会计档案管理

会计档案管理 会计档案概念 会计档案是国家机关 社会团体 企业 事业单位 个体工商户和其他组织在会计核算活动 中形成的具有保存价值的原始记录 是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据 会计核算材料的归档 会计核算材料的归档 是指单位会计部门或会计人员将办理完毕的会计核算材料经过整理向 档案部门或档案人员移交的过程 会计核算材料的归档要求 归档范围 凭证 账簿 财务报告 其他会计核算资料 不归档范围 本单位经费预算 财务收支计划 调资定级 财务制度财务政策管理文件材 料 纳入文书档案立卷 不纳入会计档案归档范围 时间 第三年 3 要求和手续 完整齐全 真实准确 装订成册 清点核对无误 二 会计档案的整理 分类 原则上按年度 类型进行分类 分类 4 类 会计凭证类 会计账簿类 会计报告类 其他会计核算材料类 主要包括银行存款余额调节表 银行对帐单 以及其他应当保存的会 计核算专材料 会计档案的整理 2 会计档案的组卷 会计档案的组卷 就是按照其形成规律和有机联系 区分不同的类型和保管期限 将会计 核算材料组成保管单位 案卷的过程 1 会计凭证的组卷要求 一般按年 月顺序组卷整理 厚度一般在 2cm 以内 1 分类组卷 按顺序排列 检查日期是否齐全 2 按凭证汇总日期归集 确定装订成册的本数 3 摘除凭证内的金属物 对大的纸张要折叠成同记帐凭证大小 且要避免装订线 以便翻阅 保持数字完整 4 记帐凭证有关人员的印章是否齐全 5 凭证一本为 1 卷 必须 r 按照国家统一标准的会计档案凭证软封面 封面要按项目填写 以下材料可另行组卷 土地征用及重大固定资产的买卖单据 工资名册 债权债务 交通肇事 工伤事故的处理 涉外 含港 澳 台地区 的会计材料 各种经济合同 存出保证金收据 契约 有必要延长延长保管期限的其他会计材料 2 会计帐簿的组卷要求 按年度和帐簿的不同种类进行组卷 对总帐 明细帐 现金日记帐 银行日记帐 固定资产 卡片 辅助帐簿 其他会计帐簿等分别组卷装订 帐簿在形成时一般都有固定的格式和明确的分类可在年终结帐后整理立卷 1 按形成的帐簿 一册一卷 死页帐 不必拆去空页 活页帐 去掉空白页 将已记帐帐页依 次编号 填写卷内帐户目录和备考表 2 去掉塑料夹封面 每本帐簿加封面或在原封面上贴会计档案面签 并按封面或标签上内容 填写 3 财务报告的组卷要求 按年度 保管期限立卷 1 首先将本级与下级财务报告分开 2 其次将年报 季报 月报分开 3 在整理报表时 对报表进行分析和说明的文字 是会计报表 的重要组成部分 如财务情 况说明 财务报告等 审批报告 批复等要与报表一同组卷归档 并放在被说明报表前 注意 因保管期限不同 年度财务报告与季 月度财务报告分开立卷 4 组好的案卷要除去卷内文件的金属物 编页号 填写封面 卷内目录 备考表 4 其他会计核算资料的组卷要求 按年度 问题结合保管期限分别立卷装订 如银行存款余额调节表 银行对帐单 会计档 案移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册等 会计档案的整理 3 会计档案的编目 会计档案的编目应和符合 会计档案案卷格式 DA T39 2008 2 填写卷内文件目录和备 考表 3 填写案卷 盒 封面 4 案卷的排列编号 5 编制案卷目录 1 拟写案卷题名 一般由单位名称 会计核算针对时间 会计文件名称等要素组成 如 单位 年 月付款会计凭证 公司 年 月现金日记帐 等 2 填写卷内文件目录和备考表 除会计凭证外 其他会计档案案卷都应填写卷内文件目录和备考表 卷内文件目录卷内文件目录 卷 内 备 考 表 3 填写案卷 盒 封面 会计凭证 会计档案盒 帐簿启用及交接表 1 会计凭证的格式 凭证外面要加封面 封面尺寸规格采用 245mm 130mm 长 宽 或 245 150mm 长 宽 适用于会计凭证的装订 会计凭证封面 样式 会 计 凭 证 封 面 单位名称 凭证名称 会计凭证封面的填写 单位名称 填写形成会计档案的单位名称 全称或通用简称 不能用 本部 本局 