第三章办公室礼仪五ppt课件.ppt

第三章办公室礼仪 办公室是上班的地方 也需要礼仪吗 行为美交际美语言美仪表美 主管和职员的办公室准则 良好的个人素养和宽广的胸襟 团队合作精神 关心部属和他人 一 优秀主管应有的礼仪 二 称职员工的办公室准则 准时上下班 保持环境整洁 穿着整洁 修饰得体 承担风险 不推脱责任 讲求效率 不干私事请求上司 不得越级 对上司和同事 讲求礼貌 工作场合 男女平等 办公室的人际关系 一 与上司相处 正确领会上司意图为上司守口如瓶不要在上司面前逞强 二 与异性相处 衣着原则语言原则动作原则交际原则情感原则性骚扰 创建满意的工作场所 办公室的布置办公桌文件柜电话机 一 办公室禁忌 在征得同意后方能进入办公室 借用 移动或使用设备 把东西放在别人桌上 及时归还借用的物品 并不得损坏 乱翻抽屉或文件 偷看桌上的文件 公用场所使用后要收拾干净 即使不是你弄脏的 留下一片狼籍 办公用品要轮流使用 个人办公室脏乱 非职业化 二 办公设备的使用礼仪 1 使用计算机学会正确使用电脑 不要让电脑因你的错误操作遭受损失 如丢失文件等 与他人共用电脑时 要与他人协调好电脑的使用时间 应根据任务量的轻重缓急区别对待 给打印机装满纸 换好色带 补足空白软盘 简易的故障 可以自己修理 不能修理时 应找有关的修理人员来 未经允许 不要使用别人的磁盘或登陆密码 不要偷看别人的文件 注意机密文件的保密 不要在病毒发作日使用电脑 否则 可能损坏计算机和丢失所有的信息 不要在工作时间玩电脑游戏 当你工作结束后 应保持环境和设备的整洁 以便后面的人继续使用 2 使用复印机一般来说 先到者先用 如果两人同时到达 复印量少的人先用 如果别人仅复印一两页 而你的工作量很大 应让他先印 如果你去复印时 别人正在大量复印 你可以请求让你先复印一两页 不要用复印机复印私人文件 除非使用自己的纸 还要趁休息时复印 而且应确认这种做法是符合规定的 进行必要的维护 诸如更换碳粉或处理卡纸的问题 不要把问题留给下一个使用者 3 使用传真机选择好发传真的时间 以有利于工作为原则 当接受方的传真设备为多人共用时 应事先给收件人去电话 告诉他什么时间发去传真 未经对方同意不能擅自发传真 否则是无礼的表现 如果你要发传真时 发现已有一份传真 应将它放在收件箱或交给本人 不是给你的传真就不要乱翻 三 保持洗手间的干净整洁 保持洗手间的清洁 马桶或小便池用后要冲水 关好水龙头 卫生纸用后扔入垃圾桶 不要忘了洗手 上下楼梯的礼仪 1 乘坐电梯的礼仪电梯门打开时 先等别人下电梯 此时可用手扶住电梯门上的橡胶条 不让门关上 使大家有足够的时间上电梯 不要往电梯里面挤 如果人很多 你可以等下一趟电梯 走进电梯后 应该给别人让地方 带客人进办公楼时 应扶着电梯门让客人先上 下电梯时 根据你所站的位置 应该先下 然后为客人扶着门 并指明该往哪个方向走 在电梯里面不要大声谈论有争议的问题或有关个人的话题 2 行走楼梯的礼仪无论上楼还是下楼 主人应走在前面 如果自动扶梯较宽 应靠右侧站 以便让着急的人从左侧超过 不要催促别人加速 最好不要交谈 在办公室用餐 及时将餐具洗干净 弄的乱溅以及吃东西很响的食物 会影响他人 最好不吃 吃时也尽量注意 食物掉在地上 要马上捡起扔掉 餐后将桌面和地板打扫干净 有强烈味道的食物 尽量不要带到办公室 在办公室吃饭时间不宜过长 准备好餐巾纸 不要用手擦油腻的嘴 嘴里有食物时 不要贸然说话 每口含食物不宜过多 杜绝办公室的不道德行为 将办公室的用品拿回家使用 用公司的邮资邮私人的信件 以公司的电话打私人的长途电话 