家庭档案整理(实训课件+).ppt

家庭档案整理 一 家庭档案的溯源 文字产生之前 结绳 刻契 家庭档案产生的萌芽 文字产生后 甲骨档案 金文档案 谱牒档案的形成是家庭档案产生的标志 一 家庭档案的定义 2008年 苏州市档案局制定并公布 苏州市家庭档案整理规则 指出 家庭档案是家庭及家庭成员在生活 学习 工作及各种活动中形成的归属个人备查的文字 图表 音像及其他各种形式的历史记录 如家谱 作品 证件 发票 照片 光盘等 它真实地记录了人们的家庭生活和经历 具有较高的保存价值 是国家档案的重要补充 二 家庭档案的特点 家庭档案具有档案的本质属性和主要特点即 历史的原始记录 家庭档案有其自身特点 物权的私有性 价值的社会性 权益的隐私性 形式的多样性 特点 形成的广泛性 内容的丰富性 三 家庭档案的作用 家庭档案是家庭活动的有力助手家庭档案是家庭教育的生动教材家庭档案是科学研究的可靠依据家庭档案是维护社会和谐的媒介家庭档案是档案事业的资源宝库 四 家庭档案的收集 1 收集范围各家庭应根据实际情况确定本家庭档案的收集范围 并注重积累 对有保存价值的文字 表册 票据 声像 实物等材料做到随时收集 苏州市家庭档案归档整理规则 2 收集方法 三种方法 随时收集 统一收集 阶段性收集 五 家庭档案分类 家庭档案的分类是将家庭及其成员所形成的全部档案材料 按其来源 时间 内容和形式的异同 分成一定的层次和类别 使家庭档案构成一套有机的体系 1 分类原则 选择分类方法要从家庭档案形成的特点和规律出发 既要符合实际 又要保持它们之间的内在联系 分类层次要清晰 类的概念要明确 相互间界限需分明 不能互相交叉或重合 分类的标准应一致 做法要统一 尽量避免前后互相矛盾 分类必须便于家庭档案的整理 保管和利用 2 分类方法 以下三种可任选一种 内容分类法 2 分类方法 形式分类法 2 分类方法 成员分类法 按家庭档案所记录的家庭成员 分为祖父 祖母 父亲 母亲 哥哥 弟弟 姐姐 妹妹等 家庭中有多少成员就设多少类 外加综合类 3 分类方案 根据家庭档案材料形成特点和内在联系 一般建议采用内容和形式综合分类法 把家庭档案分为11大类 综合类 包括家庭成员生日 结婚纪念日及入学 入团 入党 入伍 应聘 升职 出国 乔迁的日期等 家谱 家史 自传 简历 日记 读书笔记 心得体会等 各种教育考试的成绩单等 社会交往类 包括家庭成员之间及与亲朋好友之间的重要往来书信 家庭成员接受社会各界邀请函 书信 请柬 家庭成员与社会各界交往的重要名片 校友录 同学录 通讯录等 证件类 包括房产证 出生证 学生证 毕业证 学位证 工作证 结婚证 身份证 户口簿 出国护照 会员证 借书证 职称资格证书 聘书 独生子女证等 基本建设类 包括家庭建房 装潢的合同 施工图 施工记录 原材料合格证 竣工图 水电气管线图 验收及结算等材料 设备类 包括各种家用电器的说明书 保修卡 维修单 电路图及维修点地址 联系电话 发票等 健康类 包括体检表 病历 诊断书 化验单 心电图 X光片 住院记录 免疫记录 常用药说明 家用药方 饮食禁忌 烹调技术 营养知识等 荣誉类 包括获得的各种荣誉及证书 奖状 奖牌 实物 家庭成员的优秀事迹材料等 理财类 包括家庭收入 支出项目 存单 有价证券 保险凭据 借据 契约 贵重物品清单和发票等 旅游类 包括家庭及其成员外出旅游的线路 飞机票 火车票 汽车票 景点介绍 门票 纪念品等 故宫门票1 故宫门票2 故宫门票3 故宫门票4 照片 音像 类 包括家庭成员各个时期的照片 结婚 寿庆等家庭重大活动 旅游观光 聚会娱乐等形成的照片 音像资料 作品 收藏 类 包括个人爱好 收藏等 如书法书画作品 学术论文 专著等 在各类报刊发表的文章及作品等 名人好友题词 题字等 各类艺术品收藏 邮票 书报刊物收集等 出版著作 毛泽东头像 小人书 连环画 收藏古董 收藏字画 家庭档案材料较多可设二级类目 如作品 收藏 类材料较多 可在作品 收藏 类下再设书画 瓷器 邮票等类 其他依次类推 家庭档案材料较少的 可适当合并一些相近的大类 如把基本建设类和设备类合并成一个大类 把社会交往类并入综合类等 六 家庭档案整理 1 件 的确定 家庭档案以 件 为单位进行归档整理 以方便管理和利用为原则确定 件 一般一份材料装订在一起为一 件 如一份购房合同为一 件 一幅书画作品为一 件 对于不方便装订的材料可采取袋装等其他形式把材料集中起来作为一 件 如一套家电所有材料为一 件 一次旅游所有材料为一 件 2 编号 在分类方案的最低一级类目内按归档材料形成时间顺序从 1 开始编制归档件号 如只设11类的 则在每个大类内按归档材料的形成时间顺序编制归档件号 如设置二级类目的 如收藏类内再设书画 瓷器类 则在书画 瓷器类内分别按归档材料形成时间顺序编制归档件号 也就是书画类编制一个归档流水号 瓷器类编制一个归档流水号 各家庭可根据实际情况选用不同方法在归档材料上编制归档件号 编号有两种方式 