开发信种类与写法ppt课件.ppt

开发信的种类 一 中规中矩的开发信二 简洁明了的开发信三 量身定做的开发信 一 中规中矩的开发信 定单的开始往往始于出口商主动向潜在客户发信建立业务关系 而这个建立关系的开发函的内容 一般可以包括如下内容 第一 说明客户信息来源 即如何取得对方的资料 可以如下方式来表明客户信息的来源 1 WelearnedfromtheXXXXX2 WehaveobtainedyournameandaddressfromtheInternet 3 OurmarketsurveyshowedthatyouaretheimporterofHEALTHCAREPRODUCTSinAustralia 第二 言明去函目的一般来说 我们给客户写信 总是以开发业务 建立市场 拓宽产品销路为目的 所以我们可以有如下的表达方式 1 InordertoexpandourproductsintoAustralia wearewritingtoyoutoseekcooperatepossibilities 2 Wearewritingtoyoutoestablishlong termtraderelationswithyou 3 Wewishtoexpressourdesiretoenterintobusinessrelationshipwithyou 第三 本公司概述我这里所说的本公司介绍 包括对公司性质 业务范围 网站等基本情况的介绍 尤其是对公司某些相对优势的介绍 比如 经验丰富 质量稳定 ISO证书以及必要的技术支持等 我们可以用英文如下表达 1 Wearealeadingcompanywithmanyyears experienceinhealthcareproductsexportbusiness 2 Weenjoyagoodreputationinternationallyinthecircleofhealthcareproducts 3 Acrediblesalesnetworkhasbeensetupandwehaveourregularclientsfromover100countriesandregionsworldwide 第四 产品介绍用表格的形式把我们公司的主要产品以及用途一一罗列 第五 激励性结尾一般我们在开发信的末尾会写上一两句希望对方给与回应或者劝客户立刻采取行动的语句 1 Feelfreetocontactwithusifyouhaveanyquestionsregardingourproducts 2 Wearelookingforwardtoyourspecificinquiries 3 Asthemanufacturer hopewecanoffercompetitivepriceandbestqualitytoyou 二 简洁明了的情书 写开发信的目的是什么 不是参加作文比赛 而是引老外上钩 写得太详细一目了然 客户一懒也就不理睬了 最好是有实有虚 引起客户兴趣 让他联系你来了解详情 他一回复你 你就获得了他的电子邮件等联系方式 这就是宝贵的客户资料 就算一次生意做不成 资料在手保持联系 将来说不准就有戏 如下 ThisisAofeiteCompanyinChina WesupplyBacksupportswithgoodqualityandlowprice Pleasecontactustoknowdetails Contact Linda Tel 86 Fax 86 E mail 如果你不喜欢用 特便宜 这个词觉得跌份儿 就改用文雅些的 竞争性价格competitiveprice 都是一个意思 不过根据经验 还是用 lowprice 比较吸引人 另外也可以用Rockbottomprice 这个就是针对梦中情人型的客户了 今生就认定了他 所以一定要挖空心思 死缠烂打 穷追不舍 首先要对客户有一个系统全面的了解 登录他们的网站 看他们的主要产品是什么 会对我们公司的什么产品感兴趣 顺便GOOGLE一把看能不能把一些陈芝麻烂谷子的家底给他抄出来 对客户多一分了解 我们成功的几率就大一点 了解了客户的喜好 接着就要对症下药 投其所好 邮件称呼直接称呼收件人的名字 或者没有名字的时候标明是发给哪个部门的 邮件标题要斟酌 加上对方公司的名称也未尝不可 这样会让对方知道这封邮件是专门给他的 而不是那种群发的通函 从而表示对此的重视 产品要详细 针对客户需求的产品 进行特定产品的介绍 把该产品相关的技术指标 包装等信息告知客户 并且在最后给他丢个诱饵 如果要样品 我们可以给你寄 诱惑客户回复你的邮件 三 量身定做的情书 站在客人的角度去考虑 他是需要什么信息的 这样的话 你就能够最有可能捕捉到他 最有机会他会给你回复邮件 写完之后 一定要检查 最基本是要确保拼写和语法正确 然后检查一下您所提供的事实 数据等是否有错 我们都会犯错 但即使在您的信函里有一个极小的失误 也可能会破坏您在沟通方面的可信度 并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影 你写了封情书 然后就是等了 不过一般不必那么担心 如果对这个潜在客户评价比较高 而且自己的开发信有信心 就稍微等个两三天 给对方个思考空间 然后还没回音 可以再发个邮件或打个电话 询问一下 对方是否在什么时间收到自己的去信 机会都是自己把握的 所以对重点潜在客户 要努力争取 一个追踪 充分体现了对对方的重视 也很能引起对方的好感和重视 当然 追踪信或电话同样要言简意赅 言语得体 外贸开发信写了后怎么做 要想提高开发信的回复率 1 要多了解你的潜在客户 进行分析评价 每天重点开发的客户不要过多 每日3 5封为佳 