如何进行工作分析ppt课件.ppt

如何进行工作分析 提纲 一 案例分析二 工作分析的概念及内容三 工作分析的作用及意义四 工作分析的方法五 工作分析的实施过程六 撰写工作说明书的准则七 工作说明书编写的注意事项 案例分析 案例摘要 玛丽 我真不知道你到底需要怎样的机械操作工 高尔夫机械制造有限公司人力资源部经理张经理说道 我已经为你送去了四个人给你面试 并且这四个人看上去都大致符合所需岗位说明书的要求 可是 你却将他们全部拒之于门外 符合岗位说明书的要求 玛丽颇为惊讶地回答道 可我所要找的却是那种一录用 就能够直接上手做事的人 而你送给我的人 都不能够胜任实际操作工作 并不是我所要找的人 再者 我根本就没瞧见你所说的什么岗位说明书 闻听此言 人力资源部张经理二话没说地为玛丽拿来岗位说明书的复印件 当他们将岗位说明书与现实所需岗位逐条加以对照时 才发现问题之所在 原来这些岗位说明书已经严重地脱离实际 也就是说 岗位说明书没有将实际工作中的变动写进去 例如 岗位说明书要求从业人员具备旧式钻探机的工作经验 而实际工作却已经采用了数控机床的最新技术 因此 工人们为了更有效率地使用新机器 必须得具备更多的数学知识 在听完玛丽描述机械操作工作所需的技能以及从业人员需要履行的职责后 约翰喜形于色地说道 我想我们现在能够写出一份准确描述该项工作的岗位说明书 并且使用这份岗位说明书作为指导 一定能够找到你所需要的合适人选 我坚信 只要我们的工作更加紧密地配合 上述那种不愉快的事情 决不会再发生了 案例分析 问题分析 首先 必须要认识到 虽然岗位说明书在上述案例中 不能非常准确无误地界定出招聘岗位所要求的职责与技能 但是 人力资源部经理张经理没有岗位说明书的帮助 就很难确定出所需岗位应该具备何种专业技能 通过以上案例 可以发现这具有普遍规律性的人力资源管理问题 那就是岗位说明书所描述的岗位与实际工作当中的岗位并不是绝对同一的概念 另外 假如一个公司没有一个系统的的完整的工作说明书 其招聘工作将如何开展 录用的员工是否是企业职位真正需要的人才 将一个不适合的人才安排在一个非常重要的职位上 将产生什么后果 企业的效率 员工的积极性 生产成本 计划的达成率 品质及客户抱怨 其次 如果一个公司没有一个完整的工作说明书 其培训工作是否是真正所需 其考核和薪酬工作是否有效 是否有激励性 工作分析的定义 工作分析又称职务分析或岗位分析 是指对组织中各项工作职务的特征 规范 要求 流程以及对完成此工作员工的素质 知识 技能要求进行描述的过程 它的结果是产生工作描述和任职说明 工作分析的内容 工作描述工作描述就是确定岗位工作的具体特征 包括工作名称 工作内容 工作职责 工作流程 工作关系以及工作条件和职业条件 岗位要求岗位要求说明了从事某项工作的人所必须具备的知识 技能 能力 体格和行为特点等心理及生理要求 制定岗位要求的目的是决定重要的个体特征 以此作为人员甄选 任用 晋升和调配及其它人力资源活动的基础 工作分析的内容 工作分析 岗位要求 工作描述 任务 责任 环境 知识 技能 能力 1 招募2 面试3 甄选4 岗位分类5 培训6 抱怨7 岗前培训8 岗位流动分析9 薪水结构10 绩效评估11 晋升12 调动13 奖惩14 降职15 授权16 离职面谈 工作描述包括 职位基本信息 包括职位名称 所属部门 直接上级 定员 薪酬等级 部门编码 职位编码及岗位分析时间等 工作的目标与职责重点描述从事该职位的工作所要完成或达到的工作目标 以及该职位的主要职责权限 标准的词汇是 负责 确保 保证等 工作内容这里是最主要的内容 此栏详细描述该职位所从事的具体的工作 应全面 详尽地写出完成工作目标所要做的每一项工作 包括每项工作的综述 活动过程 工作联系和工作权限 同时 