公司快递收发管理规定

快递 件 收发管理规定 一 目的 规范公司收 发快递管理 防止快递丢失 降低运行风险 控制物流成本 确保公 司快递的收发工作及时 准确 高效 二 适用范围 用于公司全体员工 三 定义 快递物品 指公司员工因工作需要 寄送文件资料 产品样品 货物以及其他与工 作相关货品等 四 权责 1 人事行政部负责快递签收工作 并对收取的快递件进行登记 及时通知收件人领取 对于 未被领取的快递 赋有保管义务 2 快递相关人员必须遵照本规定执行 3 部门负责人负责本部门的快递费用管控工作 五 收发快递流程图 1 收件流程图 快递员送达快 递邮件到公司 前台 前台或值班人 员接待 核对 单据与实物相 对应 登记确 认 前台通知指定快递收 件人领取 并确认签 字 前台通知指定快递收 件人 收件人交代他 人代收 代签 前台当天整理单 据并输入电脑 月底汇总核算上 报财务部 2015 1 30 2 寄件流程图 六 费用管控 1 物品分类与快递公司选择参照表 序号寄件类型选择快递公司 1 A 类 紧急件顺丰快递 2 B 类 贵重件 如票据 证件 贵重配件或物品等 EMS 或顺丰快递 3 C 类 普通件 如资料 文件 普通产品样品等 中通快递 4 D 类普通信函 贺卡等中通快递 2 保价 为避免风险 超过 1 万元的物品不可快递 寄 5000 至 10000 万元的物品和易碎 易损件必须进行保价 若未保价而物品发生损坏的 寄件人将酌情承担相应责任 3 所有公司付款的外发快递均需员工填写 快递发送申请表 后交由部门负责人签字确认 4 严禁公费寄私人物品 一经发现按该单快递费的 5 10 倍处罚 5 严禁私自寄公司产品 一经发现按该产品市场价值的 5 10 倍处罚 情节严重者视同偷盗 并追究其刑事责任 6 对于快递费过高的部门 部门负责人应进行分析 并制定整改措施交人事行政部后报 COO 寄件人填写 快快递递发发送送 申申请请表表 部门负责人审 批 前台收取 快快递递发发 送送申申请请表表 快递 单 物品 前台确认单据 填写是否清晰 前台联系合适的快 递公司 寄出物品 保留好快递单据 前台整理当天单据并 输入电脑 保存汇总 2015 1 30 7 人事行政部对公司整体快递费进行管控 七 前台收件规定 1 不需支付到付快递费的快递收件由前台签收 登记后 及时通知收件人签字领取 2 需支付到付快递费的快递收件 前台应及时联系收件人或并办理付款手续 3 贵重物品和公司秘密文件原则上由前台通知收件人到前台自领 如收件人无法领取时 由 前台与收件人确认后再办理代收手续 4 前台签收所有快递件必须进行登记 并让收件人签收 若收件人不在可通知部门相关人员 直接签收 5 公司所有寄件的快递单统一由前台保管 保管期为一年 便于对账和查询 6 为了保证前台已签收快递的安全和维护公司前台的形象 要求收件人或委托人必须在前台 通知后即时将收件从前台领走 下班签收的快递除外 如果当天未领走的 每超 1 天对收件 人罚款 50 元 7 前台已签收的快递件并通知收件人来领取的 如当天未领走造成遗失或损坏由收件人自行 负责 八 遗损件索赔 1 寄 收 件人发现所寄 收 快递发生遗失或损坏的 应第一时间将单号报到前台 由前 台与快递公司跟进索赔 寄件人须给予相关配合 2 前台须对每单索赔件记录在 快递件遗失 损坏登记表 上 便于查询和统计快递件的遗失 损坏率和评价供应商的服务能力 2015 1 30 九 附件 1 快递发送申请表 快递发送申请表 日期 姓名职务部门 快递内容 快递类型普通 贵重 紧急 备注 COO 部门经理申请人 快递发送申请表 日期 姓名职务部门 快递内容 快递类型普通 贵重 紧急 备注 COO 部门经理申请人 2015 1 30 2 快递签收登记表 邮件签收登记表邮件签收登记表 序号收件人快递名称快递单号收件日期签字 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 2015 1 30 3 快递发放登记表 快递发放登记表快递发放登记表 1 1 没有保价的物品 将按照邮局速递总局速递承运的有关规定给予赔偿 没有保价的物品 将按照邮局速递总局速递承运的有关规定给予赔偿 2 2 发贵重易碎品时必须在运单上注明 如未注明出现破损损失自己承担责任 发贵重易碎品时必须在运单上注明 如未注明