仓储部第二阶段审核报告

1 仓储部审核报告仓储部审核报告 公司领导及同事 大家好 从 2017 年 8 月 6 日起 根据公司根据公司 内部审核工作思路 和 内部审核工作制度 要求和计 划 发起对仓储部的第二阶段审核 1 1 审核内容审核内容 仓储部本次提交 4 个再行制度 包含流程 20 条 名称数量 份 成品库 原材料管理员岗位说明书1 原材料管理制度1 仓库管理制度1 退货管理制度1 审核抽样 148 份记录 具体如下 表单名称审核抽样数量 份 生产入库单 20 外购入库单 20 其他入库单 20 其他出库单 20 仓库调拨单 20 生产领料单 20 物料代用申请表 5 产品信息反馈表 3 原材料退库 报废申请表 20 2 问题描述问题描述 本轮仓储部审核共发现的问题 20 个 汇总如下表 问题分类问题描述问题性质数量 例 未按 文件化信息控制程序 要求执行严重6 执行动作缺失 未按部门制度流程执行严重4 流程制度环节 内容缺失部门制度流程内容缺失严重7 记录不规范一般2 表单问题 单据不一致一般1 2 1 制度内容不完整 3 不合格描述 不合格描述 3 1 退货管理制度 审核标准审核标准审核的问题审核的问题 无流程 标准 在执行 退货管理制度 中第 6 点资料归档和信息反馈中未描述仓储部的资 料的归档方式和信息反馈方式 有流程 标准 未执行 1 根据公司 文件化信息控制程序 4 3 3 要求 撰写文件时 同一 类文件尽可能采用同一格式 均参照二级文件格式 本制度未附表格 2 退货管理制度 3 2 项要求 退货产品运回成品库退货产品专区 放置 待品管人员 技术人员检验和核实 2 审核过程中发现成品库未设 退货产品专区 流程 标准 执行不一致 1 退货管理制度 3 2 项 内务中心接收退货后 填写 质量信息 反馈单 审核过程中 使用的是 成品 半成品退库 报废申请单 2 退货管理制度 中 第 7 附件 1 和实 际操作不符 实际退货产品叫物流部而非成品库 有流程 标准 在执行未记录合格 有流程 标准 在执行记录不规范1 产品信息反馈表 中信息未填写完整 3 2 仓库管理制度 审核标准审核标准审核的问题审核的问题 无流程 标准 在执行合格 有流程 标准 未执行 1 根据公司 文件化信息控制程序 4 3 3 要求 撰写文件时 同一 类文件尽可能采用同一格式 均参照二级文件格式 本制度未附相关表格 流程 标准 执行不一致 1 仓库管理制度 3 7 条要求所有物料入库确认必须仓库人员和采 购共同确认 新物料尤其需要共同确认 审核过程中 物料到货后 只看到仓库管理员确认物料 采购未 参与确认环节对新进物料一致性是否符合 存在潜在风险 有流程 标准 在执行未记录合格 有流程 标准 在执行记录不规范合格 3 3 原材料管理制度 审核标准审核标准审核的问题审核的问题 无流程 标准 在执行 1 原材料管理制度 第 3 条 职责 未提及仓储部的工作内容 2 原材料管理制度 第 5 条 检验程序 程序内容中未提及仓储部的工作内容 3 原材料管理制度 第 6 条 相关文件 文件表单不全 例检验合格后要办理的 入库单 有流程 标准 未执行 1 根据公司 文件化信息控制程序 4 3 4 2 要求 各标题顺序格式 1 1 1 1 1 1 原材料管理制度 的标题格式没按标准行文 2 根据公司 文件化信息控制程序 第 4 3 3 要求 文件编写文本 参照二级文件格式 原材料管理制度 中提及的单据都没附件 流程 标准 执行不一致合格 有流程 标准 在执行未记录合格 有流程 标准 在执行记录不规范合格 3 4 成品库 原材料管理员岗位说明书 审核标准审核标准审核的问题审核的问题 3 无流程 标准 在执行 1 成品库 原材料管理员岗位说明书 未定义岗位名称 岗位工作 说明 工作依据 时限 衡量标准 另工作概述 工作职责 工作内 容描述不够精细化 2 成品库 原材料管理员岗位说明书 中未提及模具配件仓的管理 3 成品库 原材料管理员岗位说明书 中部分流程图存在环节缺失 第 1 4 条 客户退货管理流程 第 1 5 条 报废流程 第 2 4 条 原材料退货流程 第 4 2 条 工具入库流程 第 4 3 条 工具出库流程 有流程 标准 未执行 1 公司 文件化信息控制程序 4 3 2 四级表单的制定 修改由部 门主管在表单背面签章并注明保存期限 然后交由资料室进行保 存并登记在 质量记录一览表 上 同事提交至品管中心进行编 号更新 仓储部部分表单未编号 如 产品信息反馈表 原材料退库 报 废申请单 等 2 公司 文件化信息控制程序 4 4 3 要求 三 四级文件由各职 能部门编制 部门负责人或部门负责人授权人员审核 管理类文 件由管理者代表批准 技术类相关文件由技术部经理审核 技术 总监批准 成品库 原材料管理员岗位说明书 未按要求审批 编制 审 核 批准都未签字 3 公司 文件化信息控制程序 4 5 a 要求文件制定或修改完成 资料室负责在文件右上角且空白位置加盖红色 受控 印章 成品库 原材料管理员岗位说明书 未按要求加盖红色 受控 印章 流程 标准 执行不一致合格 有流程 标准 在执行未记录合格 有流程 