后勤部管理手册.doc

目 录行政后勤部管理手册1行政后勤部概述年度岗位计划月度岗位计划1.1概述年度岗位计划月度岗位计划1.2行政后勤部部门说明书2行政后勤部组织结构2.1行政后勤部组织结构图2.2组织结构图设置及人员编制依据分析3行政后勤部各岗位说明书3.1岗位职责与任职要求4行政后勤部控制程序政策与相关管理制度4.1印章管理制度4.2档案管理制度4.3档案借阅制度4.4酒店行文规定4.5合同签署管理制度4.6接听电话4.7印刷品及印刷名片的规定4.8电子办公邮件的管理4.9电脑使用管理4.10审批预算申请、执行的规定4.11信件规定4.12文件传阅规定4.13会议室管理规定4.14采访接待规定4.15公共机构的联络管理规定4.16工作报告制度4.17廉洁协议书4.18办公室规章制度4.19员工餐厅管理制度4.20员工宿舍管理规定4.21员工工作证、餐卡的使用规定4.22车辆使用管理规定5行政后勤部常用术语5.1员工饭堂常用术语：5.2宿舍生活区宿舍常用术语：6行政后勤运作表单汇总行政后勤部管理手册1行政后勤部概述年度岗位计划月度岗位计划1.1概述主要负责后勤保障、行政事务跟进办理和对外事务处理等。督导执行各项行政管理制度的执行情况，协同酒店各相关部门建立和维护好与相关的政府职能部门和垄断行业公共关系；搞好员工后勤保障，确保员工用餐可口和住宿舒适；经常开展精神文明教育和业务培训，不断提高后勤服务水平；加强员工饭堂成本控制管理和核算，保证预算目标的实现。年度岗位计划月度岗位计划1.2行政后勤部部门说明书（1）行政部：负责建立和协调酒店、各部门与政府部门、外联单位的各项公关工作；负责各类证照的协助办理与年审、检查等；负责车辆管理与调度使用；负责资产管理、档案管理、安全预防、办公用品统一申购与发放管理；行政办公事务的跟进处理；负责协调经协会与总经理和各部门之间关系。（2）后勤部：负责员工餐厅、员工宿舍和员工生活服务管理等各项后勤服务工作和事务管理工作。2行政后勤部组织结构2.1行政后勤部组织结构图副总经理兼任或办公室主任1人司机1人厨师1人职厨领班1人舍管2人厨工2人2.2组织结构图设置及人员编制依据分析= 以上架构为员工人数在300-300人的设置，如员工人数在500人以上，则员工饭堂人员根据国际标准按每50名员工平均配1名饭堂工作人员标准设置。= 行政后勤部主要工作除了做好后勤保障供应与督导外，还负责对外政府公关，由办公室主任负责。3行政后勤部各岗位说明书3.1岗位职责与任职要求（1）办公室主任岗位说明书岗位名称办公室主任所属部门行政后勤部岗位编号ZY-EX-001直接上级总经理或副总经理直接下属司机、职厨领班、宿舍管理员岗位级别主任级晋升方向岗位简述全面负责行政事务协调与管理、对外事务处理和后勤服务保障与管理工作。任职条件= 自然条件：男女不限，身体健康，相貌端正，精力充沛，年龄2845岁。= 工作经历：多年企业行政总务管理资历，具备酒店行政人事主管以上及相关职位经验优先。= 文化程度：大专学历行政管理类专业。= 语言水平：国语流利，能运用工作中的外语。= 能力要求：熟悉酒店运作管理模式、熟悉政府公关和日常行政办公事务协调处理。= 基本素质：有强烈的责任心，正直、公平、自律性强，作风严谨，能够妥善处理各种关系及矛盾。岗位职责= 对总经理和副总经理负责。= 熟悉涉及酒店管理等方面国家大政方针和法律法规。= 制定酒店各项行政管理制度和方针政策并督导执行。= 负责员工饭堂、宿舍、活动室和行政管理费用等预算支出，并协同各部门控制好成本。= 全面负责卫生、环保、公安、消防、工商、财税、文化等政府职能部门和社会团体的公关工作和各类证件的办理与年审。= 受上级领导委托，代表领导出席店内外的有关政府部门的会议和活动，并向上级报告。= 负责接待并陪同政府有关部门到酒店检查工作。= 负责经协会与各部门之间的各种工作关系协调，确保沟通管道畅通，团结协作。= 负责酒店所有重要档案的管理工作。= 负责与人力资源部共同组织、落实、安排筹办各种员工活动和员工大会。= 负责保护雇主和雇员的合法权益并协调两者之间的正常关系。= 参与质量督导，重点对酒店卫生和环境进行督导、检查、整改和达标等跟进。= 负责为酒店员工定期安排体检，增进员工的身心健康，负责员工看病后医药费的审批。= 出席酒店内部有关会议，并确保上情下达，下情上呈。= 负责酒店内承包项目及有关单位的物业管理工作，协调解决有关事宜。= 根据公关机关、上级安全部门和总经理的要求，结合酒店实际情况，与保安部共同制定总体安全管理方案和各种防范制度，报请总经理批准后督导实施。= 协助保安部维护酒店治安、营业秩序，对重大案件、事故组织调查处理，并协助公机关进行侦破，配合公安机关、国家安全机关以及其它执法机关对违法犯罪活动进行调查取证。