会议纪要(范文)

精品文档 1欢迎下载1欢迎下载 会议纪要撰写技术沉淀会议纪要撰写技术沉淀 文件档案管理是项目管理的一项重要内容 会议纪要作为项目组文件档案 中不可或缺的部分 对项目管理具有重要意义 然而在我们日常工作中 会议 纪要的撰写还存在一定问题 特别是对于新人来说 我们往往容易忽视会议纪 要中的某些细节 为了能够给新同事一定的借鉴 根据近期的工作体验和经验 总结 对会议纪要撰写做如下技术沉淀 会议纪要是一个具有广泛实用价值的文种 它是根据会议情况 会议记录 和各种会议材料 经过综合整理而形成的概括性强 凝炼度高的文件 具有情 况通报 执行依据等作用 从秘书学的分类来看 会议纪要一般可分为两大类 第一类是决议性会议 纪要 它是对领导层经过集体讨论所形成和决议性意见进行阐述的纪要 它具 有政策性 理论性 指导性等特点 行政约束力很强 具有明确的指示性 第 二类是学术性会议纪要 这类纪要属讨论型的会议纪要 它既可以按发言人的 先后顺序纪要整理 也可按问题类别进行整理 学术性纪要不具有法定的行政 权威和约束力 而作为日常工作中的例会纪要 严格上讲 它不从属于以上两 个分类 而是介于两者之间的一种工作函 以记载项目历程中的重大事件为主 同时指导和监督对会议形成的决议执行 具有一定的约束力 会议纪要具有纪实性 概括性和条理性三大特点 会议纪要具有纪实性 概括性和条理性三大特点 纪实性纪实性 纪实性是指会议纪要必须是会议宗旨 所议定事项的概要纪实 不能随意 增减或更改内容 同时具有时间约束要求 概括性概括性 概括性是指会议纪要必须以极为简洁精炼的文字高度概括会议的内容和结 论 条理性条理性 条理性是指会议纪要要对会议精神和议定事项分类别 分层次予以归纳 概括 使之眉目清晰 条理清楚 在我们的日常工作当中 会议纪要是在会议主要议题的讨论基础上 通过 对会议记录的整理 将会议参与者所达成的共识 会议后需解决的问题形成概 精品文档 2欢迎下载2欢迎下载 括性的文件 通过每次会议纪要的发送 可以明确各方责任 梳理后期工作任 务 确定各项任务完成时间 推动各方工作的完成 因此 在我们日常工作中 会议纪要的作用不仅仅是对会议记录的整理与提炼 更是起到了对前段工作的 总结 对后期工作计划的通报 从而推动开发商 协作公司各方工作的作用 以中珠上城项目组会议纪要模板为例 我们在撰写会议纪要时应注意以下 细节 一 一 抬头部分 抬头部分 通常包括致 传真号 收件人 抄送人 发件人 日期 主题 页数等事 项 其中要注意的问题有 1 1 致 致 一般为公司或组织的名称 例如 珠海中珠股份有限公司 2 2 传真号 传真号 收件方的传真号码 需要写上区号 以备第三方使用 3 3 收件人 收件人 一般为具体的项目组名称 例如 珠海中珠股份有限 公 司中珠上城项目组 4 4 抄送人 抄送人 会议纪要需要抄送给会议议题中所涉及到的相关部门领导 5 5 发件人 发件人 一般为我司加项目组名称 例如 世联地产中珠上城项目 组 6 6 日期 日期 此处日期为会议日期 而不是会议纪要撰写日期 7 7 主题主题 要注明会议的主要内容 如 关于 九月工作计划 而不 能简单地写成 年 月 日项目例会 8 8 页数 页数 在成文后 一定要核查文件的页数 很多时候在前次会议纪 要模板的基础上做修改时 往往遗漏了此处的修改 另外 在本部分的格式需要注意 左右两侧的项列尽量对齐 另外 在本部分的格式需要注意 左右两侧的项列尽量对齐 精品文档 3欢迎下载3欢迎下载 二 二 正文标题 正文标题 标题通常有两种写法 一是会议名称加纪要 如 项目例会纪要 二是召 开会议的单位加内容加纪要 如 项目组关于九月工作计划会议纪要 三 三 正文内容 正文内容 正文内容通常由会议概况 会议议题 会议议定事项 会后尚需确定事宜 四个部分组成 1 1 会议概况 会议概况 主要包括会议时间 地点 与会人员等 2 2 会议议题 会议议题 转载本次会议召开之前所发出的与会各方的会议议题 概括本次会议的主要内容 3 3 会议议定事项 会议议定事项 主要包括以下几个大方面的内容 精品文档 4欢迎下载4欢迎下载 