员工工作饱和度量化管理办法

1 工作饱和度量化管理办法 做好企业的工作饱和度量化管理工作 首先需要解决各部门经理的利益驱动问题 只 有各部门经理主观上真正需要人力资源部门配合他们做好这项工作 并希望通过此项工作 提高部门工作效率 降低运营成本 那么工作饱和度量化管理工作才会有成功实施的可能 企业因管理需要出台的每一项制度和政策 本着协助被管理者更加顺利地实现个人职 业生涯发展的动机是非常重要的 它们的初衷是为了帮助被管理者更加有效地开展工作而 制定的 而不是为了高管层更加方便地修理对方 善意引发合作 强制产生抗拒 毕竟我 们需要做的是通过凝聚人心的措施达到创造企业最大化价值的目的 而不是胁迫对方在权 力高压下无可奈何地就范 人力资源部门配合各部门经理实施工作饱和度量化管理工作的出发点要放在协助 部门经理改进部门工作 提高工作效率方面 而不是主要将这种管理措施作为高管层 监督部门工作的手段上面 有些企业的人力资源部使用暗中调查的方法作为开展此项 工作的主要信息收集方式 这种方式往往可以产生低成本 反应快速 急功近利的效 果 但是被管理者一旦知情将会产生强烈的抵触逆反心理 无疑这会给人力资源部门 未来的工作增加困难 一 生产部门测量与制定工作标准办法 制定工作标准的关键是在正常的技能发挥前提下 定义 正常 的工作速度 标准时间测量方法比较适用于生产型岗位 对于技术岗位 机关及服务性质岗位并不 完全适用 所以 对于以上这些岗位 标准时间测量方法仅处于辅助地位 制定工作标准时间主要作用 1 以工作标准时间为依据 根据生产对产品的需求制定人员计划和设备计划 包括设 备投资和人员招聘的长远规划 2 以工作标准为基础 可以建立产品的成本标准 确定产品价格 决定自制还是分包 2 等生产运作战略 3 合理判断员工个人工作量饱和度及工作绩效 作为绩效考核的依据之一 4 通过工作标准分析 明确从事工作所应具备的技能和知识 可以有针对性地安排培 训计划内容 5 减少弄虚作假 减少部门领导个人意志随意性 建立部门健康有序的文化环境 6 合理降低运营成本 有效发掘生产潜力 实施过程中需要注意的问题 1 制定工作标准的目的通常是为了鼓励员工有更高的产量 但这样容易产生忽略质量 的倾向 对于产品质量可以明确度量的岗位比较容易控制 但是有些企业中有许多岗位的 产品质量当时是难以明确测量的 对于这部分岗位工作在进行测量时需设定相应的质量考 核办法 2 如果制定了工作标准 员工为了避免企业将工作标准提高 将不愿意使用更好的工 作方法 这样难以提高生产效率 为了防范这一点 企业需要有降低成本奖励机制的配合 工时制岗位制定工作标准时间的主要方法 科技型企业的特点是品种多 批量小 新品多 所以作业测定中的 既定时间标准设 定法 标准要素法 样本法 等常用方法对于这类企业难以适用 存在操作复杂 需 要不停补充和更新作业标准 扯皮因素烦杂 需要做大量的表格文字处理工作等弊端 为了降低工作标准管理的繁琐性 减少人力投入 提高工作效率和效果 可以使用 工作日志法 即生产部门以班组为单位 每月向人力资源部上交工作日志 内容包括派 工单下发班组时间 数量 完成时间要求 加工人员名单 各人加工日期 完成数量 完 成工时数额 质量检验结果 加班工时 加班具体时间等内容 设计工作日志具体格式 需要根据各工种特点分别确定 在说明问题的基础上 力求班组操作简便 生产部门每月结算当月工时 各班组长将工作日志上交部门负责人 由部门负责人阅 后对工作日志内容签字确认 并送交人力资源部分析 保存 人力资源部通过工作日志可 3 以准确了解生产部门的计划调度情况 工时情况 加班安排情况 生产车部门工作标准时间测量管理希望达到的理想目标 应该是有效发掘生产潜力 提高计划调度工作水平 减少弄虚作假 减少部门领导个人意志随意性 真正体现多劳多 得的分配原则 使生产车间在健康有序的文化环境中运行成长 生产部门在针对各岗位的绩效考核工作中 除了将工作时间作为考核依据外 还需要 结合本岗位员工对质量 原材料 机械设备 其它工序 安全生产等方面负有的责任进行 考核 人力资源部门在生产部门工作标准时间测量管理工作中深度参与 除了可以分担部门 经理一部分工作量之外 还可以通过此项工作深入了解部门员工的工作状况 也将有利于 未来其它人力资源工作的展开 如招聘 培训 从基层选拔人才等各项工作将来可以更加 有的放矢地进行 二 科研技术人员工作饱和度测量方法 由于科研技术人员特殊的工作性质 不可能测量制定他们完成工作需要的标准时间 所以只能通过在一定时间内对其工作成果进行考察的方式 对每个人的工作饱和度做出大 致分析 科研技术人员的工作日志应包括以下内容 每天工作时间中做了哪些事情 都在什么 地点 各占用多少时间 每周六总结一次本周共取得了哪些工作成果 并由部门经理签字 确认 每月末由部门办事人员统一收集后交人力资源部分析 保存 人力资源部有责任 配合各部门 岗位做好 工作日志 中内容 格式的设计工作 并协助各部门经理做好填 写者的培训工作 科研技术人员的工作日志每星期由部门经理签字确认 一方面是为了让部门经理对员 工的工作结果进行确认 更主要是为了让部门经理及时掌握各技术人员工作状况及能力 加强内部控制管理 有利于找到改进工作的方向 人力资源部在针对工程技术人员的工作饱和度管理过程中 一方面协助部门经理通过 作业分析 