对酒店的要害部位加强检查并完善安全管理制度。= 负责调度车辆以满足酒店内部用车和客人用车。= 完成上级领导临时交办的其它各项工作。（2）司机岗位说明书岗位名称司机所属部门行政后勤部岗位编号ZY-EX-直接上级办公室主任直接下属岗位级别领班级员工晋升方向岗位简述负责酒店各部门内部用车和客人用车的接送，做好车辆日常养护和定期保养。任职条件= 自然条件：男，身体健康，相貌端正，精力充沛，年龄2240岁。= 工作经历：三年以上驾龄。= 文化程度：高中学历，持C照至少三年。= 语言水平：国语流利，能运用工作中的外语。= 能力要求：会各种车辆的维护保养和基本安全检查。= 基本素质：有强烈的责任心，奉献精神，自律性强，具备良好的职业道德及服务意识。岗位职责= 负责酒店车辆的保养，安全运营，优质服务。= 对所分管的车辆做到保养、勤擦洗，及时发现并解决问题。本着努力为酒店节省费用的原则，凡属于自行保养的如换机油、防冻液等要自行做好。= 出车前须对车辆进行认真检查，严禁病车上路，提前10分钟准备车辆到达用车地点。=负责车辆费用的申领和报销，如汽车修理费、养路费、年检费、汽油费、高速公路费和车辆暂存费等。= 负责车辆年检手续的办理工作。= 车辆有故障要及时向办公室主任汇报= 主动为客搬装行李，打开车门的同时用手挡住车门上框，以免碰伤客人的头部。= 树立良好的职业道德，搀扶老弱病残者上下车。= 注意行车平稳，遇上不平的路面提醒客人坐好扶稳。= 遇到交通堵塞时，须征得客人同意后，方可绕道行驶。= 遇到客人要求在禁停路段停车，要耐心解释以求客人谅解= 候车时必须留在车上，严禁翻动客人物品。= 到达目的地后，提醒客人带齐行李下车并主动打开车门并以手档住车门上框请客人下车。= 客人下车后，马上检查车上有否遗留物品，如客人有遗留物品应迅速设法归还客人，未能归还的必须交值班经理。= 严格遵守公安、交通和车管部门的有关交通安全法规和条例规定，确保行车文明安全。= 认真填写用车日报表，做好行车记录。= 完成上级领导交给的其他工作任务。（3）职厨领班岗位说明书岗位名称职厨领班所属部门行政后勤部岗位编号ZY-EX- 003直接上级办公室主任直接下属职厨师、厨工岗位级别领班级晋升方向职厨主管岗位简述负责厨房日常事务工作，成本控制工作，烹饪厨艺指导和兼任大厨。任职条件= 自然条件：男，身体健康，精力充沛，年龄2545岁。= 工作经历：两年大型员工饭堂管理工作经验，有良好的烹饪手艺。= 文化程度：高中学历，持有健康证，精通1-2个国内菜系，旁通其它菜系。= 语言水平：国语流利。= 能力要求：成本控制，具有高超的烹调技术及管理能力。= 基本素质：有强烈的责任心，能吃苦耐劳奉献精神，有较强的工作责任心，职业道德良好。岗位职责= 向办公室主任负责。= 贯彻执行酒店各项规章制度，接受行政行政后勤部的领导及安排。= 按酒店制定的用餐标准，负责食谱安排和食品购买与收货。= 负责职厨的日常工作及管理。= 按公司考勤制度，根据工作需求，对本班员工进行合理性排班。= 抓好成本控制，保证成品的质量及卫生，并把好原材料质量关。= 及时采纳员工合理化建议，对食品的花式、品种、营养等进行搭配 。= 定期参与食品蔬菜肉类市场调查，了解市场肉类、蔬菜等价格的变化情况。= 完成上级交办的临时性工作。（4）职厨厨师岗位说明书岗位名称职厨厨师所属部门行政后勤部岗位编号ZY-EX- 004直接上级职厨领班直接下属厨工岗位级别员 工晋升方向职厨领班岗位简述根据具体工作安排负责员工工作餐的早餐、正餐的烹调工作，并协助做好饭堂内外卫生。任职条件= 自然条件：男，身体健康，精力充沛，年龄2545岁。= 工作经历：有3年以上的厨师工作经验，有良好的烹饪手艺。= 文化程度：高中学历，持有健康证，精通1-2个国内菜系，旁通其它菜系。= 语言水平：国语流利。= 能力要求：能独立安排食谱和烹调出品。= 基本素质：有极强的卫生意识和工作责任心，能吃苦耐劳奉献精神，良好的服务意识。岗位职责= 遵守公司规章制度，接受职厨领班的领导及安排。= 按食谱要求对原材料进行加工。= 做好设备、设施的维护和保养工作。= 每餐烹调结束，须对工作间地面、炊具、工作台进行清洁，并将调味容器清洁干净，摆放整齐。= 协助职厨领班搞好食品的质量、卫生关。= 按食谱备料，独立完成烹调出品，确保卫生、可口。= 能掌握好员工用餐人数，及时加工烹调，确保按时开餐及供应。= 对处理好的原材料，须及时加工烹调，保证食品食用安全。= 每餐工作结束，须将厨房所有电源、气源、油源、水源关好。= 每天须将炉灶、排气、排污等设备进行清洁和维护。= 完成上级交办的临时性任务。（5）职厨厨工岗位说明书岗位名称职厨厨工所属部门行政后勤部岗位编号ZY-EX- 005直接上级职厨领班直接下属 岗位级别员 工晋升方向见习厨师岗位简述根据具体工作安排负责员工工作餐的早餐、正餐的烹调工作，并协助做好饭堂内外卫生。