公司级会议管理制度

公司级会议管理制度 第二版 受控状态 分 发 号 持 有 者 2017 01 26 发布 2017 02 05 实施 山东 有限公司 发 布 拟制 审核 审批 山东 有限公司 第 1 页 共 5 页 公司级会议管理制度 一 目的 规范公司级会议管理 实现公司标准化管理 二 术语解释 公司级会议 公司总裁参加或组织召开的会议 会议变更 会议时间 会议地点 参会人员 会议主题发生变更 会议取消 原计划的会议不召开 三 适用范围 本公司公司级会议管理 四 内容及要求 1 会议类型 常规会议 评审会议 例会 临时会议 2 会议组织部门 总裁或总裁管辖 或兼职管辖 的直接下属部门 3 流程概述 见附件 附件一 公司级会议流程概述 4 常规会议流程描述 4 1 会议记录人 总裁文秘员 4 2 准备资料 会议组织部门准备会议相关资料 提前 2 天落实会议地点 会议时间 参会部门 参 会人员 确保一切可行后 将会议主题相关资料发送给与会人员查阅 与会人员仔细查阅材料 分析研究 必要的情况下 可召集相关人员进行讨论 对会 议内容中提出的问题提供解决方案 4 3 申请开会 会议组织部门制定 会议申请 制单人在 拟制 处签字 会议主持人在 审核 处签字 报送总裁在 审批 处签字 提前 2 天将 会议申请 交总裁文秘员在 文件签 收人 签收 4 4 通知开会 总裁文秘员负责根据 会议申请 制定 会议通知 在 拟制 处签字 按照 会 议通知 要求的下发时间报送与会人员签收 会议通知 与会人员无法签收的 由与会 人员的部门人员联系部门领导确认后代签 会议通知 由总裁文秘员负责留存 4 5 布置会场 总裁文秘员负责在会议召开前 15 分钟 打扫干净相应的会议室 依据 会议通知 和 会议请假审批单 布置合适数量的座位 检测完毕投影等设备正常工作 制定一份 山东 有限公司 第 2 页 共 5 页 会议签到表 同时将会前请假人员登记在 会议签到表 中 打印 签字 放置到 会 议签到处 4 6 会议签到 参会人员穿工作服 自备纸笔 按照 会议通知 中会议时间 提前 5 分钟到达会场 在 会议签到表 的 签到栏 相应位置签署本人姓名及签到时间 就坐等待会议的召开 4 7 开会 准时开会 会议记录人收回 会议签到表 会议开始时 参会未签到的人员 视为 迟到 由会议记录人提醒其签到并监督其签到时间 未到会场人员 由会议记录人在 会 议签到表 登记缺席人员姓名 会议记录人全程参加会议 会议过程中 会议记录人记录参会人员讨论的问题 现场 制定 会议记录 并现场与参会人员核实 有异议的现场修改直至无异议 分歧较大的 可举手表决 超过参会人员半数同意方可通过 总裁有一票否决权 相关人员未现场提出 异议的 视为认同 4 8 会议结束 会议结束后当日 会议记录人打印一份 会议记录 在 拟制 处签字 各与会人 员在 会议记录 中相应的栏位签名并填写签字时间 人员离场时 各与会人员在 会议签到表 中 签退栏 相应的栏位签名并填写签退 时间后方可离开会场 未签退人员视为早退 早退时间由会议记录人确定填写 会议记 录人负责监督签退 收回 会议记录 4 9 下发纪要 会议记录人负责依据 会议记录 拟制 会议纪要 要求事件描述详细 时间 地 点 责任人 措施 目标 见证资料 考核方式 考核人明确 完整 打印一份 在 拟 制 处签字 报总裁审核通过后 在 审批 处签字 会议结束 2 日内 总裁文秘员负责将 会议纪要 报送与会人员及 会议纪要 内容 中涉及的责任人签收 4 10 落实纪要 总裁文秘员按照 会议纪要落实管理流程 落实执行情况 4 11 会议归档 总裁文秘员负责将每次会议的 a 会议申请 b 会议通知 c 会议签到表 d 会议记录 e 会议纪要 f 会议取消审批单 山东 有限公司 第 3 页 共 5 页 g 会议请假审批单 分别按月整理 装订 部门存档 4 12 其他会议流程的说明 其他会议流程环节见 附件一 公司级会议流程概述 环节流程同常规会议流程 对于紧急召开的临时会议 特殊情况下 按流程环节 可于会中或会后补办相关手续 5 会议取消 5 1 自会议组织部门通知参加会议之时起至会议申请审批结束前的会议取消 会议组织部门通知所有与会人员本次会议取消 不再审批本次 会议申请 5 2 自会议申请审批后到与会人员签收会议通知前的会议取消 会议组织部门制定 