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1 第5章计划 2 我们平时有多少人有做书面计划的习惯 我们做书面计划或不做书面计划的理由是什么 这些理由成立吗 为什么 3 有计划正因为有变化才需要做计划 有了计划才知道有问题 计划是有效实现目标的手段 不做计划不知如何利用时间 计划有没有用 怎么做 做了才知道 4 没有计划变化太快 计划跟不上变化快 计划完成不了 有计划太约束 不自由 没有时间做计划 计划没有用 不知道如何做计划 为什么要做计划 功能 明确方向 明确目标 明确路径 明确方法 明确责任 明确衡量方法 作用 集中资源 行动指南 减少不确定性 提高效率 提高积极性 体会成就和人生价值 6 结论 需要时做计划 必要时做书面计划 我们谁也不知将来会怎样 但明天肯定会与今天不同计划是一种生存策略 它可以让你获得更多的成功机会计划并不能保证你成功 但能让你为将来作好准备 7 6 1计划概述 计划工作是一座桥梁 它把我们所处的这岸和我们要去的对岸连接起来 以克服这一天堑 哈罗德 孔茨 8 6 1 1计划的概念 计划一词在汉语中既可以是名词 也可以是动词 计划 plans 计划是指用文字和指标等形式所表述的 组织以及组织内不同部门和不同成员 在未来一定时期内关于行动方向 内容和方式安排的管理文件 计划 planning 计划是确定未来目标 及其实现目标预先进行的行动安排 即在时间和空间两个维度上进一步分解任务和目标 选择任务和目标实现方式 进度规定 行动结果的检查与控制等 计划的含义 广义 狭义 指制定计划 执行计划和检查计划执行情况的工作过程 指制定计划 即管理者事先对未来应采取的行动所作的谋划和安排 理解计划的含义应把握四点 计划是预先制定的行动方案 计划需要修正和调整 计划是控制的基础和前提 计划是一个连续的行为过程 11 6 1 2计划的内容 5W1H 做什么Whattodo 为什么做Whyshouldwedoit 何时做Whentodoit 何地做Wheretodoit 谁去做Whowilldoit 怎么做Howtodoit 启示 做任何工作都应该从5W1H来思考 这有助于我们的思路的条理化 杜绝盲目性 12 What 做什么 要明确计划工作的具体任务和要求 明确每一个时期的中心任务和工作重点 例如 企业生产计划的任务主要是确定生产哪些产品 生产多少 合理安排产品投入和产出的数量和进度 在保证按期 按质和量完成订货合同的前提下 使得生产能力得到尽可能充分的利用 Why 为什么做 要明确计划工作的宗旨 目标和战略 并论证可行性 实践表明 计划工作人员对组织和企业的宗旨 目标和战略了解得越清楚 认识得越深刻 就越有助于他们在计划工作中发挥主动性和创造性 正如常所说的 要我做 和 我要做 的结果是大不一样的 其道理就在于此 13 When 何时做 规定计划中各项工作的开始和完成的进度 以便进行控制和对能力及资源进行平衡 Where 何地做 规定计划的实施地点或场所 了解计划实施的环境条件限制 以便合理安排计划实施的空间组织和布局 Who 谁去做 计划不仅要明确规定目标 任务 地点和进度 还应规定由哪个主管部门负责 例如 开发一种新产品 要经过产品设计 样机试制 小批试制和正式投产几个阶段 在计划中要明确规定每个阶段由哪个部门主要负责 哪些部门协助 各阶段交接时 由哪些部门哪些人员参加鉴定和审核等 14 How 怎么做 制定实现计划的措施 以及相应的政策和规则 对资源进行合理分配和集中使用 对人力 生产能力进行平衡 对各种派生计划进行综合平衡等 实际上 一个完整的计划还应包括控制标准和考核指标的制定 也就告诉实施计划的部门或人员 做成什么样 达到什么标准才算是完成了计划 15 导购员培训公开课程 5W1H关键词分析 内容对象what 导购服务 目的why 客户满意 场所where 门店 时间when 销售过程 人物who 导购员 客户 手段how 方法 