关于企业费用预算与控制

关于企业费用预算与控制 1 现行企业费用预算与控制存在的问题 1 1 缺乏先进的预算理念 预算目标缺乏先进性 有些 企业根本就不会制定预算 或者预算也只是一纸空文 没 有在实际中运用起来为企业服务 费用预算只是就费用论 费用 完全与市场脱节 缺乏对同行业企业特别是竞争对 手状况的了解 也缺乏对企业业务流程再造和价值链整合 的研究 仅仅是在企业去年费用开支实际水平的基础上简 单地进行增减调整形成本年的费用预算 因而所确定的预 算目标缺乏先进性和竞争力 1 2 信息不对称加剧了预算目标的低水平 由于各地区 的费用水平客观上存在着较大的差异 预算管理部门对当 地情况掌握的信息要比异地营销组织的经营者所掌握的信 息少得多 作为预算执行单位的异地营销组织的经营者就 会充分利用这种信息的不对称 千方百计地在费用预算上 做文章 使自己在费用预算和控制中居于有利地位 1 3 费用控制点滞后 对任何费用控制来说 如何选择 关键的控制点对费用进行控制是十分重要的 从目前来看 许多企业虽然制定了费用预算 但预算没有在费用发生之 前发挥事前控制的作用 而是在费用发生之后持单证到财 务部门办理结算手续时才将实际发生的费用与预算相对照 检查是否超过了预算 这种所谓的预算控制完全是滞后的 是被动的 实际上对于超预算的费用开支已不可避免 如 不给予结算 必然会影响企业的信誉 甚至会引发诉讼 1 4 费用预算不能适应动态和实时控制的需要 许多企 业的费用预算都是按期间制定的 费用控制也自然地演变 成按期间进行控制 但事实上 不管是年度费用预算 还 是季度或月度的费用预算 都是由更短的期间来组成的 如果不能将总的预算分解到每一个更小的期间 那么 按 期间进行预算就只能用于定期控制 无法用于日常的费用 控制 更无法实现对费用发生的动态控制 1 5 缺乏强有力的信息系统的支持 许多企业的费用通 常需要分地区进行预算和控制 不仅费用预算的信息量很 大 而且为了满足动态费用预算和控制的需要 还需要实 时获取并处理费用预算实际执行结果的信息及实际与预算 之间差异的信息 因此 必须有一个强有力的先进的信息 系统做支持 2 针对现行企业预算与费用控制的问题作以下的建议 2 1 费用预算必须面向市场 与开拓市场和提高市场竞 争力紧密联系费用预算不是孤立存在的 必须把费用预算 与开拓市场 提高市场竞争力紧密联系起来 不能机械地 就费用论费用 企业应当在对市场情况进行科学预测和深 入分析的基础上 编制费用预算 为了应对市场的变化 企业制定的预算指标值应该具有一定的弹性 以便随时应 对市场形势可能出现的变化 为了使制定的预算目标具有 先进性和竞争力 企业在制定费用预算时 应当以业务流 程再造和价值链整合为基础 同时应当充分借鉴国内外优 秀企业的先进理念和经验 切忌闭门造车 2 2 实现业务预算和费用控制的一体化 要对费用实行 动态的预算控制 应以费用发生的动因作为费用动态预算 和控制的单位 这种费用发生的动因通常是业务活动 而 不是时间 有些企业企图按时间细分的思路来实现费用动 态预算和控制 这种思路是错误的 对大多数费用来说 应根据事先设定的费用预算水准 根据业务的变化而不断 地调整其预算水平 在此基础上 应选择合适的控制点 在费用发生之前就把将要发生的费用与预算费用相对照 以此决定费用可否发生或允许发生多少 把费用控制由事 后控制转变为事前控制 扭转费用控制的被动局面 并实 现业务预算和费用控制的一体化 2 3 以有效的考核奖惩制度相配合 考核指标由会计利 润转向业务利润考核与奖惩是预算管理工作的生命线 科 学 合理的预算考核和奖惩体系有助于减轻信息不对称对 预算管理的不利影响 及时准确地揭示预算执行过程中出 现的差异和存在的问题 达到奖勤罚懒 调动员工积极性 的目的 为了配合费用的动态控制和业务预算 财务控制 一体化 企业应建立费用预算责任考评体系 利用计算机 网络系统实现实时查询和分析 做到每日考核和奖惩 以 实际发生的费用为核算前提 将考核指标由定期计量的会 计利润向实时计算的业务利润的转化 3 为实现有效控制 成功企业的做法 3 1 预算的编制 编制预算是采取上下结合 横向协调的程序 体现出 分权与集权的统一 首先由管理层提出预算思想与目标 下发预算目标并由各子企业结合自身情况编制预算草案 由预算管理部门会进行初步协调和汇总 各部门负责人等 进行协调各级预算 并形成最终预算审批通过 这一阶段 如果一次协调不够 还可以将协调后形成的预算方案下发 到各子企业进行再平衡 并上报再协调 直到各方的目标 达到一致为止 对通过的预算方案以内部法案的形式下达 到子企业执行 3 2 预算的执行与监督 预算经预算管理部门审批后 下达到各子企业执行 在预算执行过程中 作为各责任中心的子企业必须向预算 管理部门报送预算执行计划进度 这是预算管理部门会对 预算进行过程监控的依据 也是预算管理部门考虑是否调 整年度预算的重要参考 预算管理部门可以利用电子计算 机网络系统对各子企业的经济业务处理进行跟踪 一方面 可以使总经理对预算执行情况进行实时控制 另一方面也 进一步卡住了会计信息失真的源头 减少虚假会计信息 有利于内审部门对预算执行的监督 预算的执行和监督是 紧密联系的 有力的监督是有效执行的重要保证 为加大 监督力度和保持审计的独立性 审计委员会不参与预算的 编制工作 只负责预算执行过程与结果的监督 直接对总 经理负责 内审部门可以借助网络系统在预算执行过程中 突击性审查和在期末根据财务部门汇总结果的评估定期审 查 3 3 为实现有效的费用预算控制 把控制点选择在业务 发生之前的审批环节 让每一项业务的发生 不仅需要得到业务管理部门从 业务和技术方面的审查批准 而且必须经过预算监控部门 通常为财务部门 的预算审查批准 在没有得到预算监 控部门的预算审批之前 合同审批部门不能批准和签署合 同 业务经办人不得办理业务 这样做可以使企业的每一 笔业务 每一项费用和每一笔付款都在预算的监控之下 而且做到事前控制 将费用预算控制点前移 还有利于把 单位负责人从日常审批事务中解脱出来一把按预算进行日 常监控的权力授予预算监控部门 改变各种开支都需要单 位负责人签批的管理模式 3 4 推行付款凭单制度 实行费用的闭环动态控制 这种方法有效地实现了授权付款与经办付款这两个不 相容职务的分离 是一种有效的内部控制办法 对于实现 费用的事前预算和控制来说 付款凭单制度更能发挥其独 到的作用 对推行预算管理和加强内部控制来说 付款凭 单制具有很强的借鉴意义 与费用预算控制结合起来推行付款凭单制 可以借鉴 付款凭单制的做法 即业务事项发生时 业务经办部门必 须填制业务事项审批单 该单据由业务经办部门填写 预 算监控部门根据留存的业务事项审批单 生成和更新付款 预算 财务部门据以对资金调度作事先安排 业务经办部 门在办理业务之后 取得相关的结算单证 与预算监控部 门加盖 费用审核专用章 的业务事事项审批单一起 提 交财务部门办理付款结算手续 财务部门对业务事项审批 单和实