行政采购管理办法

行政采购管理办法行政采购管理办法 一一 目的 目的 为加强公司行政采购管理 保证采购物品能及时 保质 保量满 足办公需求 特制订本制度 二二 范围 范围 适用于本公司所有劳动保护用品及行政后勤物品的采购 三三 职责 职责 1 需求部门 需求申请及供应商样品的确认和购回物品的验收 领 取 保管工作 2 行政采购人员或公司指派采购人员 负责寻找供应商 寻价 比 价 采购合同呈签及采购作业 3 人力行政中心 城市公司人力行政部 负责采购回物品的验收 入库 发放 资料保管工作 4 人力行政中心 城市公司人力行政部 负责人 按权限负责对申 购单 单价 供应商评审 采购合同及付款的审批 5 法务审计中心负责对行政类单据进行第三方监督审核 城市公司 由财务部负责监督审核工作 四四 行政常用物品采购 行政常用物品采购 1 接到到签批完整的 物资采购申请表 后 与库管核对库存 无 库存物品的发电子签批报告 具体按照公司签批流程 待所有领导审 核批准后 进入下一步采购流程 电子签批报告包括内容 物资申购 部门 事由 物品清单 单价 总额 是否含税等详细内容 便于签 批人审核 2 采购人员须选择多个供应商进行综合比较 筛选出 2 家以上意向 供应商 意向供应商向我司传加盖公章的报价单 人力行政中心 城 市公司人力行政部 确定每种物品最终价格 3 采购人员通知意供应商送样至本公司 4 采购人员接获样品后 将样品送需求部确认 样品确认合格后 可批量供货 并可申请将供应商列入 合格供应商 目录 行政类采 购合格供应商需有财务 法务 行政 等部门共同签字确认 城市公 司如无派驻的法务人员须有财务人员确认 并报本部人力行政中心备 案 在采购物品时优先选择列入合格供应商目录的供应商 并且常 规类商品下次采购可不用二次比价 6 连续 2 次批次供货不合格的供应商 由人力行政中心 城市公司 人力行政部 取消供货资格 7 如果现有的供应商无法满足公司的要求或供货品质 价格不能满 足公司需求 必须开发新供应商 8 行政采购人员对供应商下 采购单 流程 行政采购人员按 物 资采购申请表 上所需物料的品名 规格 数量 交期 质量等选 择合格供应商 并将所需购买的物品清单传给供应商进行采购 9 行政零星物品采购 1 行政零星物品采购 主要是采购用量少或且无合格供应商的行政 采购物品 2 采购人员可直接按 请购单 上所需物料的品名 规格 数量 交期 质量等根据估值金额在 2000 元以下且单项金额在 200 元 含 200 元 以下的可由人力行政经理同意后可直接采购可不用 比价 若金额达到 2000 元 含 2000 元 以上选择 2 家以上供应 商 进行询价 比价确认最终价格后 由供应商发盖章后的报价 单进行比价 并填入 物资采购申请表 单价一栏上 并依据审 批权限呈上级主管签字批准或电话向上级主管呈报价格 上级主 管同意后 方可进行采购 10 行政采购审批流程 1 采购流程 2 5000 元以下人民币采购由本部人力行政中心负责人审批即可 5000 元 含 5000 元 以上需报集团总裁终批 采购金额超过 50000 元 人民币需立项由成本合约中心处理 具体审批权限如下图 五五 采购管理 采购管理 1 采购人员必须随时追踪交期 数量 并及时反馈 确保交期 如 交期延误及时通知申购部门 2 采购物品入公司后 前台或库管员通知申购部门验收货物 前台 或库管员对验收后的物品制作 入库单 办理入库手续 需求部门提交审批完整的 物资采购申请表 行政采购审核单据查看库 存再提交电子签批报告 电子签批完成后 采购人员确 定供应商 并进行比价 确定供应商后下 采购单 供应商送货 需求部门验 收 合格不合格 退货或 更换并 进行记 录 入库 3 前台或库管员办理完入库手续后 通知需求部门领取货物 申请 部门验收领取货物 并在 出库单 上签字确认 4 前台或库管员每月月底统计所有资产入库 领用登记表核对费用 录入 行政费用月报表 5 采购物品使用时出现质量问题需退货或更换的 使用部门及时通 知采购人员向供应商换货或退货 6 每月 25 日 26 日 节假日提前 各部门提交 物资采购申请表 行政采购在每月 15 日 节假日顺延 前采购到位 特殊物品经与申 购部门协商后可适当延期 7 合格供应商必须与公司签订 廉政协议 禁止向采购人员行贿 请吃等 否者永久取消供应商资格 六六 采购报销管理采购报销管理 1 采购申请付款或费用报销 必须附上经过审批物资类采购的电子 签批报告 采购合同或报价单 发票 付款申请