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会议策划 2 学习目标 了解会议策划的概念 作用 明确会议策划的内容 熟知会议策划的工作程序 掌握根据会议性质和目的编写策划方案和会议预算的技巧 阅读课本19页的引例 这个故事告诉我们一个什么道理 凡事预则立 不预则废 群英会蒋干中计 4 2 1会议策划概述 1 策划策划一词最早出现在 后汉书 隗器传 中 是以功名终申 策画复得 之句 策最主要的意思是指计谋 划指设计 意思为处置 安排 策划指为了达成某种特定的目标 根据现实的各种情况及所掌握的信息 借助一定的科学方法和艺术 为决策而构思 设计 制作可行的行动方法的过程 策划是一种程序 策划是针对未来要发生的事物作当前的决策 它连接着我们出发点与未来的目的 2 1 1会议策划的含义 5 2 1会议策划概述 2 会议策划会议策划就是为了使会议取得预期的目的 从而构思 设计 拟定出合理可行的方案的过程 2 1 1会议策划的含义 案例分析 诸葛亮的 隆中对 是历史上少见的策略规划 以宏观的视野 拟定前瞻的战略 迄今都是以史为镜的企业人士研究策略的借镜 7 1 策划更多表现为战略性 包括分析情况 发现问题 确定目标 设计和优化方案 最后形成具体工作等一整套环节 计划只是策划的最终结果 比较多地体现为在目标 条件 战略和任务等都已经明确的情况下 为即将进行的工作提供具体操作的方案 2 策划掌握原则和方向 是宏观的 计划处理程序和细节 是微观的 3 策划通常是一种具有超前性的 挑战性的 创新性的创意工程 计划是一种常规的工作流程 是现实可行的 是按部就班进行的 2 1 2会议策划的特点 1 策划与计划 8 1 目的性 2 预测性 3 科学性 4 可操作性 2 1 2会议策划的特点 2 会议策划的特点 9 1 竞争功能 2 决策保证功能 3 计划测定功能 4 预测未来功能 5 策划的管理创新功能 2 1 2会议策划的特点 3 会议策划的功能 优良的会议策划师完满举办会议的前提 完整的会议策划师一个节奏分明 条理清楚 面面俱到的周全计划 2 2会议策划的内容 会议策划的内容 包括主题择定 模式定位 议程安排 组织协调 公共关系 媒体报道等 11 2 2 1确定合适的主题 1 确定会议主题的意义 主题是作品的灵魂 统帅 确定会议主题 使之有号召力 有时代感 引人注目 是会议策划的一项重要任务 例如2008年北京奥运会的主题是 绿色奥运 科技奥运 人文奥运 体现了中国人民建设和谐社会 实现和谐发展的梦想与追求 确定主题后 会议还要策划出响亮的口号 以利于扩大宣传 提高知名度 有时 在主题外还要另加副题 以进一步补充和说明主题 12 1 围绕会议目标确定会议主题 能够引起与会者的注意和共鸣 2 切合公关 提炼主题 3 根据会议类型明确会议名称 2 2 1确定合适的主题 2 确定主题的方法技巧 13 1 报告式 2 研讨式 3 座谈式 4 现场式 5 联谊式 6 庆典式 7 远程式 8 讲座 9 论坛 沙龙 2 2 2会议模式定位 1 传统会议模式 材料一发 领导一念 全体听命 14 1 头脑风暴 一种激发性思维方法 组织形式 参加人数5 10人 由不同专业或不同岗位者组成 时间控制在1小时左右 一名主持人 只主持 对设想不作评论 记录员1 2人 把每一个设想不管好坏都记录下来 会议类型 设想开发型和设想论证型 会前准备工作 明确主题 选好主持人 参与者的训练基础 会前柔化训练 2 现代新型会议模式 2 2 2会议模式定位 15 1 头脑风暴 会议原则 禁止批评和评论他人 也不要自谦 目标集中 追求设想数量 越多越好 鼓励巧妙地利用和改善他人的设想 与会人员一律平等 各种设想全部记录下来 主张独立思考 不允许私下交谈 以免干扰别人的思维 提倡自由发言 畅所欲言 任意思考 不强调个人的成绩 应以小组的整体利益为重 2 现代新型会议模式 2 2 2会议模式定位 16 1 头脑风暴 会议实施步骤 会前准备设想开发设想的分类与整理完善实用型设想幻想型设想再开发 2 现代新型会议模式 2 2 2会议模式定位 17 1 头脑风暴 主持人技巧掌握各种创造思维和技法 善于激发成员思考 使场面轻松活跃而又不失脑力激荡可引导与会者轮流发言 避免形成辩论会和发言不均以赏识激励的语言鼓励与会者多出设想经常强调设想的数量禁止使用不利于与会者出设想的话语 2 现代新型会议模式 2 2 2会议模式定位 18 1 头脑风暴 主持人技巧根据课题和实际情况需要 引导大家掀起一次又一次脑力激荡的 激波 掌握好时间 会议持续1小时左右 形成的设想应不少于100种遇到人人皆人穷志短出现暂时停滞时 要采用措施缓和气场 2 现代新型会议模式 2 2 2会议模式定位 19 2 玻璃鱼缸式会议由6到8名与会者在台上或房间中心围成一圈 圈子中间留有一个空座 其他与会者只能作为观众坐在周围旁听 不能发言 只有那些坐在圈子里的人才可以发言 如果有观众想发言 就走到圈子中的空座上 发言完毕后回到原位 通常有一个主持人 他可以参加讨论 也可以只负责维持会议正常程序 2 现代新型会议模式 2 2 2会议模式定位 20 3 休闲会议会议模式允许与会者不看文件 不听令人昏昏欲睡的报告 不必应酬饭局酒宴 而是亲近自然 放松情绪 