档案管理培训整理版本.ppt

物业项目档案的建立与管理 档案管理 主要内容 第一章档案的定义及档案管理工作的重要性第二章档案的特点及档案与相关事物的关系第三章档案管理原则和归档内容第四章档案工作标准及档案管理要求第五章档案管理工作中存在的问题及对策 第一章档案的定义及档案管理工作的重要性 一 档案的定义及档案管理1 档案的定义 档案是指过去和现在的国家机构 社会组织以及个人从事政治 经济 科学 文化 技术 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的记录 第一章档案的定义及档案管理工作的重要性 2 档案管理的定义 档案管理是指各种文件材料的形成 积累 并按一定的要求进行科学分类管理 统一管理本项目各方面的各种载体的档案 实现档案的有限利用 第一章档案的定义及档案管理工作的重要性 3 物业管理档案的定义 对于物业管理行业来讲档案是指 物业企业或者物业项目在物业管理服务过程中形成的具有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 第一章档案的定义及档案管理工作的重要性 二 建立档案的意义及档案管理工作的重要性 一 建立档案的意义1 档案记载着人类文明的优秀成果 对人类文明的传承 创新和发展具有重要作用 是进行社会精神文明建设的好教材 第一章档案的定义及档案管理工作的重要性 2 档案是发展先进生产力的工具和载体 是物质文明建设的重要条件 同时是促进生产力发展的重要因素 3 档案是认识和把握事物发展规律的钥匙 是政治文明建设的一项基础工作 对于把握人类活动的因果关系 基本规律和未来的建设很有借鉴意义 第一章档案的定义及档案管理工作的重要性 二 档案管理工作的重要性1 档案资料的健全 可以真实的再现物业企业和物业项目发展过程 是对历史经验的总结 2 做好物业企业和物业项目的档案建立和管理工作 不仅是我们物业项目经理的权利 同时也是应尽的义务 3 根据企业的发展从中去发现 去总结 树立对档案管理工作的信心和增强责任感 第一章档案的定义及档案管理工作重要性 三 物业档案在物业管理服务活动中的地位 物业管理服务工作正式开展后 几乎每一个环节都离不开档案 无论是物业设施 设备维修 养护 还是了解业主及物业使用人情况 或者是收取物业管理服务费用等等 都离不开物业档案 第二章档案的特点及档案与相关事物的关系 一 档案及物业档案的特点1 档案的特点 档案具有社会性 原始性 历史性 确定性 知识性等特点 2 物业档案的特点 物业档案具有专业性 动态性 真实性 价值性 法律性的特点 第二章档案的特点及档案与相关事物的关系 二 档案的作用 档案有两个基本作用 1 凭证作用档案的本质属性即原始记录性 原始记录性是构成档案特殊价值 凭证价值的基础 2 参考作用一般属性是指文化属性 知识属性和信息属性 档案的这些属性是构成其一般价值 参考价值的基础 第二章档案的特点及档案与相关事物的关系 三 档案与相关事物的关系 一 档案与信息的关系信息是人脑对客观事物的能动反映 档案是信息的一种 是一种最真实 最可靠 最具权威性与凭证性的原生性固化性信息 第二章档案的特点及档案与相关事物的关系 二 档案与文献的关系1 本质即核心不同2 注重的方面不同3 反映的内容不同 三 档案与文书的关系文书本质上是人们处理 解决现时性具体事务 问题的信息传递工具 而档案的本质则是已往社会实践的原始记录物 第二章档案的特点及档案与相关事物的关系 四 档案与图书的关系 1 二者本质不同 2 二者的社会功能不同 3 二者内容上的交叉重合部分 其特点也明显不同 五 档案与资料的关系 六 档案与文物的关系 第三章档案管理原则和内容 一 档案管理原则物业服务企业 项目 档案管理工作应当坚持 及时归档 合理分类 规范整理 安全保管 方便利用 的原则 二 档案管理内容根据现在物业服务企业的管理模式和实际情况 档案管理的归档内容划分为一级类目 二级类目 第三章档案管理原则和内容 一级类目主要归档范围包括 一 党群管理工作形成的文件材料 二 