可任选一种 盖归档章形式 档号章式样 类别名称件号综合类1单位为 档案章位置 档案章一般盖在归档材料的右上角 类别名称 填写分类方案最低一级类目内按归档材料形成时间顺序从 1 开始编制的归档件号 用黑色水笔或钢笔在归档章的类别名称和件号栏中标注 35mm 15mm 粘贴标签形式 在标签上注明类别名称和件号粘贴在归档材料上 粘贴标签以不破坏归档材料原貌为原则 如奖牌证书可粘贴在底部等 对于一些需保持原貌的归档材料可用铅笔直接在材料上注明类别名称和件号 3 装盒 一个类的家庭档案材料按编制的归档件号顺序依次装入档案盒 分装成一盒或数盒 不同类的档案不能装入同一盒中 每个档案盒内放置备考表 填写对这一盒家庭档案需作的补充说明 如无补充说明的可不填写 对于不能装盒的家庭档案可采取其他形式妥善保管 4 盒脊填写档案盒背脊 有 类别 起止件号 盒号 三个栏目 类别 填写本家庭分类方案中大类的类别名称 如一个家庭分为荣誉类 证件类等 在整理荣誉类档案时在 类别 栏填写 荣誉类 设置二级类目 如作品 收藏 类设置二级类目书画 瓷器的 在整理书画类时填写 作品 收藏 书画类 整理瓷器类时填写 作品 收藏 瓷器类 4 盒脊填写 起止件号 填写该盒档案材料的起止件号 如荣誉类共有三盒30件 第一盒1 10件填写 1 10 第二盒11 25件填写 11 25 第三盒26 30件填写 26 30 盒号 在每个类内编制一个流水盒号 如荣誉类形成11盒档案 则从 1 编制盒号一直到 11 第1盒填写 1 第11盒填写 11 照片档案 家庭中产生的照片档案可以要按照编号顺序依次入册 照片档案要编制照片说明 用于记录照片拍摄的时间和事由 对于照片册放置不下的大幅照片 可单独存放 并贴上标签 光盘档案 在结婚 旅游等家庭生活中形成的光盘档案 我们一般以张为保管单位 每一张为一卷 按形成时间的先后顺序排列 可以将光盘装入光盘盒 在光盘盒内放入光盘小标签 内容包括光盘名称 刻录人 刻录日期等 5 编目 归档目录按该类内顺序排列的归档材料填写相关内容 包括 件号 责任者 题名 成文日期 页数 备注 件号 填写该类内归档材料的排列顺序号 责任者 填写归档材料形成或署名者的名称 题名 填写归档材料的标题或内容概括 成文日期 填写归档材料的落款日期或形成日期 用八位数字表示 如2008年1月18日 用 20080118 表示 如无具体的月 日 则填写 20080000 页数 填写每件家庭档案材料的总页数 以每件归档材料有文字的页面计算页数 备注 填写每份家庭档案材料的补充说明 归档目录一般编制二份 一份装订成册用于日常检索 一份放置在档案盒内便于日常家庭档案的管理 七 家庭档案的保管 整理好的家庭档案按类别顺序依次排列 同类别的按盒号顺序依次排列 放入家庭档案柜或其他家具中存放 保密 贵重的家庭档案可单独存放 家庭认为自己保管条件不够好的 可将其珍贵的家庭档案及其他档案送市档案馆寄存 八 家庭档案的利用 1 保持原貌 在使用过程中 尽量保持档案的原貌 不要随意涂改 损坏家庭档案 避免在利用过程中被污染 以确保档案材料的完整 清晰 可靠 2 及时归还 利用后应按照顺序放回原处 做到随用随还 另外利用时 不轻易提供原件 最好提供复印件 如果特殊情况需要提供原件 在使用后应第一时间收回并归还原位 以防丢失 以免对以后工作 学习带来不必要的麻烦 九 家庭档案的数字化 有条件的家庭 可对家庭档案实施数字化管理 纸质档案一般通过扫描的形式进行数字化 建议分辨率为300DPI 文件格式为 PDF 老照片也可进行全文扫描 建议分辨率为600DPI 文件格式为 JPG 奖状 奖牌 书画 玉器等一些实物档案一般采取数码相机拍摄的方法进行数字化 十 我市家庭档案取得的成绩 张家港市档案局于2009年12月30日举办了首届优秀家庭档案展示 评比活动 此次评比由初步筛选出的15户优秀家庭参加 有档案工作者 有退休老干部 还有民间收藏家 人民教师等等 他们都以饱满的热情 认真的态度 丰富的收藏在全市范围内树立了家庭建档的典型 从家庭生活的各方面深刻反映了张家港社会文明建设的不断变化发展 其中金港的退休老教师丁品森共整理归档家庭档案2400多件 是数量最多的一户 最终2家获得一等奖 3家获得二等奖 5家获得三等奖 另有5家获得优秀奖 而杨舍镇 乐余镇两家机关则获得家庭档案组织奖 十 我市家庭档案取得的成绩 2010年 市档案局与妇联联合 举办了第二届优秀家庭档案评比活动 并结合第一批的优秀家庭共选拔了5家参加苏州市家庭档案评比活动 均获奖 优秀家庭档案展示 评比花絮 优秀家庭档案展示 评比花絮 优秀家庭档案展示 评比花絮 优秀家庭档案展示 评比花絮 优秀家庭档案展示 评比花絮 优秀家庭档案展示 评比花絮 优秀家庭档案展示 评比花絮 十一 家庭建档感言 金港镇丁品森 自打家庭档案建立以后 先前散落四处的一颗颗零星珠子 就连缀成了一挂精美可人的项链 原本各处一方的一个个散兵游勇 就组成了一