2 重点开发和广种薄收相结合 重点开发的客户要针对需求 开发信内容因人而异 广种薄收可以使用事先准备好的模版 能得知对方联系人姓名的 单个发 更改称呼 3 多熟悉产品 产品知识决定你给客户的第一印象是否专业 4 重视跟踪 5 细节决定成败 思考才有长进 不断改进你的开发信 让你的客户对你一见钟情 建议 1 邮箱地址出现拼写错误 2 对方邮箱已经弃用 3 发件人自己的邮箱已满 导致接收不到客户邮件 4 信件有可能被对方的邮箱默认为垃圾邮件 而潜在客户没有定期审查垃圾邮件的习惯 5 网络原因 或者邮箱的稳定性不好 导致发送失败 6 客户国家过节 导致回复延迟 7 邮件的标题引不起客户兴趣 8 带有附件 客户担心病毒 不敢打开 9 附件过大 不便打开 耗用资源 客户直接删除 10 客户可能不愿意相信免费邮箱发的邮件并与其有邮件往来 担心信息被窃取 11 对客户无丝毫了解 产品不对路 12 误读客户的求购信息 产品不对路 13 客户的求购信息发布已久 目前无需求 14 给予对方的回信不够及时 对方已经找到好的买家 小结 外贸开发信石沉大海或遭遇退信的常见原因 15 不了解自己的优势产品和没有把握好目标客户 大海捞针 开发信无针对性和目的性 16 开发信文字格式大小不合适 阅读吃力 17 错别字 语法错误太多 理解困难 18 开发信行文措辞不够专业 19 信件内容没有做到言简意赅并体现自身产品的价值 20 对方国家担心中国人的产品倾销 给予高关税以制约进口 而客户无意从中国进口产品 21 对方公司已有自己固定的供应商 22 某些客户发布求购信息的目的单纯只是为了考察市场行情 23 开发信的内容无吸引力 24 某些客户可能不愿与中间商 外贸公司 谈合作事宜 25 产品价格无竞争力 报价过高 价格不在客户的期望范围之内 26 对方对你的公司与产品缺乏了解 有心理防范作用 担心上当受骗 27 某些客户由于对产品的需求时间较急 喜欢更直接的联系方式 例如电话 传真等 但是开发信上没有标明这些联系方式 28 全角半角影响 开发信在不同语言不同版本的操作系统浏览器中出现大量乱码 阅读困难 DearXXX Haveaniceday WearespecializedinmanufacturingGymBall Specifications 45CM 55CM 65CM 75CM 85CM 95CM 100CMColor Red Purple Yellow Pink Green Blueorcustomized Pleasefeelfreetocontactmeformoredetailsifyouhaveinterest Bestregards 成功案例 hiwhatpricescanyoudothesegymballsfor letusknowthanks Manythanksforyourquickreply 45CM US 55CM US 65CM US 75CM US 85CM US 95CM US 100CM US Canyoupleaseletmeknowthequantity coloryourequired hiifiwasyouorderthesehowwouldyousendtheseouttous Manythanks Wecansenditbyexpress byair byseaaccordingtoyourrequirements Bestregards hiokwhaticandoistakeasampleofeachsizefromyouandseeiftheyaregoodqualityforus thenoncewehavecheckitwecanorderalargerqty howmuchwillshippingcostbyairforeachballforyoutosend justthedifferentsizes Manythanks Youarerequestedtopayforsamples butsamplechargeswillberefundedwhenyouplacelargequantity ThesamplepricesareXXX plustheexpressshippingcostXXX sothetotalamountisXXXBothPaypalandWesternUnionareacceptableforsampleorder ourpaypalaccountisKindlypleaseletmeknowyourthoughts Bestregards hiokdoesthepackageincludethegymballpumpsaswell aswedontneedthemwiththesamples justgymballindifferentsizes sovolumeofboxshouldcomedownandpriceforshippingtoo letusknowthanks Manythanks Ijustcalculatetheshippingcostwithonepumpforyourreview Thepumpisonly100G Pleasedon tworry becauseweareconfidencethatthequalityisverygood haveexportedittoUSA Australia andsomeEuropeancountries Oursareantislip anti explosionandenvironmentally friendlymaterials Youwillbesatisfiedwithitwhenreceiving