观察管理疏漏 优化作业分布 挖掘工作潜力 另一方面人力资源部要通过这 4 项工作努力熟悉了解每一位工程技术人员的工作能力及状况 以利于今后招聘 培训 选 拔基层人才等一系列工作的展开 科研技术人员岗位工作职责分析的主要内容 1 本工作岗位的职责是什么 需要完成哪些工作任务 任职者是否严格履行了自己的 职责 2 任职者工作岗位的工作安排是否饱和 是否可以增加其它工作 3 任职者是否有足够的能力 资源和权限完成工作任务 4 任职者是否可以在规定时间内完成工作 是否需要增加人手 5 工作岗位的上下游关系 工作交接 工作汇报 工作支持等关系是否清楚 合理 6 工作岗位是否具有监督 指导 支持他人工作的责任 7 本工作岗位是如何被监督的 如果出现了错误 可能是什么类型的错误 对组织的 影响会有多大 需要如何进行纠正及防范 三 职能部门人员岗位工作饱和度测量方法 对职能部门员工的工作饱和度测量可以参照科研技术工作人员 工作日志 中的内容 进行衡量 人力资源部门若想做好本职工作 就必须对企业各部门以及各岗位职能有深刻的理解 对各方面的现实工作状况有深入的了解 要想做到这一点 每天把人力资源部门的员工撒 到各部门做了解沟通工作是不现实的 时间长了会给大家留下无目的闲逛的印象 还有可 能影响其它部门正常的工作秩序 也未必能够达到预期的目的 所以 人力资源部门要对 各部门未来工作做好协助和服务工作 有一个良好的切入平台是非常重要的 既要深入了解各部门及岗位的现实工作状态 又不能干扰他们正常的工作秩序 人力 资源部门还要尽量减少人力物力成本投入 简化信息收集 整理 分解 测算 制定标尺 等繁琐案头工作 提高工作效率 工作日志法 比较符合科技型企业实际工作特点 更加 简化 直接和有效 5 部门绩效评价指标设计及解析 一个部门经理之所以应该得到高薪 并不是因为他能够完全按照上级下达 的明确指令办事 而是因为他负有主动优化部门绩效指标 主动创造部门附加 价值的责任 如果一个企业高管层把部门经理们的绝大部分薪金固定下来 变 成固定成本 而不是与部门绩效管理水平挂钩 那么 这个企业的部门绩效指 标就难以出现快速增长 成本管理工作也很难取得成效 公司绩效评价指标的核心是 股东投资回报率 因此 作为利润中心的 部门绩效评价指标的核心就是 使用资金报酬率 部门绩效指标考核图 解析 见附图 1 分析部门可控制成本的比例及成本控制效果 部门税后净利润率 1 固定成本 变动成本 销售收入 1 变动成本率 部门经理可控制的变动成本 部门总成本 2 固定成本率 部门经理不可控制的固定成本 部门总成本 3 销售费用率 销售费用 销售收入 税后净利率指标反映了部门控制成本的效果 变动成本率反映了部门可控 制成本的比例 企业成本管理工作的引导方向是尽量把所有的固定成本转化为变动成本 企业固定成本率越高 承担的经营风险就越大 因此 把固定成本最大限度地 转化为变动成本 并通过科学的绩效激励体系将下降变动成本 增加净利率的 责任落实到各部门经理身上 这是财务管理的重要内容之一 同时 高管层对部门经理进行充分授权 并通过绩效考核工作 使他们分 享一部分自己的经营成果 这也是企业人才战略的一部分 高管层授权部门可 6 控制的成本比率越高 部门经理施展管理能力的空间就越大 得到培养锻炼的 机会才越大 但是 高管层授权的前提必须是财务部及人力资源部事先对各部 门经理进行系统的财务管理应用知识的培训及考核 使他们在具备相应的管理 知识及工作技能之后 分担企业的经营责任 考核部门的变动成本率和固定成本率 首先财务管理人员必须使用作业活 动分摊法对部门各个产品 项目或服务活动的成本进行分摊 并帮助部门建立 各主要产品的 损益表 因为目前国企普遍使用的成本分摊方法无法明确区 分固定成本和变动成本 无法相对精确计算某个单一产品成本 也无法使部门 经理清晰看到每一项作业活动产生的成本支出 难以满足部门经理针对各个产 品制定成本战略和开展成本管理工作的需要 产品成本并不仅仅只有下降的命运 企业需要根据此项产品目前在市场上 处于哪个发展阶段 从全局的角度来考虑它的成本战略 考虑它的销售费用和 管理费用应该增加还是减少 所以 财务管理人员需要与各部门经理保持良好 的沟通 一定不能凭想当然设定成本管理考核标准 同时还要对各部门降低营 运成本的措施提出专业建议 对部门需要企业提供的资源支持做出分析和预测 2 分析部门使用员工的效率 1 人均产值 部门总收入 总人数 2 人均边际贡献 销售收入 变动成本 总人数 3 人均税后净利润 税后净利润 总人数 4 人事成本的附加价值率 部门创造的净利润 企业花在员工身上的总 费用 人均产值指标反映了部门员工的产出效率 人均边际贡献和人均税后净利 润指标反映了部门员工的盈利能力 人事成本的附加价值率反映了企业花在部 门员工身上的单位成本创造利润回报的能力 7 企业中每一位员工都是按照部门进行管理的 因此 将员工的工作效率指 标放在部门中进行考量是合理的 部门经理负有提高本部门营运效率的责任 所以必须对员工的生产效率进行管理 以上指标可以帮助部门经理发现人员使 用效率中存在的缺陷 便于及时优化作业活动流程 加强对员工的时间管理 在人事成本的附加价值率指标中 企业花在员工身上的费用是随物价 政 策等因素而不断发生变化的 这项指标虽然不适用于在部门内部进行纵向比较 