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第五章控制活动 企业内部控制基本规范 第二十八条规定 企业应当结合风险评估结果 通过手工控制与自动控制 预防性控制与发现性控制相结合的方法 运用相应的控制措施 将风险控制在可承受度之内 控制措施一般包括 不相容职务分离控制 授权审批控制 会计系统控制 财产保护控制 预算控制 运营分析控制和绩效考评控制等 第一节不相容职务分离控制第二节授权审批控制第三节会计系统控制第四节财产保护控制第五节预算控制第六节运营分析控制第七节绩效考评控制第八节合同控制 引例 沈阳机车集团的 功臣 P96 第一节不相容职务分离控制P97 企业内部控制基本规范 第二十九条规定 不相容职务分离控制要求企业全面系统地分析 梳理业务流程中所涉及的不相容职务 实施相应的分离措施 形成各司其职 各负其责 相互制约的工作机制 不相容职务分离控制的核心是内部牵制 对财务岗位 领导岗位建立强制轮换或带薪休假制度 第一节不相容职务分离控制P97 一 不相容职务分离控制的定义二 不相容职务分离的内容和控制程序三 轮岗制度 一 不相容职务分离控制的定义P97 不相容职务是指那些如果由一个人担任既可能发生错误和舞弊行为 又可能掩盖其错误和舞弊行为的职务 例如 授权批准与业务经办 业务经办与会计记录 会计记录与财产保管 业务经办与稽核检查 授权批准与监督检查等 二 不相容职务分离的内容和控制程序 一 不相容职务分离的内容 二 不相容职务分离的控制程序 一 不相容职务分离的内容 主要有以下6种 1 可行性研究与决策审批相分离 2 业务执行与决策审批相分离 3 业务执行与审核监督相分离 4 会计记录与业务执行相分离 5 业务执行与财产保管相分离 6 财产保管与会计记录相分离 一 不相容职务分离的内容 另外 不相容职务如 授权与记录授权与保管总账与明细账总账与日记账出纳与编制银行存款余额调节表授权与核对记录与核对保管与核对等图5 1不相容职务分离控制图解P98案例5 1邯郸农行金库巨款被盗案P98 二 不相容职务分离的控制程序 1 设立管理控制机构2 推行职务不兼容制度做到不相容职务的分离 应当考虑以下几方面 一是每类经济业务的发生与完成 不论是简单还是复杂 必须经过两个或两个以上的部门或人员 并保证业务循环中的有关部门和有关人员之间进行检查与核对 二是权力与职责应当明确地授予具体的部门和人员 三是对于重要权力的行使必须接受定期独立的检查等 二 不相容职务分离的控制程序 在实务中 如何判断什么样的职务必须分离 分离的度如何把握 应当要由具有丰富经验的专业人员从发生错误或舞弊的可能性及其影响程度来综合判断 三 轮岗制度 一 轮岗的形式临时轮岗换岗转岗 二 轮岗的组织认真选择轮岗对象做好思想工作和培训组织工作 三 轮岗的意义控制风险促进部门沟通 提高办事效率培养人才 轮岗是把 双刃剑 深圳市中兴移动通信有限公司财务部部长赵守年向 中国会计报 记者介绍说 轮岗这种方法很有效 至少在某个岗位的会计人员请假时 在这个岗位工作过的其他会计人员可以顶上来 在企业有了这种通过轮岗来提高人才综合素质的理念并使之形成制度后 会计人员一般都会对岗位轮换表示欢迎 当然 这与我们财务部门以年轻人居多 人才竞争相当激烈有很大关系 对于岗位轮换 赵守年有亲身经历 这位年轻的财务部长也正是通过岗位轮换 从内审到税务会计 再到财务会计 一步步被轮换到财务管理层的 在会计人员从轮岗中受益的同时 也给企业带来了不少麻烦 2009年7月10日 中国会计报 报道一家大型企业尽管有轮岗制度 但还是因轮换周期过长而在4年前发生了出纳卷款出逃的事件 作案的出纳已经在企业工作了11年 只被轮换过一次 当时他通过内部消息得知即将被轮换到其他岗位 