项目管理技巧.ppt

项目管理及经验交流 内容提要 一 项目的定义二 项目的特点三 项目管理的定义四 项目经理的职能和职责五 项目管理重要的原因六 项目的四个阶段七 开发流程简介以及注意事项八 个人的几点感悟九 结束语 一 项目的定义 组织单位 固定预算 固定时间 按一定的技术标准 资源的利用 交付结果 项目是一种组织单位 其中包括在固定预算以及固定时间内 为了达到某一明确的最终目的而临时组合在一起的一组资源 每个项目只能够进行一次 它具有具体的起始和结束时间 以及最后交付的结果 二 项目的特点 1 具体的起始时间2 具体的终止日期3 严格定义的最终目标4 只发生一次5 包含有时间 T 质量 Q 和成本 C 的详细计划6 有具体的结果7 随时都具有的风险性 三 项目管理的定义 项目管理是对项目的任务 资源和成本进行计划 控制以及管理的过程 项目管理的目的在于在一定预算内达到既定的最终明确目标 同时达到可接受的质量水平 任务 成本 资源 时间 四 项目经理的职能和职责 1 什么是 管理 能够按照实际情况自行设计从 目标 的选定 到 资源 的利用 通过采用不同的 计划 和 监控 的各种工具 达到满意 结果 的整个系统叫 管理 操作这个系统的人叫 经理人 2 项目经理的职责A 技术质量B 领导者 决策者 确定项目的最终目标 阶段目标 以及完成时间C 计划者 分析家 对主要活动和任务进行计划 对所需资源进行估算D 组织者 协调者 安排工作并分配任务E 管理者 评估人 监督并评估整个计划过程 四 项目经理的职能和职责 3 项目管理的不同方式管理 系统 讲究项目管理的科学性 注重使用时间表 图表 预算以及控制的技术手段管理 人 讲究项目管理的艺术性 注重解决与项目管理有关的人的问题4 项目经理需要达到的目标在一定的预算内 按时完成项目 同时达到可接受的质量水平即要考虑时间 质量 成本 五 项目管理重要的原因 项目管理是一名职业经理人应该具备的基本技能之一 项目管理是个人在管理项目之前应该学习到的一种技巧 项目管理为个人能够与其经理以及同事更好交流提供了共同语言 技术理论知识以及个人的聪明才智不足以保证项目的成功完成 优秀的项目管理技巧被认同为管理技巧的一部分 六 项目的四个阶段 启动 信息收集 初步方案等 计划 质量计划 关键路径 实施 按照计划执行 监控 变更控制 风险控制 收尾 总结经验和教训 项目的确定 项目的组织 项目的计划 项目的控制 1 2 3 4 1 项目的确定1 1项目需求的确定 项目的实施是为了满足某种需要 在某些情况下 项目的实施是为了解决某种问题 确定项目需求时需要考虑以下两个重要问题 我们了解进行本项目的目的吗 项目的最终产出或结果明确吗 1 2确定S M A R T目标 最终目标和阶段目标的区分 最终目标 笼统地叙述了最后结果 最终目标就是你的最终结果 也就是最后 交付 的结果 在你确定了项目需求后 通常也就确定了最终目标 最终目标并未表明为了得到最终的 结果 需要采取哪些步骤 六 项目的四个阶段 六 项目的四个阶段 阶段目标 具体说明了为了达到最终目标需要采取哪些行动 阶段目标回答了以下问题 A 要采取哪些行动 B 什么时候采取这些行动 C 需要哪些资源 D 项目成本是多少 S M A R T目标如果你确定的目标能够满足以下标准 则可以放心地计划并执行自己的项目了 我们当然不希望在项目进行一半后 才认识到自己确定的最终目标是不实际的或者是不可能实现的 六 项目的四个阶段 S M A R T目标指的是目标具有下述特点 明确性 Specific 最终目标是否明确了应该做到哪一步以及何时完成 可度量性 Measurable 你能在多大程度上了解最终目标的完成情况 可完成性 Achievable 在一定时间内 最终目标是否合理 或者是否能够达到 相关性 Relevant 最终目标是否值得进行下去 它是否很重要 很有价值 可跟踪性 Trackable 你能够跟踪整个项目进程吗 六 项目的四个阶段 2 项目的计划 确定项目最终目标 提出项目阶段目标 确定项目和各项工作 估算各项工作的运作周期 确定所需的资源 预算 六 项目的四个阶段 2 1 