信用卡中心广告宣传采购管理实施细则

1 附件 招商银行信用卡中心广告宣传采购管理实施细则 第一章第一章 总总 则则 第一条第一条 为进一步规范招商银行信用卡中心各类广告宣传采购 活动 根据 招商银行招标管理办法 招商银行集中采购招标管 理办法 有关规定 结合广告宣传采购的特性 特制定本实施细则 第二条第二条 适用范围 本细则适用于中心所有和广告宣传相关的采购 内容包括 一 广告代理采购 包括 整合营销策划及品牌广告创意设计 代理 广告创意设计代理 媒体策划及购买代理 公关传播策划代 理 活动策划执行代理 网络策划创意及购买代理等服务 以及由 以上代理公司进行的服务内容 二 广告媒体采购 包括 各类电波媒体 平面媒体 户外媒 体 网络媒体 POP 立体物料 事件营销等各种带商业目的的大众 传播形式 第二章第二章 职能与权限职能与权限 第三条第三条 职能与构成 一 中心广告宣传采购管理机构是广告宣传招标委员会 负 责管理中心所有的广告宣传类采购招标工作 广告宣传招标委员会成员由中心总经理及评委库成员组成 负责 2 审批中心各类广告宣传招标工作及相关实施细则的发布和修订 二 评委库成员构成 市场企划部 计划财务部 行销推广 部 商务发展部 办公室 内控合规部总助以上人员 市场企划部 宣传策划室 营销管理室 产品规划室以及业务需求室的室经理 市场企划部 计划财务部 业务需求单位为当然成员 内控合规部 对采购招标过程的规范性负有监督职责 委员会下设日常办事机构 设在市场企划部宣传策划室 负责广 告宣传采购管理实施细则的制定和修订 及组织推动中心广告宣传 采购工作 日常议价工作由 常规议价小组 负责 评委库 当然 成员 同时为小组成员 组成人数详见第四条有关规定 内控合规 部负责抽查和监督采购议价过程的规范性 因广告专业及营销传播的要求 市场企划部同一项目评委组成 可以等于总评委人数的 1 3 但包括市场企划部在内的任何部门都 不得超过 1 3 品牌传播的年度广告商采购可以邀请总行办公室及 零售银行部等相关部门的任职干部参加 第四条第四条 广告宣传采购方式 在广告宣传采购中 无论是年度或单项服务均按照标的年度预 计金额确定采购方式 一 招标 年度标的在人民币 50 万 含 以上 符合招标要求的新项目 根据招标类别的不同 采用不同的管理流程 详见第三章广告 代理采购和第四章广告媒体采购 二 议价 1 以下情况可采取议价 1 年度标的在人民币 50 万以下的新项目 2 标的大于人民币 50 万 但不符合招标标准的采购 3 不符合招标标准的采购包括 应标供应商数量不足或者无法在 市场上寻找到同等水平的其他供应商 因资源垄断出现卖方市场的 情况 已经长期合作的优秀代理公司为降低磨合成本而继续合作等 情况 经中心总经理批准后可采取议价的方式进行采购 2 常规议价流程 由市场企划部经办项目负责人向常规议价小组提供议价情况说 明 如项目背景 市场规划 价格参考意见 内部讨论后邀请供应 商进行价格和服务条款谈判 内部讨论和外部谈判可根据项目情况 选择书面或会议形式 得出结论后由市场企划部报批及执行 3 定向议价和比较议价 1 根据供应商的数量 议价分为比较议价和定向议价 对于 仅有一家供应商的情况 采取定向议价的方式 对于有一家以上候 选供应商的情况 采取候选供应商范围内的比较议价方式 2 定向议价和比较议价的管理 1 标的大于人民币 50 万 但不符合招标标准的采购属于定向 议价的情况 由市场企划部 计划财务部和业务需求单位组成五人 或以上的单数联合议价小组进行议价 内控合规部负责监督过程的 规范性 2 标的在人民币 50 万以下 10 万以上的项目 根据项目内容 由市场企划部 计划财务部以及业务需求单位组成三人或三人以上 的单数常规议价小组进行议价 市场企划部也可同时为业务需求单 位 3 标的在人民币 10 万以内的项目 由市场企划部进行议价 按项目负责人 室经理 部门总经理室成员三级进行管理 评审 检核 其过程以书面形式告知常规议价小组 第五条第五条 采购项目的审批权限 4 一 市场企划部负责的广告宣传采购审批权限 