第三章后会计循环与会计基础工作ppt课件.ppt

第二章会计核算基础 第三节会计循环与会计基础工作 一 会计循环在企业持续经营过程中 每一个会计期间 从会计期初开始 至会计期末 会计工作按照一定的程序进行 这种周而复始的过程称为会计循环 通常一个完整的会计循环包括以下步骤 1 编审原始凭证 分析经济业务 编制会计分录首先编制和审核原始凭证 会计人员通过编审原始凭证取得经济业务的原始资料 其次分析经济业务 这是对经济业务进行初次确认 包括判断经济业务是否属于会计对象 经济业务引起哪些会计要素发生变化 金额是否能可靠计量 最后 按照借贷记账法 决定应记入什么账户 记入的方向和金额 编制出会计分录 填制记账凭证 2 过账过账是指根据审核无误的记账凭证 将会计分录转记入账簿中去的行为 即登记账簿 3 试算平衡利用借贷记账法下账户之间的平衡关系 对账户记录进行验算 编制总分类账户的试算平衡表 验证会计记录的正确性 4 结账结账是指根据会计分期 在每个会计期末 结算出各账户的发生额和期末余额 结束本期账簿记录的会计工作 结账应在本期发生的经济业务全部登记入账 本期的收入和费用按照权责发生制都已得到确认的基础上进行 收入 费用类账户应结清 计算出本期损益 资产 负债 所有者权益类账户应结算出发生额和期末余额 并将期末余额转到下期 作为下期的期初余额 5 编制财务会计报告财务会计报告指在正确的账簿记录基础上 将分类会计信息进行综合加工编制 财务会计报告以财务报表及其附注为主要形式 以上会计循环步骤如图2 8所示 二 会计凭证1 会计凭证的意义会计凭证是用来记录经济业务 明确经济责任 作为记账依据的书面证明 会计凭证的意义主要体现在以下四方面 1 记录经济业务 传递经济信息2 为会计核算提供依据3 有利于明确经济责任4 有利于实行会计监督会计凭证的种类很多 一般按照其填制的程序和用途可分为原始凭证和记账凭证两大类 2 原始凭证1 原始凭证的含义原始凭证是指在经济业务发生时取得或填制的 用以记录经济业务 明确经济责任 具有法律效力并作为记账原始依据的书面证明 2 原始凭证的种类 1 原始凭证按其来源不同 可以分为自制原始凭证 经济业务发生或完成时 由本单位内部经办部门或个人自行填制的凭证 外来原始凭证 经济业务发生或完成时 从企业外部的有关单位或个人取得的原始凭证 2 原始凭证按其填制手续和方法的不同 可分为一次凭证 一次填制完成的反映一项或若干项同类经济业务的原始凭证 外来原始凭证一般都属于一次凭证 累计凭证 在一定时期内 连续反映不断发生的同类经济业务的原始凭证 原始凭证汇总表 原始凭证汇总表是按照一定标准将若干同类的一次或累计凭证定期归类汇总而得出的汇总凭证 3 原始凭证的基本内容 凭证的名称 填制凭证的日期 经济业务内容 数量 单价和金额 接受凭证单位名称 填制凭证单位和经办人员的签名或者盖章 4 原始凭证的填制要求记录真实 内容完整 书写规范 5 原始凭证的审核第一 形式上审核 主要是审核原始凭证填写是否完整 手续是否齐全 书写是否规范 计算是否正确 大小写金额是否一致等 第二 内容上审核 首先是真实性审核 审核凭证是否伪造 作假 其次是合法性 合理性审核 主要审核原始凭证记录的经济业务是否符合国家政策 法律 法规 是否符合企业的计划和预算 是否超出国家规定的成本开支范围 是否与合同一致等 在审核中发现原始凭证存在形式上的错误 会计人员应将原始凭证退回经办部门或人员 限期更正 对于存在内容上错误的原始凭证 会计人员应拒绝支付或报销 并扣留凭证 向有关领导汇报 3 记账凭证1 记账凭证的含义记账凭证是由会计人员根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表填制的 用以记载经济业务简要内容 明确会计分录 作为记账依据的会计凭证 在原始凭证的基础上编制记账凭证 将会计分录记录下来 以审核无误的会计分录作为登记账簿的依据 不仅可以避免直接根据原始凭证登记账簿时容易发生的差错 使会计记录工作能够有序进行 而且有利于事后的审计 2 记账凭证的种类记账凭证按用途和格式 可分为专用记账凭证和通用记账凭证 专用记账凭证是分类反映不同类型经济业务的记账凭证 按照其反映的经济业务是否与现金或银行存款收付有关 分为收款凭证 付款凭证和转账凭证 收款凭证是用来记录现金或银行存款收款业务的记账凭证 付款凭证是用来记录现金或银行存款付款业务的记账凭证 