会议取消审批单 报会议主持人审核签字后 报总裁审批签字 审批后即刻交予总裁文秘员 并通知所有与会人员本次会议取消 总裁文秘员不再发放本 次 会议通知 5 3 自与会人员签收会议通知后到会议召开前的会议取消 会议组织部门制定 会议取消审批单 报会议主持人审核签字后 报总裁审批签字 审批后即可交予总裁文秘员 总裁文秘员在原计划的会议召开前通知所有与会人员本次会 议取消并签退 会议通知 6 会议变更 6 1 自会议组织部门通知参加会议之时起至会议申请审批结束前的变更 按 5 1 自会议组织部门通知参加会议之时起至会议申请审批结束前的会议取消 取 消本次会议 会议组织部门按本管理文件重新组织会议 6 2 自会议申请审批后到与会人员签收会议通知前的变更 按 5 2 自会议申请审批后到与会人员签收会议通知前的会议取消 取消本次会议 会议组织部门按本管理文件重新组织会议 6 3 自与会人员签收会议通知后到会议召开前的变更 按 5 3 自与会人员签收会议通知后到会议召开前的会议取消 取消本次会议 会议组织部门按本管理文件重新组织会议 6 4 自会议召开到会议结束前的变更 即会议中断 由会议记录人将中断情况写入会议记录 散会 会议组织部门重新落实参会人员 组 织会议 7 会议请假 7 1 自与会人员接到会议组织部门通知参加会议之时起至会议申请审批结束前的请假 会议请假人电话通知会议组织部门 会议组织部门责任人根据会议情况 确定会议是 否如期进行 会议如期进行的 会议组织部门修改 会议申请 参会部门 人员 按本管理文件执 山东 有限公司 第 4 页 共 5 页 行 会议无法如期进行的 会议组织部门按照 5 1 自会议组织部门通知参加会议之时起 至会议申请审批结束前的会议取消 取消本次会议 7 2 自会议申请审批后到与会人员签收会议通知前的请假 7 2 1 会议请假人在岗 会议请假人电话请示会议主持人后 请假人制定 会议请假审批单 请假人签字 处签字 需要本部门替代人参加会议的 替代参会人员在 替代人签字 处签字 于电话 请示后 1 小时内报送会议组织部门负责人审批 由会议组织部门负责人批注本次会议是 否如期进行 会议如期进行的 会议组织部门于会议召开前半小时 将 会议请假审批单 交总裁 文秘员 按本管理文件如期召开会议 会议无法如期进行的 会议组织部门按照 5 2 自会议申请审批后到与会人员签收会 议通知前的会议取消 取消本次会议 7 2 2 会议请假人不在岗 会议请假人电话请示会议主持人后 请假人找公司人员代其制定 会议请假审批单 其他同 7 2 1 会议请假人在岗 7 3 自与会人员签收会议通知后到会议召开前的请假 7 3 1 会议请假人在岗 同 7 2 1 会议请假人在岗 对于会议无法如期进行的 会议组织部门按照 5 3 自 与会人员签收会议通知后到会议召开前的会议取消 取消本次会议 7 3 2 会议请假人不在岗 同 7 2 2 会议请假人不在岗 对于会议无法如期进行的 会议组织部门按照 5 3 自与会人员签收会议通知后到会议召开前的会议取消 取消本次会议 7 4 自会议召开到会议结束前的请假 会议请假人现场请示会议主持人 主持人同意后 会议可以正常进行的 请假人签退 会议 同时在 会议签到表 的 会中请假 栏填写相关信息 签字 交主持人签字后方 可离开会场 会议无法正常进行的 散会 会议组织部门重新落实组织会议 8 会议优先级 8 1 公司级会议优先于部门会议 8 2 紧急性质的临时会议 例会优先 8 3 因例会与紧急性质会议时间冲突 导致例会不能按时召开的 由总裁文秘员负责电话 通知顺延 并在 会议签到表 的备注中注明例会延时原因 8 4 紧急性质会议时间冲突的 由总裁文秘员负责安排先后顺序 8 5 临时会议之间时间冲突的 原则上由会议组织部门在落实会议时避免 出现后按 会 议变更 执行 9 会议要求 山东 有限公司 第 5 页 共 5 页 9 1 会议组织部门会前未落实参会人员导致会议后续工作无法正常进行的 负激励会议组 织人 100 元 次 9 2 未及时发放 会议通知 导致会议无法按时进行的 负激励责任人 100 元 次 9 3 会议通知 可由参会人员下级人员联系领导确认后代签 参会人员无故不签收的 负激励责任人 100 元 次 9 4 参会人员应穿着工作服参加会议 未穿工作服的 负激励 50 元 次 9 5 代人签到 签退 