公文写作新标准[1]ppt课件.ppt

汇报大纲 一 党政机关公文格式 新 格式 二 党政机关公文处理工作条例 新 条例 要点 党政机关公文格式 1 页边与版心尺寸公文用纸天头 上白边 为37mm 1mm公文用纸订口 左白边 为28mm 1mm版心尺寸为156mm 225mm 37mm 1mm 28mm 1mm 7mm 156mm 225mm 2 页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字 编排在公文版心下边缘之下 数字左右各放一条一字线 一字线上距版心下边缘7mm 一般每面排22行 每行排28个字 并撑满版心 特定情况可以作适当调整 公文首页版式 3 版头 如需标注份号 一般用6位3号阿拉伯数字 顶格编排在版心左上角第一行 正文3号仿宋 4mm 两行 标题2号小标宋编排于红色分隔线下空二行位置 分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 排列对称 长短适宜 间距恰当 标题排列应当使用梯形或菱形 发文机关标志居中排布 上边缘至版心上边缘为35mm 推荐使用小标宋体字为红色 发文字号居中六角括号 发文顺序号不加 第 字 不编虚位 即1不编为01 在阿拉伯数字后加 号 字 上行文的发文字号居左空一字编排 与最后一个签发人姓名处在同一行 联合行文公文首页版式 5 联合行文时 如需同时标注联署发文机关名称 一般应当将主办机关名称排列在前 如有 文件 二字 应当置于发文机关名称右侧 以联署发文机关名称为准上下居中排布 6 公文首页必须显示正文 一般用3号仿宋体字 编排于主送机关名称下一行 每个自然段左空二字 回行顶格 文中结构层次序数依次可以用 一 一 1 1 标注 一般第一层用黑体字 第二层用楷体字 第三层和第四层用仿宋体字标注 联合行文公文首页版式 7 签发人由 签发人 三字加全角冒号和签发人姓名组成 居右空一字 编排在发文机关标志下空二行位置 签发人 三字用3号仿宋体字 签发人姓名用3号楷体字 如有多个签发人 签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右 自上而下依次均匀编排 一般每行排两个姓名 回行时与上一行第一个签发人姓名对齐 公文末页版式 8 加盖印章的公文成文日期一般右空四字编排 印章用红色 不得出现空白印章 单一机关行文时 一般在成文日期之上 以成文日期为准居中编排发文机关署名 印章端正 居中下压发文机关署名和成文日期 使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置 印章顶端应当上距正文 或附件说明 一行之内 党政机关公文格式 9 特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章 成文日期时 可以采取调整行距 字距的措施解决 10 附注如有附注 居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行 11 版记中的分隔线版记中的分隔线与版心等宽 首条分隔线和末条分隔线用粗线 推荐高度为0 35mm 中间的分隔线用细线 推荐高度为0 25mm 首条分隔线位于版记中第一个要素之上 末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合 党政机关公文格式 12 抄送机关如有抄送机关 一般用4号仿宋体字 在印发机关和印发日期之上一行 左右各空一字编排 抄送 二字后加全角冒号和抄送机关名称 回行时与冒号后的首字对齐 最后一个抄送机关名称后标句号 如需把主送机关移至版记 除将 抄送 二字改为 主送 外 编排方法同抄送机关 既有主送机关又有抄送机关时 应当将主送机关置于抄送机关之上一行 之间不加分隔线 党政机关公文格式 13印发机关和印发日期印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字 编排在末条分隔线之上 印发机关左空一字 印发日期右空一字 用阿拉伯数字将年 月 日标全 年份应标全称 月 日不编虚位 即1不编为01 后加 印发 二字 版记中如有其他要素 