标准 在执行记录不规范 1 成品库 原材料管理员岗位说明书 存在单据填写不规范的现象 4 建议项建议项 本项内容仅是从审核的角度提出的期望 仓储部需根据公司目前的现状做判断和调整 建议问题建议问题建议项目建议项目 部门业务流程的细节控制 根据仓储人员的工作内容 建议仓储部在制度流程要素制定中对部分 流程环节做详细的描述 仓储安全 1 应当按仓储物资要求的存储条件存储物料 并健全防火 防洪 防盗 防潮 防虫害和防质变 2 从产品防护的角度考虑 建议增加产品搬运方法并严格执行 保险投保结合企业实际情况 加强存货的保险投资 保证存货安全 管理持续提升1 建议定期对部门工作进行分析与总结 针对工作中出现的问题提 4 交书面的纠正和预防措施 完善管理和制度 2 建议部门通过其他方式进行持续改进 比如产品特性 过程参数 价格 服务等 3 本部门下一步计划做什么改进 5 纠正纠正 预防措施及时限要求 由部门负责人填写 预防措施及时限要求 由部门负责人填写 5 1 退货管理制度 项目项目审核问题审核问题纠正措施纠正措施完成日期完成日期 1 1 退货管理制度 中第 6 点资料归 档和信息反馈中未描述仓储部的资 料的归档方式和信息反馈方式 2 2 根据公司 文件化信息控制程序 4 3 3 要求 撰写文件时 同一类文 件尽可能采用同一格式 均参照二 级文件格式 本制度未附表格 3 3 退货管理制度 3 2 项要求 退货 产品运回成品库退货产品专区放置 待品管人员 技术人员检验和核实 审核过程中发现成品库未设 退货产品专区 4 4 退货管理制度 3 2 项 内务中心 接收退货后 填写 质量信息反馈 单 审核过程中 使用的是 成品 半成品退库 报废申请单 5 5 退货管理制度 中 第 7 附件 1 退货产品处理流程图 和实 际操作不一致 5 2 仓库管理制度 项目项目审核问题审核问题纠正措施纠正措施完成日期完成日期 1 1 根据公司 文件化信息控制程序 4 3 3 要求 撰写文件时 同一类文 件尽可能采用同一格式 均参照二 级文件格式 本制度未附相关表格 2 2 仓库管理制度 3 7 条要求所有物 料入库确认必须仓库人员和采购共 同确认 新物料尤其需要共同确认 审核过程中 物料到货后 只看 到仓库管理员确认物料 5 5 3 原材料管理制度 项目项目审核问题审核问题纠正措施纠正措施完成日期完成日期 1 1 原材料管理制度 第 3 条 职责 未提及仓储部的工作内容 2 2 原材料管理制度 第 5 条 检验 程序 程序内容中未提及仓储部的工作 内容 3 3 原材料管理制度 第 6 条 相关 文件 文件表单不全 例检验合格后要 办理的 入库单 4 4 根据公司 文件化信息控制程序 第 4 3 3 要求 文件编写文本参照 二阶文件格式 原材料管理制度 中提及的单 据都没附件 5 5 根据公司 文件化信息控制程序 4 3 4 2 要求 各标题顺序格式 1 1 1 1 1 1 原材料管理制度 的标题格式 没按标准行文 5 4 成品库 原材料管理员岗位说明书 项目项目审核问题审核问题纠正措施纠正措施完成日期完成日期 1 1 成品库 原材料管理员岗位说明 书 未定义岗位名称 岗位工作说 明 工作依据 时限 衡量标准 另工作概述 工作职责 工作内容 描述不精细 2 2 成品库 原材料管理员岗位说明 书 中未提及模具配件仓的管理 3 3 成品库 原材料管理员岗位说明 书 中部分流程图存在环节缺失 第 1 4 条 客户退货管理流程 第 1 5 条 报废流程 第 2 4 条 原材料退货流程 第 4 2 条 工具入库流程 第 4 3 条 工具出库流程 4 4 公司 文件化信息控制程序 4 3 2 6 四级表单的制定 修改由部门主管 在表单背面签章并注明保存期限 然后交由资料室进行保存并登记在 质量记录一览表 上 同事提交 至品管中心进行编号更新 仓储部部分表单未编号 如 产 品信息反馈表 原材料退库 报废 申请单 等 5 5 公司 文件化信息控制程序 4 4 3 要求 三 四级文件由各职能部门 编制 部门负责人或部门负责人授 权人员审核 管理类文件由管理者 代表批准 技术类相关文件由技术 部经理审核 技术总监批准 成品库 原材料管理员岗位说 明书 未按要求审批 编制 审核 批准都未签字 6 6 公司 文件化信息控制程序 3 3 条 公司职能部门负责本部门相关文件 的编制 审核 使用和保管 成品库 原材料管理员岗位说 明书 行文和内容上编写都不规范 7 7 成品库 原材料管理员岗位说明 书 存在单据填写不规范的现象 7 拟定人 拟定人 审核 审核 批准 批准 附件附件 1 单据不规范的图例 单据不规范的图例 1 乱涂改 2 单据使用不统一 8 附件中的表单格式 实际使用的表单格式 3 没按要求审核 4 表单未按要求编号 9 附件附件 2 2 审核标准审核标准 审核项目审核项目审核标准审核标准审核方式审核方式标准依据标准依据 业务流程的环境适应性问询查看 流程要素的合理性问询查看 流程结构的合理性问询查看 部门业务流程的成本控制问询查看 审核制度的现状 对比公司的管理现状 管 理规定 对制度提出完善建 议 注 判定结果处 需完善 或