第二天就消失不见了 可见 轮岗是把 双刃剑 企业的管理者用好了就是一把内部控制的 利剑 用不好它只能是一把祸企殃工的 屠刀 东方贸易公司请你就员工职责分工问题提供咨询服务 该公司有三位员工必须分担下列工作 记录并保管总账 记录并保管应付账款明细账 记录并保管应收账款明细账 记录货币资金日记账 保管 填写支票 发出销货退回及折让的贷项通知单 调节银行存款日记账与银行存款对账单 保管并送存现金收入 上述工作中 除6 7两项工作量较小外 其余各项工作量大体相当 要求 假如这三位员工都具备相当的能力 而且只需要他们做上述所列的工作 请根据上述资料 说明应如何将这八项工作分配给三位员工 才能达到内部控制制度的要求 第二节授权审批控制P98 一 授权审批控制的定义二 授权审批控制的内容三 授权审批控制的实施四 授权控制五 审批控制六 三重一大 制度 一 授权审批控制的定义 企业内部控制基本规范 第三十条规定 授权审批控制要求企业根据常规授权和特别授权的规定 明确各岗位办理业务和事项的权限范围 审批程序和相应责任 一 授权审批控制的定义 企业应当编制常规授权的权限指引 规范特别授权范围 权限 程序和责任 严格控制特别授权 常规授权是指企业在日常经营管理活动中按照既定的职责和程序进行的授权 特别授权是指企业在特殊情况 特定条件下进行的授权 通常是临时性的 如在洽谈投资 收购兼并 对外担保等重要经济业务中需要临时性作出某项承诺 以及超过常规授权限制的交易 都需要特别授权 一 授权审批控制的定义 企业各级管理人员应当在授权范围内行使职权和承担责任 企业对于重大的业务和事项 应当实行集体决策审批或者联签制度 任何个人不得单独进行决策或者擅自改变集体决策 一 授权审批控制的定义 授权审批控制要求企业各级人员必须经过适当的授权才能执行有关经济业务 未经授权和批准不得处理有关业务 授权审批控制应当实现 一是企业所有人员未经授权 不能行使相应权力 二是企业的所有业务未经授权不能执行 三是对于审批人超越授权范围的审批业务 经办人员有权拒绝办理 并向上级授权部门报告 二 授权审批控制的内容 一是授权批准的范围 通常包括企业所有常规性业务活动 二是授权批准的层次 企业应当根据经济业务的重要性和金额大小确定不同的授权批准层次 三是授权批准的责任 四是授权批准的程序 即规定每一类经济业务的审批程序 以便按照程序办理审批 避免越级审批或违规审批 三 授权审批控制的实施 任何授权都应当以法律 法规和企业规章制度为依据 一方面需要避免权限过于集中 即所谓 一支笔 另一方面也要避免盲目授权 使有关人员逃避管理责任 企业各项授权应予以书面化 并通知到所有流程中的相关人员 以确保业务按照授权执行 避免在企业内部由于个别人员比较强势而导致授权混乱或 有法不依 的情况 授权一旦确定后 企业各级管理人员应当在授权范围内行使职权和承担责任 四 授权控制P99 一 授权的种类1 常规授权2 特别授权 二 授权控制的基本原则1 授权的依据 依事而不是依人2 授权的界限 不可越权授权3 授权的 度 适度授权4 授权的保障 监督 三 授权的形式1 口头授权2 书面授权 五 审批控制P100 一 审批控制的原则1 审批要有界限 不得越权审批2 审批要有原则 不得随意审批 二 审批的形式应该尽量采用书面形式 六 三重一大 制度P100 三重一大 事项决策审批程序 5点P100 101案例5 2唯我独尊 祸从天降P101 第三节会计系统控制P101 一 会计系统控制的定义二 会计系统控制的内容 一 会计系统控制的定义P101 会计系统控制 是指利用记账 核对 岗位职责落实和职责分离 工作交接程序等会计控制方法 确保企业会计信息真实 准确 完整 会计系统控制主要是对企业发生的经济业务事项进行确认 