年度预算内采购金额在人民币 50 万 含 50 万 以上的项目由 中心总经理审批 人民币 50 万以下的采购项目由市场企划部总经理 审批 结果书面通知相关部门 二 异地机构负责的广告宣传采购审批权限 人民币 10 万元及以上项目由异地机构负责人提报后 交中心对 应业务管理部门 如区域的分期推广业务由中心商务发展部负责 计划财务部审核 如属于印刷制作类还需交办公室审核 由市场企 划部总经理审批后执行 人民币 10 万元以下 2 万元以上项目由异地机构负责人提报后 交中心对应业务管理部门及计划财务部审核 由市场企划部主管科 室经理审批后执行 2 万元以下的 已经过中心相关业务部门统一规划或核准的项 目 可以由异地机构负责人审核内容及费用后直接执行 上述工作在项目执行前需根据中心统一模版签订合同 第三章第三章 广告代理采购广告代理采购 第六条第六条 广告代理的合作形式 根据广告代理的合作时间 分为 一 年度合作广告代理 以下简称 年度代理 二 阶段性项目合作广告代理 以下简称 项目代理 第七条第七条 年度代理定义 年度代理指为中心提供长期品牌传播及营销宣传服务的广告代 理公司 其合作合同一般为一年一签 一 年度代理的主要服务项目包括 品牌及营销项目的宣传 5 策略 传播内容的创意 设计 制作 各种媒体的投放策略 媒体 购买及监播 公关策略和软文传播 各种活动的规划和执行 剪报 信息咨询提供等其他辅助性工作 二 年度代理包括 按固定月费结算的年度代理 按项目结 算的年度代理 1 按固定月费结算的年度代理包括 1 线上广告公司 提供品牌及营销项目的宣传策略 传播内 容的创意 设计 制作 2 线下广告公司 提供传播内容的创意 设计 制作 3 公关顾问公司 提供公关策略和软文传播 也可以按项目 结算 4 剪报信息咨询公司 剪报信息咨询提供等其他辅助性工作 2 按项目结算的年度代理包括 1 媒体策划购买公司 提供各种媒体的投放策略 媒体购买 及监播 2 活动策划执行公司 提供各种活动的规划和执行 第八条第八条 年度代理招标流程 一 招标流程 1 市场企划部以签报形式提出招标申请和具体要求 2 签报经批准后 市场企划部在内控合规部协助下抽取评委 3 由市场企划部在市场上通过公开渠道 如行内专业报告 寻 找富有经验的 没有服务竞争品牌 具有相当规模的广告公司进行 筛选 其中原供应商及总行供应商可自动入选候选供应商 年度费 用在 100 万以上项目候选供应商要有 3 家或 3 家以上 4 在沟通了解其应标意愿后 市场企划部以书面形式向评委会 6 说明其资格 核定评标标准 评标标准由 广告公司的规模 经验 团队服务能力 策划创作方案的整合传播策略能力 创意设计水平 收费标准和提供服务状况 等三大类别组成 同时确定评测题目 5 通过后市场企划部邀请候选供应商听取标书 6 召开评委会议 打分讨论得出结果 7 由市场企划部按审批权限上报并书面报告评委会 二 年度广告公司的参与厂商数量 评委库抽取 报价等要求 均按照 招商银行信用卡中心招标管理实施细则 要求执行 三 采购方式的确定 按固定月费结算的年度代理以全年服务费用确定采购方式 按项目结算的年度代理以全年合作预估费用确定采购方式 第九条第九条 年度代理的合同管理 一 按固定月费结算的年度代理通过签订 年度合作合同 包括合作项目 月度服务费金额 违约条款 常规条款等 获得 中心指定工作领域的唯一代理公司资格 二 按项目结算的年度代理通过签订 年度合作协议 包括 合作项目 项目收费标准 违约条款 常规条款等 获得中心指定 工作领域的备选合格代理资格 1 根据不同项目的要求 中心可在相同领域内根据广告公司规 模大小 不同能力侧重签订最多 3 个不同级别的年度代理作为备选 项目分配原则 在 年度合作协议 下的项目合作 可以根据 不同公司的擅长 项目金额大小和工作复杂程度通过合格代理公司 间的比较议价的方式确认合作公司 2 年度合作协议 项下的子项目合作内容 如公关活动 单 项设计工作等 7 年度合作协议 项下如有固定收费标准 服务项目一致 经 