但是企业可以利用这项指标做部门之间的横向比较 企业通过以上各项指标在 各部门之间的横向比较 将清晰看到不同部门员工创造利润价值的差异 不同 经理时间管理能力的差异 不同产品或项目的人工耗费差异 3 分析部门会不会利用现有资源多赚钱 使用资金周转率 次数 销售收入 部门使用资金总额 使用资金周转期 天数 计算期天数 使用资金周转次数 1 固定资产周转率 次数 销售收入 固定资产 固定资产周转期 天数 计算期天数 固定资产周转次数 以上指标分别反映了部门利用使用资金总额和固定资产创造收入的能力 2 应收账款周转率 次数 销售收入 应收账款 应收账款周转期 天数 计算期天数 应收账款周转次数 3 存货周转率 次数 销售收入 存货总额 存货周转期 天数 计算期天数 存货周转次数 4 应付账款周转率 次数 销售收入 应付账款 应付账款周转期 天数 计算期天数 应付账款周转次数 以上指标反映了各类营业资金的运转速度 5 营运资金积压期间 应收账款周转天数 存货周转天数 流动负 债周转天数 8 此项指标说明企业营运资金完成一个营运周期的天数 通过计算这个指标 可以进一步分析下列问题 一是现金流转周期是否过长 是否应缩短周期以减 少营运资金投入 二是现金流转周期是否过短或不稳定 是否意味着需要增加 营运资金的投入 营运资金需求量 年营业总额 365 天 营运资金积压期间 营运资金需求量就是企业维持正常营运所必备的营运资金总量 这个指标 的变化与销售收入增加存在正向的相关关系 6 销售收入增长率 今年销售收入 去年销售收入 去年销售 收入 此项指标反映了企业主营业务收入逐年变化的趋势和水平 4 分析部门的营运效果 使用资金报酬率 税后净利润 使用资金总额 净利润率 使用资金周转率 这项指标反映了企业在此部门投入资金获得的净利润报酬率 是企业考 核部门绩效最核心的指标 部门不能仅仅管理成本 更要管理好企业对这个部 门投资的回报率 因为部门产品成本率指标的降低并不一定代表成本管理工作 的有效性 这有可能是以企业对部门加大固定资产投资为代价的 在企业当中每一个部门驱动的成本 产生的利润 带来的附加价值都是不 同的 有些部门虽然也有盈利的功能和责任 但是它同时还负责质量监督或品 牌管理等服务性责任 因此 在对各部门进行绩效管理时 财务指标的选择和 权重设置不能一概而论 具体方法可以参照平衡记分卡原理 根据本企业的实 际情况进行设计 在企业财务管理工作中 我们不需要过分强调中国特色 企业特色 行业 特色 文化特色等等理由 资金运用的效率 投资报酬率这些指标是所有企业 9 必须追求的目标 任何一件事情 如果我们想做就能够找到办法 如果不想做 就一定能够找到理由 目前有太多的企业还停留在依靠高管层拍脑袋进行决策 的阶段 真正开展以财务管理为核心的精细化管理企业很少 希望企业高管层 能够运用科学的财务管理方法控制营运过程 让生产经营更有效率 增加企业 在市场中的核心竞争优势 公司绩效评价指标设计及解析 企业营运的目的是创造价值最大化 而其中最重要的内在价值往往是由无 形资产创造的 经营团队的营运能力就是企业无形资产的重要组成部分 企业 中创造最大价值的经理人不是那些仅仅能够完成上级交办差事的人 而是那些 能够主动寻找创造价值机会的人 我们通过设计科学的业绩评价系统 首先制 定适当的业绩目标 然后进行财务绩效指标的分解和权重设计 最后将优化后 比较难于达到的绩效指标放在适当的人身上 引导被考核者创造良好的现金回 流和投资回报率 以促使经营团队中的经理人主动去寻找创造价值的机会 并 帮助他们发现创造价值的机会在哪里 这就是企业财务管理和绩效考核工作 的核心价值所在 一 显示被考核单位综合业绩质量的考核指标 1 股东投资回报率 净利润 股东权益 2 总资产报酬率 净利润 总资产 3 销售收入增长率 今年销售收入 去年销售收入 去年销售收入 4 主营业务利润率 净利润 销售收入 5 总成本率 销售收入 净利润 销售收入 在产品成熟的市场上 如果企业想提高销售收入 扩大市场占有率 一般 会采取二种手段 一是降低产品销售价格 降价的结果是直接导致主营业务利 润率下降 二是增加更多的拓展销售渠道费用 这种做法将通过导致成本率上 10 升 造成主营业务利润率下降 因此 在企业营运过程当中 销售收入增加的 结果可以造成单位产品固定成本率下降 但同时变动成本率却增加了 如果企 业希望销售收入增长的同时保持主营业务利润率不变 就必须通过加强内部管 理把外部促销活动产生的成本费用或利润下降损失通过降低内部营运成本的方 式弥补回来 这已经是一件非常不容易做到的事情了 如果企业还希望销售收 入增长的同时主营业务利润率同步增长 在产品成熟的市场上基本上是一件不 现实的事情 另外 无论是销售收入增加 主营业务利润率增加还是成本率下降 其实 都并不一定意味着企业股东投资回报率和总资产报酬率的上升 因为销售收入 和主营业务利润率增加 成本率下降有可能是企业加大固定资产投入的结果 而上述三个指标在计算过程中并没有包括库存成本和风险 也没有计算除折旧 费之外进入了 资产负债表 的那部分固定资产投入 股东投资回报率才是企业经济效益的主题 所以销售收入 主营业务利润 率 成本率的优化都不一定说明企业是最有绩效的 理想的股东投资回报率 总资产报酬率应该与销售收入 主营业务利润率同比增长 否则可能意味着企 