计量和报告过程所实施的控制 从企业日常会计核算工作的内容来看 主要包括会计机构的设置 填制会计凭证的控制 合理设置和登记会计账簿的控制以及依法编制财务报告的控制等 一 会计系统控制的定义 企业内部控制基本规范 第三十一条规定 会计系统控制要求企业严格执行国家统一的会计准则制度 加强会计基础工作 明确会计凭证 会计帐簿和财务会计报告的处理程序 保证会计资料的真实完整 企业应当依法设置会计机构 配备会计从业人员 从事会计工作的人员 必须取得会计从业资格证书 会计机构负责人应当具备会计师以上专业技术职务资格 大中型企业应当设置总会计师 设置总会计师的企业 不得设置与其职权重叠的副职 二 会计系统控制的内容P102 一 会计准则和会计制度的选择 二 会计政策的选择 三 会计估计的确定 四 文件和凭证控制 五 会计档案保管控制 六 组织和人员控制 七 建立会计岗位制度 出纳人员不得兼任稽核 会计档案保管和收入 费用 债权债务账目的登记工作 案例5 3会计控制缺失 企业资产受损P102 第四节财产保护控制P103 一 财产保护控制的定义二 财产保护控制的措施 一 财产保护控制的定义 保证资产安全是 企业内部控制基本规范 规定的内控目标之一 企业内部控制基本规范 第三十二条规定 财产保护控制要求企业建立财产日常管理制度和定期清查制度 采取财产记录 实物保管 定期盘点 帐实核对等措施 确保财产安全 企业应当严格限制未经授权的人员接触和处置财产 二 财产保护控制的措施 1 财产记录控制2 实物保管控制3 定期盘点控制 1 财产记录控制 是指应当妥善保管涉及资产的各种文件资料 避免记录受损 被盗 被毁 首先 应严格限制接近记录的人员 以保持保管 批准和记录职务分离的有效性 其次 各种记录应妥善保存 尽可能减少记录受损 被盗或被毁的可能性 最后 某些重要资料 应当留存备份记录 以便在遭受意外损失或毁坏时重新恢复 2 实物保管控制 主要是限制接近控制和财产保险控制 限制接近控制即严格限制未经授权人员对资产的接触 只有经过授权批准的人员才能接触资产 同时还包括对授权使用和处置资产的文件加以限制 对货币资金 有价证券 存货等变现能力较强的资产 限制无关人员的直接接触 保证存放的安全 限制接近未使用票据并按规定正确注销已使用的票据 限制接近计算机 终端代码和数据库等 财产保险控制主要是运用财产投保 如火灾险 盗窃险等 降低财产运行风险 确保财产安全 3 定期盘点控制 1 定期与会计记录核对 盘点流程通常应先盘点实物 再核对账册 以防止盘盈资产的流失 典型的盘点和复核方法有 定期审核现金记录 定期核对银行存款余额调节表 债权债务明细和与对方单位的对账记录 定期盘点票据 复核永续盘存记录与定期清点结果等 2 进行差异调查和调整 实物盘点结果与有关记录之间的差异应由独立于保管和记录职务的人员进行调查 企业应当根据资产的性质确定盘点的频率 案例5 4定期盘点 防微杜渐P104 案例分析题1 某企业仓库保管员负责登记存货明细账 以便对仓库中所有存货项目的验收 发 存进行永续记录 当收到验收部门送交的存货验收单后 根据验收单登记存货领料单 平时 各车间或其他部门如果需要领取原材料 都可以填写领料单 仓库保管员根据领料单发出原材料 公司辅助材料的用量很少 因此领取辅助材料时 没有要求使用领料单 可直接到仓库领取 如果仓库保管员有时间 偶尔也会对存货进行实地盘点 要求 1 从内部控制活动角度 分析企业在存货管理方面存在的问题及其可能导致的弊端 2 针对发现的问题 提出改进措施 第五节预算控制P104 一 全面预算和预算控制二 全面预算的作用三 全面预算的组织四 全面预算的流程五 预算流程主要业务风险及管控措施 一 全面预算和预算控制P104 一 全面预算 二 预算控制 一 全面预算 