转账凭证是用来记录与现金或银行存款收付款无关的其他业务的记账凭证 通用记账凭证是使用相同格式记录各种类型经济业务的记账凭证 通用记账凭证的格式与转账凭证的格式相同 3 记账凭证的内容记账凭证一般具备以下基本内容 记账凭证的名称 填制凭证的日期和凭证编号 填制单位的名称 经济业务摘要 应借应贷会计科目 金额 所附原始凭证张数 填制凭证人员 稽核人员 记账人员 会计机构负责人 会计主管人员签名或者盖章 收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或者盖章 4 记账凭证的填制要求 1 填制记账凭证的依据 填制记账凭证必须以审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表为依据 2 记账凭证的日期 一般应填写经济业务发生的实际日期 银行存款收付款凭证 应填写开出或收到银行存款结算凭证的日期 计提 分配 成本计算和转账业务 应填写月末最后一天的日期 3 记账凭证的摘要 记账凭证的摘要应简明扼要 真实准确 4 记账凭证的编号 记账凭证应按月连续编号 编号的方式有 第一 按经济业务顺序号统一编号 第二 分收款 付款和转账业务三类从收字第1号 付字第1号和转字第1号起按顺序编号 第三 分现收 银收 现付 银付和转账业务五类按顺序编号 一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证的 可以采用分数编号法编号 如顺序号为10的一笔经济业务需要编制三张转账凭证时 三张凭证的编号分别是转字第10 1 3 10 2 3 10 3 3号 5 会计分录 会计科目必须按照会计制度统一规定确定名称及其核算内容填写 会计科目之间的对应关系应准确无误 一般不得编制多借多贷分录的记账凭证 不得将不同类型的经济业务合并填制在一张记账凭证上 6 根据记账凭证登记账簿后 应在记账栏注明账簿的页码或用 表示已记账 7 如果在填制记账凭证时发生错误 应当重新填制 5 记账凭证的审核会计部门按规定应设置专人对记账凭证进行审核 记账凭证的审核有以下内容 审核是否附有原始凭证 原始凭证是否齐全 记账凭证的内容是否与原始凭证一致 审核记账凭证上应借 应贷的账户名称和金额是否正确 账户对应关系是否清晰 所用的账户名称 账户的核算内容 必须符合会计制度的规定 审核记账凭证填写的项目是否齐备 有关人员是否按规定签章 三 会计账簿1 会计账簿的含义和作用会计账簿是由具有专门格式并且相互联系的若干账页组成 以会计凭证为依据 用以连续 系统 全面记录和反映各项经济业务的簿籍 会计账簿的内容是账户记录 通过登记账簿 可以达到将会计凭证中分散的会计记录系统化的目的 为进行财产物资管理和定期编制财务会计报告提供依据 设置与登记账簿是关系到会计工作效率和质量的基础工作 2 会计账簿的种类会计账簿按用途可以分为序时账簿 分类账簿和备查账簿 1 序时账簿序时账簿又称日记账 是按经济业务发生顺序逐日逐笔登记的账簿 在实际工作中 是按照凭证编号的顺序登记的 序时账簿按记录的内容不同分为特种日记账和普通日记账 特种日记账是反映某一类经济业务的日记账 常见的特种日记账有现金日记账和银行存款日记账 普通日记账是按先后顺序反映全部经济业务的日记账 普通日记账又称为分录簿 2 分类账簿分类账簿是按会计科目开设分类账户反映全部会计要素的账簿 各分类账的最终结果是确定每一账户的借贷总额及其余额 以便定期编制报表 这是会计记账的主要目的 分类账簿按其内容的详细程度不同分总分类账簿和明细分类账簿 总分类账簿是按总分类科目设置的账簿 简称总账 总分类账簿反映经济业务总括的核算资料 明细分类账簿是按明细分类科目设置的账簿 明细分类账簿反映某类经济业务详细的核算资料 3 备查账簿备查账簿是对序时账和分类账未反映或反映不全的情况进行补充登记 以备查考的账簿 如租入固定资产登记簿 受托加工材料登记簿等 备查账属于辅助账簿 账簿按照外表形式可分为订本式账簿 活页式账簿和卡片式账簿 订本式账簿或称订本账 是在使用前就将若干账页固定地装订成册的账簿 订本账的优点是账页不易散失 可以防止抽换账页的不正当行为 但一本订本账在同一时间内只能由一人登记 不利于分工记账 另外订本账账页固定 不能根据需要增减 因而必须预先估计每一个账户需要的页数 保留空白账页 