行政管理工作形成的文件材料 三 经营管理工作形成的文件材料 四 物业管理工作形成的文件材料 五 基本建设工作形成的文件材料 第三章档案管理原则和归档内容 六 设备仪器管理形成的文件材料 七 会计档案 八 职工个人档案 九 特殊载体档案 十 物业项目形成的文件材料 十一 其它应归档的文件材料 第三章档案管理原则和归档内容 物业服务企业文件材料归档范围及保管期限表 参考 归档文件材料目录保管期限一 党群管理工作形成的文件材料 一 党务综合性工作或党组织其它有关会议文件材料 长期 二 党组织建设 党员管理 纪检监察工作文件材料 长期 三 思想政治工作 精神文明建设文件材料 长期 四 职工代表大会 工会工作 共青团工作 女工工作文件材料 长期 五 参加有关协会和群众团体活动文件材料 短期 六 其它应归档的党群工作文件材料 第三章档案管理原则和归档内容 二 行政管理工作形成的文件材料 一 企业筹备期可行性研究 申请 批准文件材料 企业章程 证照 永久 二 企业物业管理资质等级认证文件 永久 三 企业领导 包括董事会 股东会和经理层等 和内部机构构成 变更文件材料 永久 四 董事会 股东会 监事会产生的文件材料 永久 五 企业发生分立 合并 破产 歇业等变更事宜的文件 永久 第三章档案管理原则和归档内容 六 各项企业内部管理制度 规定 长期 七 综合性行政事务 文秘 机要 保密工作文件材料 短期 八 会务工作文件材料重要的 长期 一般的 短期 九 法律事务 公证工作文件材料 长期 十 审计工作文件材料 长期 第三章档案管理原则和归档内容 十一 人力资源管理文件材料1 岗位职责 长期 2 员工录用 招聘文件材料 长期 3 劳动合同管理 长期 4 劳动工资和社会保险文件材料 长期 5 员工教育 培训工作文件材料 长期 6 员工的考核工作文件材料 长期 第三章档案管理原则和归档内容 7 职务任免 职称评聘文件材料 长期 8 工服 工装管理文件材料 短期 9 其它应归档的人力资源管理文件 十二 行政后勤工作文件材料 食堂 车辆管理等 短期 十三 其它应归档的行政管理性文件材料 第三章档案管理原则和归档内容 三 经营管理工作形成的文件材料 一 企业改革 经营战略决策文件材料 永久 二 计划与统计工作文件材料 企业发展规划 各项发展计划文件材料 责任制管理文件材料 长期 三 统计报表 年度 永久 季度 月份 短期 四 企业综合性统计分析 永久 五 资产管理文件材料 房地产管理 资本运作 对外投资 股权管理 多种经营管理 产权变动 清产核资文件材料 永久 第三章档案管理原则和归档内容 六 属企业所有的知识产权和商业秘密及其管理文件材料 永久 七 企业信用管理 形象宣传 达标创优文件材料 长期 八 合同管理文件材料 物业服务委托 物业租赁及其它商务合同正本及与合同有关的补充材料 有关的资信调查 工作协议文件材料 重要 长期 一般 短期 九 财务管理文件材料 资金管理 成本价格管理 会计管理文件材料 长期 第三章档案管理原则和归档内容 十 物资管理文件材料 物资采购 保存和供应文件材料 短期 十一 营销管理文件材料 营销组织管理 网络建设 市场调查与分析文件材料 客户信息管理 多种经营管理文件材料 长期 十二 服务质量管理文件材料 长期 十三 其它应归档的经营管理文件资料 第三章档案管理原则和归档内容 四 物业管理工作形成的文件材料 一 各物业项目招投标文件材料 长期 二 各物业项目验收有关文件材料 短期 三 各物业项目房屋及设备设施管理有关文件材料 短期 四 各物业项目公共秩序维护管理有关文件材料 短期 五 各物业项目环境卫生管理有关文件材料 短期 六 各物业项目绿化管理有关文件材料 短期 七 各物业项目社区文化管理有关文件材料 短期 八 其它应归档的物业项目管理工作形成的文件材料 第三章档案管理原则和归档内容 五 基本建设工作形成的文件材料 企业有该项工作时设立 一 可行性研究 立项 勘探 测绘 招投标 征迁工作以及建设单位项目管理工作文件材料 永久 二 基建项目的设计文件材料 永久 三 基建项目的施工文件材料 永久 四 