时间管理TimeMgtppt课件.ppt

培训内容及课程安排 课程大纲 单元1 认识时间管理的本质及其相关理论单元2 时间管理的方法和工具单元3 职业素养概念及其实践时间安排上午 下午 09 30 10 40课程13 30 15 00课程10 40 10 45茶歇15 00 15 15茶歇10 45 12 00课程15 15 17 30课程 学习方式 这是我们共同的研讨 不是上课和做报告 我只是引导者 不是教导者平等 参与 分享 HaveFun Checkin报到 请结合你工作中的实际情况或者需要 谈谈你对这次时间管理培训的具体期望是什么 在正式开始讨论之前 如果你的余生只剩下三天 你会做那三件事情 请大家闭目一分钟来思考这个问题 最大罪行莫过于违背使命 漫无目的行动 爱默生 Mission MyUniquePurpose使命 我独特的目的 MISSION 回答下列问题 可令你充分认识你的使命宣言 我在什么时候感到幸福并充满成就感 我的个人生活中最有价值的活动是什么 我事业上最有价值的活动是什么 我有哪些天赋 才能 优点及能力 什么事情最能激励我 令我着迷并充满激情 我如何能为社会做出最大贡献 时间是什么 时间有什么特性 请大家再想一想 在你的生命中 你怎样诠释时间 时间是什么 时间的四项独特性 1 供给毫无弹性 时间的供给量是固定不变的 在任何情况下不会增加 也不会减少 每天都是24小时 根本无法做大开源 2 无法蓄积 时间不象人力 财力 物力和技术那样可以被积蓄储藏 不论愿不愿意 我们都必须消费时间 所以我们无法节流 3 无法取代 任何一项活动都有赖于时间的堆砌 是任何活动所不可缺少的基本资源 因此 时间是无法取代的 4 无法逆转 时间无法象失物一样失而复得 它一但丧失 则会永远丧失 花费了金钱 尚可赚回 但倘若挥霍了时间 无力挽回 时间的价值是什么 如果你想知道 1年的价值 请问一问刚被诊断出癌症的病人 1个月的价值 请问一问早产儿的双亲 1周的价值 请问一问新闻周刊的编辑 1天的价值 请问一问拿日工资的工人 1小时的价值 请问一问热恋中的情侣 1分钟的价值 请问一问没有搭上末班车回家的人 1秒钟的价值 请问一问刚从意外中逃生的人 千分之一的价值 请问一问奥运会上屈居第二的选手 时间的价值就是生命的价值 時間管理又是什麼 什么是时间管理 时间管理就是管理时间 管理 时间是不对的 时间管理 就是 自我 管理 不能管理时间 便什么都不能管理 美 杜拉克 时间管理是什么 时间管理就是自我管理自我管理即是改变习惯 以令自己更富绩效 更富效能把事情很快地做完 叫做效率把事情很快又很正确地做完 叫做效能时间管理就是事前的规划和高效率实施以确保事情能高效能的完成 所以当你把握住了时间 你就把握住了未来 也就把握住了自己的生命 认真对待你的每一分钟吧 时间管理 思考 回忆我们心目中认为时间管理能力强的人是谁 他们具备什么共同的特征 小组分享讨论活动 下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间 你只需回答 Yes Or No 1你通常工作很长时间吗 2你通常把工作带回家吗 3你感到很少花时间去做你想做的事吗 4如果没有完成你所希望做的工作 你是否有负罪感 5即使没有出现严重问题或危机 你也经常感到工作有很多压力 6你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件 7你经常在做重要工作时被打断吗 8你经常占用用餐时间工作吗 9在上个月里 你是否忘记一些重要的约会 10你时常把工作推到最后一分钟 然后很努力的去做完它们 11你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗 12你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗 13当你长休了一段时间 你是否有负罪感 14你常无暇阅读与工作有关的书籍 15你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事 16你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来 测测你的时间安排是否合理 总结评估你的时间掌控能力 大石头 小沙子 水 合 理 安 排 时间管理的主要理念 优先管理理论帕累托原则80 20原则四项限原则主动而非被动控制 可控因素 用 脑 优于用 力 能掌控才能减轻压力 常见的浪费时间的行为示例 