任职条件= 自然条件：女，身体健康，精力充沛，年龄2545岁。= 工作经历：有餐饮厨杂工作经验优先。= 文化程度：初中学历，持有健康证。= 语言水平：能说国语。= 能力要求：清洗和消毒程序的熟悉。= 基本素质：有极强的卫生意识和工作责任心，能吃苦耐劳奉献精神，良好的服务意识。岗位职责= 遵守酒店规章制度，接受职厨班长的领导及安排。= 按菜式要求对原材料进行粗加工。= 做好设备、设施的维护和保养工作。= 搞好粗加工地区和加工用具的清洁工作。= 协助厨师进行烹调工作。= 负责餐具、用具的清洗、消毒、保洁及饭堂内外的环境卫生。= 按要求对餐厅和冰柜进行清洁。= 负责给员工分餐。= 完成上级交办的临时性工作。（6）宿舍管理员岗位说明书岗位名称宿舍管理员所属部门行政后勤部岗位编号ZY-EX- 006直接上级办公室主任直接下属 岗位级别员 工晋升方向后勤部长岗位简述负责管理员工宿舍的人员出入管理、纪律和制度执行情况、卫生督导、纪律管理、能源控制监督、安全管理和资产管理等任职条件= 自然条件：男女不限，身体健康，精力充沛，年龄3045岁。= 工作经历：有保安工作经验、宿舍管理经验和退伍老军人优先录用= 文化程度：初中以上学历。= 语言水平：能说国语。= 能力要求：统计资产和执行相关管理制度的能力。= 基本素质：有极强的工作责任心，能吃苦耐劳奉献精神，良好的服务意识，以酒店为家。岗位职责= 向办公室主任负责，执行酒店各项规章制度。= 负责员工入住、退宿管理及监督宿舍区公物的使用情况。= 监督宿舍区域纪律和卫生状况，做好卫生、安全及宿舍的检查、评比工作。= 做好防火、防盗工作。= 认真听取上级领导及员工的合理意见，做好宿舍的卫生督导和纪律维护等工作。= 监管宿舍区域的能源使用，节约能源，降低成本。= 完成上级交办的临时性工作。4行政后勤部管理制度4.1印章管理制度（1）目的：规范公章的使用（2）政策：酒店公章使用必须按本制度规定办法管理，所有人员必须绝对遵守本管理办法的各项规定，违反者将受纪律处分，以致追究法律和经济责任。（3）程序：= 酒店公章存放于总办，由总经理（或董事会代表）负责保管。= 行政办秘书负责登记公章的使用记录。= 酒店各部门经理处保存公章使用申请表。= 所有公章使用者必须填写公章使用申请表。= 使用公章，先报本部门经理及总经理批准，后报总办文秘处登记、盖章。= 外部单位往来公函需盖酒店公章，先由公函接收部门审核来函，再报财务部经理审核后，报总办文秘处盖章。= 酒店内各部门需盖酒店公章，先填写公章使用申请表，由部门经理审核后，报财务部经理审核确认，报总办文秘处盖章。= 酒店内员工个人因私需盖酒店公章，先报送相关合法资料到人力资源部审核，经人力资源部主管审核确认后，填写公章使用申请表，报总办文秘处盖章。总办文秘负责定期将公章使用记录归档保存。4.2档案管理制度（1）目的：规范档案的建立，保留酒店的历史记录以备查询。 （2）政策：= 酒店内所有档案均为保密资料，任何人不得以任何方式或形式将其泄露出，否则将追究其法律责任。 = 档案需妥善保管，部门的档案应锁在部门经理的办公室内，部门秘书的档案需对档案柜加锁保存，密件需加盖“密件”章后加锁保存，销毁时应使用碎纸机进行销毁， 但需事前进行登记并得到部门经理的签字批准。 = 各部门需建立基础之档案： 收到通告，发出通告， 收到传真， 发出传真， 收到电子邮件， 发出电子邮件， 内部会议记要， 对外会议记要， 表格汇总表， 表格副本， 政策与程序， 工作岗位职责， 运做手册， 部门人员架构， 营运采购清单， 预算， 每月排班记录， 假期记录， 加班记录， 培训档案， 每月盘点记录， 固定资产记录， 评估记录， 每天工作报告， 每周工作报告， 每月工作报告。 = 各部门应按照本部门的需求合理的建立档案，以备查询。 = 每年2月份需清理往年的档案，初常用以外可利用箱储的形式收藏，但需仔细的在箱外表明内藏的文件及年份。 = 档案通常保存5年， 见证酒店历史之档案应分类一直保存。 4.3档案借阅制度（1）目的：规范档案借阅，防止资料流失。（2）政策：= 借阅档案者需详细阅读此政策及程序。 = 只有部门经理有权借阅档案， 如员工需要借阅则必须部门经理签字认可。= 机密及涉及财务数据之档案必须经由总经理签字方可借阅。 = 原则上只准在行政办公室内查看，不准带走或是复印。特殊情况需上报总经理批准。 （3）程序 = 借阅者必须在档案借阅表上签字，并注明借阅档案的内容，借阅原因。= 借阅的为机密档案或是有关于财务数据之档案在借阅表上应有总经理的签字同意。 = 如经批准同意将档案带离行政办公室，需注明归还日期，并对借阅之档案应妥善保管，按期归还。