在这一项中还可以同时描述每项工作的环境和工作条件 以及在不同的阶段所用到的不同的工具和设备 工作条件和物理环境包括温度 适当的光照度 通风设备 安全措施 建筑条件 甚至工作的地理位置 职业条件职业条件说明了工作的各方面特点 工资报酬 奖金制度 工作时间 工作季节性 晋级机会 进修和提高的机会 该工作在本组织中的地位以及与其它工作的关系等 岗位要求包括 教育背景此项填写从事该职位目前应具有的最低学历要求 在进行工作分析时 常有这样的情况 某职员是一位有多年工龄 经验丰富的高中学历的员工 但他的教育背景显然不能代表所需要的教育水平 在确定教育背景时应该考虑 如果让一位新员工来工作 他最低应是什么学历 而不一定是当前在职员工的学历 经验此项反应从事该职位之前 应具有的最起码的工作经验要求 一般包括两方面 一是专业经历要求 即相关的知识经验背景 另一个需要的是本组织内部的工作经历要求 尤其针对组织中的一些中 高层管理职位 技能要求此项反映从事该职位应具有的基本技能和能力 某些职位对专业技能要求较高 没有此项专业技能就无法开展工作 而另一些职位相比之下则对某些能力要求更为明确 个性特质指从事该岗位通常需要从业人员具备何种性格特征 岗位要求包括 培训经历此栏反映从事该职位前 应进行的基本的专业培训 否则将不允许上任或不能胜任工作 具体是指员工在具备了教育水平 工作经验 工作技能之后 还必须经过哪些培训 其它例如反映该岗位通常表现的工作特性 在流水线上可能需要三班倒 在高科技企业中需要经常加班 建筑施工人员经常出差 一般管理人员则正常上下班等 工作分析的作用及意义 建立标准工作分析可提供机构中所有工作之完整资料 对各项工作的描述都有清晰明确的全貌 故可指出错误或重复之工作程序 以发觉其工作程序所需改进之处 所以工作分析可做为简化工作与改善程序之主要依据 所以有利于企业规范管理 建立标准化的工作流程 招聘甄选如果招聘人员不熟悉招聘职位的工作内容及胜任此职位所必需的资格条件 那么招聘和甄选将慢无目的 如此很难找到适合职位的人才 如果企业有一套完整的工作说明书 即使招聘人员对某些工作完全外行 工作说明书能够为他们提供一个清晰的指导性文件来对申请人进行招聘和甄选 培训发展如果工作说明书中指出了某项工作需要特定的知识 技能和经验 现有的员工尚不具备 那么培训需求就呈现出来 培训的目的在于提高员工的绩效 而职位说明书中描述了衡量员工绩效的基本内容 所以 工作分析在培训与员工绩效改进之间 提供了一个可行的方向和道路 工作分析的作用及意义 绩效评估绩效评估指的是将员工的实际绩效与组织的期望做一比较 而工作分析为设计合理的绩效考核标准提供了科学的依据 也只有建立在工作分析基础上的考核指标体系才有可能全面 准确的对员工进行评价 从而起到应有的激励作用 时间动作研究在工作体系确立后 企业机会寻找办法 在保证质量的同时提高产量 为达到这一目的 组织专家对所谓的时间与动作研究 就是通过观察 研究工作任务以及完成各项工作所需要的时间 找到完成该项工作最好的途径 作为时间和动作研究的一个基本条件 工作分析被用来确定所需要研究的任务 为时间和动作研究提供了各种有关的途径和信息 企业安全依据工作分析中对工作环境的分析结果 可以预先发现可能发生危险的场所或设施 并针对这些潜在的危险采取适当的措施 消除或减少职务伤害和职业并的发生 搞好职业安全与健康管理工作 工作分析的方法 问卷调查法 访谈法 观察法 工作日记法 关键事件法 工作参与法 工作分析的方法 问卷调查法 问卷调查法概念问卷法是让有关人员以书面形式回答有关职务问题的调查方法 通常 问卷的内容是由工作分析人员编制的问题或陈述 这些问题和陈述涉及实际的行为和心理素质 要求被调查者对这些行为和心理素质在他们工作中的重要性和频次 经常性 按给定的方法作答 问卷调查法的优点1 