集中采购中心建立方案

义乌集中采购中心设立方案义乌集中采购中心设立方案 根据 关于进一步丰富 11111 易捷便利店 积分兑换商品品类 拓宽商品采购渠道和降 低采购成本的经营思路 结合义乌国际商贸城 部分大型 企业义乌集中采购中心调研情况 拟于义乌设立 11111 集中采购中心 下称 义乌集采中心 现将有关设立 方案呈报如下 一 设立义乌集采中心的目的与意义一 设立义乌集采中心的目的与意义 1 1 有利于降低采购成本有利于降低采购成本 集中采购适用于大宗批量物品 通过集中采购 可将 分散在各分公司的商品采购资源加以整合 有效汇聚采购 规模 以吸引更多的供应商 以更低廉的价格加入我司供 货队伍 从其他企业实施情况来看 采购成本降低幅度达 到30 以上 2 2 有利于提高商品品质有利于提高商品品质 集中采购可以吸引更多产品 服务品质高的供应商供 我们选择 进而有效提高我司便利店 积分兑换商品品质 与此同时 可通过不断提高采购商品质量 形象标准 促进产品质量持续改善 实现 11111 产品形象统一 3 3 有利于提高采购效率有利于提高采购效率 通过集中采购 可将原来分散的采购询价 谈判 合 2 同签订进行整合 在降低采购成本的同时提高采购的科学 性 此外 基于供应链管理的集中采购 可更好地发挥物 流 信息等资源的作用 降低了流通成本 实现了资源优 化配置 4 4 有利于推进廉政建设有利于推进廉政建设 集中采购从制度上解决了计划权 采购权 使用权的 三权分离问题 为企业经营提供了良好的监管平台 提高 了采购过程的规范性和透明度 可以有效降低腐败现象的 发生 二 义乌集采中心的定位二 义乌集采中心的定位 义乌集采中心是隶属于 的全资子公司 或办事处 是立足中国义乌小商品城 服务 各省市销售公司的集中采购平台 集采中心的设立将发挥 义乌 产品丰富 价格低廉 物流发达 的优势 有效降 低企业采购成本 在推进企业采购集中化管理水平的同时 可增强易捷品牌的渠道竞争力 集采中心成立后 将为 业务合作搭建平台 需实现供应商招标 谈判 引进功能 商品信息发布整理功能 物流运输功能 信息系统集成 功能 外部供应商结算和内部省分公司结算等功能 义乌集采中心的设立主要为 3 零售及团购商品 油非互动活动商品及积分兑换商品提供 采购支持 未来还可为部分内部办公耗材的采购提供支持 远期可承接系统外单位采购业务 三 义乌集采中心的初步方案三 义乌集采中心的初步方案 一 全资子公司模式 一 全资子公司模式 1 1 名称设置名称设置 义乌分公司 2 2 组织架构组织架构 采用专业线分级管理模式 按不同业务线条分设主管 并单独设置信息维护岗 主要负责人应由 领导人员兼任 各业务主管人员在浙江分公司现有人员编 制中选聘 一般人员可通过市场化手段从社会引进 全资子公司模式组织架构图 经理 客户部主管 订单对接员 订单对接员 采购部主管 供应商开发员 采购员 采购员 仓库主管 收发员 单证员 分捡员 财务部主管 应付岗 应收岗 信息维护员 出纳岗 报表岗 3 3 岗位及人员配备岗位及人员配备 根据上述组织架构 义乌集采中心岗位及人员配备情 4 况如下表所示 全资子公司模式岗位及人员配备表 业务组业务组岗位岗位编制编制职责职责 经理经理 1 负责总体管理工作 主管 1 负责与其他省分公司的总体联系工作 客户部客户部 订单对接员 2 负责与其他省分公司的订单对接 跟踪及售后工作 主管 1 负责寻源 招标 供应商引进等总体协调工作 供应商开发员 1 负责寻源工作采购部采购部 采购员 2 负责供应商谈判 询比价 供应商管理等工作 主管 1 负责财务总体工作 应付岗 1 负责供应商进货核对 付款及凭证录入工作 应收岗 1 负责与各省公司的往来核对 资金收取及清帐工作 出纳岗 1 负责现金和银行存款的收支管理工作 财务部财务部 报表岗 1 负责报表编制及纳税申报工作 主管 1 负责仓库管理工作 收发员 2 负责商品收发 验货等工作 单证员 1 负责仓库商品系统录入工作 仓库仓库 分捡员 2 负责仓库商品整理与保管工作 信息维护员 1 负责系统开发与维护等技术工作 合计 20 在具体实施过程中 建议根据业务发展情况 分阶段 实施人员配备 在业务发展初期 可实行一人多岗 但不 相容岗位必须进行权利牵制 在业务发展平稳期 建议人 员足额配备 以满足日常业务发展需求 在业务外拓期 可适时考虑设置5 6人的团销部 主要负责系统外单位采购业务的拓展与承接 5 4 4 业务流程业务流程 全资子公司模式业务流程图 省公司 采购部门 义乌集采中心 义乌分公司 物流系统各省配送中心各门店 各省公司 需求单位 意向 需求 需求确认 合 同 签 订 采 购 决 策 实 施 采 购 寻 源 二级配送 一级配送 信息流物流 由各省公司需求单位向所在单位采购部门提出采购需 求 经采购部门确认后形成采购意向 省公司采购部门通 过义乌集采中心 寻找货源 集采中心对备选货源进行评审 