不得损坏或是有缺页之行为。 = 借阅之档案不可复印，借阅者需对借阅之文件进行严格保密。 = 归还档案时需仔细查认是否有破损或缺页之处。如遇损坏需详细询问损坏之原因，并在档案上标注及损坏者签字认可，损坏者对此档案的损坏负全责。4.4酒店行文规定（1）文件使用的范围：酒店有关领导下达指令，各部门请示报告及部门之间的信息传递均属内部行文，需按照此规定办理。部分文件种类使用规定如下：= 报告审批表：各部门向经营协调委员会请示工作决策、报告工作进展时采用的行文格式。= 工作联系单：各部门之间信息传递、协调沟通时采用的行文格式。= 会议记录：经营协调委员会经营班子及各部门会后形成会议纪要时采用的行文格式。= 备忘录：各部门重要工作文字存档采用的行文格式。（2）发文权责规定= 各部门经理对本部门文件的起草、制定、审核、批准负责。= 总经办负责文件和资料的归类管理，凡跨部门文件均需在总经办备案。（3）行文的要求：= 不同种类文件引用相应的文头格式。= 内部行文要注明主送、抄送、发文部门、发文时间、文号、正文等项目。= 发文部门必须是直属酒店的部门，由部门经理签字生效。= 文号编排规则： ZYXX XXX部门发文流水号（从001始）部门编号公司代号= 部门编号如下：部 门编 号部 门编 号总经办GMO人力资源部HR营销部SM财务部AD餐饮部FB行政后勤部EX房务部HK工程部ED娱乐部KTV保安部SDSPA部SPA注：有些专业文件编号行业和国家另有规定的，以行业和国家标准为准。例如合同文本、销售协议书，沿用原有的编号及格式。= 标题使用黑体四号，正文使用宋体五号；行距使用固定值20磅；上边距2.5cm，下边距2cm，左边距、右边距均2cm；页脚插入页码，注明“第 页共 页”；落款时间以“”隔开，例如“2011-04-05”。= 呈送度假酒店有关领导的文件一律要求打印，不得有涂改、污迹现象。（4）文件的收发内部行文、外来文件、业务等资料收发均应有收发号（依照文件分发名单编号），总经办与各部门收发文时均应填写文件收发登记表，收阅人应在登记表中签字。（5）文件的管理= 文件应存放在专用的文件柜里，要防火、防虫和防潮，避免破损和丢失。= 文件原件原则上不外借，需临时借阅时，应办理借阅手续，在指定日期内归还。= 总办负责收集国家和行业标准的文件，每年清理一次外来文件，确认其有效性，收回并处理过期失效文件。= 各部门应建立文件收发登记本，对本部门文件加强管理。4.5合同签署管理制度（1）目的：规范合同的签署制度，明确责任。 （2）政策：公司内任何合同均以总经理的签字及加盖公章为准。（3）程序：= 任何部门欲以其他公司或单位签署任何合同时均事先得到总经理的认可。= 合同条件经谈确认后应先交到财务部，由财务经理审核，并在合同书的每一页的页脚签字认可。如有问题则应做出相应的修改，如有分歧则由总经理的意见为准。= 合同只有在财务经理签字认可方可交给总经理签批（有分歧的则应先由总经理定夺）。= 所有合同。总经理签字认可后按照“印章管理制度”盖章后生效。且所有合同则需在总经理签字后交给酒店管理公司及董事会审核并经双方签字同意后方可生效。 = 所有合同至少一式两份，合同双方签字生效后财务部留原件存档，行政部盖公章后留复印件存档。 4.6接听电话（1）目的：统一标准的电话用语。 （2）政策：= 所有的电话要在响铃3声之内接起。 = 接听电话要使用清晰，平缓的语音语调。 = 标准电话用语： - 您好，*部 （你部门的名称：如行政办，营销部等） -（如转接电话） 稍等，我帮您转接。 -（留言，要主动询问是否需要留言）我可以帮您留言吗？（ 留言要清楚的记录下打电话人的姓名，单位（如果可能），要求（是回电还是再打过来），打电话人的电话号码，打进的时间，事情的梗概） 要以便笺的形式留给你的老板。 -（挂掉电话前）感谢您的来电，我会及时传达您的信息。 - 尽量使用客气的语言：如谢谢，对不起，再见，请等， - 切记：永远不要说：我不知道。 - 你可以说：我不太清楚，我可以帮您问一下。 4.7印刷品及印刷名片的规定（1）目的：明确请印的程序和制度。 （2）政策：= 名片- 酒店为所有的有需要使用名片的员工印制名片，其他员工如确实需要名片则应由其所属的部门经理发备忘录向总经理申请特批。 - 部门经理入职后由其所在部门填写采购单，并附上名片样板，在上清楚的写明电话，传真等内容，印刷数量报由行政办审批，由财务经理及总经理签批后按采购的程序进行。 = 印刷品- 常规的印刷品应有预算。- 印刷品印刷之前需有总经理在样稿上的确认签名。 - 对于预算之外的印刷品需事先以备忘录的形式得到总经理的认可，如为2万元以上的印刷还应得到酒店董事会的同意。 - 得到批准后，填写采购单，财务经理，总经理签字后按采购的程序进行。 