确定完成各个阶段目标所需做的工作画出思维图是计划项目时的一个重要工具 完成某一款空调产品的开发 结构 性能 电器 品质 产品工艺 采购 供应链 每一项可以继续往下细分 分的越细你对项目的了解会更加深入 售后 电控 培训 安装 六 项目的四个阶段 2 2 估算每项工作的运作周期 估算各项工作的运作周期的方法 与其它项目中工作类似的工作有些工作可能与其它已完成项目中的工作类似 可类比来估算目前工作的运作周期 历史数据 专家的意见如果项目涉及到某项突破性技术或者某项首次在本组织中使用的技术 这时则需要求助于本组织或本组织外权威人士的帮助 比如服务供应商 或那些使用该技术但非我方竞争对手的机构 六 项目的四个阶段 2 3 确定各项工作所需的资源以及预算一项工作的运作周期将会受到资源数量的影响 这些资源是我们在做各项工作中所安排使用的资源 在我们估算工作周期时 前提示假设所使用的资源为正常 同时资源数量也是正常的 而实际上一般不会出现这种情况 资源类型 人 最重要的资源 设施 如项目进行需要的空间 会议室等 设备 如实验室 预算 每项工作能花多少钱 材料 生产产品使用的零件 六 项目的四个阶段 2 4 应急计划的制定 项目的计划只是项目的一个方面 还有很多因素可能影响项目的进程 因此 我们希望能够考虑到可能出现的障碍和困扰 同时制定切实可行的应急计划 以应付这些障碍和困扰 应急计划应在项目的计划阶段制定 应急计划的成本也应该包括在预算之内 在对每项工作中存在的障碍 风险进行了集思广益 充分讨论后 项目小组要对如何安排这些障碍或风险达成一致 六 项目的四个阶段 3 项目的组织3 1网络图网络图以图形的形式显示了项目中各项工作之间的关系 它直观地表示出所有各项工作以及每项工作的运行周期 也叫统筹安排图 示例 工作A 工作B 工作C 工作E 工作F 工作D 工作G 六 项目的四个阶段 网络图的作用每位小组成员都能够看到自己对于整个项目的成功所起的关键作用 不切实际的时间安排能够在项目计划阶段被发现并及时调整 整个小组可以创造性地思考缩短瓶颈任务的方法 整个小组能够将注意力以及资源集中在真正关键的任务上 制定网络计划的步骤 步骤1 确定项目中的全部工作步骤2 确定各项工作的先后顺序 先后顺序体现了各项任务间的逻辑关系 直到前一项工作完成后 后一项工作才能进行 步骤3 绘制合乎逻辑的网络图 六 项目的四个阶段 3 2关键路径关键路径是完成项目各项工作使用的最长时间的路和径 从本质上讲 它定义了完成整个项目所需的时间 关键路径的确定在确定关键路径 需要经过以下四个步骤 步骤1 确定工作步骤2 排列工作的先后次序步骤3 确定完成各项工作所需的时间步骤4 确定各项工作的 关键路径 六 项目的四个阶段 关键路径的好处关键路径利用网络图确定了以下两个方面 完成项目所需时间 按计划完成项目的关键工作关键路径是所有工作 无论是否关键 按计划的一个参照物 只要关键路径上的工作能够按时完成 则也就保证了项目的按时完成 所以关键路径可以被用于监控项目并跟踪项目的进展情况 六 项目的四个阶段 3 3项目进度表 建立项目进度表步骤1 沿着纵轴列出项目中的各项工作步骤2 将横轴分割为适当的时间段步骤3 划出代表工作所需时间长度的水平线项目进度表是一种具有良好直观表达能力的跟踪工具 类似我们使用的质量开发计划 甘特图 六 项目的四个阶段 3 4行动计划行动计划是一种基本的项目管理工具 它明确地确定了待做的工作 分工 所需资源 人力 开始日期以及完成日期 制定行动计划的目的在于将行动中所要做的工作具体表示出来 行动计划提出了这样一个问题 即 下面有哪些步骤 行动计划的内容为什么要采取这一行动 提出问题 需要做哪些工作以及这些工作会有什么影响 具体工作 谁来做 负责人 小组成员 何时完成 预计完成日期 目前的工作进展如何 工作现状 六 项目的四个阶段 行动计划的制定行动计划由项目经理根据网络图中的信息 关键路径以及项目进度表制定而成 行动计划制定好后 项目经理将召集全体小组成员会议 所有的小组成员均需要了解该计划 并在项目开始之前明确自己的职能和作用 行动计划的更新行动计划要让全体项目组人员定期查看 当其中一项内容的状况发生改变时 小组成员应该及时进行更新 