工具 16 6 1 3计划的性质 1 目标性组织通过精心安排去实现目标而得以生存和发展 计划工作旨在促使组织目标的实现 计划工作的一个主要方面就是确立目标 2 首位性也可以说是先导性 计划工作相对于其他管理职能而处于首要地位 计划工作须在组织工作 人员配备 指导与领导和控制之前进行 是进行其它各项管理工作的基础 并贯穿于整个管理过程 17 计划首位性 18 3 普遍性计划工作是各级主管人员的一个基本职能 具有普遍性 在一个高效的组织中 不同层次的管理者所从事的计划工作的侧重点和内容有所不同 高层管理者负责制定战略计划 而中基层管理者负责制定战术计划或作业计划 由于资源的有限性 使得人们在从事各种活动时都要事先进行计划 只有这样才能有效的利用资源 19 4 效率性计划要讲究效率 即投入产出率 指实现计划的收益 扣除制定和实施计划所需要的费用和其他损失之后的剩余 在计划中 不仅要衡量指定和实施计划所投入的资金 时间 还要衡量组织成员群体或个人的满意程度 5 创造性计划是对管理活动的设计 会遇到新问题和新机会 成功的计划也依赖于创新 10分钟提高效率 美国某钢铁公司总裁山利向效率专家请教如何更好地执行计划的方法 专家称他可以10分钟内把他公司业绩提高50 然后专家递给山利一张白纸 说 请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事 山利用了约5分钟时间写完 专家接着说 现在用数字标明每件事情对于你和公司的重要性次序 山利又花了约5分钟做完 专家说 好了 现在这张纸就是我要给你的 明天早上第一件事是把纸条拿出来 做第一项最重要的 不看其他的 只做第一项 直到完成为止 然后用同样办法对待第2项 第3项 直到下班为止 即使只做完一件事 那也不要紧 因为你总在做最重要的事 你可以试着每天这样做 直到你相信这个方法有价值时 请将你认为的价值给我寄支票 一个月后 山利寄给专家一张2 5万元的支票 并在企业里普及这种方法 5年后 这个不为人知的小钢铁公司成为世界最大的钢铁公司之一 问题 效率专业的方法使不为人知的小钢铁公司成为世界最大的钢铁公司之一 为什么计划能有这么大的作用 计划是管理的首要职能 是一切工作的基础 计划工作实际上就是实现决定做什么 如何做以及由谁去做的问题 无论企业或个人 要想成功 必须先有明确的目标 然后制定计划 并集中精力去实现 23 6 1 4计划的层次体系 宗旨 政策 战略 目标 规则 最简单形式的计划 程序 方案 综合性的计划 预算 数字形式的计划 抽象 具体 各级管理人员有不同层次的目标 总目标需要子目标来支持 因此 目标就形成了一个有层次的体现和网络 从而计划也形成了一个层次体系 24 宗旨 即表明组织是干什么的 应该干什么 宗旨描述组织的价值观 组织的抱负和组织存在的原因 宗旨着重表明了社会对该组织的基本要求 组织的基本作用和根本任务的计划 目标 在宗旨的指导下提出的 管理活动在一定时期要达到的具体成果 目标不仅是计划工作的终点 而且也是组织工作 人员配备 指导与领导工作和控制活动所要达到的结果 宗旨举例 我们致力于长期为公司的股东创造价值 不断改变世界Werefreshtheworld 通过生产高质量的饮料为公司 产品包装伙伴以及客户创造价值 进而实现我们的目标 我们力求成为最受尊敬和最为成功的媒体公司 在我们的经营范围内成为领导者 以优质 卓著闻名于世 我们成功的灵魂在于聚集最优秀的人才 包括世界上最好的记者和作家 并使大家创造性地思考和工作 26 战略 为了达到目标而采取的行动和利用资源的总计划 它提供指导性的思想和行动的框架 如决定销售方式 是通过批发商还是直接销售 是致力于专利产品生产 还是生产种类齐全的产品 政策 政策是组织在决策时或处理问题时用来指导和沟通思想与行动方针的明文规定 通常各级组织都有政策 政策的种类也很多 如雇佣人才的政策 遵守商业道德的政策 鼓励员工提建议的政策 定价的政策等 政策允许酌情处理的自由 