4.8电子办公邮件的管理（1）目的：合理，有效的调配及利用酒店资源。（2）政策：= 酒店为销售人员，部门经理，营运经理，总经理及总办文秘配备酒店邮箱，其他人员如确实需要则由其所在部门经理以备忘录形式发出申请，总经理签批后电脑房将为其分配邮箱。 = 邮箱为酒店财产，仅可以为公用，不得收发私人信件或其他娱乐性质信件。 = 所有配备酒店邮箱的员工，名片上邮件的地址均为酒店邮箱，不得印制其他邮箱地址。 = 有权使用邮箱的员工入职后由行政办核实，下发备忘录与电脑房开启邮箱。 = 有权使用邮箱的员工离职后由行政办下发备忘录明确处理方式，或取消邮箱地址，或由继任者继续使用该邮箱地址。 = 统一的名称为：使用（部门+姓+职位）4.9电脑使用管理（1）目的：协助工作，使工作简单有序化。（2）政策：= 为方便工作，酒店为办公室人员配备电脑及打印机。 = 电脑及打印机为酒店公有财产，使用者应该爱护，要按规定要求使用。 = 所有电脑不可私自安装任何软件，如确实需要，则需向电脑房申请，电脑房报财务经理及总经理批准后方可由电脑房进行安装。 = 使用者对自己的电脑负责，如有任何问题需报电脑房处理，不得私自拆装或维修，如遇人为的损坏，经电脑房认定后需按价赔偿。 = 不可安装任何形式的聊天及游戏工具，更不可在上班时间内聊天，上网，打游戏，如有违反者按员工手册上有关规定予以相应处理。= 电脑房对所有电脑负全责，需定期维修维护。如有问题或病毒时应及时处理，以免造成不可挽回的损失。 = 电脑房需在所有电脑上设置权限，除电脑房工作人员外任何人没有权限安装任何软件，电脑房人员处常用的软件外安装任何其他形式的软件均应报财务经理及总经理批准，如有私装现象则予以严重处理。 = 电脑房对每个使用者给予不同的使用编号及密码，以方便控制和管理，也保证了资料的保密性，电脑房需对所有的用户名及密码进行保密，用户在使用时可以根据需要修改自己的密码，并对自己的资料进行保密。= 离职人员的电脑及打印机需由电脑房统一收回管理，未经批准不得擅自为他人更换或安装电脑或打印机。4.10审批预算申请、执行的规定（1）目的：明确申请，执行预算的时间和要求。 （2）政策：= 预算通过后，一般情况下不允许做任何修改。 特殊情况下应报总经理及董事会同时批准才可生效。= 预算需按时完成，不允许有任何延误，由延误造成的后果由各部门经理承担。 = 预算一般只能由部门经理或部门总负责人制定，且制定人为预算的执行和完成情况负责。 = 预算的数据为“密件”，任何人不能以任何形式或方式透漏给第三方。 （3）程序 = 编制预算：每年9月初起，财务部发出相应的表格和要求给各部门经理。= 部门经理按照要求，结合本部门的实际情况，编制各部门下一年度的预算。= 部门的预算编制工作需在9月末之前交到财务部。 = 审核： - 财务部统筹各部门的预算，于10月中旬将基本敲定的下一年度预算报于总经理。- 总经理结合实际情况，审核，讨论各部门的预算数据，做必要修改，确定后于11月之前上报董事会。 = 批复： - 董事会在11月内审核该预算，做必要之删改，必要时由总经理做出相应解释。 - 当董事会在预算上达成一致意见时，预算即被通过，于12月中旬之前返还总办及财务部。 = 执行： - 12月中旬接到通过的预算后，各部门经理查看本部门预算是否与制定的预算一致并根据此预算修订自己部门的预算。 - 被批复的预算于新一年度的1月1日起执行。 4.11信件规定（1）目的：方便管理和控制成本。 （2）政策： = 酒店内所有的信件及报刊等都经由行政办公室发放和收取。 = 任何人不得私拆他人信件。= 收件人为部门的，一般由部门经理或部门经理指派秘书拆看。（3）程序 Procedure = 收信： - 保安员将邮局寄来的所有信件及报刊于每日上午10点之前送到行政办公室。特快专递和密件应随时送递并进行登记，由收件人签收。 - 总办文秘需在中午之前按照信件和报刊的收件人分发下去。- 挂号信需要登记并由收件人签收。 - 给员工的信件送到人力资源部，由人力资源部转交员工本人。离职员工的信件由人力资源部转寄或退还发件人。- 收件人为行政办或总经理由总办文秘按照总经理的指示处理相关信件。 - 政府公文要及时的交给总经理，避免任何遗漏。 - 经查无此收件人的信件或投送错误的信件需返给保安员，于第二日交还邮局工作人员。 = 发信： 按照财务相关规定执行。4.12文件传阅规定（1）目的：加强部门间的沟通，避免信息遗漏。 （2）政策：= 所有需传阅的文件均由行政办公室发出，传阅给各部门经理。其他的部门如需传阅文件请送到行政办公室。由行政办公室统一发出。= 行政办公室负责监督并确认文件传递的有效性和及时性。 = 一般急件和密件不准予以传阅。以免延误事情或泄露秘密。 = 传阅之文件需要填写文件传阅单（样本见附件），按照上面的名单进行传阅，最后返还行政办公室。由行政办公室统一存档。 = 传阅之文件需要迅速阅读，并传给下一部门，如有特殊情况阅读文件也不能超过半天时间。= 传阅的文件阅读后需要在传阅单上签字确认，以明确阅读过文件的内容，不能代签或不签。 = 行政办要负责敦促文件的传阅效率，并保证文件在一天，最长不能超过2天就返回行政办存档。且要确定名单上的所有人均阅读过此文件，如有遗漏要查明原因，除非总经理认可，否则不能予以存档。 传阅后的文件存档时要附上文件传阅单4.13会议室管理规定（1）目的：合理，有效的使用会议室，避免冲突。（2）政策： = 后台办公区的会议室归行政办公室管理。 = 除每天早晨的酒店运营晨会外，其他的会议欲使用会议室，需要至少提前一天向行政办公室预定，避免冲突。没有预定则不能使用会议室。= 如紧急会议则可以临时预定会议室，但如果与其他会议冲突，则视情况由在场的最高领导决定。= 如会议的时间与晨会时间冲突，则请示总经理定夺。 = 卫生情况，除使用者要尽量的保证会议室的卫生外，每次会议后由行政办委派专人进行清洁，保证会议室的清洁。（3）程序= 预定会议室：- 召开内部会议，保密会议或与外部单位的会议时方可预定会议室。 - 预定时要说明预定的日期，时间段及使用人数。以便总办文秘在预定本上登记。 - 如预定冲突则由总办文秘负责协调，但以先预定者为主。 = 使用会议室：- 使用会议室要保证室内的卫生和室内设置，并在离开时关闭电源及空调。 - 严格遵守使用时间，如必须超时使用则需先看是否有其他预定，如有其他预定，必须结束会议。 - 会议室内严禁吸烟。= 取消预定：取消预定应及早通知总办文秘，避免耽误他人的使用。4.14采访接待规定（1）目的：规范酒店条例，对外维护酒店形象。 （2）政策：= 媒体及其他任何形式的采访均需要预约。没有预约秘书应礼貌的回绝或预约下一次的时间。对于无理的要求均回绝，必要时可找保安协助解决。 = 任何酒店内的采访均属酒店范畴，代表酒店的形象，出总经理外，任何其他的员工接受任何形式的采访均需事先得到总经理的书面同意，方可接受采访，且采访的言论并不能代表酒店的言论。 = 酒店对外的宣传资料，需由营销部拟稿，总经理签字认可，其他任何人均不能以自己的言论或立场代表酒店的言论或立场。 = 接待采访者应在会议室，如会议室正在使用中可以视当时的情况，请示后决定场地。如采访需在酒店营业区内进行，则应事先取得总经理的同意，并与所在的部门经理商议后决定。任何情况下均需以客为先。= 接待采访时言语要慎重且礼貌，以代表酒店的形象。 = 采访者在等待时要准备水。且尽量保证避免等待的时间过长。 = 如遇特殊情况发生，确实需要等待甚至采访不能进行时，要合理且适当的解释清楚，并表示出歉意，说明是不得已而为之，并预约下一次的采访时间或过后以电话或邮件的方式再次预约。4.15公共机构的联络管理规定（1）目的：促进正常的沟通和联络，保证酒店的利益不受侵害。（2）政策= 行政办公室负责与本市内各政府机构的联络及保持良好关系。= 保证沟通渠道的畅通，及时传递政策或决策的变革或发布的信息。 = 首先要了解各个机构的负责人和直接沟通联络人，并找到联络电话，定期沟通。= 建立相应的联络摘要和相关之记要， 所有资料及档案均为机密内容，需严格保密。 4.16工作报告制度（1）目的：加强管理，将酒店的运营情况及时上报到管理公司及业主。以便了解运营情况，及时调节。 （2）政策：= 每个月的中旬，总经理需要交上一个月的工作报告给酒店董事会。 = 内容： - 本月工作报告运营分析- 每月财务报告- 各部门月报告及下月工作报告。- 总经理总结及下月运营预测（3）程序：- 每个月10号之前，财务部应将相关的财务报告上报总经理- 总经理在每月15日之前将总经理工作月报告上报管理公司及业主。另附：报告格式4.17廉洁协议书姓 名：_ 身份证号码：_任职部门：_ 岗 位：_为明确酒店有限公司相关人员的岗位职责，预防在岗人员各种谋取不正当利益的违法违纪行为，酒店（甲方）特与_（乙方）签订本岗位责任书。乙方在任职本岗位期间，不得从事以下行为：1、向商品供应商等相关单位和/或相关人员索要或接受回扣、礼金、有价证券、贵重物品和好处费、感谢费等。2、在商品供应商等相关单位和/或相关人员报销任何应由乙方个人支付的费用。3、要求、暗示或接受商品供应商等相关单位和/或相关人员为个人装修住房、婚丧嫁取、配偶子女的工作以及出国（境）、旅游等提供方便。4、参加有可能影响公正执行业务的相关单位和/或相关人员的宴请、娱乐等活动。5、以高于市场的价格向自己或亲属经营的企业采购商品。6、以明显高于市场价格向相关单位和/或相关人员采购商品。7、挪用甲方资金归个人使用或借货给他人。