本市 财政厅 等 会计凭证名称 填写能够反映会计凭证用途或内容的名称 如收款会计凭证 付款会计凭证 转账会计凭证或基建会计凭证 工会会计凭证 预算外会计凭证等 起止时间 填写本册会计凭证的起止年月日 册数 起止时间内会计凭证的册数 册次 填写本册会计凭证的序号 记账凭证起止号 填写本册记账凭证起号和止号 记账凭证数 填写记账凭证的张数 附件数 填写本册记账凭证附件的张数 会计凭证总数 填写本册所有凭证的合计张数 会计主管 填写单位内部具体负责会计工作的中层领导人员 装订人 填写负责该本会计凭证装订的人员 装订时间 填写负责该本会计凭证装订结束的时间 备注 填写该项凭证需要说明的事项 2 会计凭证盒的格式 会计凭证盒的外形尺寸采用 275mm 155mm 长 宽 盒脊的厚度可根据需要设置 30 40 60mm 适用于会计凭证的装盒 会计凭证盒正面格式 很多内容与凭证封面一致 全宗号 填写档案馆给立档单位编制的代号 企业可填写表达单位的汉语拼音代字 目录号 填写全宗内案卷所属目录的编号 在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号 企业或参照 工业企业档案分类试行规则 编制分类方案的单位 可填写类别特征代码 案卷号 目录内案卷的顺序编号 在同一个案卷目录 或分类体系的最低一级类目 内不允 许出现重复的案卷号 会计凭证盒脊格式 3 会计档案盒的格式 适用于财务报告和其他类会计档案的整理 会计档案盒脊 4 账簿启用及接交表格式 账簿启用及接交表用纸一般采用国际标准 A4 型 非国际标准的账簿可根据实际需要确定 账簿启用及交接表宜采用 70 克以上的白纸制作 适用于会计账簿的整理 账簿启用及接交表 正面 档号 账簿启用及接交表 背面 账户目录 档号章 4 案卷的排列编号 一般按照以下次序 会计凭证按形成时间顺序排列 会计帐簿 财务报告和其他类按保管期 限长短排列 具体排列方法有两种 第一种 年度流水编号法 按财务报告 会计帐簿 会计凭证和其他类的顺序排列 一年的全部会计档案编一个大流水号 案卷号 第二种 分类流水编号法 会计凭证 会计帐簿 财务报告和其他类按类别分开排列 各编一个流水号 案卷号 5 编制案卷目录 案卷目录即是会计档案的保管清册 也是会计档案的检索工具 案卷目录应根据会计档案的 分类方案和案卷的排列编号顺序进行编制 会计档案目录格式 会计档案移交清单格式 会计档案移交清单 三 会计档案的鉴定与销毁 1 会计档案的鉴定 确定保管期限 根据国家规定 会计档案保管期限分为永久 定期两种 其中定期又分为 3 年 5 年 10 年 15 年 25 年 5 类 会计档案的保管期限 从会计年度终了后的第一天算起 日记帐 25 年 总 帐 15 年 明细帐 15 年 年度报表 永久 月季报表 5 年 会计移交清册 15 年 会计保管清册 永久 会计档案销毁清册 永久 银行余额调节表 5 年 银行对帐单 5 年 三 会计档案的鉴定与销毁 2 会计档案的销毁 保管期满的会计档案 经鉴定确无继续保存价值的 可以按照以下程序销毁 1 由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见 编制会计档案销毁清册 列明销毁会计 档案的名称 卷号 册数 起止年度和档案编号 应保管期限 已保管期限 销毁时间等内容 三 会计档案的鉴定与销毁 2 单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见 3 销毁会计档案时 应当由档案机构和会计机构共同派员监销 4 监销人在销毁会计档案前 应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对 销毁后 应当 在销毁清册上签名盖章 并将监销情况报告本单位负责人 会计档案移交应注意的事项会计档案移交应注意的事项 1 应编制移交清册 应编制移交清册 2 应履行移交手续 应履行移交手续 会计档案常见问题会计档案常见问题 1 会计档案属专业档案 是由本单位会计人员整理 档案人员只是接收保管和提供利用 会计档案属专业档案