应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开 附件说明页版式 14 附件说明如有附件 在正文下空一行左空二字编排 附件 二字 后标全角冒号和附件名称 如有多个附件 使用阿拉伯数字标注附件顺序号 如 附件 1 XXXXX 附件名称后不加标点符号 附件名称较长需回行时 应当与上一行附件名称的首字对齐 带附件公文末页版式 纪要格式版式 15 纪要标志 由 XXXXX纪要 组成 居中排布 上边缘至版心上边缘为35mm 推荐使用红色小标宋体字 标注出席人员名单 一般用3号黑体字 在正文或附件说明下空一行左空二字编排 出席 二字 后标全角冒号 冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位 姓名 回行时与冒号后的首字对齐 标注请假和列席人员名单 除依次另起一行并将 出席 二字改为 请假 或 列席 外 编排方法同出席人员名单 纪要格式可以根据实际制定 会议纪要 会议纪要正文格式1 标准格式 会议纪要 年 月 日 年 月 日 会议在 召开 参加会议的有 主持会议 会议讨论了 问题 依据 现纪要如下 主旨 会议指出 会议强调 会议要求 分旨 会议纪要正文格式二 会议纪要 年 月 日 时间 年 月 日地点 主持人 出席者 列席者 依据 会议讨论和决定了以下问题 主旨 一 二 三 分旨 公文种类 党政机关公文由原来的18个文种缩减为15个 去除了指示 条例和规定 现15种主要党政机关公文 1 决议 2 决定 3 命令 令 4 公报 5 公告 6 通告 7 意见 8 通知 9 通报 10 报告 11 请示 12 批复 13 议案 14 函 15 纪要 不再使用的是 指示 条例 规定 原党的领导机关使用的14种正式文件种类 1 决议 2 决定 3 指示 4 意见 5 通知 6 通报 7 公报 8 报告 9 请示 10 批复 11 条例 12 规定 13 函 14 纪要 原国家行政机关公文的主要种类有13种 1 命令 令 2 决定 3 公告 4 通告 5 通知 6 通报 7 议案 8 报告 9 请示 10 批复 11 意见 12 函 13 纪要 一 决议 适用于会议讨论通过的重大决策事项 二 决定 适用于对重要事项作出决策和部署 奖惩有关单位和人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 三 命令 令 适用于公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性措施 批准授予和晋升衔级 嘉奖有关单位和人员 四 公报 适用于公布重要决定或者重大事项 五 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 六 通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 公文种类 党政机关公文处理工作条例 公文种类党政机关公文由原来的18个文种缩减为15个 去除了指示 条例和规定 现15种主要党政机关公文 1 决议 2 决定 3 命令 令 4 公报 5 公告 6 通告 7 意见 8 通知 9 通报 10 报告 11 请示 12 批复 13 议案 14 函 15 纪要 不再使用的是 指示 条例 规定 原党的领导机关使用的14种正式文件种类 1 决议 2 决定 3 指示 4 意见 5 通知 6 通报 7 公报 8 报告 9 请示 10 批复 11 条例 12 规定 13 函 14 纪要 原国家行政机关公文的主要种类有13种 1 命令 令 2 决定 3 公告 4 通告 5 通知 6 通报 7 议案 8 报告 9 请示 10 批复 11 意见 12 函 13 纪要 一 决议 适用于会议讨论通过的重大决策事项 二 决定 适用于对重要事项作出决策和部署 奖惩有关单位和人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 三 命令 令 适用于公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性措施 批准授予和晋升衔级 嘉奖有关单位和人员 四 公报 适用于公布重要决定或者重大事项 