全面预算是指企业对一定期间的经营活动 投资活动 财务活动等作出的预算安排 全面预算是由经营预算 也称业务预算 资本预算与财务预算等一系列预算组成的相互衔接和勾稽的综合预算体系 全面预算是全方位 全过程 全员参与编制和实施的预算管理模式图5 2企业全面预算体系见P105 二 预算控制 企业内部控制基本规范 第三十三条规定 预算控制要求企业实施全面预算管理制度 明确各责任单位在预算管理中的职责权限 规范预算的编制 审定 下达和执行程序 强化预算约束 二 全面预算的作用P105 一 企业实施内部控制 防范风险的重要手段 二 企业实现发展战略和年度经营目标的有效方法和工具 三 有利于企业优化资源配置 提高经济效益 四 有利于实现制约和激励案例5 5政策趋紧房地产企业力推全面预算管理P106 三 全面预算的组织 一 主要风险 二 控制要求 三 主要管控措施 一 主要风险 全面预算组织方面的主要风险是 全面预算组织领导与运行体制不健全 致使预算管理松散 随意 预算编制 执行 考核等环节流于形式 预算管理的作用得不到有效发挥 一 主要风险 具体表现为 缺乏专门的预算管理组织 或职责界定不清 致使预算权威性不高 预算管理部门与业务 职能部门之间协调不畅 相互推诿 致使预算责任不清 财务部门包揽了所有的预算编制工作 业务 职能等部门参与配合较少 致使预算编制不全面 执行无力度 没有建立规范的预算管理制度 预算操作无章可循 致使预算管理随意 等等 二 控制要求 企业内部控制应用指引第15号 全面预算 第一章第四条规定 企业应当加强全面预算工作的组织领导 明确预算管理体制以及各预算执行单位的职责权限 授权批准程序和工作协调机制 三 主要管控措施 1 健全全面预算管理体制2 明确各环节授权批准程序和工作协调机制3 完善全面预算各项管理制度 1 健全全面预算管理体制 1 决策机构 预算管理委员会 2 工作机构 全面预算管理工作机构 3 执行单位 各责任中心 1 决策机构 预算管理委员会 企业应当设立预算管理委员会履行全面预算管理职责 其成员由企业负责人及内部相关部门负责人组成 预算管理委员会主要负责拟定预算目标和预算政策 制定预算管理的具体措施和办法 组织编制 平衡预算草案 下达经批准的预算 协调解决预算编制和执行中的问题 考核预算执行情况 督促完成预算目标 2 工作机构 全面预算管理工作机构 预算管理委员会下设预算管理工作机构 由其履行日常管理职责 预算管理工作机构一般设在财会部门 总会计师或分管会计工作的负责人应当协助企业负责人负责企业全面预算管理工作的组织领导 3 执行单位 各责任中心 根据权责范围 企业内部预算责任单位可以分为投资中心 利润中心 成本中心 费用中心和收入中心 2 明确各环节授权批准程序和工作协调机制 预算管理工作各环节的不相容岗位一般包括 预算编制与预算审批 预算审批与预算执行 预算执行与预算考核 预算管理部门主要起决策 组织 领导 协调 平衡的作用 3 完善全面预算各项管理制度 企业建立全面的预算管理制度应当包括 预算管理组织体系预算管理工作流程预算管理各环节内容 时间 程序 方法 审批权限 责任划分等内容并涵盖基本管理制度 工作管理制度 责任管理制度等各个方面 四 全面预算的流程P108 完整的全面预算流程主要包括以下3个阶段 一 预算编制 预算编制 预算审批 预算下达 二 预算执行 预算指标分解及责任落实 预算执行控制 预算分析 预算调整 三 预算考核全面预算流程见P109 一 预算编制 预算编制 预算编制 预算审批 预算下达企业在预算编制环节应当关注以下风险 不编制预算或预算不健全 可能导致企业经营缺乏约束或盲目经营 预算目标不合理 编制不科学 可能导致企业资源浪费或发展战略难以实现 二 预算执行 预算执行 预算指标分解及责任落实 