但要把它限制在一定范围内 27 程序 按时间顺序对必要的活动进行排列 程序往往是跨部门的 如制造企业处理定单的程序 销售部门提供原始定单 财务部门认可收到的资金 准许给客户的信用 生产部门下达生产任务 或批准从仓库中提货 运输部门决定运输手段和路线 规则 详细 明确地阐明必须的行动或无需的行动 规则不同于程序 规则不说明时间顺序 一条规则可能是 也可能不是程序的组成部分 规则不同于政策 政策给执行人员留有酌情处理的余地 规则却没有 28 方案 规划 综合性的计划 包括目标 政策 程序 规则 任务分配 步骤安排 资源配置等方面 方案 规划 通常有预算支持 一个规划可能要很多的支持计划 预算 用数字表示预期结果的报表 可以用金额或者工时等表示 比较精确 预算是一种控制手段 29 是一个好的工作计划吗 30 6 1 5计划的类型 31 1 按计划的时间长短分类 长期计划 5年以上的计划 中期计划 1年以上到5年的计划 短期计划 1年或1年以下的计划 2 按职能空间分类 业务计划 组织的主要计划 内容涉及 物 供 产 销 包括 产品开发 物资采购 仓储后勤 生产作业 销售等 财务计划 资本的提供和利用 人事计划 人力资源保证 32 3 按综合性程度分类 战略性计划 应用于整体组织的 为组织未来较长时期 5年以上 设立总体目标 寻求在环境中的地位的计划 特点 长期性 整体性 战术性计划 规定总体目标如何实现的细节 特点 具体性 4 按明确性分类 指导性计划 只规定某些一般的方针和行动原则 给予行动者较大自由处置权 指令性计划 具有明确的目标 33 指导性计划 指令性计划 34 5 按程序化程度分类 程序性计划 有关例行活动的计划例行活动 重复出现的工作 如定货 材料的出入库等 非程序性计划 有关非例行活动的计划非例行活动 不重复出现的活动 如新产品的开发 生产规模的扩大 工资制度的改变等 35 6 1 6计划的作用 计划可以为管理者和非管理者指明方向 有利于各级管理人员和全体职工把注意力集中在实现整体目标上 计划是管理者降低风险的手段 有利于减少不肯定性因素和变化带来的不利影响 展望未来 预见变化 考虑变化的冲击 以及制定适当的对策 减少变化的冲击 计划是管理者提高效益的重要方法 使浪费性和重叠性减至最少 有利于更经济地进行管理 计划为管理者进行控制提供标准 有利于控制 没有计划 就没有控制 36 松下的计划 二次世界大战后 建立起来的松下公司 宗旨是在世界上重建日本强国地位 在50年代就确立了控制美国电视机市场的目标 确定了详细的实施计划 包括与日本其他电视机厂商组成联盟 进攻美国市场 20多年来松下一直连续不断地执行制定的战略方针 逐渐使它在美国的竞争对手从25个削减到6个 最终使所有的对手不是破产就是被外国公司兼并 松下公司的电子产品 电视机 录象机 已经占领了全世界的电子市场大部分的份额 花巨资 60亿美元 收购了美国大量的巨头公司如齐尼司公司 电视机 环球制片公司等 通过精心策划的长期计划 使松下公司在20多年的时间里成为世界消费电子产业的巨人 它长盛不衰的主要原因就是他在计划方面的优势 据说公司已经制定了250年的规划 37 真人真事 查德威克的失败给我们的启示 1952年7月4日清晨 美国加利福尼亚海岸笼罩在浓雾中 在海岸以西55 6千米的卡塔林纳岛上 一位54岁的妇女跃入太平洋海水中 开始向加州海岸游去 要是成功的话 她就是第一个游过这个海峡的妇女 她叫弗罗伦丝 查德威克 在此之前 她是游过英吉利海峡的第一个妇女 在向加州海岸游去的过程中 海水冻得她全身发麻 雾很大 她连护送她的船都几乎看不到 时间一个小时一个小时地过去 千千万人在电视上看着 有几次 鲨鱼靠近了她 幸而被人开枪吓跑了 她仍然在游着 15个小时之后 她又累又冷 知道自己不能再游了 于是就叫人拉她上船 这时她的母亲和教练在另一条船上 他们都告诉她离海岸很近了 叫她不要放弃 但她朝加州海岸望去 除了浓雾什么也看不到 再继续坚持了几十分钟后这时距她出发已是15个小时55分钟 