然后在轻松自然的情形下商议工作 2 现代新型会议模式 2 2 2会议模式定位 21 4 网络会议预先用录像带把某个事件或活动现场录制下来 然后转换成数字化的视频信号通过电脑接收后送入网络服务器 网络会议对公司召开培训会议非常有利 可以节省飞行 住宿 伙食 地面交通等许多费用 2 现代新型会议模式 2 2 2会议模式定位 22 1 保证会议目的 2 重点优先 3 原则上每个单元时间的会议都要有议程 每个议题时间不宜过长 控制在一个半小时左右 4 如遇几个议题 应按其重要程度排序 最重要的排列在最前面 5 科学合理 保证最佳开会时间 上午8 00 11 30 下午15 00 17 30 全体会议在上午 分组讨论在下午 文娱活动在晚上 2 2 3会议议程安排的技巧要求 阅读并掌握知识链接2 2的内容 23 组织协调是指组织者根据工作任务 对资源进行分配 同时控制 激励和协调群体活动过程 使之相互融合 从而实现组织目标 2 2 4会议策划中组织协调 1 组织协调概述 24 1 充分运用各种资源 使之合理搭配 达到最佳效果 如资金的运用 人员的统筹安排 场地的选择等 2 区别轻重缓急 保证会议工作有序进行 3 激励下属 4 处理冲突 2 2 4会议策划中组织协调 2 会议策划中的组织协调 25 会议公共关系策划就是公关人员根据组织形象的现状和目标要求 分析现有条件 谋划 设计公关战略 专题活动和具体公关活动最佳行动方案的过程 为会议方案而构想 设计 制定传播沟通方案的智力活动 2 2 5会议公共关系策划 1 会议公共关系策划的含义 26 主要围绕会议主题进行 包括 活动名称 标语和宣传品 会议形象设计 危机处理预案 媒介策略 2 2 5会议公共关系策划 2 会议公共关系策划的内容 27 创意 新颖 富有独特性和个性 有意境感和吸引力 2 2 5会议公共关系策划 3 会议公共关系策划的要求 2 3会议策划工作流程 按会议策划工作进程来分 可分为四个阶段 确定目标设计方案评价选优实时反馈 29 正确的会议目标应具备以下条件 1 目标内容明确不含糊 可以解决实际工作中的问题 不能图形式 走过场 2 确定实现目标的责任者 3 有完成目标所需的条件 不好高骛远 1 明确会议目标 2 3 1确定目标 进行调研 30 1 收集与会议有关的政策 法规 规章制度 使会议符合法律要求 2 收集组织内外相关信息资料 使会议策划尽量利用资源 达到最大效益 3 收集组织内外相关方面的参谋建议 集思广益 使策划民主科学 2 调查研究 收集信息 2 3 1确定目标 进行调研 31 具体步骤 1 分析可利用的资源 有利的条件 找出优势 2 分析欠缺的条件 看清劣势 找出风险系数 3 预测可能出现的情况 1 分析材料 2 3 2分析材料 做出方案 32 包括内容 1 制定方案的依据 2 要达到的目标 3 现有的主客观条件 4 实现目标的途径 方法 5 可能出现的问题及解决方法 2 设计方案 2 3 2分析材料 做出方案 阅读知识链接2 3并思考问题 33 1 全局性 2 可行性 3 效益性 1 合理标准三原则 2 3 3比较论证 选择方案 34 注意点 1 对所拟定的方案进行客观的 科学的评估 2 认真对待评估意见 3 有明确的选择标准 一般用决策目标为标准 4 走民主决策之路 2 科学的方法 2 3 3比较论证 选择方案 35 针对策划方案的各个部分编制的实施计划 应包含方案具体的实施步骤 实施时间和期限 人员与经费安排 实施的监督措施等 1 编制实施计划 2 3 4实施反馈 36 1 修正方案 2 局部调整 2 根据反馈 追踪决策 2 3 实施反馈 阅读知识链接2 4的十种方法 2 4拟写会议策划方案 2 4 1会议策划方案的内容 1 确定会议的主题与议题 2 确定会议的名称 3 确定会议的时间 会期 4 确定会议所需的设备和工具 5 确定会议所需的文件范围 并安排印制工作 6 确定与会代表的组成 7 确定宣传机构和模式 8 确定会议经费预算 9 确定会议餐饮安排 10 确定筹备机构与人员分工 2 4拟写会议策划方案 2 4 2会议策划方案写作程序 1 根据要求 收集信息 2 分析材料 写出提纲 3 集思广益 写成初稿 4 收集反馈 写出定稿 知识应用 完成课本37页的案例分析题 房费 餐费 门票 交通费 会议室费用等预算原则创造一定程度的利润保持收支平衡即便超支 也必须保持在一定的金额之内 会议预算 知识链接 预算的内容固定成本 不论参加者人数多寡都需要承担的那部分费用 如 发言人的出场费 场地租赁费 市场营销开支 设备租金 可变成本 根据参加人数的多寡而发生变化的那部分费用 如 餐饮 住宿 打印与邮费等 收入的来源 会务费 赞助费 与会议相关的展览中租出的展位 会议广告横幅 会议宣传手册中登广告等 会议预算 十三 会议预算 实现最佳资金流动状况 提早获取收入 如收取订金 尽可能推迟支付包括场所在内的供应商的费用 一般会留出10 的应急费用如活动有可能取消 必须保证有足够的资金支付违约金等费用 通常主办者不得不通过削减餐饮费来减少支出 但须注意不能影响活动的整体质量 会议预算 会议总体方案的构成要素 1 会议的名称2 会议的目标和指导思想 意义3 会议的主题 议题和日程4 会议的对象和规模5 会议的时间6 会议地点 合适的举办地 什么国家或地区