预算执行控制 预算分析 预算调整企业在预算执行环节应当关注以下风险 预算缺乏刚性 执行不力 可能导致预算管理流于形式 三 预算考核 第十五条企业应当建立严格的预算执行考核制度 对各预算执行单位和个人进行考核 切实做到有奖有惩 奖惩分明 第十六条企业预算管理委员会应当定期组织预算执行情况考核 将各预算执行单位负责人签字上报的预算执行报告和已掌握的动态监控信息进行核对 确认各执行单位预算完成情况 必要时 实行预算执行情况内部审计制度 三 预算考核 第十七条企业预算执行情况考核工作 应当坚持公开 公平 公正的原则 考核过程及结果应有完整的记录 企业在预算考核环节应当关注以下风险 预算考核不严 也可能导致预算管理流于形式 第六节运营分析控制P110 一 运营分析控制的定义二 运营分析控制的流程三 运营分析控制的方法 一 运营分析控制的定义P110 企业内部控制基本规范 第三十四条规定 运营分析控制要求企业建立运营情况分析制度 经理层应当综合运用生产 购销 投资 筹资 财务等方面的信息 通过因素分析 对比分析 趋势分析等方法 定期开展运营情况分析 发现存在的问题 及时查明原因并加以改进 一 运营分析控制的定义P110 分析对象 企业在分析运营情况之前 应明确具体的分析对象 至少应包括营运能力 偿债能力 盈利能力 筹资能力等 信息收集 既包括企业内部的 也包括企业外部的 既包括财务的也包括非财务的 既包括定量信息也包括定性信息 分析方法 因素分析法 对比分析法 比率分析法 趋势分析法等 二 运营分析控制的流程P110 分析历史现状发现问题查找原因解决问题见P111图5 5运营分析流程 三 运营分析控制的方法P111 一 比较法 二 比率法 三 趋势分析法 四 因素分析法 五 综合分析法案例5 6警惕低流动比率P111 第七节绩效考评控制P112 一 绩效考评控制的定义二 绩效考评系统的内容三 绩效考评的三种模式 一 绩效考评控制的定义P112 企业内部控制基本规范 第三十五条规定 绩效考评控制要求企业建立和实施绩效考评制度 科学设置考核指标体系 对企业内部各责任单位和全体员工的业绩进行定期考核和客观评价 将考评结果作为确定员工薪酬以及职务晋升 评优 降级 调岗 辞退等的依据 二 绩效考评系统的内容P112 一 评价主体与客体 二 评价目标 三 评价指标 四 评价标准 五 评价方法 六 评价报告图5 6绩效考评系统构成见P113 三 绩效考评的三种模式P113 一 会计基础绩效考评模式 二 经济基础绩效考评模式 三 战略管理绩效考评模式案例5 7宝钢钢管公司的绩效考评系统P116 第八节合同控制P117 一 合同控制的定义二 合同控制的意义三 合同业务的一般流程四 合同控制的措施 一 合同控制的定义P117 企业内部控制应用指引第16号 合同管理 第二条规定 本指引所称合同 是指企业与自然人 法人及其他组织等平等主体之间设立 变更 终止民事权利义务关系的协议 企业与职工签订的劳动合同 不适用本指引 一 合同控制的定义P117 所谓合同控制 就是企业通过梳理合同管理的整个过程 分析关键风险点 并采取有效措施 将合同风险控制在企业可接受范围内的整个过程 一 合同控制的定义P117 企业合同管理至少应当关注下列风险 1 未订立合同 未经授权对外订立合同 合同对方主体资格未达要求 合同内容存在重大疏漏和欺诈 可能导致企业合法权益受到侵害 2 合同未被全面履行或监控不当 可能导致企业诉讼失败 经济利益受损 3 合同纠纷处理不当 可能损害企业利益 信誉和形象 二 合同控制的意义P117 有助于防范企业法律风险 维护合法权益 有助于降低企业营运风险 提高经营管理水平 有助于控制企业财务风险 提升资金使用效率 三 合同业务的一般流程P118 合同订立合同调