业运用资金的效率在下降 因此 企业要让更多的主管从一开始就充分认识股东投资回报率指标的重 要性 人力资源部要将这一指标作为考核公司 子公司和事业部创造价值能力 的中心指标 财务部则需要一方面按照产品的投入产出比来计算投资回报率 一方面要根据产品投资回报率的优良程度 做好企业资源配置规划 二 公司绩效指标考核图 解析 见附图 1 分析被考核单位会不会控制成本 净利润率 1 产品成本率 营业费用率 管理费用率 财务费用率 营 业外费用率 所得税费用率 11 1 产品成本率 主营业务总成本 销售收入 2 营业费用率 营业费用 销售收入 3 管理费用率 管理费用 销售收入 4 财务费用率 财务费用 销售收入 5 营业外费用率 营业外支出 销售收入 6 所得税费用率 所得税 销售收入 净利润率指标反映了企业是否有能力做成本控制 以上各项成本率计算的 方式说明 企业所有成本的发生必须与销售收入挂钩 在成本预算工作中 成 本总额的控制并不是最重要的 最重要的是成本额与销售收入能否按照一个合 理并相对稳定的比例同步增长 让净利润率保持在一个良好的水平上 使财务 杠杆工具安全地发挥增加股东投资回报率的作用 这才是企业成本管理工作的 精髓 因此 财务成本预算需要编制的并不是成本总额 而是科学地分析和测 算每一项成本控制在销售收入的百分之几才是合理的 然后运用这些预算指标 和销售收入的年移动总数来控制企业成本的分布和动态总量 2 分析被考核单位会不会利用现有资源多赚钱 1 总资产周转率 次数 销售收入 总资产 总资产周转期 天数 计算期天数 总资产周转次数 2 固定资产周转率 次数 销售收入 固定资产 固定资产周转期 天数 计算期天数 固定资产周转次数 以上指标反映了企业分别利用总资产和固定资产创造收入的能力 3 应收账款周转率 次数 销售收入 应收账款 应收账款周转期 天数 计算期天数 应收账款周转次数 4 存货周转率 次数 销售收入 存货总额 存货周转期 天数 计算期天数 存货周转次数 5 应付账款周转率 次数 销售收入 应付账款 12 应付账款周转期 天数 计算期天数 应付账款周转次数 以上指标反映了各类营业资金的运转速度 6 营运资金积压期间 应收账款周转天数 存货周转天数 流动负 债周转天数 此项指标说明企业营运资金完成一个营运周期的天数 通过计算这个指标 可以进一步分析下列问题 一是现金流转周期是否过长 是否应缩短周期以减 少营运资金投入 二是现金流转周期是否过短或不稳定 是否意味着需要增加 营运资金的投入 营运资金需求量 年营业总额 365 天 营运资金积压期间 营运资金需求量就是企业维持正常营运所必备的营运资金总量 这个指标 的变化与销售收入增加存在正向的相关关系 净利润现金含量 经营活动现金流量净额 净利润 由于会计体系中使用权责发生制的原则 使得会计利润易于被调节 具有 可操纵性 经常存在着虚幻的一面 净利润现金含量表明企业净利润中 有百 分之多少是由现金流量作为保障的 利用这个指标分析企业盈利状况 比较容 易发现人为操纵利润的迹象 该指标反映了企业净利润中有多少实现了现金收入 如果该指标大于 1 则 表示企业净利润有充足的现金作保障 如果该指标小于 1 或者低于某一正常 水平 甚至出现负数 则说明账面利润并没有产生实实在在的现金流量 或者 企业利润并非来自主营业务 如果一个企业的主营业务利润没有保证 那么这 个企业未来的可持续性发展能力将受到怀疑 7 销售收入增长率 今年销售收入 去年销售收入 去年销售 收入 此项指标反映了企业主营业务收入逐年变化的趋势和水平 3 分析被考核单位会不会利用财务杠杆工具多赚钱 13 1 财务杠杆倍数 总资产 股东权益 财务杠杆倍数通过计算总资产是股东投入的几倍 说明了企业营运的本钱 是从哪儿来的 企业营运投资中有百分之几的钱是借来的 有百分之几的钱是 股东自己的 2 股东投资回报率 税后净利润 股东权益 3 总资产报酬率 税后净利润 总资产 净利润率 总资产周转率 这二项指标分别反映了股东获得的净利润回报率和企业总资产获得的净利 润报酬率 通过这二项指标的比较 可以明确显示出财务杠杆工具在企业营运 中发挥的作用 4 财务杠杆效果 股东投资回报率 总资产报酬率 财务杠杆效果指标说明了企业运用财务杠杆工具究竟给股东带来的是利益 还是损失 当财务杠杆效果数额大于 1 时 说明企业运用财务杠杆工具给股东 带来了利益 而且数额越高说明股东通过利用财务杠杆工具得到的利益越大 当财务杠杆效果数额小于 1 时 说明企业运用财务杠杆工具给股东带来了损失 而且数额越低说明股东利用财务杠杆工具造成的损失越大 5 速动比率 速动资产 流动负债 流动资产 存货 预付账款 待摊费用 流动负 债 速动比率指标反映了企业有多少速动资产能够用于偿还将要到期的债务 也就是说反映了企业明天会不会因为无力偿还债务而被迫倒闭 6 利息保障倍数 净利润 利息费用 这项指标可以从一个侧面来检查企业财务杠杆作用发挥的过高还是过低 一般认为利息保障倍数为 3 5 倍比较适宜 如果利息保障倍数远远超过 5 倍 则可能意味着企业财务管理政策过于保守 没有通过充分利用财务杠杆工具增 14 加企业经济效益 但是这时我们还需要进一步分析企业总资产利润率是否高于 借款利率 因为企业是否可以通过运用财务杠杆工具增加经济效益 从根本上 