开着公车办私事 妒忌别人 中伤比你升得快的人 将别人的功劳据为己有 未能守信 泄露他人的秘密 吃公司或单位的回扣 发型 男士最短不得为零女士最长不过肩部 佩戴首饰 符合身份 以少为美一般不宜佩戴 显示个人财富的首饰 珠宝首饰 展示性别魅力的首饰 胸针 脚链 同质同色 女士职业着装 职业女性着裙装五不准黑色皮裙正式高级场合不光腿袜子有残破裤鞋袜不配套三截腿 男士职业着装 三色原则 全身色系不超过三种三要素原则 色彩 款式 面料要搭配三一定律 鞋子 腰带 公文包等三个部位要保持一个颜色 黑色 三大禁忌 左袖商标不能留 尼龙丝袜不能穿 白色袜子不能穿 袜子和鞋子一个颜色 领带以真丝 纯毛质地为佳 图案简洁领带颜色与西装一致 或与衬衫一致短袖衬衫属休闲衫 一般不打领带 短袖制服可以打领带夹克不打领带 打领带的三注意 领结下有一个 男士酒窝 这是高档真丝材质的标志不用领带夹VIP人物着套装带领带夹制服配套带领带夹领带箭头在皮带扣上端 穿西装应注意的 正装西装应为单色 深色 蓝色为上班装 灰色显庄重 黑色为礼服装 单排扣正装西装面料应为毛料坐下来时应解开扣子 站立时应扣上扣子最后一粒扣子一般不扣 职场着装六忌 过分杂乱 不按要求着装 不按常规着装 制式服装配制式皮鞋 过分鲜艳过分暴露 超低空 无袖 过分透视过分短小 内外统一 过分紧身 电话礼仪 时间适宜选择时间事先约好的时间对方便利的时间 公事 A 受话人上班10分钟以后或下班10分钟以前B 避开休息时间C 避开下班后的私人时间 尤其是节假日时间D 避开用餐时间E 注意时差问题 通话时间三分钟原则 在打电话时 发话人应当自觉地 有意识地将每次通话的长度 限定在3分钟之内 尽量不要超过这一限定 体谅对方通话之前问对方现在通话是否方便通话时间较长 应征求对方意见 并在结束时表示歉意在对方节假日 用餐时 睡觉时不得已打电话 要讲明原因 并说对不起在他人上班期间 原则上不为私事而通话 内容合理事先准备受话人姓名 电话号码 谈话要点简明扼要 表现文明语言文明问候 您好 自报家门 您好 我是XXX 劳驾请让XXX接电话好吗 您好 我是XXX公司的XXX 请问XXX在吗 结束语 再见 谢谢 态度文明不要厉声呵斥 粗暴无理谢谢 请 麻烦 劳驾通话突然中断 应由发话人立即重拨 并说明原因 举止文明最好亲自拨电话拨号时不要以笔代手不要边说边吃声音适中 话筒与口部之间的距离为3厘米通话结束后轻轻放下话筒 程序要求接听及时响两声接听亲自接听 应对谦和拿起话筒后 即应自报家门喂 您好 这里是XXX公司 请讲 喂 您好 XXX 请讲 喂 您好 忌 你是谁 你找谁 认真接听电话哦 是 好 我知道了通话结束时 再见 通话突然中断时 要等候对方再拨进来 主次分明接听电话时 不要与人交谈 看电视 听广播 吃东西接听电话时 遇另一个电话进来 切忌置之不理 不要随便把别人的电话号码告诉第三人 语调要求语调要平和安详 说话时要面带微笑想打喷嚏或咳嗽时 应偏过头 掩住话筒 并说声 对不起 尽量不要制造噪音 持机稍后要求尽量不要请人持机稍后 如果让别人持机稍后 则尽量缩短为此等候的时间 在让人持机稍后时 应先征讯其意见 您能持机稍后一会儿吗 记忆准确若发话人要找的人不在 可试探性地询问对方是否需要代为传达 对发话人要求传达的内容 最好认真记录 免得误事 代接电话要求尊重隐私在代接电话时 不要过分热心 充当 包打听 当发话人所找的人就在附近时 不要大声喊叫当别人通话时 不要在旁 窃听 传达及时不到万不得已 不要把代人传达的内容 再托第二个人代为转告 手机礼仪 利己又利人按时