五 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 六 通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 公文种类 七 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 八 通知 适用于发布 传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项 批转 转发公文 九 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神和告知重要情况 十 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 回复上级机关的询问 十一 请示 适用于向上级机关请求指示 批准事项 十二 批复 适用于答复下级机关请示事项 十三 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项 十四 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 十五 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项 公文种类 七 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 八 通知 适用于发布 传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项 批转 转发公文 九 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神和告知重要情况 十 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 回复上级机关的询问 十一 请示 适用于向上级机关请求指示 批准事项 十二 批复 适用于答复下级机关请示事项 十三 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项 十四 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 十五 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项 公文种类 党政机关公文处理工作条例 2012年4月16日 中共中央办公厅 国务院办公厅联合发布了 党政机关公文处理工作条例 简称新 条例 新的党政机关公文处理工作条例于今年7月1日正式实施 新 条例 既是对新中国成立六十多年来特别是改革开放以来党政机关公文处理工作宝贵经验的总结与升华 又是我国今后一个时期指导公文处理工作的一部经典法规 只有充分认识新 条例 的新特点 才能更好地服务于党和国家的各项建设事业 第一新 条例 综合了旧 条例 和旧 办法 的内容 既适用于党的机关公文处理工作 又适用于政府部门的公文处理工作 结束了多年来党政公文条例分制状况 统一的公文处理规范极大地方便了地方与基层党政机关公文处理工作规范化的开展 第二新 条例 对公文 公文处理工作的涵义 以及15种正式主要文种适用范围的界定 更加科学明确 第三新 条例 主要突出强调了公文处理方面的内容 对各文种的确立使用 公文格式的标注 行文规则的要求更加简明 对有关公文管理的要求更加全面 严密 具体 党政机关公文处理工作条例 就一般而言 公文处理工作的依据主要包括以下几个方面 一是有关法规和行业标准 诸如新发布的 党政机关公文处理工作条例 党政机关公文格式 等 二是上级机关或单位有关公文处理方面的规定和要求 三是本机关或本单位参照上述规定并结合实际制定的本单位的公文处理规定 党政机关公文处理工作条例 按照 党政机关公文处理工作条例 的规定 公文处理工作的原则是 实事求是 准确规范 精简高效 安全保密 其中规范是指公文处理的每一项程序 操作都要遵循一定的规则 方式和要求 办理结果要达到一定的标准和规格 公文处理的规范 制度应符合公文处理的规律和实际 公文处理工作中应当运用现代科学技术 