讲应该取决于企业总资产利润率是否超过了借款利率以及现金回流的速度是否 可以比较安全的维持企业营运 以上绩效考核指标的设计主要适用于公司 子公司或事业部的年度预算和 考核 考核数据全部来源于 资产负债表 和 损益表 这样财务部和人力 资源部在绩效考核工作中 关于财务指标收集和测算这部分工作的复杂性以及 需要投入的各项成本将大幅减少 我觉得企业各项管理工作的理想应该是以简单 高效 低成本为目标 力 求达到付出成本与产生效益比较合理的性价比 如果管理工作一味以全面 精 确 完美为目标 那么工作的复杂程度和操作成本势必会增加许多倍 而由此 带来的效益则未必能够出现倍增的效果 关于企业在绩效考核工作中对其中各项考核指标的选择 权重设计 总体 平衡问题 则需要根据高管层动态的战略发展目标和每年管理侧重点的变化进 行灵活选择和把握 在这份绩效指标设计的结构当中 很少包括绩效增长率等纵向业绩分析评 价指标 关于被考核单位绩效增长率的控制问题 财务部可以放在预算管理中 进行 另外 以上指标仅仅反映了被考核单位的年度总体绩效状况 当财务部 需要对于其中所反映出的问题做进一步分析 评价并提出改进措施的时候 则 需要借助其它的分析手段把工作深入下去 成本管理与绩效考核综合实施概要 一 大多数企业目前成本控制现状分析 企业中实施了这么多年的成本预算管理 我们是否愿意反思几个问题 你认为这种管 理模式真的能够有效降低成本吗 企业成本中有相当大的一块是变动成本 它应该是随着 15 生产量及系统性风险的变化而变化的 但是这一块变动成本却往往通过年初预算变成了固 定成本 企业承担的风险是否会因此增加 面对快速变化的市场环境 如果企业部门经理 的主要考核指标之一是对去年底高管层在惯性思维下估计的一个数字负责 你认为这样的 措施可以有效降低部门营运成本 提高营运效率 还是可以促使部门经理按照过去 或者 前任 的惯性管理模式将部门的工作延续下去 你认为以企业目前的成本管理水平进行管 理 长此以往将可能出现怎样的结果 我们首先分析一下造成目前绝大多数企业成本管理效率低下的原因 按照企业惯常的 做法 职能部门一般作为成本中心考核 生产部门作为利润中心考核 每年 12 月份高管层 与部门经理协商明年的经营目标和成本总额 然后通过成本预算的方式拟定各科目的支出 限额 年底财务部负责对各部门成本执行情况进行考核 考核结果作为部门经理绩效评价 的重要依据之一 同时 财务部将汇总后的职能部门费用作为期间费用按照预先设置的分 摊比率强制分配到各生产部门以及每一个产品上面 最后把职能部门与生产部门的成本相 加 形成企业一年的总成本费用 无数企业运作的事实证明这种预算管理办法是低效的 而且希望通过这种方式让 部门经理主动将成本降低基本上是无效的 具体原因如下 一 部门经理执行年度预算的结果是绩效考核的重要指标 而且成本预算额度总是被 高管层逐年剥减 在这种政策的引导下 企业利益与部门经理个人利益之间出现了背离 高管层并不知道各个部门成本下降的空间到底有多大 只是希望通过预算和奖励制度促使 成本下降 但是对于部门经理来说 预算额度越低 完成绩效指标风险就越大 而且预算 额度显然是被高管层逐年剥减的 如果自己努力把成本压缩下去 将造成以后年度完成绩 效指标的风险更大 所以 为了有效防范系统性风险 也为了减轻工作压力 部门经理一 定要设法多要一些预算 二 年预算额度是部门经理与高管层讨价还价的结果 而不是由激励机制引发部门经 理的主动合作 上级说 今年的成本要比去年减少 10 但是产值要增加 10 部门 经理说 不行 如果产值增加 10 成本只能减少 2 最后达成协议是成本减少 16 5 这是部门经理与高管层博弈的结果 任何一个经理在这个时候都会誓死捍卫好不容易 得到的成本资源 哪怕明知道成本下降空间还有 30 而且年底之前他一定要把成本额度 用完 为明年成本预算的时候与高管层博弈打下基础 三 财务部给各部门提供的成本费用月报表是按照会计科目编制的 会计科目是按照 资源耗费进行分类的 其缺陷在于分离不出产品的固定成本与变动成本 分离不出部门可 控成本与不可控成本 也不能显示某个产品相对准确的成本和净利润到底是多少 这个产 品的各项成本究竟是相对于哪些具体作业活动构成的 一个部门经理能够管理的是作业活 动 所以他需要的资讯是反映作业活动与成本直接关系的信息 而会计科目报表根本无法 用于指导部门经理管理具体作业活动 四 对于利润中心而言 期间费用的分摊是强制性的 预计分摊率也不可能造成成本 降低 另外 部门内部的固定成本和不可控制成本还有许多项 部门经理受制度限制对许 多成本支出项目 例如采购权 物控权 质量管理权等 根本没有选择权 部门经理的可 控制成本资源越少 降低成本的空间越小 企业营运的固定成本就越高 承担的营运风险 也就越高 二 企业可以借鉴的成本控制方式 面对企业普遍存在的上述问题 成本管理变革一般分为三个阶段 第一阶段企业基本处于低效率的成本管理时期 虽然年初有成本预算对企业总成本和 各部门成本提出限制要求 但是在生产运营过程中 因各部门难以有效降低成本 导致企 业总成本居高不下 这段时期企业成本管理的主要目标是 将所有部门按照利润中心的模 式进行考核 最大限度给予部门经理可控制成本资源 并授予部门经理成本对话的权利 重建科学有效的成本管理体系 与人力资源绩效考核体系相结合 引导部门经理通过加强 