授权管理制度

授权管理制度 一 目的 为了进一步规范公司的运作 提高效率 控制风险 降低成本 改善客户服务 特制定本授权管理办法 本办法包括从组织层面明确各层级的常规授权 以利于职责 任务的顺利完成 提高组织的运营效率及效能 同时规定临时 性授权的原则及方法 指导各级主管的临时性授权 以促使组 织经营管理能力的提升 二 定义及类别 一 定义 授权指将某项权力从公司或某个层级 岗位 授予某个层级 岗位 使用以完成某项任务的过程 1 任务是指管理者所要求员工去完成的具体事项 如年度工作 任务 日常监控任务等 2 权力是指员工完成工作所需要的财力 人力及其他资源的自 主支配权 如决策权 财务使用权 人员调配权 信息知情权 质量否决权等 按权力所指向的对象类别分为财务权 人事权 及业务权 二 授权的种类 1 授权从整体上分为常规授权和临时授权 常规授权也称组织授权 指根据流程运作及职责分解而固定授 予的权力 常规授权 临时授权也称个人授权 指根据属下能力变化而临时授予完成 某项任务的权力 权临时授权 力一般由组织的高层级向低层级授予 但亦存在平级委托任务 并相应授予权力的情况 2 授权按权力的性质和尺度可分为决策权 信息知情权和执行 权 1 决策权决策权指对某项事项进行提议 审核 决策的权力 决策权 2 信息知情权信息知情权指决策前及决策后信息知晓的权力 信息知情权 3 执行权执行权指具体执行某项事务或决策的权力 前者即是 职位职责所约定的分工 执行权 后者是指在职位分工的基础上 根据具体决策明确的执行主体 所有的权力 3 决策权按决策程度分提议权 审核权 会签权 批准权 1 提议权提议权包括申请权 指对某一事项或工作制订 编制 申请或提议的权力 提议权 2 审核权审核权包括复核权 审核权指对申请 提议事项按公 司规定进行审核以确定是否审核权 合理 可行的权力 复核权指对已审核通过的事项进行复核的 权力 审核和复核的结果有三种 第一种是通过并呈报上级批 准 第二种是予以否决 与提议者沟通如何进行修订或改进 第三种是提出意见 由拥有批准权的人最终决策 审核和复核 者根据事项的性质进行判断 决定作出哪一种审核结果 3 会签权会签权指对申请 提议事项是否合理 可行提出本人 意见的权力 会签权与审核会签权 权的最大区别是会签权只为最后审批提出意见 并不能否决所 提议的事项 会签权也是决策前知悉的一种信息知情权 4 批准权批准权又称为审批权 核准权 指对审核通过事项进 行最后审批以确定是否实批准权 行的权力 对某事项拥有批准权的人称为该事项的权责主管 5 不是所有事项均要经过提议 审核 会签 批准 特殊情形 下 可能直接决策 批准 如餐厅经理在自己的权限内处理 客户投诉可能直接批准 且事后报备即可 4 知情权 除了会签作为事前的知情权外 还有事后的知情权 是以备案 抄送或传达的情形 拥有对决策事项的正式知悉的权力 备案是指作为事项的集中管理单位或主导单位 相关事项的决 策文件应以书面形式备案 报送备案 例如所有流程应备案到总裁办 抄送和传达是指决策事项涉及到相关部门 个人而应通过书面 抄送知会 或正式的抄送和传达 宣导 传达 以知悉决策事项的权力 三 授权的原则 一 常规授权原则 1 任务 权力应相匹配 即安排什么职责 布置什么任务 应授予相应的权力 2 实行分级授权管理 管理者在授权时 只应该对直接员工进行授权 并让直接员工 对他们的员工进行二次授权 不应出现越级授权的情况 3 应以书面形式 并知会相关部门 为提高授权的权威性 实现管理的顺畅 授权应以书面形式 并知会涉及的相关部门 4 授权事项及权限大小应与组织管理定位一致 根据战略任务要求 行业经营管理特点及整体员工素质确定总 分公司 职能部门的管理定位 进而确定组织各层级所需的授 权事项及权限大小 5 授权应随组织架构或业务流程改变而调整 公司组织架构或业务流程改变时应重新审视原授权 与现实不 相适应的应相应调整 另外 办公场所的集中与否会影响到信 息 指令的沟通与协调 在授权时应加以考虑 二 临时授权的原则 1 只有必须或应该分派的事项方可授权 必须授权事项指本身不应该由授权者直接处理的工作 必须授 权属下处理 应该授权事项指组织日常例行性的工作 本身应 该授权属下处理以提高效率 关系到本组织 部门 岗位 生存 存在 的关键性工作属于不应该授权的工作 应由本人直接 处理 2 临时授权应重点考虑被授权者本人能力 只有被授权者能力可完成分派的临时任务 方可向下授权 否 则会出现权限被滥用或乱用 造成更大的损失 3 临时授权应明确任务要求 验收标准及完成时限 4 临时授权应明确被授权人 授权事项 权限大小及授权的起 止时间 并以书面形式抄送所涉及的相关部门 5 临时授权应加大监控与指导 确保授权依规定使用 6 随着条件成熟 临时授权可固化为组织常规授权 三 授权的考量因素 授权的考量因素除了前述的任务和能力外 还应考虑效率和风 险的平衡 越向下授权则效率越高 但同时风险越大 相应成 熟的事项应考虑扩大授权和向下授权 反之 新的或不成熟的 事项应向更高层集权 四 授权的程序 一 常规授权的程序 1 每年编制次年年度计划时 调查本年授权管理的问题及未来 改善建议 2 根据公司战略及年度任务确定次年的组织架构及业务流程 3 根据授权调查和新的组织和流程 修订授权手册 4 征询各部门意见 修订定稿 5 经总裁签批 下发贯彻实施 二 临时授权的程序 1 决定授权的项目 2 选择合适的人选 被授权人 3 向被授权人解释授权的项目及授予的权限 4 让被授权人列出完成项目计划 5 讨论监控方法和关键点 6 授权并知会相关部门或个人 7 监控项目实施及授权使用 8 项目完成后公示收回授权 授权人作出临时授权后 仍应对该项目的结果负责 五 授权手册 授权手册分为业务分册 财务分册及人事分册 相应明确业务 财务 人事所授权的事项 审批流程及各级审批人的权限大小 详见 组织授权手册 六 职务代理人 为保证工作顺畅 凡休假一天以上者均应指定职务代理人 职 务代理人一般为被代理人的直属下级 职务代理人授权属于临 时授权 职务代理人主要负责在代理人休假期间的协调工作 包括例行 会议组织 代表被代理人参加会议 临时事项的组织调研和决 策建议等 被代理人根据需要及对职务代理人的能力判断 给予职务代理 人人事 财务 业务方面的正式授权 被代理人如没有对职务 代理人给予正式的书面授权的 职务代理人只能行使自身原权 限 如遇紧急事件 可提请被代理人的上级处理 从培育部属的角度 主管可就本人的某些职责或项目指定职务 代理人 并正式授予相应的权限 七 授权的管理与控制 1 授权不是弃权 应加强辅导与控制 授权时要明确控制点和控制方式 并采用事先确定的控制方式 对控制点进行核查 发现明显的偏差应随时进行纠正 甚至取 消授权 2 被授权者应依授权负责任开展工作 3 上级不轻易干预授权的工作 4 被授权人如出现下列违规行为 授权人可采取 部分取消授 权 全部取消授权 调离工作岗位 降职 撤职 处分甚