档案工作制度

档案工作制度 一 文书档案材料归档制度 根据 机关档案工作条例 和 机关档案工作业务建设规范 的规定 为了完整 准确地保存本机关在工作活动中形成的有价值的 各种门类和载体的档案 提高档案文件材料的质量 特制订本制度 一 归档范围 凡反映本机关各项工作活动 具有查考利用价值的文件材料及 本局工作人员外出学习 参观和参加各种会议收集获得文件汇编材 料 均属归档范围 统一管理 不得私自占用或分散保管 1 本机关的各种会议记录材料 会议报到册等应在会议结束后 归档 2 本机关领导在各种会议上及广播 电视上的发言稿 3 本机关发文 包括转发及其他机关联合发文 的各种正式文 件的签发稿 印发稿 4 本机关的请示与上级机关的批复 下级机关的请示与本机关 的批复 5 本机关工作年报统计汇总表 包括季度表 明细表 年报表 6 本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划 总结报告 7 本机关制订的工作条例 制度等文件材料 包括工作任务书 目标责任制 8 本机关的大事记 年鉴 反映本机关重要活动事件 荣誉奖 励证书和奖状 照片 录音等材料 9 全国 省 市 厅 局印发的属于本机关要执行的文件和普 发的各种文件 资料 刊物 二 归档时间 1 本机关在各项工作中形成的及上级下发的文件材料 在第二 年一季度立卷归档 2 统计 会议材料 上报后整理立归档转交档案室 三 归档要求 1 归档文件材料必须有保存查考价值 并须提供原件 2 归档文件材料必须完整 准确 系统 符合形成规律 以便 查阅和使用 3 档案室每年年底应检查督促各科室清理好各类文件和资料 及时做好归档工作 4 归档文件材料必须用优质书写材料 字迹清楚 用钢笔书写 禁止使用圆珠笔 纯蓝墨水 二 档案统计制度 为科学管理档案提供依据 掌握 家底 便于总结经验 摸索 规律 指导工作 特制订本制度 一 档案工作人员必须认真做好档案统计工作 提高档案的科 学管理水平 二 档案工作人员必须准确统计档案数据 实事求是地反映本 工作机关档案工作的基本情况 为制订档案工作规划 工作方针提 供依据 三 档案工作人员要经常对档案工作进行专题性统计调查 搜 集必需资料 分析研究现状 切实解决问题 四 档案工作人员要严格执行统计报表制度 准确地完成各种 数据的统计 并按规定及时上报 五 档案登记是档案统计的基础工作 档案工作人员要加强档 案的日常登记工作 认真做好档案收进 卷内目录 案卷目录 档 案利用 档案销毁以及档案成分与数量变化的统计登记工作 六 档案工作人员要对所填报的数据和情况负责 发现失实并 导致后果的 要负相关责任 三 档案查阅制度 为了加强档案管理 搞好借阅工作 发挥档案价值 更好为各 项工作服务 特制订本制度 一 外单位来查阅档案 须出具组织介绍信 经本局分管领导 同意后方可查阅 并填写 借阅档案登记表 二 档案材料只能在本室内查阅 如需外借的档案 要经领导 批准并限期归还 如有损毁 丢失或擅自抄录档案的 按有关规定 追究责任 三 要爱护档案材料 查阅时不得在档案材料上圈点 划线 涂写 撕页等 四 凡需要摘录 复制档案材料 必须按照规定 不得随意摘 写 复印须经有关领导批准 五 查阅档案的人员必须注意保密 对查阅的内容不得随意传 播和扩散 四 档案库房管理制度 为加强档案库房的管理 改善档案保存条件 保证档案资料的 完整与安全 特制订本制度 一 非本机关工作人员 不得擅自进入档案室 确因工作需要 须经批准同意 由本局人员陪同方可进入 二 切实做好库房内的 六防 防盗 防火 防潮 防鼠 防 虫 防光 工作 平时要勤检查 勤打扫 保持档案室的卫生 整 洁 安全 三 案卷调阅完毕要及时归还原处 出借档案要经过批准方可 并办理好借阅登记手续 四 对室内档案要进行经常检查 发现问题及时采取有效措施 五 档案室钥匙做到专人负责保管 不准随便给他人使用 若 发现遗失 应给予全部调换 五 综合档案室岗位责任制 根据 机关档案工作条例 和 机关档案工作业务建设规定 的规定 为贯彻集中统一管理的原则 完整 准确地保存好本局的 档案 提高归档文件质量和利用率 特制订以下岗位责任制 一 组织领导 成立档案工作领导小组 由局长任组长 分管 副局长任副组长 各科室确定一名具体工作人员 二 办公室负责接收和收集每种档案文件资料 及时整理 立 卷 归档 三 对所有本机关的各种档案进行科学地分类 编目 排列 编号 四 档案库房应配有 六防 设施 即防盗 放火 防潮 防 光 防鼠 防蛀 以确保档案储存安全完整 五 经过鉴定 对无保存价值的档案文件材料 按规定报请分 管领导批准 进行监督销毁 防止各种失密 泄漏事故的发生 六 加强档案统计工作 对档案的收进