作业活动管理增加部门利润 通过成本对话机制促使营运成本显著下降 最终将企业总成 本降低到同行业企业的平均成本水平 与此同时 高管层需要留意部门经理产生本位主义倾向 帮助中层管理人员树立全局 17 观念 坚决不允许出现为了本部门降低成本 增加利润而导致其它部门成本增加 最后造 成企业总成本上升的行为 这是一个健康企业必须树立的管理层文化之一 企业成本管理第二个阶段的重点是降低产品的间接成本 当企业总成本降低到同行业 企业的平均成本水平之后 产品的直接成本 如材料费用和人工费用 不可以一味地要求 下降 否则可能因材料采购成本下降导致产品质量成本上升或仓储成本上升 因人工费用 下降导致激励机制无法发挥正常作用 最终造成企业总成本增加 所以 这个阶段成本管 理的模式是 不允许生产部门任意下降产品成本 只能在高管层给定的资源中下降成本 并且要求在给定的成本范围内提高产品品质 降低质量成本 减少其它间接费用 优化作 业流程安排 努力提高资产周转率 企业成本管理第三个阶段的目标是 固定产品成本比率以及直接成本和间接成本的分 配比率 固定产品利润率 提高资产周转率 争取将有条件的利润中心改制为投资中心 各部门需要通过加强对员工的时间管理 优化作业流程 实现在合理的成本范围内提升产 品质量和资产周转率的目标 达到企业收益最大化的目的 在对转变为投资中心的公司经理进行股权激励的时候 可以让他购买自己管理的这家 公司大比例的股权 只要此公司不掌握总公司的核心竞争力 总公司不必拥有控制权 随 着股权激励诱因的增加 可以最大程度地激发子公司经理的营运潜力 提高资产收益率 而总公司在收回大量投资资金 降低经营风险的同时 也在这个子公司获得了较高的投资 报酬率 但是 总公司不宜对各投资中心的公司经理开放总公司股权 没有必要让他们分 享非他们劳动所得的报酬 应该鼓励他们集中投资于自己管理的公司 一个企业要想在众多的同业企业竞争中脱颖而出 管理水平不断提升是一个重要前提 三 部门经理降低营运成本所需要的资源支持 要想使企业成本管理状况发生质的改变 我们需要从制定一套成本管理 绩效激励的 游戏规则开始 管理会计唯一的目的就是造成企业成本下降 但在管理成本之前首先要了 18 解是什么样的动因造成了成本存在 组织机构是企业为了有效组织产品生产而设置的 所 以 其中的所有部门都是企业价值链和成本链的组成部分 组织结构图也可以说是成本结 构图 而成本是随着各部门作业活动的产生而发生的 那么 如果我们想有效管理成本开 支 就必须从管理部门作业活动开始 所以现代财务管理理论认为 现代企业管理的核心 就是作业活动管理 既然我们现在站在高管层的角度通过年度成本预算方式难以达到引导企业营运成本降 低的目的 那么让我们换一个方向 从部门管理者的角度来考虑 如果部门经理愿意有效 降低成本费用 他们需要掌握哪些资源 假如一个部门的经理可以选择和控制本部门发生的成本 包括其它部门为本部门提供 服务所发生的成本 假如这个部门经理真的认为下降部门成本符合自己和下属员工利益最 大化的原则 那么他将希望财务部门每个月提供的成本项目清单不仅表现为会计科目 因 为会计科目是按照资源耗费进行分类的 无法用于作业活动的管理 还希望成本清单能够 按照具体作业活动耗费进行分摊 部门经理需要财务部门告诉他每一项成本是由哪些作业活动造成的 每一个作业活动 所产生的费用是多少 这些费用是按照什么依据计算出来的 当他搞清楚了具体作业活动 带来了哪些成本 才有可能仔细分析哪些属于固定成本 哪些属于变动成本 哪些属于部 门经理可控成本 哪些属于上级分摊下来的不可控成本 在部门经理的可控成本中 各项 作业活动带来的成本与收入比是否合算 其它部门为他提供服务而产生的作业活动成本与 市场同等质量的服务价格相比是否过高 今后在哪些作业活动中有成本下降的空间 哪些 作业活动可以取消或者应该更换服务供方 部门经理希望企业建立合理的考核激励机制 而不是每年让他为了一个根据高管层思 维惯性估计出来的 还必须逐年递减的会计科目负责 这等于是高管层在用一个不知道究 竟有什么科学依据的成本指标来限制部门的作业活动 并应对明年不确定的市场变化 企业中的管理部门和管理人员是否应该改变一下自己的心理定位 把管理部门改变为 19 服务部门的定位 把管理人员改变为服务人员的定位 管理部门是为生产部门服务的 高 管层的职责是为了协助各部门高效运作提供他们需要的资源支持与协调服务的 部门经理 是为了让员工更有效率的创造产品价值提供优化作业流程支持和相关服务的 如果企业高管层普遍以管理者 控制者自居 希望得到被管理者的恭顺和颂扬 而不 重视为企业服务 为部门服务 为员工服务的意识和文化 那么中层管理人员和管理部门 的员工们服务意识又从哪里来呢 让我们站在一个服务者的角度 来看看如果部门经理想要做好本部门营运成本降至合 理水平的工作 高管层需要为他们提供哪些资源支持 1 科学的成本控制制度 当我们利用费用预算控制成本的时候 出现了企业利益与部门经理的经济利益发生背 离的现象 预算控制机制将引导部门经理设法向高管层多要预算 并坚决保护预算额度资 源 如果我们采用利润业绩考核指标对各部门绩效进行评价 那么通过降低成本有效增加 部门利润 是任何经理都会算的一笔帐 虽然我们用利润指标对部门绩效进行考核 但是并不是说对各部门的成本开支完全不 加控制 