基建项目的监理文件材料 永久 五 基建项目的竣工和验收文件材料 永久 六 基建项目的使用 维修 改建 扩建文件材料 永久 七 其它应归档的基本建设工作形成的文件材料 第三章档案管理原则和归档内容 六 设备仪器管理形成的文件材料 一 购置设备 仪器的立项审批 购置合同 长期 二 设备 仪器的开箱验收或接收文件材料 长期 三 设备 仪器的安装调试文件材料 长期 四 设备 仪器的使用 维护和改造 报废文件材料 长期 五 其它应归档的设备仪器管理形成的文件材料 第三章档案管理原则和归档内容 七 会计档案 一 会计凭证 原始 记账 汇总 15年 二 会计账簿1 总账 包括日记账 15年 2 明细账 15年 3 现金和银行存款日记账 25年 4 其它日记账 15年 5 固定资产卡片固定资产报废清理后保管 5年 6 辅助账簿 15年 第三章档案管理原则和归档内容 三 财务报告类1 月 季度财务报告 包括文字分析 3年 2 年度财务报告 决算包括文字分析 永久 四 其它类1 会计移交清册 15年 2 会计档案保管清册 永久 3 会计档案销毁清册 永久 4 银行余额调节表 5年 5 银行对账单 5年 第三章档案管理原则和归档内容 五 其它应归档的会计文件材料八 职工个人档案九 特殊载体档案 一 声像类 二 实物类 第三章档案管理原则和归档内容 十 物业项目形成的文件材料归档目录保管期限 一 基础管理文件材料1 小区规划详图 竣工总平面图 单体建筑 结构 设备的竣工图 绿化平面图 附属配套设施 地下管网工程竣工图等文件材料 永久 2 竣工验收合格报告 新建住宅商品房准许交付使用证等文件材料 永久 3 物业质量保证文件和使用说明文件等材料 永久 4 供水 供电 供气 供热 有线电视等专业服务协议 消防设施合格证 电梯准用证 年检资料等材料 长期 第三章档案管理原则和归档内容 5 接管验收手续等文件材料 永久 6 各种机电设备出厂合格证 使用说明书 安装 调试报告 保修卡 保修协议等文件材料 永久 7 业主购房合同文本 永久 8 维修基金交纳明细 永久 9 维修基金管理 使用 续筹等文件材料 永久 10 前期物业服务合同 物业服务合同及其它协议等文件材料 短期 第三章档案管理原则和归档内容 11 房屋使用手册等文件材料 永久 12 装饰装修管理规定及巡查 制止违规行为 向行政主管部门报告记录 短期 13 业主告知物业服务企业函 装饰装修 短期 14 物业服务企业告知房屋所有人 使用人和装饰装修企业函等文件材料 短期 15 与业主大会往来文件材料 长期 16 申报达标 市优 国家示范项目的争创规划 实施方案等文件材料 短期 第三章档案管理原则和归档内容 17 各项管理制度 规定 各岗位工作标准 各级各类人员的岗位职责及考核办法等文件材料 短期 18 临时管理规约或管理规约 短期 19 业主档案 长期 20 房屋及其配套设施权属材料 长期 21 投诉记录及处理 回访等文件材料 短期 22 业主满意度调查及分析 整改措施等文件材料 短期 23 特约服务等文件材料 短期 第三章档案管理原则和归档内容 24 项目管理的年度计划 总结 短期 25 与公司往来的各种请示 报告 批文等 短期 26 与辖区物业行政主管部门 各专业服务部门往来文件材料 短期 27 项目管理会议记录 与业主委员会之间沟通协调有关事项会议记录 参加社区联席会议记录等文件材料 长期 第三章档案管理原则和归档内容 28 员工管理文件材料 1 员工花名册 短期 2 员工工资管理 考勤记录 绩效考核 奖惩记录 短期 3 员工培训记录 培训计划 教案 签到单 考核试卷等 短期 29 钥匙管理文件材料长期30 各种提示 通知资料留存 或照片等 短期 31 其它应归档的综合性文件材料 第三章档案管理原则和归档内容 二 房屋管理与维修养护1 公共区域巡查记录 短期 2 报修记录 短期 3 维修派工单 短期 4 领料单 短期 5 客户回访记录 短期 6 其它应归档的维修文件材料 第三章档案管理原则和归档内容 三 共用设施设备管理1 各种设施设备操作规程 长期 2 