会计制度设计报告-—销售业务内部控制制度设计

会会 计计 制制 度度 设设 计计 调调 查查 报报 告告 调查对调查对象 象 江西省上高江西省上高县县福鑫福鑫纺织纺织有限公司有限公司 调查调查内容 内容 销销售售业务业务内部控制制度内部控制制度设计设计 指指导导老老师师 徐文 徐文汇汇 班班 级级 08 级级会会计计 003 班班 小小组组成成员员 罗琼罗琼 易宝珠易宝珠 朱珂朱珂 肖利彬肖利彬 梁念梁念 一 调查背景一 调查背景 这次会计制度设计课程调查报告我们利用同学亲戚在江西 省上高县福鑫纺织有限公司担任内销管理职务之便 将目标 定为江西省上高县福鑫纺织有限公司 我们将针对其销售业 务内部控制制度设计进行调查与分析 我们询问了该公司的内销 主管人员以及外贸管理人员 并且在网上收集的信息资料进行汇 总 对该公司的销售业务流程 销售业务内部控制要点 销售业 务内部控制处理程序及其销售业务内部控制重点等方面进行了解 并通过自己所学的有关知识对其进行分析 找出我们认为其中销 售业务所存在的缺陷 并对存在的问题进行分析 提出改良方案 相关制度设置以及改善措施 二 公司概况二 公司概况 江西省上高县福鑫纺织有限公司 2002 年 4 月投资 1700 万元 在上高科技工业园购置厂房用地100 多亩 建立 江西省上高县福鑫纺织有限公司 开发生产棉纱 涤棉纱 包 芯纱等 产品远销江浙 出口欧美 如今 公司拥有布机 500 余台 年产纱锭3 万锭 固定资产总投入2800 万元 年产值 8000 万元 今年 1 7 月 公司实现销售收入3755 万元 同比增长3 7 上交税收 170 8 万元 同比增长 34 8 3 年来 公司先后被市国家税务局 市地方税务局评 为 B 级纳税信用企业 主营产品 涤棉 纯棉 棉纱 涤棉纱 包芯纱等 主营服务 绦棉胚布生产销售 通过调查 搜集相关资料并询问了相关负责人 了解到公司如下相 关内容 江西省上高县福鑫纺织有限公司江西省上高县福鑫纺织有限公司销售业务流程图销售业务流程图 收款 查款 核对账目 开具发票 退款 收款会计将收款时间 金额报销售统计 直销业务员向销售统计查询款款到账否 销售 统计根据到账情况通知发货 一般是款到才发 货 负责人签名 电话 主管会计核对销售统计制作的并 签字 下面为几个公司客户签名 公司名称 签名 发票开具员依据主管会计核对并签字后的 江 西省上高县福鑫纺织有限公司产成品销售开票 传递单 开具增值税发票 并通知业务员取票 或邮寄给业务员 开 票 员签名 电话 发票管理员签名 电话 业务员依据收款 发货情况填写退款申请单 经销售统计 同查款统计员 主管会计签字 同核对账目人 后 银行出纳退款 银行出纳签名 各购货 涤棉布 涤棉染色织布 漂白布 全棉坯布 涤纶印花布 单位将货款打入指定 账号 业务员为客户提供收款账户 负责人签名 电话 监督人签名 电 话 江西省上高县福鑫纺织有限公司销售业务处理的设计如下 三 三 其销售业务内部控制要点主要包括一下内容 其销售业务内部控制要点主要包括一下内容 1 销售合同 发票 提单样本 报关资料 海关登记单 品质证 书和发货单登 必须经审核批准方能生效 2 发票和发货单应顺序编号 如有缺号须经批准方可注销 3 要按规定价格销售 未经授权不得改变售价 4 收款时必须对品名 数量 单价 金额进行审核 有销售合同 的必须与合同核对 品名数量准确 库存有保证 5 废残料的出售必须按一般销售同样处理 在对废残料进行销售 时 同样要严格按照一般销售的程序 审查购销合同 发票及发货 单等重要凭证 登记其他业务收入明细账 现金或银行存款日记账 等相关账户 