工作分析方法ppt课件.ppt

1 工作分析与岗位评价JobAnalysisandJobEvaluation 3 2 目录 3 工作分析方法 要收集哪些信息 经典的工作分析方法资料分析法观察法访谈法问卷调查法工作日志法关键事件法如何选择不同的方法 4 工作分析三条基本原则 分析岗位的职责 而非岗位的明细 针对 岗位 而非针对 人 着重那些 应该做的 工作 而非 目前正在做的 5 工作分析流程 准备阶段 实施阶段 结果形成阶段 结果应用阶段 信息收集 收集哪些信息 如何收集 6 准备阶段 确定工作分析的目标和侧重点 制订总体实施方案 收集和分析有关的背景资料 确定所欲收集的信息 选择收集信息的方法 7 1 岗位基本信息 7 关键绩效指标 11 工作环境 2 岗位关系 3 岗位目的 5 工作权限 9 需要的培训 8 任职资格 10 工作时间 4 职责描述 6 工作协作关系 12 工作必备的设备 工具 要收集哪些信息 8 工作分析 收集资料 岗位基本信息 如岗位名称 职衔等是什么 上下级汇报情况 岗位存在的基本目的是什么 存在的意义是什么 为达到这一目的 该岗位的主要职责 什么是该岗位独有的职责 什么是该岗位最关键 必不可少 的职责和负责的核心领域 该岗位任职者需要负责并被考核的具体工作成果是什么 该岗位的工作如何与组织的其它工作协调 组织的内部和外部需要有哪些接触 怎样把工作分配给该岗位员工 如何检查和审批工作 有怎样的决策权 该岗位工作的其它特点 如出差 非社交时间 灵活性要求 特殊的工作环境 要获得所期望的工作成果 该岗位任职人员需要有什么行为 技能 知识和经验 9 收集资料的方法 方法1 从组织 流程入手 方法2 从现岗位入手 方法1 从组织 流程入手 岗位A 岗位B 岗位C 职责清单分发信件打字维修打印机 需要收集组织设计 业务流程及管理流程等资料 某公司参考样板 实例 方法2 从现岗位入手 岗位调查 岗位A 岗位B 岗位C 职责清单分发信件打字维修打印机 主要方法 岗位写实 访谈法 直接观察 关键事件法 问卷调查 工作实践 13 工作导向的分析方法 14 人员导向的分析方法 15 资料分析法 可用的背景资料 中华人民共和国职业分类大典组织结构图规章制度工作流程图部门职能说明书年度工作总结年度考核现有的岗位说明书岗位责任制 16 观察法 工作分析人员直接到工作现场 针对某些特定对象的作业活动进行观察 收集 记录有关工作的信息 并用文字 图表形式记录下来 然后进行分析 归纳总结的方法 适用标准化的 周期较短的以体力活动为主的工作 且工作应相对稳定 要求观察者有足够的实际操作经验 一般与问卷调查 访谈法结合使用 17 观察提纲样例 被观察者姓名 日期 观察者姓名 观察时间 工作类型 工作部分 观察内容 1 什么时候开始正式工作 2 上午工作多少小时 3 上午休息几次 4 第一次休息时间从 到 5 第二次休息时间从 到 6 上午完成产品多少件 7 平均多长时间完成一件产品 8 与同事交谈约多长时间 9 每次交谈约多长时间 10 室内温度 度11 工作地噪音分贝是多少 18 访谈法 工作分析者就一个职务或职位面对面地询问任职者 主管 专家等人对工作的意见和看法 适用重要职位 不识字或工作繁忙的员工 倾听是关键 很少单独使用 一般与问卷法相结合 19 访谈准备的步骤 3 构建访谈提纲 1 明确关键议题2 形成初步假设 4 沟通访谈内容5 选择访谈对象6 确定日程安排 20 访谈提纲与访谈记录表 访谈内容一般要提前发给被访谈者 21 访谈中对不同行为的反应 被访谈者紧张或焦虑 被访谈者滔滔不绝 被访谈者沉默不语 被访谈者态度充满敌意 22 确定访谈方式 开放式问题 23 访谈提问方式的禁忌 问题举例 我觉得你不喜欢督导你的员工 是吧 你的日常工作是哪些 你每周要接触多少客户 下多少个订单 有没有权限审批费用 仓保员常常没什么事干你是每周 每月还是每两月与客户见面 诱导性问题连珠炮式问题偏见式陈述多选式问题 24 问卷调查法 最常用的工作分析方法定量化调查质量有赖于被调查者的配合和对内容的理解 不适用文化程度低的对象 不适用对行为的分析 一般企业 尤其是小企业 不必使用标准化问卷 工作导向 人员导向 标准化 结构化问卷 25 调查问卷的类型及使用 通用型与专业岗位的问卷 标准化问卷与非标准化问卷 针对管理 技术岗位的问卷与针对操作员工的问卷 结构化程度较高的问卷与开放式问卷 26 设计调查表格的一般要求 确保每个被调查者遇到的问题适合于自身情况的方法对不同调查对象设计不同的调查表 对不同的人采用不同的措辞和提问方式 