最便宜及迅速 2 容易进行 且可同时分析大量员工 3 员工有参与感 有助于双方计划的了解 问卷调查法的缺点1 很难设计出一个能够收集完整资料之问卷表 2 一般员工不愿意花时间在正确地填写问卷表 工作分析的方法 问卷调查法 运用问卷调查法的注意事项为保证调查的客观真实性 一定要收调查者明确调查目的 让他们放心的反映真实情况 在填写问卷前与调查者建立良好的合作关系 以获得他们的支持 由于问卷通常比较的长 受调查者在填写过程中出现烦躁情绪 容易影响认真作答 主持人应及时提示并耐心的提供帮助 以保证质量 答过的问卷应及时尽可能的让人力资源专家和其主管认真审核 及时矫正偏差 工作分析人员对问卷统计结果进行审核 评估 尤其是针对同一职位但回答差异很大的项目需要进行认真的商议 以取得统一的意见 工作分析的方法 访谈法 访谈法的定义访谈法是与担任有关工作职务的人员一起讨论工作的特点和要求 从而取得有关信息的调查研究方法 工作分析的方法 访谈法 访谈法的优点可获得完全的工作资料以免去员工填写工作说明书之麻烦 可进一步使员工和管理者沟通观念 以获取谅解和信任 可以不拘形式 问句内容较有弹性 又可随时补充和反问 这是填表法所不能办到的 收集方式简单 工作分析的方法 访谈法 访谈法的缺点信息可能受到扭曲 因受访者怀疑分析者的动研 无意误解 或分析者访谈技巧不佳等因素而造成信息的扭曲 分析项目繁杂时 费时又费钱 占去员工工作时间 妨碍生产 工作分析的步骤 准备阶段 成立工作小组 确定样本 选择具有代表性的工作 分解工作为工作元素和环节 确定工作的基本难度 制定工作分析规范 设计阶段 选择信息来源 选择工作分析人员 选择收集信息的方法和系统 调查阶段 编制各种调查问卷和提纲 广泛收集各种资源 7 W 工作内容 What 责任者 Who 工作岗位 Where 工作时间 When 怎样操作 How 为什么要做 Why 为谁而服务 ForWhom 分析阶段 审核已收集的各种信息 创造性地分析 发现有关工作或工作人员的关键成分 归纳 总结出工作分析的必需材料和要素 具体如何进行分析呢 可从四个方面进行 运用阶段 促进工作分析结果的使用 反馈调整阶段 组织的经营活动不断变化 会直接或间接地引起组织分工协作体制的相应调整 由此 可能产生新的任务 部分原有职务的消逝 撰写工作说明书的准则 1 按逻辑顺序 时间多少和责任大小排列职责 2 准确的描述不同职责 任何人都可以一看说明书就可以确定每项职责 3 避免使用模糊语言 语言要具体 含义要明确 例如 处理信件 就不如 分发信件 更准确 4 如果需要 列出具体的例子 使读者能够更好的理解职责范围 5 描述职责的使用频率 常见的方法就是在每项任务的左边一栏注明履行此项任务在总工作时间中所占的比例 6 逐项列出职责 而不要用段落 工作说明书不是作文 撰写工作说明书的准则 6 不要针对具体人 而应针对职位 因为任职者也许在岗位调整或消失之前就换岗了 7 描述岗位要客观和准确 不要描述由于表现差刚被开除的人 或表现出色刚得到晋升的人 描述任职者应该做的事 而不是你期望做的事 8 强调任职者做什么 而不是解释使用的程序 9 所有的任职要求是岗位所需要的 而且符合各种公平就业法律 这也就消除了以后可能出现的法律问题 撰写工作说明书的准则 10 使用行为动词 也就是说 选择那些描述具体功能的词 如 组织 行为动词不容易产生歧义 一句话中应该有一个词最项目 可以独立描述任务 这个词还要能够使读者明白任务的责任程度 例如 比较 指挥 和 在指挥下 每一句开始都是有行为动词 第一个此要描述出任务的功能 下面是120个行为动词 撰写工作说明书的注意事项 1 任职者是否有督导任务 如果有给出督导的岗位名称和督导的简要责任综述 2 任职者经常 定期和偶尔履行的职