各种设施设备管理规定 长期 3 各种设施设备维修 保养记录 长期 4 各种设施设备日常运行状态检查记录 长期 5 二次供水卫生检验报告等文件材料 短期 6 停电 停水 电梯停运等应急处理预案 长期 7 各类事故处理方案及处理记录 长期 8 其它应当归档的文件资料 第三章档案管理原则和归档内容 四 公共秩序维护 消防 车辆管理1 门卫 监控室 物业区域巡逻值班记录 短期 2 使用装具发放 使用情况登记等文件材料 短期 3 维护公共秩序中遇到各类事件应急处理预案 消防应急预案等材料 短期 4 物业项目内危及人身安全的提示标示及防范措施等材料 照片等 短期 5 机动车管理规定 出入证发放登记表 收费标准公示及车位分配方案等材料 短期 6 机动车出入登记手续等材料 短期 7 非机动车管理等材料 短期 8 其它应当归档的文件材料 第三章档案管理原则和归档内容 五 环境卫生管理1 环卫设备 工具等明细 卫生区域责任划分 卫生消毒灭杀制度及其落实情况记录等材料 短期 2 日常卫生检查记录等材料 短期 3 宠物 家禽 家畜等管理规定等材料 长期 第三章档案管理原则和归档内容 六 绿化管理1 绿化使用机具明细 绿化日常巡查 养护 病虫害防治等材料 短期 2 绿化工作日常检查记录等材料 短期 3 绿化施工等材料 短期 4 其它应归档的文件材料 第三章档案管理原则和归档内容 七 社区文化活动文件材料1 社区文化活动计划及实施情况 短期 2 社区精神文明建设文件材料 短期 3 获奖的荣誉证书 奖牌 奖杯 短期 4 其它应归档的社区文化活动材料 八 项目管理效益1 物业管理服务费收缴情况及收支情况公示等文件材料 短期 2 开展多种经营服务项目及收入情况 短期 十一 其它应归档的文件材料 第三章档案管理原则和归档内容 注 永久 50年以上 长期 15 50年 短期 15年以下其它材料可结合企业和物业项目实际单独设类 第四章档案工作标准及档案管理要求 一 档案工作标准1 企业 项目 档案管理部门 专 兼 职档案管理人员职责明确 并能够认真行使档案的管理 指导和监督职责 2 文件材料归档及时 归档范围准确 保管期限符合要求 3 制定企业档案分类方案 档案实体档号标识与分类方案一致 第四章档案工作标准及档案管理要求 4 案卷整理规范 质量符合国家及档案行业标准要求 并编制检索工具 5 档案卷 盒 外观符合国家标准要求 尺寸 颜色 式样统一 目录模板6 根据企业档案管理需要设置档案室和配备必要的档案柜 架 利于档案的安全保管 涉密档案保管合理 安全 第四章档案工作标准及档案管理要求 7 档案保管条件达到防火 防盗 防光 防有害气体 防潮湿 防虫 防高温 防尘等要求 并配备必要的档案保护设备设施 纸质档案要采用无酸卷盒存放 档案无霉变 褪色 虫蛀 鼠咬等现象 第四章档案工作标准及档案管理要求 8 照片 录音 像 带 电子文件等特殊载体档案 要有符合保管要求的档案装具单独存放 9 档案上架排序符合国家和档案行业标准要求 做到排列有序 分类清楚 查阅方便 第四章档案工作标准及档案管理要求 10 建立档案借阅 利用登记制度 借阅手续齐全 利用涉密档案时审批手续严谨 档案的查准率 查全率达到100 11 对所保管的档案应定期进行清点 建立统计登记台帐 做到账物相符 12 档案文件材料移交手续完备 责任明确 第四章档案工作标准及档案管理要求 13 企业建立档案鉴定工作小组 按照档案鉴定程序及时对保管期限已满的档案进行鉴定 对应销毁的档案编制销毁清册 履行销毁审批手续 14 适时编制企业全宗介绍 组织沿革和大事记等档案编研材料 第四章档案工作标准及档案管理要求 二 要有健全完善的档案管理制度 1 档案管理规定2 企业 项目 各类文件材料的归档制度3 企业 项目 档案利用制度4 企业 项目 档案保密制度5 企业 项目 档案保管制度6 企业 项目 档案鉴定销毁制度7 企业 项目 档案人员岗位责任制 第四章档案工作标准及档案管理要求 三 要选择符合企业自身实际的管理模式1 集中统一管理模式 2 相对集中管理模式 3 委托代管模式 第四章档案工作标准及档案管