在一个问题中不要包含两个或两个以上的问题 提问的措辞要认真推敲 避免使用含糊不清的 自己编造的 人们生疏的名词术语 提问使用语句词汇除了要清楚明确 无错误之外 最重要的是要简洁 提问要防止诱导 造成被调查人回答问题投其所好 27 调查表中提问的方式封闭式 在问题的后边 调查人给出两个或更多的答案 供回答者选择 这种回答提问的方式属于封闭式 优点答案标准化 便于统计分析和比较研究 回答者较为准确的回答问题 提高了问卷调查的回收率和答案的准确可靠性 便于计算机进行数据处理 缺点回答者对提问并不十分清楚而盲目猜测答案 问题答案写的不详细 不全面 使回答者无法阐明自己的观点 供选择的答案如果太多 不仅增加印制费用 而且还会给回答者带来不便 适合书面调查 28 开放式 在问题后边 调查人不给任何答案 由回答人自行回答 这种提问的方式属于开放式 优点被调查者可以畅所欲言 可获得难以预料的某些信息 可解决封闭答案过多 无法编排的问题 更适合于回答那些难度较大 错综复杂的问题 缺点可能搜集到一些无价值的信息 回答问题各有不同 难以进行对比或统计分析 对回答者来说 开放式答题需要较高的文化素质 具有较好的文字表达能力 而一般员工难以达到这一要求 可能使回答者花费较多的时间和精力 而最终怯于执笔 更适合面谈式调查 29 技能训练 调查问卷中的提问次序 易于回答的问题放在前面 而难以回答的开放式问题放在后面按逻辑次序排列问题 如按时间先后顺序 按从外部到内部 按从上级到下级等顺序排列采用不同形式提问 有助于引起回答者的兴趣针对具体调查对象和调查内容 可考虑采用 漏斗性技术 提问 31 32 工作日志法 通过对实际工作内容与过程的如实记录 达到工作分析的目的 信息质量高注重活动过程而不是结果整理信息的工作量大填写者在填写时有选择性适用 工作循环周期短 工作比较稳定的职位 脑力劳动者 事先应与员工沟通 培训 33 个案研究 某公司员工工作日志实例 工作日志姓名 年龄 岗位名称 所属部门 直接上级 从事本业务工龄 填写日期自 月 日至 月 日 34 工作日志填写说明 1 请在每天工作开始前将工作日志放在手边 按工作活动发生的顺序及时填写 切忌在一天工作结束后一并填写 2 要严格按照表格要求进行填写 不要遗漏那些细小的工作活动 以保证信息的完整性 3 请提供真实的信息 以免损害您的利益 4 请注意保留 防止遗失 感谢您的真诚合作 35 5月29日工作开始时间8 30工作结束时间17 30 工作日志填写实例 正文 36 关键事件法 要求分析人员 管理人员 本岗位员工将工作过程中的 关键事件 详细地加以记录并对岗位的特征和要求进行分析研究的方法判断职务行为有效 无效建立准确的行为标准收集 关键事件 比较困难遗漏平均绩效水平对工作不能提供一种完整的描述适用 绩效评估 选拔 培训 关键事件的数量应合适 正反应兼顾 37 关键事件 案例 销售工作的15种关键行为1 善于把握客户订货的信息和市场信息2 密切注意市场需求的瞬间变化3 善于与销售部门的管理人员交流信息4 善于与生产部门的管理人员和执行人员交流信息5 对上级和客户都忠诚老实 讲信用6 能够说到做到7 坚持为用户服务 了解和满足用户的要求8 积极收集产品的售后反馈信息9 向用户宣传企业的其他产品10 积极扩大企业销售额及市场占有率11 不断掌握新的销售技术和方法12 在新的销售途径方面有创新精神13 维护公司形象 树立企业良好声誉14 结清帐目15 工作态度积极主动 38 个案研究 1 关键事件 倾听顾客 并就寻找图书馆资料等问题回答他们的提问 2 工作描述 就寻找书籍 期刊和其他图书馆资料等问题回答顾客的提问 并指引他们在馆里寻找资料 为了做好本职工作 可能要自己先查找资料 然后把顾客介绍给那些能够直接帮助他们的人 有的人可能需要教他们如何使用参考资料或特别的图书馆设施 陪同新顾客参观图书馆 使用计算机和一系列参考书来做好本职工作 各图书馆参考工具书部门员工的工作描述 39 观察法 能较多 较深刻地了解工作要求 不适用于高层领导 研究工作 耗时长或技术复杂的工作 不确定性工作 访谈法 效率较高 面谈对象可能持怀疑 保留态度 对提问要求高 易失真 问卷调查法 费用低 速度快 调查面广 易于量化 可对调查结果进行多方式 多用途分析 对问卷设计要求高 可能产生理解上的不一致 工作日志法 比较稳定的脑力劳动 信息质量高 信息整理工作量大 关键事件法 可揭示工作的动态性 生动具体 费时 难以形成对一般性工作行为的总的概念 各种工作分析方法的优缺点 40 原则 方法与目的的匹配 成本 可行性以及该方法对所研究情况的适用性