多次重复合作项目成熟 不具有法律风险的合作内容 且一般为事 后付款的 可按如下标准执行 1 签订 年度合作协议 后 人民币 10 万元以下的项目不再 签订服务合同 以加盖对方公章的报价单替代合同 经市场企划部 总经理室签字确认以报价单的形式进行结算 如项目持续时间长 存在后续维护事宜 争议事项以及其他风险事项 仍应签订合同 2 人民币 10 万元以上需签订子项目标准合同 3 在公关活动的合同管理上 因活动时效和实际费用不可完 全确定的特殊性 10 万元以上的项目可在活动举行前与代理公司先 签署子项目标准合同 以浮动报价的方式进行合同价格管理 原则 上不超过 5 的范围内 如超过 5 需做合理解释并上报市场企划 部总经理审批 在活动发生后 3 个工作日内确认最终付款金额 在 15 个工作日内签订补充协议 第十条第十条 年度代理的续约及重新采购 市场企划部在合同到期前三个月对年度代理进行评估 评估考 核标准为策略及创意设计水平 服务团队能力及配合态度 收费水 平等 如满意其工作表现并符合下一年度合作要求的 由市场企划部 提出评估报告 邀约相关评委以会议形式投票决定是否续约 年度 合作费用在 100 万元以下的可通过书面报告征求意见 并报经有权 审批人批准后续约 续约时采取定向议价方式 如对年度代理工作不满意或服务内容不符合下一年度合作要求 或上述议价超出预算无法达成共识 则由市场企划部重新进行采购 第十一条第十一条 项目代理定义 项目代理指为中心提供阶段性营销宣传服务的代理公司 其合 8 作按项目计费 具体分为 一 为中心签约的年度代理提供长期服务的附属供应商 包括 1 广告类 影视广告拍摄制作 电波广告录音制作 平面拍摄制 作 模特肖像使用权 布景 完稿 修图 租片 电子分色 菲林打样 物料样品制作 BETA VHS DVD VCD CD 等影音图像载体的材料 刻录 快递等 2 公关类 场地租用 设备租用 演员模特表演 节目道具等 二 合作伙伴 如联名卡方 商务卡方 重要合作商户 的指 定供应商 异地机构活动中分行的长期供应商 特定领域 如学校 酒店 的指定供应商等 简称指定供应商 第十二条第十二条 附属供应商的管理 附属供应商的工作一般服务内容单一 法律风险较低 且长期 发生 此类合作由中心的年度代理与之签订管理条款 并对其业务 过程及结果负责 从成本管理角度考虑 每次发生业务时由附属供 应商直接向中心报价 采取议价方式进行采购 标的超过人民币 50 万元的项目 如影视广告拍摄等 一般由年 度代理提供水平相当的 3 个或 3 个以上的不同候选附属供应商进行 评选 市场企划部根据专业评估进行最佳方案排序选择出一家制作 公司 根据第二章第四条规定进行议价 此类项目需单独签订合同 对于人民币 50 万元标的以内的项目 无需和附属供应商直接签 订合同 但需以根据第二章第四条规定进行比较议价或定向议价确 认价格 以报价单形式确认 人民币 10 万以下则由市场企划部内部自行议价 以报价单形式 确认 9 附属供应商常规业务的价格管理方式为 年度代理在签订合同 之时向中心提供常规收费标准 由市场企划部主导 经计划财务部 内控合规部配合选择审理 最终以备忘录形式核准 如工作项目复 杂 可参考常规收费标准进行议价 第十三条第十三条 指定供应商的管理 指定供应商大都不可选择 仅作为项目性 阶段性的合作 指 定供应商采取定向议价方式选择 并签署合同进行管理 金额在人民币 5000 元以下的指定供应商 如提供的服务内容单 一 法律风险较低 且大量重复发生的项目 经计划财务部同意后 无需签订合同 根据项目类型由市场企划部主管科室或业务需求单 位主管科室室经理签字确认以报价单的方式结算 第十四条第十四条 与总行共用供应商的管理 经过总行统一招标签订的代理公司 如中心有相同的工作需要 可与总行使用同一家代理公司 可由总行统一签约 中心单独结算 或由中心另行签约 单独付费 第四章第四章 广告媒体的采购广告媒体的采购 第十五条第十五条 广告媒体采购定义 广告媒体采购指根据品牌 产品及营销活动推广的需求 通过 