活页式账簿和卡片式账簿是由若干零散账页或账卡组成的账簿 它们的优点是能根据记账的需要随时添加空白账页或账卡 便于记账分工 而缺点是账页或账卡容易散失和被任意抽换 因此 活页式账簿和卡片式账簿在使用前应将空白的账页或账卡连续编号 装在账夹或卡片箱中 并由主管人员在账页或账卡上盖章 活页账和卡片账应当在更换新账后装订成册或予以封扎 妥善保管 在实际工作中 明细分类账簿采用活页式或卡片式的比较多 而总分类账和序时账较多采用订本账形式 3 账簿设置 启用和登记要求1 账簿的基本内容 1 封面 说明账簿名称和记账单位名称 2 扉页 包括说明账簿的启用日期和截止日期 账簿的页数 册数 账簿经管人员的姓名 签章 账簿管理人员的交接日期 会计主管人员签章 账户目录 3 账页 账页的基本内容包括 账户名称 登账日期 凭证种类和编号 经济业务摘要栏 借方 贷方及余额等金额栏 2 账簿的登记要求 1 登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写 不得使用圆珠笔或者铅笔书写 红色墨水记账只能在以下情况使用 按照红字记账凭证 冲销错误记录 在不设借贷等栏的多栏式账页中 登记减少数 在三栏式账户的余额栏前 如未印明余额方面的 在余额栏内登记负数余额 根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录 2 登记会计账簿时 会计人员应当根据审核无误的会计凭证登记会计账簿 应当将会计凭证日期 编号 业务内容摘要 金额和其他有关资料逐项记入账内 做到数字准确 摘要清楚 登记及时 字迹工整 记账后应在记账凭证上签名或盖章 并注明所记载账簿的页数 或注明已经登账的符号 表示已登记入账 避免重记或漏记 3 账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空距 不要写满格 一般应占格距的二分之一 各种账簿按页次顺序连续登记 不得跳行 隔页 如果发生跳行 隔页 应当将空行 空页画线注销 或者注明 此行空白 此页空白 字样 并由记账人员签名或者盖章 4 凡需要结出余额的账户 结出余额后 应当在 借或贷 等栏内写明 借 或者 贷 等字样 没有余额的账户 应当在 借或贷 等栏内写 平 字 并在余额栏内用 0 表示 现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额 5 每一账页登记完毕结转下页时 应当结出本页合计数及余额 写在本页最后一行和下页第一行有关栏内 并在摘要栏内注明 过次页 和 承前页 字样 也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内 并在摘要栏内注明 承前页 字样 对需要结计本月发生额的账户 结计 过次页 的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数 对需要结计本年累计发生额的账户 结计 过次页 的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数 对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户 可以只将每页末的余额结转次页 6 账簿记录发生错误 不准涂改 挖补 刮擦或者用药水消除字迹 不准重新抄写 必须按照规定的方法进行更正 7 实行会计电算化的单位 总账和明细账应当定期打印 发生收款和付款业务的 在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出现金日记账和银行存款日记账 并与库存现金核对无误 3 错账的更正方法 1 画线更正法 适用于记账凭证正确 登记账簿时发生错误的情况 更正方法是将错误的文字或者数字画红线注销 但必须使原有字迹仍可辨认 然后在画线上方填写正确的文字或者数字 并由记账人员在更正处盖章 对于错误的数字 应当全部画红线更正 不得只更正其中的错误数字 对于文字错误 可只画去错误的部分 2 红字更正法 适用于由于记账凭证错误而使账簿记录发生错误的情况 如果记账后发现记账凭证中应借应贷会计科目名称或记账方向有错误 更正的方法是 先用红字填制一张与原错误凭证内容完全相同的记账凭证 并以红字登记账簿 冲销错误的账簿记录 然后 再用蓝字或黑字填制一张正确的凭证 