公文写作培训大会课件.ppt

时间 2010年9月15日19 30 21 30地点 学术交流中心 公文写作培训 主讲人 林挺葵老师 一 基础知识1 公文概述2 常用公文文种 公文写作 二 常见问题分析 一 基础知识 1 概述公文的定义 公文是党政机关及其他社会组织在公务活动中为行使职权 实施管理 商洽和交流工作而制作的具有法定效用和规范体式的文件 属于机关应用文的一个重要组成部分 公文的特点 是特定的作者制定和发布的 具有法定的现行执行效用 具有规范的文体 结构和格式 需要履行法定的程序 文字必须庄重 朴实 准确 精炼 公文的分类 按其行文方向 可分为上行文 下行文 平行文 按其时限要求 可分为特急公文 急办公文 常规公文 按其涉密程度 可分为绝密公文 机密公文 秘密公文 普通公文 2 常用公文文种 学校常用的主要公文种类 通知策划书报告通报意见 总结请示函决定会议纪要 主要为以下10种 今天为大家主要讲解的是前6种 1 通知的写作 1 通知通知是上级对下级 组织对成员或平行单位之间部署工作 传达事情或召开会议等所使用的应用文 由于高科技的普及应用 除了一般的方式 我们甚至可以还通过短信来发通知 一般形式的通知 分标题 正文 署名 日期四部分 标题即通知的名称 应写在第一行正中 一般只写 通知 两字 正文是核心 内容一般有五项 通知谁 在什么时间 在什么地点 做什么事 应注意什么 正文后有的有要求性词语 如 不得缺席 务必到场 等 署名是署通知发出者的名称或单位 如 XX协会 等 正式的通知还需盖通知发出单位的章 日期是通知发出的时间 通知亲爱的干部干事们 XX协会将于10月11日晚上7点半在A3 2课室举行动员大会 请协会全体干部干事准时出席会议 正文 XX协会二 一 年X月X日 例子 注意事项 通知的内容必须确切 通知要简洁通俗 不能用偏僻词 写通知时要认真 不能写错别字 标题 署名日期 发文机关标识 版头 红头 发文字号 标题事由 文种 正文 开头 活动主题 指导思想 活动时间 组织结构 领导小组 活动内容 评奖方法 活动要求 附件名 发文机关署名 印发日期 主题词 抄送单位 正式通知的写法 模板 2 总结的写作 2 总结工作总结分为 标题 正文 结尾 署名和日期五部分 格式 标题 一般是根据中心内容 目的要求 总结方向来定 同一事物因总结的方向 侧重点不同其标题也就不同 形式 1 单标题 一般由单位名称 时间 主要内容 文种组成 如 XX协会2009年度工作总结 有的只是内容的概括 并不标明 总结 字样 如 一年来的谈判及前途 2 双标题 正标题点明文章的主旨或重心 副标题具体说明文章的内容和文种 如 点燃千支蜡烛 照亮天堂之路 记广东医学院东莞校区学生自发悼念地震遇难者仪式 2 总结正文 正文是活动总结的主体 情况概述层次分明 条理清楚 运用分段标题或序号一 二等 成绩经验主要部分存在的问题和教训中肯 恰当 实事求是今后努力的方向结尾 归纳呼应主题 指出努力方向 提出改进意见或表示决心信心等语作结 要求简短精练 署名和日期 一般在正文右下方署名 3 策划书的写作 3 策划书策划书即对某个未来的活动或者事件进行策划 并展现给读者的文本 策划书是目标规划的文字书 是实现目标的指路灯 格式 活动标题 副标题 一 活动主题 突出活动的重点特色 二 活动宗旨 目的 三 活动组织机构 主办单位 承办单位 四 活动对象 五 活动时间 地点 六 活动流程 1 前期准备 2 活动的主要内容及具体安排 七 活动可行性分析及预期效果 八 物资 经费预算 注 有商家赞助要说明 九 应急方案主要负责人二 一 年X月X日 4 请示的写作 4 请示请示是下级机关向上级机关请求对某项工作 问题作出指示 对某项政策界限给予明确 对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文 是应用写作实践中的一种常用文体 请示可分为解决某种问题的请示 请求批准某种事项的请示 特点 时间性强 请示的事项一般都是急需明确和解决的 否则会影响正常工作 因此时间性强 一事一请示 一般主送一个机关 不多头主送 如需同时送其他机关 应当用抄送形式 但不得在请示的同时又抄送下级机关 应按隶属关系逐级请示 一般情况不得越级请示 如确需越级请示 应同时抄报直接主管部门 4 请示结构 内容和写法 主题词 主送 