市场动向 市场动向 汇报近期市场动向 重点竞争对手的营销动作 进线上门客户情况 一级 二级及三级市场的动态 以及 针对市场动态分析所应采取的应对措施 同时汇报本项目 的各项相关数据 营销活动 营销活动 近期营销活动的安排 针对此营销活动的各个 环节 明确各方需完成的工作任务及完成时间 同时安排 和推动下一步的动作 工程进度 工程进度 根据近期营销计划 工程进度需达到何种标准 以确保营销计划的执行 因此确定工程节点完成的具体时 间是十分重要的 并要保持信息同步 关键物料 关键物料 针对营销节点 列出下阶段所需关键物料清单 并明确具体时间 如初稿时间 修订稿时间 正稿时间 制作完成时间等 合作公司 合作公司 包括广告公司 活动公司 礼仪公司等各方的 工作任务 以及工作任务完成时间 其中需要注意的细节有 其中需要注意的细节有 要正确地集中会议的意见 没有取得一致意见的一般写入 会后尚需确定事宜中 例会和办公会议的纪要需重点将会议所讨论的问题和决定 事项逐条归纳 做到条理清晰 简明扼要 所议定的事项在归纳时需分层次 通过二级或三级目录的 形式将议定事项分类归纳 而不是平行式的简单罗列 由于在项目例会中 通常是与会各方工作的沟通 所以需 在会议纪要中明确每一项工作任务的责任人以及明确工作 完成的时间等 不要出现模糊的措辞 如 尽快 尽可能 近期 而应该 界定一个明确的时间点或时间段 4 4 会后尚需确定事宜 会后尚需确定事宜 在会议上未达成共识的重要事项可另外列入会后尚需确定事宜 可以对需 精品文档 5欢迎下载5欢迎下载 要进一步商议的重要议题起到提示作用 确保尚需确定事项的跟进与落实 四 四 本周工作计划 本周工作计划 由于项目例会的主要作用是对后期工作的沟通 明确发展商 各协作公司 的相关工作任务 在项目例会纪要中我们往往会在最后列上本周工作计划 使 会议纪要成为执行的一种有力依据 工作计划通常以表格形式按工作内容 执 行人 完成时间 备注等分项列出来 五 五 落款 落款 为我司项目组名称 以及会议纪要成文时间 如 世联地产中 珠上城项目组 年 月 日 六 六 页眉页脚 页眉页脚 不是必须的规定动作 但建议在页眉位置注明文档属性文 件 例如 中珠上城项目组文件 等 中珠上城项目组中珠上城项目组 杨承莹杨承莹 2007 8 302007 8 30 附 附 中珠上城会议纪要模版 精品文档 6欢迎下载6欢迎下载 传真 Facsimile 致 To 珠海中珠股份有限公司 传真号码 Fax No 0756 8873851 收件人 Attn 珠海中珠股份有限公司中珠上城项目组 抄送 Cc 陈总 颜总 谢总 傅经理 范经理 发件人 From 世联地产中珠上城项目组 日期 Date 2007 年 08 月 23 日 主题 关于九月工作计划及形象楼书 产品手册修改建议 页数 Page s 共 6 页 项目会议纪要项目会议纪要 1 会议时间 2007 年 8 月 23 日 16 30 18 30 2 会议地点 中珠上城销售中心会议室 3 参会人员 中珠地产 刘兰 王奕人 岑有策 王梁 世联地产 陈清虎 赵鑫磊 张晓 杨承莹 会议记录 杨承莹 一 一 会议主要议题会议主要议题 1 中珠上城九月工作计划 2 形象楼书 产品手册修改建议 二 二 会议议定事项 会议议定事项 精品文档 7欢迎下载7欢迎下载 1 1 上周市场动向 上周市场动向 竞争楼盘情况 竞争楼盘情况 竞争楼盘名称竞争楼盘名称最新动向最新动向 仁恒星园 上周成交两套 仅剩 4 套 200 平方米的四房 9 月 6 日开始摇号 抽签选房 9 月 16 日开盘 新推单位 面积为 140 200 平米三房 四房 均价 9000 左右 带 1500 装修 目前在持续办卡阶段 预计 8 月 31 日办卡截止 夏逸庭院 上周成交两套 仅剩 1 套 150 平方米的三房 8 月 31 日开盘 当天推出 42 套 成交 25 套 销售率 60 新推单位 面积为 80 160 平方米两房 三房 四房 均价毛坯 6800 当天按揭 98 折 一次性付款 97 折 城市印象 8 月 25 日开盘 