用蓝字或黑字登记入账 如果记账后发现记账凭证中应借应贷符号 会计科目名称或记账方向都没有错误 只是金额多记了 可以将多记的金额用红字填制一张记账凭证与原来应借应贷会计科目名称和记账方向相同的记账凭证并登记账簿 红字凭证的摘要栏内应注明 注销某月某日某号凭证 字样 3 补充登记法 记账以后 发现记账凭证上应借应贷会计科目名称和记账方向正确 只是所记金额小于应记金额 应采用补充登记法更正 将少记的金额用蓝字或黑字填制一张记账凭证错误并登记账簿 蓝字凭证的摘要栏内应注明 补记第 号凭证少记数 4 账簿的登记方法1 现金和银行存款日记账的登记现金日记账 银行存款日记账的格式主要是三栏式 现金日记账的登记方法 由出纳员根据现金收款凭证 现金付款凭证等逐日逐笔登记 1 日期栏 登记记账凭证的日期 2 凭证栏 登记收付款凭证的种类和编号 3 摘要栏 简要注明影响现金增减的原因 4 对方科目栏 登记与现金对应的会计科目 反映现金业务的来龙去脉 5 收入 付出和余额栏 登记现金实际的收付金额和余额 收入 栏应根据收款凭证登记 支出 栏应根据付款凭证登记 每日营业结束 应分别计算现金收入和现金支出的合计数 结出余额 并将余额与出纳员保管的库存现金核对 如果账实不符 应查明原因 做到 日清 每月月终计算现金收付合计数和月终余额 做到 月结 对于从银行提取现金的业务 由于只编制银行存款付款凭证 不编制现金收款凭证 因此现金收入应根据银行存款付款凭证登记 银行存款日记账的登记方法 由出纳员根据银行存款收款凭证 银行存款付款凭证等逐日逐笔登记 登记方法与现金日记账基本相同 为了加强对现金和银行存款的管理 应实行钱 账分离 出纳员不得登记现金日记账和银行存款日记账以外的其他账簿 出纳员登记现金日记账和银行存款日记账后 应由其他会计人员登记现金 银行存款及其他分类账 现金 银行存款总分类账和日记账应定期核对 2 分类账的登记 1 总分类账簿的登记 总分类账簿按照总分类科目开设 预留账页 总分类账簿一般采用三栏式的订本账 总分类账的登记方法如下 日期栏 年 月 日的记录方法与日记账中相同 摘要栏 注明影响本科目增减的原因 凭证号码 登记凭证的种类和编号以便于查考 借 贷 金额栏 有关金额应以相同的借贷方向 相同的金额转记 即记账凭证中为借方金额 记入总分类账也应记入借方金额栏 反之亦然 余额栏 应指明余额的借贷方向 余额为零应在 借或贷 栏填 平 字 过次页 总分类账记满一页时 既需加总 又需转记下页 具体方法是加总借方总额和贷方总额 在两个加总数的同行摘要栏内写上 过次页 或 转下页 字样 然后将借方总额和贷方总额及其借贷总额之差 即余额 一并转记次页首行有关栏目内 同时在首行摘要栏内写明 承前页 或 接上页 字样 以表示衔接 2 明细分类账的登记 明细分类账簿按照总分类科目下的明细分类科目开设 明细分类账格式常见的有三栏式明细分类账 数量金额式明细分类账和多栏式明细分类账 三栏式明细分类账的格式与总分类账相同 只设置借方 贷方和余额三个金额栏 适用于只核算金额的明细账 数量金额式明细分类账在借方 贷方和余额栏下分别设置数量 单价和金额三小栏 适用于既要核算金额 又要核算数量的明细账 多栏式明细分类账是在借方金额或贷方金额或借 贷两方按有关明细项目开设若干专栏 在一张账页上集中反映若干明细核算资料 实际工作中 管理费用 等明细账只按借方发生额设置账页 贷方发生额由于每一会计期只发生一笔或几笔 可以在有关借方金额栏内用红字登记 表示应从借方发生额中冲销 3 总分类账与明细分类账的平行登记 明细分类账从属于总分类账 一般将总分类账称为明细分类账的统驭账户 总分类账与明细分类账登账时应采用平行登记的方法 平行登记是指总分类账与明细分类账登记时应做到 依据相同 方向相同 金额相等 依据相同是指总分类账与明细分类账都是依据相同的原始凭证登记的 方向相同是指总分类账与明细分类账登记的金额增减方向相同 金额相等是指总分类账余额应等于其明细分类账各子目余额之和 5 对账 结账1 对账对账即核对账目 企业应当定期将会计账簿记录的有关数字与货币资金 有价证券 往来单位或者个人 库存实物等进行相互核对 保证账证相符 账账相符 账实相符 对账工作每年至少进行一次 1 账证核对 核对会计账簿记录与原始凭证 记账凭证的时间 凭证字号 内容 金额是否一致 记账方向是否相符 2 账账核对 核对不同会计账簿之间的账簿记录是否相符 