广东医学院学生社团联合会 东莞校区 二 一 年九月X日 签发人 结语 公文分数序号 发文字号 例子 5 报告的写作 5 报告报告是向上级机关汇报工作 反映情况 提出意见或者建议 答复上级机关的询问时使用的公文 特点 1 内容汇报性2 语言陈述性3 行文单向性4 成文事后性5 双向沟通性 类别与功用 1 例行报告 日报 周报 旬报 月报 季报 年报等 例行报告不能变成 例行公事 而要随着工作的进展 反映新情况 新问题 写出新意 2 综合报告全面汇报本机关工作情况 可以和总结工作 计划安排结合起来 要有分析 有综合 有新意 有重点 3 专题报告指向上级反映本机关的某项工作 某个问题 某一方面的情况 要求上级对此有所了解的报告 所写的报告要迅速 及时 一事一报 呈报 呈转要分清写明 标题 包括事由和公文名称 上款 收文机关或主管领导人 正文 结构与一般公文相同 从内容方面看 报情况的 应有情况 说明 结论三部分 其中情况不能省略 报意见的 应有依据 说明 设想三部分 其中以建设想不能省去 结尾 可展望 预测 亦可省略 但结语不能省 报告的格式与写法 注意事项 情况确凿 观点鲜明 想法明确 口吻得体 不要夹带请示事项 6 函的写作 6 函函是不相隶属机关之间相互商洽工作 询问和答复问题 或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文 作为公文中惟一的一种平行文种 其适用的范围相当广泛 分类 一 按性质分 可以分为公函和便函两种 公函用于机关单位正式的公务活动往来 便函则用于日常事务性工作的处理 便函不属于正式公文 没有公文格式要求 甚至可以不要标题 不用发文字号 只需要在尾部署上机关单位名称 成文时间并加盖公章即可 二 按发文目的分 函可以分为发函和复函两种 发函即主动提出了公事事项所发出的函 复函则是为回复对方所发出的函 三 按内容和用途分 还可以分为商洽事宜函 通知事宜函 催办事宜函 邀请函 请示答复事宜函 转办函 催办函 报送材料函等 邀请函格式 例子 邀请函尊敬的 老师 您好 感谢您一直以来对XX协会的关心和支持 使协会在岁月中不断地成长 发展壮大 现决定于2010年4月25日上午9 00 11 00在学校足球场举行一年一度的XX开幕式 我们真诚地邀请您前来指导并参加我们的XX活动和观赏我们的表演 此致敬礼 XX协会2010年4月12日 二 常见问题分析 二 常见问题分析 1 文种误用 2 公文组成要素不全 3 标题病误 4 语言结构与文字问题 主要表现在报告和请示的错用 报告和请示同属上行文 但是性质截然不同的两类文种 不同点 行文目的不同报告以陈述情况为主 不要求上级批复 请示以请求指示或批准事项为主 要求上级批复 公文内容不同请示可围绕请求事项反映情况 说明理由 不排除含有一定的情况汇报 但报告中不能夹杂请示事项 规范性用语不同报告用 以上报告如有不妥 请指示 特此报告 等 请示用 当否 请批复 特此请示 请批复 目前 这两种文种的滥用主要表现在两个方面 请示 报告混用如 关于请校领导出席毕业典礼的报告 2 请示 报告并用如 关于召开新一届学代会的请示报告 1 文种误用 报告应改为 请示 报告应删掉 常见于请示写作中 1 请示缺签发人 2 缺附件 3 成文日期不全 如 二OO六年一月 06年1月14日 4 缺主题词或主题词不全等 2 公文组成要素不全 1 标题缺少单位名称公文标题通式为 行文单位 关于 事由 的 文种2 不伦不类的标题两个文种并用如请示报告 任免决定的通知等 混用文种将 请示 错用成 申请 3 标题中事由表达不全4 标题中乱用标点符号公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 乱用标点符号主要表现在 转发和颁发法规 规章 不用书名号而用引号 不必用其他标点符号而随意使用 如 关于对1999年 全民文明礼貌月活动 安排的通知 3 标题病误 1 段落层次不清 主次不分 不善于用结构层次序数 如一 二 1 2 2 不合公文文体 出现描述性语言和客套话 3 繁琐冗长 如 根据 精神 在 指导下 在 关怀下 等 4 主语谓语搭配不当 如a 人民的生活水平普遍增加了 b 上述问题 今后准备进一步加强和改进 5 定语错位造成歧义如 a 市长把我们五个县领导召集到一起专门研究了这个问题 b 原