人事档案管理指引.doc

精选范本 供参考 1 1 目的目的 为规范公司人事档案管理 使人事档案管理工作做到有章可循 特制定本办法 2 2 范围范围 本公司所有员工 3 3 职责职责 人力资源部 负责员工档案资料的收集 整理及审核工作 负责员工档案的管理 保密 借阅及销毁工作 4 4 定义定义 档案 本办法中所列档案均指员工人事档案 5 5 过程描述过程描述 5 1 档案资料的收集与归档 5 1 1 员工档案资料包括但不限于 员工档案 劳动合同 职位申请表 面试评表 相关证书及身份证复印件 健康检查记录表 人事异动单 员工基本资料变更申请表 试用期评估表 工作移交清单 等等 5 1 2 人力资源部应确保以上资料的真实性及完整性 并进行整理 按工号顺序归档 5 2 档案的保管 5 2 1 公司档案材料应设有专人负责保管及整理 5 2 2 为加强员工档案的保密性 便于查阅的需要 员工档案应妥善保管于专设的档案 室中 5 2 3 员工档案应按工号进行分类保管 5 2 4 新进员工的档案资料应及时整理并归档 原则上每月进行一次新进员工档案整理 与归档工作 5 2 5 离职员工档案资料保存两年 原则上每月进行一次离职员工档案的抽取并按离职 月份及工号整理封存工作 精选范本 供参考 5 2 6 档案保管室应设有专用的消防设施 5 3 档案的保密 5 3 1 档案管理应遵循 保守机密 慎之又慎 的原则 5 3 2 员工档案属于公司机密文件 未经许可任何员工不得私自翻阅 5 3 3 非工作需要 严禁公司员工私自保存他人之档案材料 5 3 4 档案管理人员要自觉保守公司机密 严防档案资料向外泄露 确保员工档案资料 的安全性与完整性 5 4 档案的检查核对 5 4 1 档案管理人员每年 12 月应对员工档案进行一次全面检查核对 5 4 2 档案检查包括检查档案是否有损坏现象 核对数量与底册记录数量是否一致及档 案材料变更部分是否整理完毕并全部归档等 5 4 3 对检查核对过程中所发现之问题 档案管理人员应制作 档案盘点报告 向主管 汇报并及时解决 5 5 档案资料的变更 5 5 1 员工工作岗位调整时 人事异动单 作为档案材料应存入员工档案中 5 5 2 员工在职期间 如有户口 学历 身份证 家庭住址 婚姻状况 紧急联络人或 联络人之联系方式等发生变更者 应在变更后一个月内填写 员工基本资料变更 申请表 知会人力资源部 其中身份证号码中出生日期若有变更 需当地派出所 出具证明 并附相关证明原件及复印件 由人力资源部进行相关鉴定 5 5 3 员工离职后 工作移交清单 和 员工离职申请单 均作为档案材料 其中 工作移交清单 保存于员工个人档案中 5 5 4 未经许可 任何员工不得随意更改 复印员工之档案材料 5 6 档案的借阅 5 6 1 员工档案只限于各部门一级主管或主管授权之人员借阅 原则上不允许借阅其 它部门员工之人事档案 5 6 2 借阅员工档案时 需填写 员工档案借阅申请单 经权责主管核准后 方可 借阅 5 6 3 档案管理员根据借阅者的借阅用途及核准之查阅范围 提供档案中相关的资料 5 6 4 借阅人不得随意更改 涂抹或复印档案材料 借阅人应确保所借阅档案材料的 完整性和安全性 保证所借阅材料不被损坏 精选范本 供参考 5 6 5 借阅档案资料的任何单位或个人 必须严格遵守公司保密制度 不得泄漏或向 外公布档案材料之任何内容 5 6 6 档案借阅时间一次最长不得超过 5 个工作日 借阅人员须在预定归还日期前将 所借阅档案归还至档案管理员处 因工作需要续借者 需重新办理档案借阅手 续 逾期不予归还者以厂规论处 5 7 档案的销毁 5 7 1 员工所有档案材料之销毁 需由档案管理人员提报签呈 并附销毁文件清单 经 厂区最高主管核准后实施 5 7 2 对欲销毁之档案资料档案管理人员需做详细记录 并进行备案 5 7 3 离职员工之档案资料 在其离职两年后可予以销毁 5 7 4 档案管理室应配备有档案销毁设备 确保档案销毁后不会出现档案资料泄漏或 其它任何隐患 5 8 文件签核权限说明 5 8 1 人事档案借阅审批权限表 5 8 2 人事档案销毁由 HR 提报签呈 经厂区最高主管核准后实施 6 6 流程图流程图 无 7 7 有效性测量有效性测量 人事单位需定期清查与整理之 原则上每年 12 月需盘点一次全厂人事档案 并制作盘点结 案报告 类别部门主管 部门最高 主管 人力资源及行政 部主管 人力资源部最 高主管 厂区最高 主管 L07 以下 L07 及以上 注 初核 复核 核决 精选范本 供参考 8 8 相关文件 8 1 相关文件 8 1 1 招聘管理办法 8 1 2 奖惩管理办法 8 1 3 离职管理办法 8 1 4 绩效考核管理办法 8 2 相关表单 8 2 1 员工基本资料变更申请表 MZH 03 03 19 01 8 2 2 员工档案借阅申请表 MZH 03 03 19 02 精选范本 供参考 附录1 员工基本资料变更申请表员工基本资料变更申请表 工号 姓名 部门 职级 职称 入职日期 变更项目变更项目原内容原内容变更后内容变更后内容需提供材料需提供材料 1 姓名 身份证 原件及复印件一份 2 身份证号 身份证 原件及复印件一份 3 出生年月 身份证及当地派出所出具的证明原件及 复印件 4 家庭住址 户口本复印件 5 户口性质 户口本 原件及复印件一份 需复印户 口首页及本人资料页 6 婚姻状况 户籍地计生证明和结婚证原件及复印件 7 学历 毕业证原件及复印件一份 如身份证与姓名有变更者 需由招聘专员进行查核身份是否属实 如查实为冒用他人身份者则不适合填 写本表单进行变更 部门经理 部门经理 人力资源及行政部经理 人力资源及行政部经理 备注 1 本表单保存期限为 3 年 2 本表单格式生效日期为 2011 年 07 月 01 日 附录2 员工档案借阅申请表员工档案借阅申请表 精选范本 供参考 档案借阅 人信息 姓名 工号 所在部门 职级 档案被借 阅人信息 姓名 工号 所在部门 职级 借阅事由 借阅日期 预定归还日期 实际