包括 总账有关账户的余额核对 总账与明细账核对 总账与日记账核对 会计部门的财产物资明细账与财产物资保管和使用部门的有关明细账核对等 3 账实核对 核对会计账簿记录与财产物资实有数额是否相符 包括现金日记账账面余额与现金实际库存数相核对 银行存款日记账账面余额定期与银行对账单相核对 各种财产物资明细账账面余额与产品 物资实存数额相核对 各种应收 应付款明细账账面余额与有关债务 债权单位或者个人相核对等 2 结账结账是会计期末结束账簿记录的会计工作 结账一般包括以下程序 1 检查本期内所发生的各项经济业务是否已全部登记入账 2 期末账项调整和结转 在日常经济业务记录的基础上 结账前应编制调整分录 对有关账项进行调整 将属于本期但尚未确认记录的收入和费用确认并登记入账 当期费用全部得到确认后 有关成本结转才能依次进行 3 结算本期的收入 费用以及直接计入本期损益的利得和损失账户的发生额合计和期末余额 编制结账分录 将收入 费用 直接计入本期损益的利得和损失账户的余额结转入 本年利润 账户 本年利润 账户余额应在年末结账时转入 利润分配 未分配利润 账户中 结账分录也应登记到分类账簿中 4 结算资产 负债 所有者权益类账户的发生额合计和期末余额 5 划线结束本期账簿记录 画线表示将本期记录与下期记录明显分开 需要结出当月发生额的 应当在摘要栏内注明 本月合计 字样 并在下面通栏画单红线 需要结出本年累计发生额的 应当在摘要栏内注明 本年累计 字样 并在下面通栏画单红线 12月末的 本年累计 就是全年累计发生额 全年累计发生额下面应当通栏画双红线 年度终了结账时 所有总账账户都应当结出全年发生额和年末余额 6 年度终了 要把各账户的余额结转到下一会计年度 并在摘要栏注明 结转下年 字样 在下一会计年度新建有关会计账簿的第一行余额栏内填写上年结转的余额 并在摘要栏注明 上年结转 字样 四 会计核算形式会计核算形式也称为账务处理程序 是指会计凭证 会计账簿体系和会计报表之间有机结合的方式和方法 如记账凭证核算形式 科目汇总表核算形式 汇总记账凭证核算形式 多栏式日记账核算形式和日记总账核算形式 其中 旅游企业常用的核算形式是记账凭证核算形式和科目汇总表核算形式 记账凭证核算形式的记账程序如下 根据原始凭证或原始凭证汇总表填制记账凭证 根据收款凭证和付款凭证逐笔登记现金日记账和银行存款日记账 根据记账凭证和原始凭证登记明细账 根据记账凭证逐笔登记总分类账 月末 现金日记账 银行存款日记账的余额与总分类账中现金 银行存款账户的余额核对 各明细账余额与总账各账户的余额核对 根据总分类账和明细分类账编制会计报表 记账凭证核算形式如图2 21所示 科目汇总表核算形式的记账程序如下 根据原始凭证或原始凭证汇总表填制记账凭证 根据收款凭证和付款凭证逐笔登记现金日记账和银行存款日记账 根据记账凭证和原始凭证登记明细账 根据记账凭证编制科目汇总表 根据科目汇总表登记总分类账 月末 现金日记账 银行存款日记账的余额与总分类账中现金 银行存款账户的余额核对 各明细账余额与总账各账户的余额核对 根据总分类账和明细分类账编制会计报表 图2 21记账凭证核算形式 科目汇总表核算形式如图2 22所示 记账凭证核算形式和科目汇总表核算形式这两种核算形式的主要区别在于登记总账的依据和方法不同 科目汇总表核算形式下 总分类账是定期根据科目汇总表登记的 记账凭证核算形式下 总分类账是直接根据记账凭证逐笔登记的 采用科目汇总表核算形式可以减少总账登记的工作量 同时 科目汇总表还有试算平衡的作用 但这种核算形式下总账不能反映账户之间的对应关系 不便于了解经济业务内容 记账凭证核算形式下账户对应关系清楚 易于理解 但总账登记的工作量大 科目汇总表核算形式一般适用于规模较大 业务量多的企业 记账凭证核算形式一般适用于规模小 业务少的单位 图2 22科目汇总表核算形式 五 会计档案1 会计档案的内容会计档案是指会计凭证 会计账簿和财务报告等会计核算专门材料 是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据 我国 会计档案管理办法 规定会计档案包括如下具体内容 1 会计凭证类 原始凭证 记账凭证 汇总凭证 其他会计凭证 2 会计账簿类 总账 明细账 日记账 固定资产卡片 辅助账簿 其他会计账簿 3 财务报告类 月度 季度 年度财务报告 包括会计报表 附表 附注