采用现代化的办公手段 以提高公文处理的质量和效率 同时 公文处理 从文种的确定到行文的方式方法 标印格式 处理的程序等 都要坚持统一的原则 不能随心所欲 另行其事 此外 还应采用一切必要的手段 确保公文在政治上 物质上的安全保密 党政机关公文处理工作条例 对于公文处理工作 新 条例 中第四条作出了十分明确的规定 公文处理工作 亦叫文书处理工作 指公文的拟制 办理 管理等系列相互关联 衔接有序的工作 这段话我们理解就是运用科学的原理与系统的方法 完成对文件的制发和收入管理工作 为党和国家的管理工作服务 党政机关公文处理工作条例 一是文件的制发 如文件的撰写 核稿 签发 复核 缮印 用印 登记 封发等 二是收文的处理 如签收 登记 审核 分办 拟办 批办 传阅 承办 催办等 三是文件的管理 如平时归卷 年终立卷 查阅 归档等 党政机关公文处理工作条例 公文处理工作内容一般来讲包括三个方面 党政机关公文处理工作条例 主要包括以下五方面的特性 1 政治性 2 机要性 3 枢纽性 4 系统性 5 统一性 根据新 条例 第七章的相关规定 公文的保密要求至少应注意以下五点 党政机关公文处理工作条例 第一正确确定密级 在规定的保密期限内按规定的范围做好发放 登记 传阅 保管工作 第二一切密件的誊抄 打印都要指定专人 铅印要确定专点印制 对超过印制规定的和作废的部分要监督销毁 第三涉密函件应由机要通信部门递送 第四绝密文件内部传阅 接交都要有一定的登记手续 应指定专人办理 尽量减少接触人员 第五个人不得长时间保存秘密文件 对因工作需要而借用的秘密文件 要及时进行清退 党政机关公文处理工作条例 机要文件的 四个一 包括 进出一个口 指机要信函运转 拆封一只手 指机要信函拆封 登记一本账 指单独登记机要文件 传阅一个点 指机要文件传阅的形式 批转 转发是公文制发过程中的两种重要发布形式 它们都是对本机关之外公文的处理 但适用对象有所不同 党政机关公文处理工作条例 批转 两个字中 批 是批准 批示的意思 转 是转发的意思 它适用于上级机关对下级机关或所属部门的公文批注意见后予以转发 一般以 通知 或 通报 文种为载体 公文须经本机关负责人审批签发 签发是文件定稿的最后一个关键环节 文件经过领导人签发即成定稿 产生效力 党政机关公文处理工作条例 根据新 条例 第二十二条的规定 重要公文和上行文应由主要负责人签发 党委 政府的办公厅 室 根据党委 政府授权制发的公文 由被授权者签发或者按照有关规定签发 签发文件人应写上自己的姓名 不能只写姓而不写名 并应注明签发的时间 以示负责 便于查考 圈阅或者签名的 视为同意 党政机关公文处理工作条例 确定和使用文种概括起来 主要有以下四点 1 文种的确定和使用 必须按照公文管理法规的统一规定使用 不能乱起名称 法定公文的15种名称 按规定只能单独使用 不能加以合并 因此 目前在一些机关单位所制发的公文中出现的请示报告 意见报告 告示等 就是把两个不同的文种合并在一起使用 这种随便给公文起名的做法是不严肃的 党政机关公文处理工作条例 2 文种的确定和使用 要依据制文机关的权限加以选用 不可超越职权 公告 只有党和国家的高级管理机关才有资格使用 其发文机关的级别较高 但从目前的实践来看 有些单位在行使招生 招干 征文 迁址 开业等职能时 存在着比较严重的滥用公告的做法 就实质而言 这是一种侵犯党和国家权力的越权行为 党政机关公文处理工作条例 3 文种的确定和使用 要依据行文的关系加以选用 考虑到与收文机关的组织关系 收文机关是上级机关的 只能采用请示 报告 意见等 向下级机关发文时 一般应选用通知 意见 决定 决议 通报以及纪要等 向平级机关或无隶属关系的机关行文时 主要应使用函 4 文种的确定和使用 要考虑发文的具体目的与要求例如 向上级机关行文 目的是向上级机关要钱 要物 要人员 要编制 要政策 要办法等 就应用请示或意见 用于向上级机关汇报工作 反映情况的 则可用报告 党政机关公文处理工作条例 公文中有些文种的性质或作用 特点是非常近似的 这就给我们在文种的选择 掌握与具体运用上带来一些难度 为此 要准确地使用公文就不能不注意对近似文种的辨析 1 公报与公告 这两个文种近似在 公 字上 即均是党和国家用来向国内外公开宣布 告知某一重大事项的 是非常严肃 