6S管理在电脑文件管理中的应用ppt课件.ppt

6S在电脑文件管理中的运用 XXXX汽贸 目录 一 6S定义回顾二 6S在电脑文件管理中的应用 一 硬盘划分和文件架构建立的方法 二 6S在电脑文件管理中的具体应用三 6S运用速记 6S是一种管理理念 其模型起源于日本的 5S 后续经过发展演变为 6S管理 6S 具体内容包括 整理 SEIRI 整顿 SEITON 清扫 SEISO 清洁 SEIKETSU 素养 SEITSUKE 安全 SAFTY 因为前五个日语单词的第一个字母和最后一个英语单词的第一个字母都是S 所以叫 6S 一 6S定义回顾 素养 SEITSUKE 安全 SAFTY 整理 SEIRI 清洁 SEIKETSU 清扫 SEISO 整顿 SEITON 6S 二 6S在电脑文件管理中的运用 可能大多数人听过工厂6S管理 店面6S管理 销售6S管理 却很少有人听说过电脑文件的6S管理 6S管理在工厂管理 店面管理中可以提升企业形象 提高工作效率 同理 在日常的电脑文件管理方面 推广6S管理 也可以保证数据资料运用时的准确性 有效性和及时性 那么 在电脑文件的管理过程中 6S是如何实施 应该如何操作呢 二 6S在电脑文件管理中的运用 1 电脑的C盘 D盘 E盘 F盘最好分类存放不同的电脑文件 比如说 电脑系统一般装在C盘 那么 我们可以把电脑上的软件包和各软件的安装文件放在D盘 也就是说 无论安装的是什么软件 把安装路径统一改到D盘 E盘可以作为主要办公文件存放盘 存放日常使用的办公数据资料等 F盘可作为备份盘使用 可用来存放备份的文件 临时性的文件 或者存放交接时上任电脑主人遗留的文件等 2 重要文件一般不要放在电脑桌面 避免电脑系统出现问题时的遗失 一 硬盘划分和文件架构建立的方法 我的电脑 C盘 D盘 E盘 F盘 二 6S在电脑文件管理中的运用 系统盘 软件盘 办公文件盘 备份盘 二 6S在电脑文件管理中的运用 二 6S在电脑文件管理中的运用 1 6S管理 整理 区分 要用 与 不用 把有用或无用 不常用 的文件分开 分类处理 这项工作的重点是果断的把电脑里无用或不需要的文件删除 1 把有用的文件挑出来 比如最近正在使用的 经常使用的文件等 2 把无用的文件识别出来 这项可能不好分辨 对于确定无用的文件 直接删除 对于不确定的文件 不确定有什么用或者不确定以后会不会用到的文件 这就用到了前面提到的备份盘 统统放到前面说的备份盘 F盘 中 二 6S在电脑文件管理中的具体应用 有没有用 整理区分 要 与 不要 整理五问 如果删除是否有影响 是不是近期要用 是不是可以不用 要不要用 二 6S在电脑文件管理中的运用 二 6S在电脑文件管理中的具体应用 二 6S在电脑文件管理中的运用 2 6S管理 整顿 把要的文件放置好并做好分类 以便在使用时用最快的速度获得所需 在最有效的规则 习惯和最简捷的流程下完成工作 整顿的最主要目的是避免寻找时浪费时间 整顿的活动要点是 文件存放要有固定的盘符和区域以便于查找 存放区域要科学合理 文件存放达到可视化 存放不同文件的区域采用不同的文件名加以区别 这种分类原则正如前面提到的 先把软件和文档资料分开 一般把软件存放到D盘 把文档资料存放到E盘 1 对软件进行分类 软件安装时只更改安装盘符的话 一般是存放在Program的文件里面 可在该文件夹里面进一步分类 比如 哪些腾讯公司的软件 哪些是2345公司系列的软件 2345浏览器 2345看图王等 如下图 二 6S在电脑文件管理中的具体应用 二 6S在电脑文件管理中的运用 二 6S在电脑文件管理中的具体应用 二 6S在电脑文件管理中的运用 2 对文档资料进行分类 分类原则按照时间和空间进行 便于查找和处理日后失效的文件 