费用应该是随着销售收入的增加而增长的 我们不喜欢成本 但必须承认成本是 利润的来源 现在有一种利用 年移动总数 调整企业成本的方法 例如财务部门要计算 制造部 5 月份的成本预算 就先计算从去年 5 月份至今年 4 月份制造部的销售收入 再根 据前 12 个月的销售总额的平均值 按照事先设定的百分比计算出 5 月份的成本维持指标 财务部将 5 月份的成本预算指标总数告诉制造部 由他们自己决定成本分布结构 如果销售收入的年移动总数平均值呈增长趋势 那么部门可支配成本同比例增长 反 之 部门可支配成本则同比例下降 这种成本控制方式一方面是为了允许费用随着销售收 入的增长而增加 另一方面是为了平衡生产投入与销售收入之间存在的时间差问题 2 财务部向各部门经理提供能够用于指导优化作业活动的专业技术支持 管理会计的核心工作就是通过为相关部门提供专业技术服务造成企业成本下降 部门 20 经理的核心工作是管理内部作业活动 所以 管理会计的主要工作之一 就是向相关部门 经理提供关于作业活动体系的专业资讯 创造财务管理的附加价值 成本是随着作业活动的发生而产生的 所以成本分摊也必须建立在作业活动的基础上 在利润管理的模式下 作业成本不再由本部门消化 而是通过作业活动的动因找到受益部 门去消化 管理会计的工作是使所有成本发生直接化 即把发生的全部费用 包括间接费 用 直接分摊到产品或项目中去 这样就可以说明产品或项目成本的具体内容了 这些具 体成本内容将会指引部门经理找到哪些成本是可以下降的 哪些作业活动是不赚钱的 由 此推动成本下降空间 财务部另外一项服务职责就是在人力资源部门的配合下 开展各部门相关人员财务管 理应用知识培训 我们培训的目的并不是把部门相关人员培训成财务管理专家 而仅仅是 让他们掌握财务管理必备的应用知识 所以财务人员有责任掌握与非财务专业管理人员沟 通的技巧 放弃专业语言 使用商业语言 也就是说使用部门相关人员能够听懂的大白话 给大家讲解必备的财务管理相关应用知识 告诉大家如何解读报表 如何认识比率关系 如何进行基本财务分析等等 通过深入浅出的讲解 把复杂的理论用简单明了的方式表达 清楚 让对方理解 当部门管理人员具备了使用财务分析工具的基本技能之后 财务部也 为自己将来通过提供专业服务赚取部门利润打开了客户空间 要想让财务部可以做到准确及时地分摊成本 还必须满足一个前提条件 各部门能 够及时准确地向财务部提供作业活动内容 耗费时间 投入人员 投入固定资产 服务对 象等等成本分摊所需要的详细资料 工作饱和度测量中要求员工作详细记录每天的工作内 容是为了考核工作量 但是在成本管理中 内容相同的 作业活动日志 可以发挥出更加 重要的作用 部门作业活动是通过员工作业发生的 成本分摊的基础是各项作业活动耗费的具体人 员和工时数额 所以每一位员工每天作业活动的内容和时间必须详细记录 做好记录部门 经理才有了与客户进行成本对话的依据 才有了优化本部门业务流程 寻找成本下降空间 的途径 那么这件工作本身也符合本部门的利益 所以部门经理一定会积极督促自己的员 21 工做好这项工作 另外 从实施平衡记分卡的角度来讲 考核 运营效率 和 学习与创 新 二项指标的相关依据 也将在 作业活动日志 中出现 当各部门被作为利润中心考核之后 我估计考核员工工作饱和度状况 加强员工时间 管理 优化部门业务流程等工作 可能就不需要高管层和人力资源部操太多的心了 部门 为了增加资源周转率 提高收入水平 经理们会更加关心这些涉及切身利益的问题 将来 给高管层带来最多麻烦的问题 可能是成本对话初期有不少的投诉官司需要处理 等到游 戏规则理顺之后 一切工作步入有章可循的阶段 估计投诉的情况会减少很多 目前一些采用 成本对话 方式对营运成本进行管理的企业为了有效减少因成本对话 而发生的各部门之间冲突 在企业中成立了 价格处 专门参照市场水平给企业中的所 有作业活动制定价格 并监督服务质量 仲裁客户投诉 他们的这种设置为减少企业内部 利益摩擦 促使各部门主动降低服务成本起到了良好的作用 3 合理的绩效考核标准 既然成本是在员工的作业活动中产生的 部门经理可以通过作业流程管理对成本进行 控制 那么也可以说企业的成本其实是掌握在部门经理和员工手中的 每一个员工都是抱 有财务目的到企业工作的 所以企业需要用具有吸引力的财务指标与部门和员工交换成本 人力资源部在绩效考核系列方案中 可以为利润管理设立专项激励机制 在利润中心 的营运模式下 各部门的损益表上可以随时显示出简单明了的收入 成本 利润状况 生 产部门在降低运营费用的过程中为企业创造的价值还会直接在企业现金流上反映出来 而 职能部门的损益状况虽然不能直接反映在现金流中 但是它反映了本年度中职能部门为企 业创造的战略管理服务价值 部门绩效考核利润指标的计算公式为 部门实际利润 部门总收入 总成本 绩效考核利润 部门总收入 固定成本 经理可控制变动成本 经理不可控制变动 22 成本 在这里我没有引入 净利润 的概念是因为职能部门的成本与收入绝大部分会是以内 部结算单的形式出现的 比较虚拟 所以没有多少税收成本 如果用净利润的指标考核部 门利润 可能造成对生产部门不太公平 以上绩效考核利润公式中将 经理不可控制变动成本 从部门成本中扣除 是因为这 部分成本的出现和控制是由高管层负责的 不应列入部门业绩被考核范畴 高管层手中也 