并将采购决 策反馈给各省公司 各省公司与集采中心签订采购合同 委托集采中心实施采购 采购完成后 集采中心通过物流 系统将货物发至各省配送中心 再由各省自行拆分后配送 至各门店或单位 5 5 财务核算财务核算 全资子公司模式财务核算流程图 6 供应商 义乌集采中心 义乌分公司 中石化易捷 商贸公司 物流公司 各省公司 商品发票 货款 物流发票 物流费 资 金 划 转 报 表 合 并 销售发票 代理发票 采购货款 资金流物流 义乌分公司为 11111 全资子公司 财务上进行独立核算 在义乌当地申报纳税 每月义乌分公司出具单体报表 并与 11111 合并报表 由 义乌分公司财务部负责义乌分公司的资金往来 财务核算 及纳税申报等工作 供应商 物流公司结算发票直接开给 义乌分公司 由义乌分公司与各家供应商 物流商进行款 项结算 同时向要货的全国各省市公司开具平价 另收代 理服务费 或加成销售发票进行结算 二 办事处模式 二 办事处模式 1 1 名称设置名称设置 驻义乌集中采购办 2 2 组织架构组织架构 基本组织架构与全资子公司模式相同 由于财务结算 方式不同 财务核算组织架构较全资子公司模式略有缩减 7 办事处模式组织架构图 经理 客户组主管 订单对接员 订单对接员 采购组主管 供应商开发员 采购员 采购员 仓库主管 收发员 单证员 分捡员 核算组主管 核对员 信息维护员 出纳员 3 3 岗位及人员配备岗位及人员配备 办事处模式较分公司模式缩减财务有关岗位及人员2名 有关人员配备推进情况可参照分公司模式实施 办事处模式岗位及人员配备表 业务组业务组岗位岗位编制编制职责职责 经理经理 1 负责总体管理工作 主管 1 负责与其他省分公司的总体联系工作 客户组客户组 订单对接员 2 负责与其他省分公司的订单对接 跟踪及售后工作 主管 1 负责寻源 招标 供应商引进等总体协调工作 供应商开发员 1 负责寻源工作采购组采购组 采购员 2 负责供应商谈判 询比价 供应商管理等工作 主管 1 负责核算组的总体工作 核对员 1 负责供应商进货核对 发票整理上寄工作核算组核算组 出纳员 1 负责备用金管理 日常报销及费用凭证录入工作 主管 1 负责仓库管理工作 收发员 2 负责商品收发 验货等工作 单证员 1 负责仓库商品系统录入工作 仓库仓库 分捡员 2 负责仓库商品整理与保管工作 信息维护员 1 负责系统开发与维护等技术工作 合计 18 4 4 业务流程业务流程 8 办事处模式业务流程图 省公司 采购部门 义乌集采中心 义乌集中采购办 物流系统各省配送中心各门店 各省公司 需求单位 意向 需求 需求确认 合同 签订采 购 决 策 寻 源 二级配送 一级配送 信息流物流 中石化易捷 商贸公司 实施 采购 在业务流程方面 办事处模式与分公司模式的区别在 于 一是采购实施主体为 驻义乌集中采购办 二是采购合同由各省公司与 公司签订 义乌集中采购办根据 公司指示实施采购 5 5 财务核算财务核算 办事处模式财务核算流程图 供应商 义乌集采中心 义乌集中采购办 物流公司 中石化易捷 商贸公司 商品发票 物流发票 发票上寄 资金流物流 各省公司 销售发票 代理发票 采购货款 发票校对 汇总 货款 物流费 驻义乌集中采购办不进行独立核算 不需在义乌当地进行 申报纳税 采集商品的销售收入 成本和集采中心的日常 费用都由 统一进行核算 由 11111 申报纳税 9 11111 驻义乌集中采购办设立的核算组负责与供应商 物流商进 行结算核对 收集供应商 物流商结算发票后上寄给 11111 由 11111 与各家供应商 物流商进行款项结算 同时向要货的全省 各省市公司开具平价 另收代理服务费 或加成销售发票 进行结算 义乌采集中心的日常费用开支由 11111 驻义乌集中采购办向 11111 申请一定金额的备用金 经ERP系统申报审批后报销 费用 凭证由核算点人员录入ERP 11111 账套 四 义乌集采中心的配套工作四 义乌集采中心的配套工作 1 1 物流与信息系统物流与信息系统 集采中心需要建立与之规模相匹配的物流 信息系统 物流方面 物流仓库定位为 通过式仓库 但须具备 适当货物储存功能 物流配送采用供应商直配与第三方物 流配送相结合的方法 信息系统方面 集采中心信息系统 要能够与各省市现有运行系统实现对接 具备商品发布 分公司下单 供应商拆分以及供应商要货等功能 经调研了解 目前义乌现有企业集采中心均已建立了 配套的物流 信息系统 市场也有众多物流 信息服务商 有能力支持我司集采中心的服务需求 技术及支持已较为 10 成熟 2 2 可预见投入可预见投入 根据目前调研结果测算 该项目可预见投入总额约为1 81 5万元 分公司模式 169 5万元 办事处模式 具 体项目及金额如下 1 场地租金 1000元 年 415 41 5万元 2 办公室装修及办公设备 50万元 3 外聘人员工资成本 6万元 人 15人 90万元 分公司