别墅均价 14600 元 基本被电力高层人员 定购 高层起价 5900 元 均价 7000 推出单位面积为 250 350 平方米别墅 150 200 平方米三房 四房 开盘当天共销售 51 套 其中 42 套内部认购 一直在办家合会会员招募 无其他营销活动 本项目情况 本项目情况 8 月 20 日 销售中心开放仪式暨 尊贵客户登记 正式启动 活 动当天客户签到 747 批 到场 1228 人左右 客户对此次开放活动 热情度高 活动当天申请 尊贵客户登记 505 批 活动当天中国银行开户办卡 220 张 活动当天开卡并存入 5 万元的客户约 95 批 2 2 营销活动 营销活动 产品发布会场地与活动公司的选定 产品发布会时间定于 9 月 29 日 产品发布会场地选定在度假村千禧宫 世联建议活动公司在东方彩虹与盛智两家公司中选定 并于 8 月 27 日前确定 产品发布会嘉宾邀请 周五 8 月 24 日 邀请设计院建筑设计师 园林设计师 知会产 品发布会时间以及相关演示资料的准备 中珠于 8 月 31 日前落实集团嘉宾邀请名单 3 3 工程进度 工程进度 样板房装修公司已确定为新木标 样板房装修能否在 10 月 10 日完成需确认 傢俬及软饰装饰公司合同签订的跟进 于 9 月 15 日前签订合约 与工程部确定样板房看楼路线 世联于 8 月 25 日提交看楼通道 包装建议 2 3 栋公共大堂 电梯间 楼梯间装修于 10 月 10 日前完成 精品文档 8欢迎下载8欢迎下载 工程进度跟踪表工程进度跟踪表 楼栋楼栋当前进度当前进度与工程计划对比情况与工程计划对比情况 1 栋8 层提前两周 2 栋6 层提前一周 3 栋6 层提前一周 4 栋地基滞后两周 5 栋3 层按计划完成 6 栋7 层按计划完成 7 栋8 层提前两周 4 4 关键物料 关键物料 中珠会会员卡已加印 3000 张 于 8 月 31 日前制作完成 剩余的 500 张礼品音乐牒于 9 月 1 日前到位 产品发布会邀请函 产品发布会邀请函需要广告公司设计 设计完成时间 9 月 3 日 9 月 15 日开始通知诚意客户来销售中心领取邀请函 不能亲自 来领取邀请函的客户可采用邮寄方式 产品发布会会务用品 客户签到本需由活动公司设计制作 体现客户尊贵感 设计完 成时间暂定于 9 月 15 日 下周一 8 月 27 日 前往产品发布会活动场地实地考察 确定 展板 现场导示牌的位置 数量以及设计内容 项目 3 D 产品扫描宣传片已出初稿 但在音乐衔接与画面上还 需进一步优化 5 5 合作公司 合作公司 形象宣传片 2 条 30 秒电视广告片 泰禾已提交三个创意 其中两个创意待 选并需要进一步细化 将于下周一 8 月 27 日 或周二 8 月 28 日 提案 用于发布会上的形象宣传片需在初稿的基础上再做修改 但目 前没有进一步的修改意见 需中珠于 9 月 3 日前提出修改建议 项目简介 PPT 需配音 并在初稿基础上进一步优化 产品简介 PPT 由建筑设计院及园林设计公司提供资料 长城盛花设计 制作 PPT 世联于 8 月 28 日前提交建筑及园林设计资料相关说明 产品手册及形象楼书修改建议 产品手册中户型介绍只需要户型图 标示户型所在位置 去掉 形象人体图案与文案 封面需修改 长城盛花于 9 月 3 日前提交产品手册及形象楼书修改稿 三 三 会后尚需确定事宜 会后尚需确定事宜 1 世联建议将产品手册与形象楼书合二为一 具体制作方式与印刷数量需 会后确定 2 与工程部确定在样板房开放前能否完成公共露台绿化包装 根据工程进 度商定是否需要展示清水房 3 与新木标装修公司确认样板房装修完成时间 能否确保在 10 月 10 日完 精品文档 9欢迎下载9欢迎下载 工 4 选定活动公司 5 确定产品发布会邀请嘉宾名单 四 四 本周工作安排本周工作安排 工作内容工作内容执行人执行人完成时间完成时间 备注备注 销售中心开放活动总结世联8 月 24 日 产品发布会活动筹备方案世联8 月 27 日 看楼通道包装建议世联8 月 25 日 确定嘉宾邀请名单中珠8 月 31 日 确定样板房看楼路线中珠8