庄重的公文 党政机关公文处理工作条例 不同点主要表现在 公告多用于宣布重大消息 内容一般十分简要 而公报的内容一般是比较详细 具体地报道某一重要会议或重要事项的内容 党政机关公文处理工作条例 2 公告与通告 这两个文种近似在 告 字上 即均属告知性的文种 它们均可以通过报纸 电台 电视台等新闻媒体或在社会上张贴以及网络等方式而公开发布 它们的不同点主要表现在 从使用者看 公告的制发者主要是党和国家的高级机关 通告则不然 各级党政机关 部门及社会团体均可使用 从发布的内容看 公告内容的重要性大于布告 更大于通告 是郑重宣布重大事件或重要事项 法定事项的 通告则主要是用于发布应当遵守或周知事项的 从所公布的范围看 公告是面向国内外的 范围最广 通告则是针对社会的某一方面 用于局部范围 党政机关公文处理工作条例 3 决定与决议 党政机关公文处理工作条例 这两个文种近似在 决 字上 即均属决策性文件 都是上级机关对某些重大问题的处理或重要工作事项所作的决策规定性的意见或措施 要求 决策又出自于机关的首脑或核心部位 并要求下级予以贯彻执行 故都是下行文 它们的不同点主要表现在 决议的内容必须是经过会议集体讨论并表决通过的 而决定则不一定 有的决定是经过会议集体讨论通过的 也有的是由某一机关直接做出的 党政机关公文处理工作条例 4 通知与通报 这两个文种近似在一个 通 字上 通 字在这里是传达的意思 知 和 报 均含知道的意思 具体方法是直陈情况与要求 所以 通知 通报均属告知性文件 按照理解的习惯 传达一般是自上而下的传递 所以又都是下行文 其不同点主要表现在 通知的 通 字是用 知 字作补充 知 的本意是知道 这里又引申为知道 办理 严格地讲 通知是知照性文种 它的内容侧重于直提要求 明确界限 通报的 通 字是用 报 字作补充 报 在这里的含义是陈述情况 严格地讲它是陈述性公文 它的内容侧重于说明 介绍某一事物或问题的情况 通报既可以提出下一步工作要求 如指导性通报 也可以不提任何要求 如情况性通报 而通知是必须有下 步工作的意见与要求的 否则 就失去了作为通知这一文种存在的本色 党政机关公文处理工作条例 5 批示与批复 党政机关公文处理工作条例 这两个文种近似在一个 批 字上 即上级对下级的公文表明意见 均属于下行文 关于它们的不同点 批复的 复 是答复的意思 显然事先有请示 否则 就谈不到答复 所以 批复是对下级的请示批注意见后答复下级的公文文种 再看批示 示 是指点的意思 故批与示合在一起的意思是批注意见 加以指点 既然是批注就是在下级报来的公文上书写批语 有的是针对来文的下级批注意见 这样应告知来文单位 也有的是批转给其他部门去办的 如属此种情况就没有必要告知来文单位 所以不同于批复 根据上述介绍 对批复与批示的不同点我们可以理解为 被批注意见的来文文种不同 批复是针对下级机关上报的请示做出的 批示所针对的来文则是下级没有肯定性要求答复的文种 如报告 总结 计划 调查报告 述职报告 检讨报告等 行文方式不同 批复的主送机关必然是上报请示的单位 如对其他单位也有参考价值 可列为抄送 批示如具有普遍意义 可把原行文上报的单位与其他单位一并列为主送 党政机关公文处理工作条例 6 函与便函 党政机关公文处理工作条例 函 这个字的本意是书信 是人们用以传递信息 互通情况 商洽问题 联系事务使用的 所以 函与便函在内容实质上没有什么区别 它们的不同点主要表现在 函是党和国家机关的法定公文文种之一 而便函不是 这是两者之间的主要区别 也正因如此 函在行文时必须具备法定公文的标印格式 而便函则没有 顾名思义 便函就是简便的书信 有抬头 正文 落款 日期即可 7 通知与通告 党政机关公文处理工作条例 这两个文种近似在 通 字上 说明都是用来传达上级机关的意图和要求的 但通告的 告 字在这里是普遍告知的意思 是把某一机关 组织的意图 要求普遍告诉人们知道并加以遵守 通知的 知 字与 告 字虽然都是告知的意思 但 知 与 告 相比 具有特定告知的含义 有可能是告知所属全部下级单位 人员 也可能是告知部分下级单位 要求它们知照办理 这就是两个文种的主要区别点 在具体使用上 凡是向社会上公开告知人们遵守某一事项时 应使用通告 内部行文告知下级全部或部分单位办理某一事项 应使用通知 