8、将甲方财产非法占为已有。乙方有违反上述责任行为的，所获取的不当利益应缴纳甲方处理，造成甲方经济损失的，应当予以赔偿，并由甲方依情节轻重处以500元至1000元罚款并无薪解雇，全酒店业发黑名单，情节严重的移交司法机关处理。本责任书的有效期为双方签署之日起至乙方离开该工作岗位时止，经双方签署后立即生效。本责任书一式两份，由甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。甲方（盖章）： 乙方（签名）：授权代表： 日期： 年 月 日4.18办公室规章制度（1）办公设备设施的使用程序、维护及保养= 非本酒店工作人员不允许自行使用办公室电话、传真机和复印机，特殊情况除外。= 不允许将办公室的电话、传真机及复印机用于私人用途，一经发现，将按照相关制度进行处理。= 因工作需要打长途电话、发传真或复印文件，须经部门负责人批准后方可，对办公室通讯设施，文员要认真做好记录(职责是负责监督通讯设施的使用，定期做清洁，定期维护及保养，不允许出现因缺纸或碳粉而影响工作的现象)。（2）电脑的使用及维护程序= 非本酒店工作人员不可以使用本酒店电脑，特殊情况需经总经理书面批准。= 不允许将电脑使用于私人用途，不允许因私事上网，否则将按相关制度进行处理。= 定期对电脑及打印机进行清洁、维护及保养，及时补充纸张及墨盒，不允许出现因缺纸或墨盒而影响工作的现象。= 备注：电脑的使用及维护由文员负责（3）纸张的领取、保管及节约= 每月领取纸张要根据实际用量，不允许无限量领取。= 不允许浪费纸张，否则将按照相关制度进行处理。= 用过的打印纸可重复利用，作为草稿纸，不允许随手扔掉。（4）办公室人员仪容仪表= 女员工长发要整齐地束在脑后，发带或头花必须统一，短发要梳理整齐；= 注意面部清洁及整体个人卫生，男员工每天要刮胡子。= 上班时间不允许穿拖鞋、短裤及其它夸张的服饰。= 不允许留长指甲，不允许染有色指甲油。= 女员工必须化淡妆。= 只允许配戴一枚结婚戒指。= 不允许配戴手链及脚链。= 着装整洁，鞋子擦亮。（5）办公室人员行为规范= 不允许在办公室大声喧哗；= 对待来访人员要面带微笑，声调及语气亲切自然，举止大方得体；= 站立、坐姿要端正，不允许在办公室拉拉扯扯；= 每天下班前要整理好自己桌面物品，贵重及保密物品必须上锁。（6）办公室人员工作效率= 严格按照工作程序办事= 内部分工要明确，职责分明= 当天工作当天完成，不允许人为地拖延时间。4.19员工餐厅管理制度（1）用餐时间：员工餐厅为员工提供早、中、晚餐，要求在规定的开餐时间内保证供应，并保质保鲜。特殊情况可适当提前或推迟用餐时间。 = 早餐：09：0010：00 = 午餐：15：0016：30 = 晚餐：20：0020：30 （2）用餐管理规定：= 每人每天用餐三顿。= 每人当班期间用餐时间不得超过30分钟，如因工作原因不能在供餐时间内到员工餐厅就餐者， 由部门负责人确认后联系行政后勤部安排留餐。= 除部门负责人以外，其他员工一律凭饭卡就餐并使用自己的餐具，无饭卡者不得用餐。= 凡未体检的新员工请在三日之内务必补交健康证，违者罚款50元。= 为确保公共卫生，不准将饭菜带出员工餐厅，违者罚款20元。= 进入餐厅就餐应着装整齐，不穿睡衣、背心、禁止赤胸露背和穿短裤就餐。= 就餐人员应按先后顺序排队领取餐盘，不得插队，不得边走边吃。= 就餐人员应按量取饭，杜绝浪费，养成良好的节约风范，违者视情节轻重罚款10-100元。= 员工就餐时，应养成良好的卫生习惯，不得将骨渣放在桌上。= 员工就餐完毕，菜渣倒入垃圾桶内。= 外来工作人员就餐由受访部门负责人填写进餐表，报行政后勤部批准并出具相关证明，由受访部门人员带至餐厅就餐，并自带一次性餐具。= 员工餐厅内严禁吸烟，不准随地吐痰，不准大声喧哗、嘻戏打闹，做到文明就餐。= 用餐时间，禁止员工于员工餐厅内打扑克牌，违者每人罚款50元。= 用餐人员应服从员工餐厅员的监督，爱护公物、餐具、讲道德。= 凡遗失饭卡者，以20元/张至财务部交费，凭财务收据到行政后勤部办理员工就餐卡。补领饭卡。= 每月月底，请各部门收好本部门的旧饭卡，于行政后勤部换取新饭卡。= 员工应尊重员工餐厅工作人员，员工餐厅人员有不当之处，可直接向人力资源部反映，不得与餐厅工作人员争吵。= 员工就餐时自觉刷卡就餐，不刷卡、无就餐券或未经批准都不得就餐。不刷卡就餐，一经查出，午餐、晚餐每餐4元计价收费；早餐、霄夜每餐2元计价收费。（3）外来人员就餐管理= 员工直系亲属、酒店因公接待等外来人员，必须到福利部按酒店相关规定办理手续后，凭就餐券到员工餐厅就餐。= 为了入口卫生的防范，外来人员就餐必须使用规定的餐具。（4）就餐相关要求= 用餐人员应根据自已的喜好和饭量打饭取汤，不许造成浪费。