会有一张由各部门 经理不可控制变动成本 和 高管层与部门业务非直接相关的费用支 出 汇集起来的成本明细表 这部分成本由高管层负责控制和下降 让高管层在企业成本 控制工作中承担一定的义务和责任 也显示了高管人员与全体员工同舟共济的企业文化 只有设置对各部门经理和员工相对公平并具有吸引力的利润激励机制 营运成本才有 可能造成实际和持续性下降 有了各部门损益表作为基础数据资料 人力资源部门设计专 项利润考核激励方案就不是特别复杂的事情 另外 从平衡记分卡的角度来讲 部门损益 数据也为考核各部门的财务指标提供了令人信服的依据 平衡记分卡考核作为对部门全方位平衡性业务状况评价 可以占据部门全年奖金一定 的百分比 利润管理专项考核激励可以占据另外一部分 根据成本管理在企业当年工作中 的重要程度 可以在每年初调整这二项考核结果所占据的分配比例 至于高管层对部门经 理个人的专项奖励部分 可以将利润考核结果所占据的比例大幅提高 4 高管层授予部门经理控制成本的权利 并最大限度地给予部门经理可控制成本的资 源范围 目前绝大多数企业仍然是以行政管理为中心进行企业管理的 组织机构图是一个行政 的主题 是权力传递的标志 而现代企业真正的主题应该是项目 产品和顾客 这些主题 的精细化管理需要通过财务管理实现 也就是说需要运用数字化管理使企业营运管理精细 化 沿袭计划经济时代行政管理的模式管理在现代市场经济中求生 是许多企业发展步伐 跟不上社会经济发展速度的重要原因 23 在企业对中层管理人员进行锻炼和培养的过程中 高管层所承担的职责不是把权力紧 紧攥牢在手心里 让下级学会服从 而是通过对下级管理人员的不断培训和扩大授权范围 促进他们学习和成长 让他们学会也必须学会承担工作的压力和责任 高管层只有尽到这 份职责 一个企业才有可能越来越强大 在利润管理模式下 高管层授予部门经理能够行使的权利将扩大 部门经理对员工年 收益水平负有的责任被放大 所以由此给部门经理带来的工作压力也将同步增加 高管层 还需要最大限度地将企业固定成本转化为变动成本 将变动成本中部门经理不可控制的成 本转变为可控制的成本 这样一方面可以降低大额固定成本给企业带来的经营风险 另一 方面可以扩大部门经理可控制成本的资源范围 增加企业总成本下降空间 在部门经理为了提高部门利润而努力控制成本的工作中 高管层必须授予他们行使成 本对话的权利 假如出现内部顾客对服务方提供的服务质量不满意或者对服务价格有异议 等情况 顾客方可以向高管层提出申诉 对于服务质量没有达到承诺要求的 顾客可以要 求退还部分或全部成本支出 对于造成经济损失的 顾客可以要求服务方进行赔偿 买方 对服务价格持有异议的 双方可以进行协商 买方具有选择权 这就是建立成本对话机 制 而各部门之间成本对话的记录资料 就是平衡记分卡中客户满意度指标的考核依据 但是属于高管层认为与企业战略和发展要求相关的重要服务项目 各个部门必须无条 件接受 此类项目的收费标准由高管层负责与提供服务部门协商确定 当企业建立起比较 科学完善的成本分摊 对话和激励机制 才具备了有效降低企业总营运成本的基础 四 实例说明 人力资源部门在开展本职工作的时候需要解决好三件事情 就是消除员工的 三个不 做 不会做不做 不考核不做 不激励不做 如果企业的工作任务因为这三件事不能 保质保量完成 人力资源部门就首先负有不可推卸的责任 将税务会计和财务会计的角色向管理会计方向转变 通过财务管理工作创造企业营运 更高的利润附加值 实现财务部为企业战略管理服务的核心目标 这是财务部的本职工作 24 相关工作应该由财务部门牵头推进实施 但是一个企业假如出现了财务部因为 不会做而 不做 的情况 那么对财务部人员进行财务管理业务培训工作就成为了人力资源部的责任 和义务 我们姑且以这个话题假设一个简单的例子 从成本分摊的角度来讲 人力资源部为财 务部提供全员业务培训所产生的费用 过去是作为人力资源部发生的培训费用计入企业管 理费用之中 然后随着期间费用分摊到生产部门及产品头上 进入产品成本 但是如果采用作业活动分摊法 人力资源部由于此项培训工作所产生的所有直接费用 和间接费用 项目策划费 讲师费 教材费 通讯费 交通费 投入工作人员的薪酬费 场地费 水电费 设备折旧费等等 将全部计入财务部的成本支出之中 而人力资源部的 损益表中将出现与财务部成本支出相对应的营业收入 人力资源部为了扩大本部门营业收入 还会设法通过为各部门提供其它项目服务的途 径来实现 如薪酬社保服务 绩效考核服务 工作饱和度管理服务 员工招聘服务 业务 培训服务等等 收费的原则就是谁受益谁付费 当然 关于服务质量和效果的衡量评价与 收费之间的关系问题 关于项目费用如何比照市场价格标准收取的问题等等 则需要在作 业活动分摊法具体实施之前仔细斟酌 并在实施过程中不断修正和完善 人力资源部作为利润中心必须具备一定的收入来源 随着为其它部门提供专业化服务 的作业活动 其收入得到了实现 而条件保障部为人力资源部进行维修服务 卫生清洁服 务 保卫处的保安服务 财务处为平衡记分卡实施提供的专业服务 人力资源部本身的固 定费用 办公费用等等 也都将计入人力资源部当期的成本费用之中 相同的道理 财务部因为全员培训向人力资源部支付了一大笔作业活动费 计入了本 部门当期成本 为了使自己的部门成为盈利部门 让自己的成本支出获得超值回报 财务