党政机关公文处理工作条例 报告与请示都是上行文 性质大致相同 它们的不同点主要表现在 1 行文目的不同 请示是上报请求批准或给予指示的事项 必须是下级对上级 要求上级给予答复和指示 并且是自己职权范围内无法解决的事项 报告适用于向上级机关汇报工作 反映情况 回复上级机关的询问 2 性质要求 报告是陈述性文种 请示是请求性公文并必有回复 报告主要是汇报工作 反映情况 供领导决策参考 上级一般不作批示 请示上级机关必须作出批复或指示 3 行文时限不同 请示必须是事前行文 报告事前事后都行 4 请示一文一事 报告可一文数事 请示与报告 使用请示的原则 1 请示与报告分开 2 不越级行文 特殊情况可越级 如检举揭发状告上级单位等 3 事前行文原则 严禁先斩后奏 这也是组织性和纪律性的体现 4 一文一事原则 5 不送领导者本人 只对组织和单位不对个人 领导特别交办事项除外 6 主送一个机关 谁有权力批准主送谁 必要时抄送另一个单位 两个单位都有审批权 如财政 国土等 挂多个文号 内容一致 公文标题一般由发文机关 事由与文种名称三个部分构成 通常称这种完整的公文标题为 标准式 的公文标题 例如 中纪委关于陈良宇问题的审查报告 其发文机关是 中共中央纪律检查委员会 而且为了简练起见 使用了简称 中纪委 文种名称为 审查报告 中间部分为事由 就通常而论 在发文机关与事由之间要加介词 关于 在事由与文种名称之间要加一个助词 的 从语法结构上看 公文标题通常是由一个偏正词组构成 以文种名称为中心词 前面加发文机关名称和事由作限制成分 凡是有红色版头的文件 由于版头中业已标明发文机关名称 故在标题中可以省略 除标准的公文标题外 按照惯例还可以有以下四种特殊形式 党政机关公文处理工作条例 1 由发文机关和文种名称 或由事由与文种名称两部分组成的公文标题 一般称此种标题为 双项式 标题 例如 中华人民共和国主席令 向全国进军的命令 中华人民共和国外交部公告 2 由发文机关 被批转 或转发 文件的标题 文种名称三个要素组成的公文标题 一般称这种标题为 转文式 的标题 例如 国务院办公厅转发农业部关于促进饲料业持续健康发展若干意见的通知 3 新闻式的公文标题 主要是简报 调查报告和讲话稿等文种有时使用 党政机关公文处理工作条例 这类标题表现得很随意 文字比较活泼 有的只有一个标题 有的则有正副两个标题 其中正标题一般用来揭示正文的中心内容 副标题则用以说明反映的单位 时间 人物和事件 例如 与时俱进 持之以恒 关于XX市健全 三位一体 德育网络情况的调研 汲取天津实践经验 努力构建和谐社会 对天津促进经济社会和谐发展实践的理论思考 党政机关公文处理工作条例 4 附加括号式的标题 即在标准式公文标题的下面正中位置加一个圆括弧 括号内注明某年某月某日经某会议讨论通过或批准的字样 这种标题主要适用于 经会议集体讨论通过 且无红色版头又无主送机关标识的决定 决议以及条例 规定 制度 办法等法规性文件 例如 中共中央关于完善社会主义市场经济体制若干问题的决定 2003年10月14日 中国共产党第十六届中央委员会第三次全体会议通过 党政机关公文处理工作条例 新 条例 第九条第 十五 项规定 附件是公文正文的说明 补充或者参考资料 是公文格式的一个重要组成部分 附件不是每份公文都有 只有内容需要 又不便于写入正文的材料才用附件来处理 公文如有附件要在正文之后 落款之前注明附件的名称和件数 不能只写 附件如文 附件X份 附件名称之后不加标点符号 党政机关公文处理工作条例 常见的附件有两类 一是用于补充说明或证实公文正文的附件 包括各种形式的说明材料 参考材料 图表 凭据等 二是用于向上级机关报送或向下级机关批发 批转 转发 印发 的附件 前一类附件是真正意义上的附件 后一类附件实际上是主件 是真正意义上的主件 而主件只起报送 发布 按语 转发 函告的作用 党政机关公文处理工作条例 根据新 条例 第四章的规定 行文规则主要有六点 1 一般不要越级行文具体包括 向上级机关行文 一般要按照直接的隶属关系而不应越级 例如 县人民政府一般应直接向市人民政府行文 而不应越过市人民政府而直接向省人民政府行文 若遇有特殊情况需要越级行文时 也应抄送直接的上级机关 以便于其了解情况或协助办理 因为各级机关都是有一定的分工和管辖权限的 上级