会议签到表 的 负激励代签人 200 元 次 9 6 迟到 早退的 负激励责任人 100 元 次 9 7 缺席会议 负激励责任人 200 元 次 9 8 会议中 手机响铃 随意出入会场 接打电话以及其他扰乱会场的行为 负激励责任 人 50 元 次 一次会议中 再次出现上述情形 负激励责任人 100 元 次 9 9 会议中 需要出入会场或接打电话等特殊情况 经会议主持人同意后 计时离场 超 时负激励 50 元 次 9 10 会议以解决问题为目的 讨论会议无关的话题 言行过激 掺杂个人感情的 由会 议主持人警告一次 再次触犯的 负激励责任人 100 元 次 9 11 会场吸烟的 负激励 100 元 次 逐出会场 9 12 会议时间超 1 5 小时的 每 1 5 小时休息 10 分钟 9 13 按时开会 散会 如散会时间会议主题未讨论完毕的 对于后续有会议安排的 重 新组织会议讨论 对于后续无会议安排的 会议主持人取得与会人员同意情况下 会议可以继续的 继续讨论 无法继续的按时散会 9 14 未及时发放 会议记录 或 会议纪要 导致无法落实会议决议的 负激励责任人 100 元 次 9 15 会议中评审通过的工作任务 责任人会后未履行的 负激励责任人 200 元 次 9 16 会议文档丢失的 负激励责任人 100 元 件 9 17 以上负激励以现金形式予以乐捐 9 18 其他违反本管理文件的情形 视情节严重程度不同给予 50 500 元罚款 10 费用管理 10 1 总裁文秘员负责乐捐费用管理 建立费用明细账 所有会议人员负责监督 10 2 乐捐费用可用于爱心捐款 补助贫困职工 会议支出等用途 11 本管理文件由企管部负责解释 12 本管理文件自 2017 年 02 月 05 日起实施 13 本管理文件为存档文件 带有文件发放 回收记录 山东 有限公司 第 1 页 共 2 页 附件一 公司级会议流程概述 常规会议评审会例会临时会议 流程顺序 时间要求见证资料时间要求见证资料时间要求见证资料时间要求见证资料 1 准备资料提前 2 天主题相关资料提前 2 天待评审方案提前 2 天主题相关资料当天组织主题相关资料 2 申请开会提前 2 天 会议申请 提前 2 天 会议申请 根据时间制定 会议申请 3 通知开会按照要求的时间 会议通知 按照要求的时间 会议通知 根据时间制定 会议通知 4 布置会场提前 15 分钟 提前 15 分钟 提前 15 分钟 5 会议入场提前 5 分钟 会议签到表 提前 5 分钟 会议签到表 提前 5 分钟 会议签到表 会前 会议签到表 6 开 会 按照要求准时 或人员齐全提前 会议记录 按照要求准时 或人员齐全提前 会议记录 按照要求准时 或人员齐全提前 会议记录 7 散 会 主题讨论结束 或 根据会议情况 会议签到表 主题讨论结束 或 根据会议情况 会议签到表 主题讨论结束 或 根据会议情况 会议签到表 主题讨论结束 或 根据会议情况 会议签到表 8 下发纪要会后 2 天 会议纪要 会后 2 天 会议纪要 会后 2 天 会议纪要 当天 会议纪要 9 落实纪要按 会议纪要落实管理流程 执行 10 会议归档按要求整理 归档 山东 有限公司 第 2 页 共 2 页 附件二 例会明细表 例会名称例会时间主持岗位参会岗位会议范畴 采购管理例会 每月 14 日 9 00 采购管理中心 负责人 总裁 运营管理中心负责人 采购管理中心负责人 物价管理中心负责人 事业部负 责人 国内营销管理中心负责人 财务中心负责人 总裁文秘员 采购管理工作中问题的解决 销售例会 每月 10 日 9 00 国内营销管理 中心负责人 总裁 国内营销管理中心负责人 海外营销管理中心负责人 事业部负责人 运营管 理中心负责人 采购管理中心负责人 财务中心负责人 总裁文秘员 市场情况 计划完成情况 销售 订单 储备计划以及为了保证销 售订单及储备计划的完成等相关 事宜 组织系统例会 每月 12 日 9 00 人力资源部 负责人 总裁 国内营销管理中心总经理 海外营销管理中心总经理 各事业部总经理 运营管理中心总经理 薪酬绩效委员会全体成员 财务中心负责人 总裁文秘 员 组织架构 岗位 薪酬 绩效考 核 核算账 预算优化 调整 绩效面谈问题落实 年度目标调 整等有关组织系统的各方面内容 生产例会 每月 13 日 9 00 拖拉机事业部 负责人 总裁 拖拉