 42 在 入库单增加 窗口中 上部分 是入库单的基础信息 与上面所述相同 下部分 是入库物品的品种明细信息 包括 产品编号 产品编号 从下拉窗口中选择本次入库的商品 数数 量 量 各品种的入库数量 单单 价 价 双方约定的入库价格 金金 额 额 入库商品的金额 相关操作相关操作 入库单管理包括增加 修改 查看 删除 打印 预览 入库单的导入 入库单的另存为 复制 定位查询 全加等等地管理 具体操作方法请参照第四章第一节 合同管理 采购 合同 中的相关说明 这里我们重点了解一下 全加 用法与 特打 的用法 43 全加 全加 是针对按合同进货的情况 在 入库类别 中选择 采购入库 在合同是选择应 的合同号 然后再选择工具栏上的 全加 按钮 系统自动将合同中所有采购项 全部加上入库明细内容部分 无需用户一个一个地选择 有利于提高工作效率 在单价处可以不进行填写 存盘后系统会自动按合同价填写 特打 特打 是指按用户指定的格式打印 进入打印预览后可自由地进行放大 缩小 上下左 右 移动等操作 特打的格式由特殊报表中确定 4 4 2 2 2 2 出库单出库单 系统提供输入采购物品实际资料的窗口 从主菜单中选择 仓库管理 出库单 系统会出现 出库单浏览 窗口 其中 类类 别 别 是出库单据的类别 即是出库业务的分类 此中选择项目是在 档案 单据 类型 中设定的 出库单号 出库单号 出库单据的