在各类媒体上投放软性及硬性广告所进行的采购工作 第十六条第十六条 广告媒体采购内容 广告媒体采购包括 电波媒体购买 在电视台 电影院 LCD 电台 DVD 及各类音 像制品等渠道投放的 TVC 影视广告 广播广告采购 平面媒体购买 在报纸 杂志等大众传播渠道投放的广告采购 10 户外媒体购买 在各种公共场所进行户内 户外广告投放 网络媒体购买 通过网络渠道进行的各种电子形式的广告投放 POP 及创新的广告形式 在公共场所投放各种立体 异型的印 刷及其他材料制作的广告等 第十七条第十七条 广告媒体采购形式 一 主要选择年度合作的媒体采购代理公司进行采购代理 由代理公司提供投放策略 媒体排期 询价 购买 监督管理 二 中心自行采购 第十八条第十八条 年度合作媒体采购代理公司进行的媒体采购 一 中心通过招标形式 对代理公司的公司规模 诚信度 采购规范程度 流程管理严谨性 策划能力 服务团队 垫款能力 获取媒体低价能力等综合情况进行评估 选择年度合作媒体采购代 理公司 二 中心通过和年度媒体采购代理公司签订代理合同 对其 进行管理 全权委托其进行代理谈判和媒体采购 第十九条第十九条 代理采购管理流程 市场企划部根据年度预算及传播项目需求拟定媒体投放目的及 预算规划 由年度合作媒体采购代理公司提出执行方案 方案包括 媒体投放策略 媒体形式组合 媒体选择 投放费用等 交市场企 划部审核 市场企划部根据实际情况调整后提出签报 待签报批准 后通知代理公司 代理公司在媒体投放前根据方案拟定详细的媒体 投放表 列明媒体投放时间 位置 价格等 由市场企划部主管科 室室经理或总经理室成员签字审批通过后进行媒体采购 并应履行 相关手续以保证媒体投放执行 11 投放完毕 代理公司应提供投放结案报告和付款通知单 经市 场企划部审核无误后签字确认交由计划财务部付款 第二十条第二十条 中心自行采购 一 中心因深度合作或资源置换 为取得更优惠的价格等原因 可自行采购广告资源 中心自主进行的采购原则上多为资源垄断或单一供应商 如特 殊垄断媒体的采购以及事件营销方案等 常见事件营销方案如娱乐 营销方案 体育营销方案 慈善营销方案等 特殊合作形式的采购 二 自行采购的方式 中心自行采购按金额确定采购方式 第五章第五章 异地机构采购管理异地机构采购管理 第二十一条第二十一条 异地机构采购定义及内容 异地机构 即各分中心 部 采购指针对发卡销售 区域性持 卡人经营而开展各类营销活动的宣传内容采购 不包括异地机构信 用卡品牌传播的媒体采购 异地机构采购内容包括指定项目的文宣品物料制作 发布会路 演等宣传活动执行 物料制作及活动执行的代理服务 公司 以及 在中心指定项目下为营销活动开展的小范围媒体传播 第二十二条第二十二条 采购审批流程 一 异地机构营销项目宣传采购审批流程 异地机构营销项目经审批通过后 详见 招商银行信用卡中心 营销项目管理实施细则 招银卡发 2006 14 号 由项目负责人填 写 信用卡中心宣传项目需求单 并附宣传计划和详细的采购内容 12 价格等 经所属异地机构负责人及中心对应业务管理部门负责人签 批后 由市场企划部负责对宣传计划及采购内容价格进行审核后方 可执行 二 中心主导的营销项目宣传采购审批流程 市场企划部根据业务需求统一制定宣传项目要求及模版 在设 计 印刷 活动执行等方面给予规范指导 由各异地机构委托中心 授权的项目代理公司依据规范执行 各异地机构完成设计稿或活动执行方案后 须交市场企划部审 核后方可进行制作 印刷品在制作后应将小样寄送市场企划部检核 采购品质 营销活动在执行完后 各异地机构应填写活动执行总结 报告交中心相关部室 第二十三条第二十三条 项目代理公司的采购 异地机构的项目代理公司必须经中心授权并签订一年期合作代 理协议 包括物料制作及活动执行的代理 但不包括媒体采购代理 一 分行长期合作的代理公司 异地机构的项目代理公司可选择分行长期合作的合格代理公司 由分行出具证明 经中心市场企划部及计划财务部批准后 签署合 作协议 协议条款由市场企划部出具模版并审核 二 异地机构自行采购的代理公司 异地机