人们把她拉上了船 在船上过了几个小时 她渐渐觉得暖和多了 却开始感到失败的打击 她不假思索地对记者说 说实在的 我不是为自己找借口 如果当时我能看见陆地 也许我能坚持下来 人们拉她上船的地点 离加州海岸只有不足一千米 查德威克一生中就只有这一次没坚持到底 两个月之后 在一个晴朗的日子她成功的游过了同一个海峡 为什么查德威克第一次横渡卡塔林纳海峡失败了 这给你什么启示 有时 一个人 一个团队或者一个企业看不到自己的目标 结果真的很可怕 当人们有了明确的目标 并且把行动与目标不断加以对照 清楚地看到自己的努力与目标相近时 就会得到动力 自觉地克服一切困难 努力达到目标 没有目标 就没有管理 40 6 2目标管理 二战后 西方经济恢复发展 企业急需采用新的方法调动员工的积极性以提高竞争力 此时 目标管理 应运而生 它的概念是管理专家德鲁克1954年在其名著 管理实践 中最先提出 6 2 1目标管理的概念 一个组织中 上下级管理人员以及员工共同制定组织目标 然后把组织目标分解 具体展开到组织中每个部门 每个个人 同时确定与目标相联系的责任和权力 并用这些措施来进行管理 评价和决定每个部门和人员的贡献和报酬的一整套系统化的管理方式 42 重视人的因素目标管理是一种强调参与 民主和自我控制的管理方法 是一种把个人目标与组织目标结合起来的管理方法 它能使工作人员发现工作的乐趣和价值 享受工作的满足感和成就感 同时组织目标也得以完成 在这种管理方法下 上级对下级的关系是平等 尊重 信赖 支持 下级在承诺目标和被授权后是自觉 自主和自治的 6 2 2目标管理的实质 43 建立目标锁链与目标体系德鲁克认为 企业的目的和任务必须转化为目标 一个领域没有特定的目标 则这个领域必然会被忽视 目标必须有层次 要形成一个目标锁链和目标体系 主要目标和分目标之间 各分目标之间都要相互配合 方向一致 每个人的分目标 就是企业目标对他们的要求 同时也是他对总目标的贡献 分目标的完成是完成总目标的保证 44 45 强调成果 注重目标实现目标管理是一种成果管理 因此也被称作 根据成果进行企业管理的方法 即一方面把组织总体目标的实现与各级部门和员工的目标实现和成果评定紧密联系起来 另一方面也把评定的成果与每个人晋级 提升 加薪等结合起来 这就能促进员工奋进精神的发扬和创新能力的发挥 从而大大提高企业的劳动生产率 46 6 2 3目标管理的过程 制定目标 这是实施目标管理的第一阶段 同时也是最重要的阶段 目标定得合理 明确 后两个阶段才能顺利进行 该阶段可以细分为四个步骤 确定总目标 重新审议组织结构和职责分工 进行目标展开 确立各级的分目标 逐级授权 1 什么是目标 组织目标是指一个组织在未来一段时间内要达成的结果 目标规定了每个人在特定时期内要完成的具体任务 从而使整个组织的工作能在特定的时刻充分地融合成一体 组织目标的存在是维系一个组织的基础 伟大的公司 因为目标而伟大 80年代初摩托罗拉公司决心获取美国国家品质奖 为此公司确定了生产电话合格率99 997 的目标 所有摩托罗拉员工都收到了一张皮夹大小的卡片 上面标示着公司的目标 所有员工都面临着挑战 力求大幅度降低工作中的错误率 结果 1988年度 摩托罗拉因此减掉了昂贵的零件修复与替换工作 而节省了2 5亿美元 收入增加了23 利润提高了44 达到前所未有的记录 可口可乐的目标 1980年 当古兹维塔接掌可口可乐执行长官时 他面对的是与百事可乐的激烈竞争 可口可乐的市场正被它蚕食掉 古兹维塔手下的那些管理者 把焦点全贯注在百事可乐身上 一心一意只想着一次增长0 1 的市场占有率 古兹维塔决定停止与百事可乐的竞争 改为与0 1 的成长竞争 他问下属 美国人一天平均液态食品消耗量为多少 答案是十四盎司 可口可乐在其中有多少 答案是两盎司 古兹维塔说 可口可乐需加大市场占有率 我们的竞争对象不是百事可乐 是要占掉市场剩余十二盎司的水 茶 咖啡 牛奶及果汁 当大家想要喝一点什么时 应该是去找可口可乐 