1 自我因素 混乱拖延授权不足个人需求 社会交往 社会接受度 完美度 风险规避 2 环境因素 访客电话邮件等候会议危机上司决策失误 对策 该扔则扔不要移师暗处不放无关物品 将物品放在固定地方 让秘书协助建立良好的文件管理系统让文件在面前只流通一次下班最后一件事 收拾办公桌 随时检视和完善 进行工作 排定工作时间 决定优先顺序 设定目标 没有目标就无法管理目标必须明确具体写下目标 先按重要性再按急迫性决定顺序时间 利益之比较80 20法则一天内2 3件要项 为每天的2 3件要项留出完整时间重要的事放在你最有效率的时间中间别忘了休息5 10分钟 学会分配工作今天的工作今天完成每天结束时如尚有未完工作不要心焦千万不要跳过 不乐意做的事 避免分散注意力 排除干扰 随时检视自己的时间管理状况如不满意 可检讨自己的时间管理方法发现问题后 及时进行调整 我愿在下星期为这事花一小时吗 完成这工作对达成目标有贡献吗 如何避免工作被打断 现在如何运用我的时间最好 怎样使我的管理更完善 时间管理系统 设定长短程目标 以 目标导向 而不是以 机会导向 来安排你的工作拟定目标的要件 SMART原则目标要特定的 清楚的 可衡量化可实施化 相关性以时间作为限制因素 目标能唤起你最高尚的才能 自己的切合实际的书面的可衡量的有时限的平衡和谐的 1 2 3 4 紧迫的事不紧迫的事 重要的事不重要的事 现在排定时间 为未来投入 很快解决 说 不 先按重要性再按紧迫性决定顺序 依工作的轻重缓急来安排优先顺序 先做紧迫而重要的事 再做不紧迫而重要的事 其次才是紧迫而不重要的事 不紧迫而不重要的事摆在最后 排定工作的优先顺序 紧急不等于优先 紧急可能会扰乱优先顺序 当我们作重要的事情时 就不会被琐碎的事情所牵制 时间矩阵图 紧急的 不紧急的 重要的 不重要的 虚假的 必要的 危机 有限期的任务 项目 计划 准备 建立关系 真正的创新 领导的 干扰 一些会议 一些报告 浪费的 逃避的活动浪费时间之事 优先矩阵分类表 偏重各类事务的结果 订定每日工作计划 为每天的2 3件事项留出完整的时间 详细地计划今天下午或是明天早上的工作 挑战效率最高点 回头看看 你有多少时间是完全控制在自己手上 然后设法找出处理例行事务最有效率的方法 并集中全力应付重要任务 100 0 早上八点中午下午五点 黄金阶段 确定自己的能量循环 最重要的事放在最有效率的时间 学习分配工作 学习将不同的工作授权给不同的单位执行 分工合作才能在最短时间内以有效的方式达成目标 授权有道 管理是通过他人将事情办妥授权就是将若干工作委托部属履行主管所授予的权力应以刚好能够完成指派的工作为限度授权不卸责 给谁授权 下属 同事 上级外部资源其他 设备 标准 流程 培训等 授权为什么困难 担心部属做错事担心部属表现太好担心丧失对部属的控制不愿意放弃得心应手的工作找不到适当的部属授权 如何授权 拖延决定或行事缓慢是非常危险的习惯 应付拖延的招数 订定完成期限建立回馈制度安排人监督你趁早解决把工作划分为几个小部分现在就去做 今日事今日毕 避免分散注意力 你所花费的努力中 通常有百分之二十已决定了最后的结果 因此 专心在少数能影响结果的事务上 将有助于在短时间内达到要的成果 将阻碍减到最低 通常造成时间浪费的环境因素有 电话信件会议等候访客紧急事件 培养说 不 的能力 如果你从来不懂得拒绝工作 导致工作量超出负荷时 你的工作品质势必会大受影响 NO NO NO 应付突发状况 应付突发状况 是时间管理上的一大技巧 当发现情况不对时 可以 重新商议在接下来的步骤中 把浪费的时间补回来缩小计划的涵盖面争取更多资源接受替代品提供诱因要求服从 随时检视 随时检视自己的时间管理状况 如果觉得不满意 可重新检查自身的时间管理方法 发现问题点后再做调整 四代时间管理理论 第一代时间管理 备忘录型第二代时间管理 事先规划安排行程第三代时间管理 规划 定优先顺序 操之在我第四代时间管理 以原则为中心 以良知为导向 创造高品质生活 四代时间管理的基本理论 第一代 易有成就感 但没有 优先 观念第二代 能未雨绸缪 但也不分轻重缓急第三代 有目标追求 但I III类事务耗时较多第四代 承认人比事重要 针对个人独有的使命 帮助个人平衡发展生活中的不同角色 并且全盘规划日常生活 着重II类事务的完成 立即行动 找出一件一直为你所忽略 但是会对个人回事业产生重大影响的事 写下来作为近程目标根据优先矩阵估计自己化在这四类事务上的时间 然后连续三天记录行事历 每十五分钟为一单位 验证正确与否 你是否满意自己运用时间的方式