文件夹里面的数目一般不应该过多 最好在60个文件以内 3 合理的文件夹结构 一般不超过3层 进行文件夹和文件规范化的命名 在文件夹和文件比较多的情况下 可对常用的文件夹命名加以数字标识 如01 02 也可以对文件标注日期 如 文件管理制度 文件夹会按数字的大小进行升序或降序进行排列 二 6S在电脑文件管理中的具体应用 文件要分类存放 文件夹的名称简洁明了 二 6S在电脑文件管理中的运用 二 6S在电脑文件管理中的具体应用 同一个文件若有多个版本 略有修改 可直接在文件名后加 01 02 序号或直接写日期 等进行区分 二 6S在电脑文件管理中的运用 二 6S在电脑文件管理中的具体应用 二 6S在电脑文件管理中的运用 二 6S在电脑文件管理中的具体应用 整顿方法 定置 定位 定量 定点 电脑中盘符分类 各文件归类不动 各磁盘中文件分类 所属文件夹不变 避免单个文件夹文件过多 数量适宜 同类文件编号排列 井然有序 二 6S在电脑文件管理中的运用 3 6S管理 清扫 将不需要的东西彻底清扫干净 让电脑保持系统干净 桌面整洁 无垃圾文件的状态下 特别是有的文件或资料当时有用 过段时间后不再有用 成为过期作废文件 这些属于清扫的重点对象 1 发挥快捷方式的作用 访问比较频繁的文件或文件夹 可以选择该文件或文件夹后右击 选择 创建快捷方式到桌面 如此可省去大量点开盘符和文件夹去寻找的时间 又可避免文件存放在桌面上 系统崩溃后文件的遗失 当然 当之后该文件或文件夹不再需要经常访问使用时 要及时清扫删除该快捷方式 以免电脑桌面上太多东西 分散注意力 降低工作效率 二 6S在电脑文件管理中的具体应用 二 6S在电脑文件管理中的运用 2 经常处理电脑系统因运行而产生的垃圾文件 日常工作中 有些文件是临时的 过期即可删除 电脑在运行过程中 系统也会自动生成一些临时垃圾性文件 需要经常清理 清理可借助一些辅助工具 如 腾讯电脑管家 360安全卫士 优化大师等 但可记住一点 清理类软件装一个即可 多了反倒影响电脑的系统运行速度 二 6S在电脑文件管理中的具体应用 1 去除混乱的基本点 清扫 3 形成日常规范 2 培养发现问题的习惯 二 6S在电脑文件管理中的运用 二 6S在电脑文件管理中的具体应用 二 6S在电脑文件管理中的运用 4 6S管理 清洁 维持电脑文件的简洁明了 将我的电脑中的文件经过整理 整顿 清扫三个环节后 我们就感觉电脑中的文件井然有序 一目了然 建立完善的结构 规范化地命名 周期性地归档 这样可以避免寻找文件浪费时间 这并不复杂的操作却能大大提高工作效率 要求 维持以上整理 整顿 清洁的局面 使之程序化 制度化 对象 电脑中的任何办公文件 目的 维持巩固 养成习惯 防患于未然 二 6S在电脑文件管理中的具体应用 5 6S管理 素养 养成良好的习惯 素养是比清洁更高的要求 就是今后要用上面的一套管理思想来对待任何新的文件资料 处理所有需要整理和存放的资料 进而逐渐养成习惯 形成高效的 有序的工作作风 从而从对电脑的6S管理中 养成良好的工作 生活素养 如果训练一个德国人或日本人 让他每天擦6遍桌子 他一定会这样做 而一个中国人 开始会擦6遍 慢慢觉得5遍 4遍也可以 最后索性不擦了 中国人做事最大的毛病是做事不认真 不到位 每天工作欠缺一点 天长日久就成为落后的顽症 同样 若电脑文件管理中不常常按6S标准进行执行 日积月累就成为混乱 低效的源头 二 6S在电脑文件管理中的运用 二 6S在电脑文件管理中的具体应用 二 6S在电脑文件管理中的运用 6 6S管理 安全 消除安全隐患 基于电脑系统的安全和文件的丢失与保密而要做的相关工作 1 如公司统一下发或规定的有相关办公软件 应严格按照正规网站下载 且不要私自卸载公司下发或规定的软件 2 最好不