为此 可口可乐在每一街头摆上贩卖机 销量因此节节上升 目标提供了决策的准则 目标是一切工作的行动指南 目标是协调岗位 部门之间关系的基础 好的目标能够激励人的内在工作热情 目标达成度是衡量工作好坏的标准 确立一个清楚正确的目标是科学管理的前提 也是组织开展各项工作的基础 2 目标是管理的基本出发点 差异性不同的组织具有不同的组织目标 不同类型的组织 组织宗旨不同 组织目标也不同 同一类型的组织 其所处的环境 所拥有的组织资源 价值观念等不同 即使其组织目标指标体系相同 其具体的目标值也常表现出很大的差异性 任何一个组织的管理者 都必须掌握确定组织目标的基本技能和方法 3 组织目标的特点 多元性在同一个组织中 有不同性质的多个目标 股东红利利润 员工待遇人均收入 消费者功能 质量销售量 质量 品种 竞争者市场 资源占有率 社区环境 贡献捐赠 环保 政府税收 守法税款 计划生育 新闻机构公开 形象企业形象 组织目标的多元性要求管理者要协调处理好各类目标之间的关系 这些多层次多部门的目标之间是相互关联的 管理者要将其形成一个 相互支持的目标矩阵 层次性 组织目标是分等分层的 55 目标分解 山田本一的智慧取胜 1984年 在东京国际马拉松邀请赛中 名不见经传的日本选手山田本 出人意外地夺得了世界冠军 10年后 这个谜终于被解开了 他在他的自传中是这么说的 每次比赛之前 我都要乘车把比赛的线路仔细地看一遍 并把沿途比较醒目的标志画下来 比如第一个标志是银行 第二个标志是一棵大树 第三个标志是一座红房子 这样一直画到赛程的终点 比赛开始后 我就以百米的速度奋力地向第一个目标冲去 等到达第一个目标后 我又以同样的速度向第二个目标冲去 40多公里的赛程 就被我分解成这么几个小目标轻松地跑完了 起初 我并不懂这样的道理 我把我的目标定在40多公里外终点线上的那面旗帜上 结果我跑到十几公里时就疲惫不堪了 我被前面那段遥远的路程给吓倒了 S 明确性 M 可衡量 A 可实现性 R 可操作性 T 时限性 SMART原则 4 确定目标原则 保险员的故事 有个同学举手问老师 老师 我现在从事保险行业 我的目标是想在一年内赚100万 请问我应该如何计划我的目标呢 我们来看看 你要为实现自己的目标做出多大的努力 根据我们的提成比例 100万的佣金大概要做300万的业绩 一年 300万业绩 一个月 25万业绩 每一天 8300元业绩 老师说 每一天 8300元业绩 大既要拜访多少客户 老师接着问他 大概要50个人 那么一天要50人 一个月要1500人 一年呢 就需要拜访18000个客户 这时老师又问他 请问你现在有没有18000个A类客户 他说没有 如果没有的话 就要靠陌生拜访 你平均一个人要谈上多长时间呢 他说 至少20分钟 老实说 每个人要谈20分钟 一天要谈50个人 也就是说你每天要花16个多小时在与客户交谈上 还不算路途时间 请问你能不能做到 他说 不能 老师 我懂了 这个目标不是凭空想象的 是需要凭着一个能达成的计划而定的 目标实施 目标展开后进行目标的实施 实施中的检查 主要是通过自检 互检 逐级检查实施进度 协作情况 对策的落实情况等 发现问题 找出偏差 实施中的控制 通过自我 逐级控制进度和关键点 反馈调节 纠正偏差 实施中的修正 协调部门 个人等之间的协作关系 当发生变化时 及时修正目标 保证目标的平衡 目标评价 采用科学的方法对目标项目的难度 数量 进度 协作 质量等进行评价 对于评价的结果 进行总结 归档 并决定奖惩 把总结的经验用于下一目标周期 62 优点 缺点 使各项工作有明确的目标和方向 避免管理工作的盲目性 随意性 通过目标的系统分解 提高组织整体工作的协调一致性 有助于改进组织结构的职责分工 解决了控制标准和控制手段两个控制工作中的难点问题 利于实现有效控制 强调从上到下的全员参与 有助于调动了员工的主动性 积极性 创造性 促进了意见交流和相互了解 有助于改善组织内的人际关系 目标难以制定 对组织的稳定性有较高