6 销售退回必须经授权批准后方可办理退款手续 企业的销售过 程中经常会发生销售退回 对于销售退回的退款环节的内部控制也 应该有严密的制度体系 7 开单 发货 收款必须分工负责 在销售业务中 开单 发货 收款被看作是不相容职务 如果对上述三个职务不进行分离 使得 企业销售中的各个重要环节缺乏必要的监督 从而削弱企业的内部 控制 8 单位应按时进行发货通知单与发票核对 调查任何有发票而未 有发货通知单或有发货通知单而未有发票的情况 四 其销售业务内部控制处理程序设计四 其销售业务内部控制处理程序设计 1 该公司主要是发货制销售业务程序 根据销售合同相关要求 本公司直接发运货物给需求方 具体流程是先发补供应消息 包括 规格 型号 颜色 价格等 比如说 T C 21s 58 坯布 现在的价 格是8元 米 发布时间为一个星期 在截止时间内 与来电客户沟 通 并寄出样布 如有任何厂家接受该价格就OK了 2 客户购货时 由销售部门填制一式多联的 销货单 注明购货 单位 货物名称 规格 数量 单价 金额等 经负责人审核签章 后 留一联作为存根 进行业务核算 其余交客户办理货款结算和 提货 3 客户持 销货单 向财务部门交款 财务部门对 销货单 认真审 核后 办理收取货款的手续 并加盖财务专用章和有关人员的签章 留一张编制记账凭证 其余退给客户 4 客户持 销货单 中的提货联向仓库提货 仓库保管人员对 销货 单 复核 确认已办妥交款手续后 予以发货 并将提货联留下登记 仓库台账 5 在出口销售是得先登记好装箱单 报关资料并准备好品质证书 购货方出具其提单样本方能提货 6 其运输方式是陆运或者海运从江西运至湖州做加工 染色 在 规定的船期内运至上海港 在转至阿尔及利亚港口 到港后通知客 户清关同时填好海关登记单 7 运输一般随便供应方怎么安排 只需其在制定时间内送到指定 的地方 其基本设计流程图如下 销售部门销售部门 销货单销货单 附品质证书 附品质证书 购货单位购货单位 港口港口 财财 务务 部部 门门 仓仓 库库 G核对核对 报关资料报关资料 海关登记单海关登记单 F F港口港口 放行放行 G核对核对 D D提货提货 E E发货发货 B交款交款 C C收款后退回收款后退回 五 五 销货及收款控制重点销货及收款控制重点 1 销售和收款业务相关岗位及人员的设置情况 重点检查是否存 在销售和收款业务不相容及职务混岗的现象 2 销售和收款业务的授权批准制度的执行情况 重点检查销售合 同的授权批准手续是否健全 是否存在越权审批行为 3 销售的管理情况 重点检查信用政策 价格政策的执行是否符 合规定的程序 4 收款的管理情况 重点检查单位应收款项的管理控制情况 5 销售退回和折让的管理情况 重点检查销售退回制度和折让政 策的执行情况 以及退回的货物入库手续是否健全 6 应收账款的控制处理情况 一般是先付款再发货 纱款就可以 延迟30天再付款 因为做竹节纱是行业规矩 可以延迟45天付款 7 至于应收账款的追收办法 基本上都是业务员在规定的时间内 催款 如果延迟的话就要扣奖金 8 销售结算方式是款到发货 主要采用现金或者银行结算 并开 具增值税发票 六 销售业务处理中存在的问题六 销售业务处理中存在的问题 通过以上调查资料及相关询问情况 发现该公司销售业务的处理存 在以下问题 1 应收帐款的管理上还应加强事后管理 应建立询证函制度 及时准确与客户对账 以免给个别业务人员提供可乘之机 保证应 收账款的真实 准确和可回收性 2 销售环节内部控制存在的问题 合同签定的目的是确保双 方对未来的安排能如期实行 实现预期的利益 但由于合同签定的 不规范 