= 用餐人员应自觉遵守就餐秩序，不得插队。= 用餐人员应一律服从餐厅管理人员的管理和监督。= 非经允许严禁替代他人打包。= 严禁未经允许，将食品带离员工餐厅，否则按偷盗论处。（5）监督部门及违纪处理依据= 本管理细则由质量环境管理部、人力资源部、财务部、综合办执行。= 违者参照员工手册及酒店相关制度进行处理。（6）员工饭堂资产管理制度= 定期进行资产盘点：对于所有资产进行不定期抽查、定期盘点。- 每年末（1月份）对所有固定资产进行全面盘点，需报废的，由职厨主管/领班填写财产损失报告单，上交办公室主任，再逐级报批核销。- 不定期对厨房用品进行抽查，如果发现的盘盈、盘亏及损失，应查明原因，作出报告，按相关程序报批准后处理。- 每月月底对各部门低值易耗品进行盘点，主要是餐具、厨具、器具、餐具等。盘点差异表报办公室主任，查明原因，酌情处理。= 物品维修制度：将厨房各种用具登记在册，定期检查，对有损坏的物品及时报修，并找出损坏的原因，是人为损坏者追查当事人责任，是自然损坏者维修费用有酒店承担。 （7）物品的保养：对厨房的油烟机、冰箱等大型的设备要定期清洗、保养，由职厨主管/领班跟进负责（8）员工餐考核= 员工餐规定菜谱,未按此搭配者罚款20元/次。= 员工餐刀工不合理、加工不当、把关不严、责任心不强、马虎了事者罚20元/次。= 员工滥用油者罚50元/次。= 员工餐严禁使用高档调料,一经查出罚50元/次。= 无故延迟员工开餐时间,造成恶劣影响给予主责任人50元/次处罚。4.20员工宿舍管理规定（1）目的：为了规范酒店的各项行政后勤管理工作，搞好员工宿舍的管理，给大家营造一个清洁舒适、安全有序的住宿环境，结合现行的实际，特制定。（2）住宿申请：在住宿方面，酒店为便于管理，酒店为所有员工提供免费集体宿舍休息。（3）服从管理：申请住宿的员工，必须严格遵守酒店宿舍管理规定, 配合行政后勤部、人力资源部、保安部和宿舍室长的合理调配与管理。（4）宿舍管理：员工宿舍的管理由行政后勤部直接调配，保安部监管,每间宿舍选出1名室长，员工支持室长，室长协助行政后勤部，大家齐抓共管。室长具体负责该宿舍的安全卫生、纪律维护、能源控制和资产管理等，并督促检查各项工作。（5）日常管理规定：= 每位员工必须按照行政后勤部和人力资源部对宿舍床位的统一安排对号入住，并有责任保管好房间和公共区域的各种资产，宿舍内物品的管理实行谁用谁签名谁负责管理好，损坏或遗失需要做出相关赔偿，任何员工未经行政后勤部同意不得私自随意调换宿舍或床位、调换其它宿舍和公共区域资产，也不得多占用床位,违者每次罚款20元；= 爱护公物，不准在墙上乱钉、乱划，损坏（浪费）公物按价赔偿；= 贵重物品（如钱包、现金、手机、存折、银行卡和书籍等物）自己必须保管好，宿舍内小心放置自己认为很贵重的物品和现金，以避免被盗和遗失，如因乱丢乱放等原因导致不慎遗失或被盗，由此带来的损失酒店概不负责；= 严禁在宿舍范围内赌博、打架、酗酒闹事、搞封建迷信和违法乱纪行为（如组织员工传播消极思想、议论传播酒店机密信息、搞传销、开小会、黄、赌、毒等），违者每次罚款100500元，并责令改正，严重者做出开除处理；= 离店退宿时，必须按行政和人力资源部手续办理，退回酒店所发放物品（损坏和遗失需赔偿）并迁离宿舍后，方可结算工资；= 如不在或很少在员工宿舍休息，又要占用床位者，需与同宿舍的室友共同分摊并支付当月的水电费，如每周住宿时间低于3天者，在公司宿舍安排情况较紧张时取消住宿资格。（6）卫生管理：= 必须自觉养成良好的卫生习惯, 保持室内外环境卫生清洁，严禁随地乱扔垃圾杂物、乱泼脏水和高空抛物等行为；= 宿舍房间内及阳台等每天的清洁卫生工作由住宿员工自己负责，实行轮值制度(由室长对住宿员工进行排班)；= 经常清理天花、风扇、门窗、玻璃、桌椅、个人床上摆放、阳台、衣柜、地面、床铺、公共区域和卫生间的卫生，垃圾应放到指定的地点，如不达标或根本没有进行清洁卫生者，按照规定扣罚当天值日员工20元作为宿舍经费；= 人力资源部会定期或不定期的对宿舍卫生进行检查，对卫生较差的宿舍会进行适当处罚。（7）宿舍各种安全管理：自觉遵守酒店各项安全管理，以免引起各种意外事故的发生，发现各种异常情况应向保安部报告；= 严禁私藏公司物品、带入非法物品、凶器、爆炸品、易燃品和有害人体的毒品进入宿舍，违者每次罚款50500元；= 不得私自乱拉乱接大功率电器（如电熨斗、电炉和电饭煲等各种炊具），可以使用充电器和风扇等，违者没收并罚款；= 养成良好的安全和消防意识，安全用电，做到人走灯熄、断电源、关风扇和各种电源开关，不得在宿舍内乱接电线；= 烟火须小心使用，不得在床上吸烟和乱扔烟头，也不得将烟头乱扔向公共区域；= 行政后勤部和人力资源部会经常协同保安部或相关人员对宿舍安全、卫生、纪律等进行