同时要将更新的内容告知其他所有成员 以下两点很重要 行动计划是用于处理的工具 应该定期更新行动计划的格式在各个行动过程中应该保持一致 行动计划的优点为通过小组协作解决问题提供了工作重点取得小组一致意见和结论使全体小组成员了解所有工作安排 六 项目的四个阶段 4 项目的控制项目的控制包括建立对项目完成情况的监督 汇报以及纠错等方法 项目计划一旦实施 我们就需要开始密切注意计划的进展情况 4 1对计划加以控制的目的我们对计划进行适当控制的目的在于工作进行中能够了解计划的各个方面或特征 我们一般要跟踪工作业绩表现 成本以及时间表 主要原因有以下几个方面 跟踪进程 建立定期汇报制度检测项目进程与计划的偏差采取改正措施 找出问题本质 六 项目的四个阶段 4 2对计划加以控制的目的一旦项目开始实施 我们就希望确保它按计划运行 为了做到这一点 我们需要建立汇报制度 汇报制度具有以下特征 提供及时 完整以及准确的现状情况 不增加过多的时间开销而影响效率 易于被项目小组成员以及高级管理人员接受 及时提醒我们悬而未决的问题以便采取措施 对需要阅读报告的人来说易于理解 六 项目的四个阶段 4 3控制项目的方法基本的控制方法如下 原则 能提供所需信息量 花费精力少 编写报告召集会议观察 讨论 与项目组成员的沟通和了解建立项目进度表 可以告诉我们实际与计划的时间安排是否一致 七 开发流程简介以及注意事项 1 我们公司的开发核心流程简介 以A B类项目为例 产品企划 各专业方案 技术设计 三维设计 三维设计评审 手板样机制作 测试 评审 试制 一次或二次 测试 评审 整改 试产 一次或二次 测试 评审 整改 投产鉴定 否 产品设计任务书 OK 七 开发流程简介以及注意事项 3 方案设计 手板 试制 试产注意事项 方案设计要充分 项目经理要收集各方面信息和资料 竞争对手 工艺 品质 营销系统等各部门 避免出现重大方案变更而延误工期 项目的各个环节 方案设计 手板 试制 试产 要让品质 产品工艺等各部门参与进来 让问题暴露在项目的最初期 避免到试产了还发生重大更改 当对一个方案没有绝对把握的前提下 要同时准备第二套方案同时进行 以赢得更多的时间给项目后面 要尽早准备长线物料 关键物料 借用物料 要全程跟进项目的测试各环节 发现问题第一时间通知项目组成员 发现问题马上整改马上验证 不要把问题遗留到下一次 重点项目建议项目经理组织定期开项目沟通会议 每周至少一次 要关注试制 试产物料的到位情况 拿到手里才算数 各专业工作要并行开展 并关注各专业进度 项目经理要密切跟踪 项目经理与各专业 各部门的沟通工作很重要 要有耐心和信心 多听取别人的合理意见 八 个人的几点感悟 1 标杆学习 设定标杆向成功者学习 可以少走弯路 2 工作思路和计划 项目管理 目标明确 目标管理 项目完成时间 目标是努力的依据和鞭策工作分解 质量开发计划关键路径控制 关键外协物料 开模件等 对自己的物料了如指掌 3 执行力 有了思路和计划也只是空中楼阁 立即行动才能见成效 在执行中理解 在理解中执行 4 责任感君子重承诺 轻许诺 承诺的东西就要漂漂亮亮地完成 八 个人的几点感悟 八 个人的几点感悟 5 团队精神团队协作 项目经理要起到穿针引线的作用 不仅仅要做好本专业的工作 还要去协调其他专业的事情 帮助其他专业的同事克服困难前进 帮助别人成功 最后你自己也成功了 6 沟通能力换位思考 成功沟通的基础 沟通的方式 邮件 电话 面对面 与团队成员和部门领导良好的人际关系 成功意味着别人的参与 热忱的态度 我们怎样对待别人 别人就怎样对待我们 美国石油大王洛克菲勒说 假如人际沟通的能力也是商品的话 我愿付出任何代价购买这种能力 八 个人的几点感悟 7 上进心德鲁克说过一句话 真正的培训从来都是自我培训 禅宗 借来的火 点不亮自己的心灵 8 自律人能自己管好自己 这是人间一切事业兴旺发达的根本 自我约束 自我激励 自己管好自己负责的工作 德鲁克 总有人单独作战 无一部属 然而仍不失为管理者 八 个人的几点感悟 9 自我反省和总结出错误的地方不犯第二次 并根据反省结果调整自己的行为 吃一堑 长一智 10 工作细心和严谨一次把事情做对 用数据说话 11