未充分考虑异常情况等 常常会导致以后的经济纠纷甚至 诉讼 无疑会使一方或双方的签定合同目的落空 3 销售环节应收账款内部控制存在的问题 应收账款在流动 资产中的比重不断增加 导致企业出现偿债风险和资金短缺风险 按照惯例应收账款管理信用期一般控制在三个月以内 而有些企业 的应收账款账龄普遍过长 金额庞大的应收账款常年挂账 实际已 无法收回仍视为债权 造成虚盈实亏的假象 应收账款中债权不实 的问题严重 以上应收账款的存在 使企业用有限的流动资金用来 垫付各种税金和费用 加大了企业的现金流出 又在一定程度上虚 增了收入 夸大了企业经营成果 增加了企业的财务风险 4 销售计划控制重点的问题 1 缺乏实效性 很多企业销售计划的制定是 自上而下 的 高层 规划 的 往往是 增加了程序但是没能解决问题 实 效性不强 他们的计划 只是一些整体的渠道管理 价格管理 促 销管理 产品策略等等 2 缺乏风险应对措施 缺乏风险应对措施 没有一套应付 突发事件的系统 许多的企业 在营销计划地制定中 没有涉及到 风险应对措施 好像市场发展一定能 100 的按照他的计划实施下去 3 缺乏和其他部门的沟通性 将营销目标转换成为具体的 策略 这就需要对企业现有的资源进行综合考虑 如此才能更加全 面详细的制定出一套完整的营销计划 七 相关制度设计及改善措施七 相关制度设计及改善措施 1 该公司主要以现销业务为主 除了纱款就可以延迟30天再 付款 一般要款到才发货 我们认为其可以适当增加一些赊销业务 这样可以达到促销 减少存货等目的 2 在与一些客户建立了长期往来关系后 可采用订货销售业 务处理程序 可以有效避免单一的发货制带来的弊端 订单确定后 列入销售计划 作为日后发货的依据 防止无计划的发出货物 3 控制要点可增设一下几项 定期与购货单位核对账目 并 按有关规定及时收取货款 对账中发现的问题应及时查明原因处理 收回货款应及时登记应收账款明细账 确保双方账目相符 单位应 定期审核应收账款总账与明细账 查明两者是否存在差异 若有 应查明原因 4 增设收款及有关票据的管理 单位销售与收款职能应当分 开 销售人员应当避免接触现款 销售部门应设置销售台账 及时 反映各种商品销售的开单 收款 发货情况 销售人员应对应收账 款的催收负责 5 顾客提出订货的要求可以通过销售人员或其他如传真 信 函及向现有的和潜在的顾客发送订货单等方式接受订货 取得顾客 订货单 收到顾客的各种形式的订单后 应由销售部门专人负责登 记 并审核订单的内容 确定能够如期供货后 编制销货通知单 作为信用 仓库 运输 开票和收款等有关部门履行职责的依据 6 在同等条件下应该优先满足大客户对产品的数量及交货时 间的要求 确保足量 准时交货给大客户 顺畅的产品物流 能有 效防止大客户因缺货而叛离到竞争对手那里 尤其是那些在销售上 存在淡旺季特征的产品 企业更要协调好生产及运输等部门 保证 大客户在旺季的货源需求 避免出现因货物断档导致大客户不满的 情况 7 保证沟通渠道畅通 很多大客户叛离其中相当多的原因不 是由于产品质量等实质性问题 而是企业与大客户之间的沟通不够 因此 与大客户保持沟通 特别是高层的沟通渠道畅通是非常重要 的 如 企业内有可沟通的对口大客户管理部门 企业和客户有定 期沟通的制度 企业和客户高层之间的沟通渠道畅通等都会降低大 客户叛离的可能性 8 设置更加严密的应收账款的追收办法 财务部门一旦发现 某客户的应收账款过期 应立刻通知信用部门相应调低其信用等级 防止应收账款进一步增长 结束语结束语 以上是我们对该公司有关销售业务内部控制制度设计的调查报 告 通过这次调查我们了解到为保证企业销售业