公司内部报销制度

公司内部报销制度公司内部报销制度 一 一 总则总则 为了严格公司管理制度 合理控制公司经营费用 根据公司经营活动的特点 特制订 本制度 公司各阶层人员 在下述规范中操作失当 给公司带来损失风险的 根据情 节大小由总经理等相关人员负责责任追究 讨论决定 二 费用报销行为合法性审核依据费用报销行为合法性审核依据 费用报销的控制要遵循计划管理 分级负责 层层把关原则 由各部门经理负责本部门 人员费用报销的实质性 合理性的一级审查 由财务部对报销票据的合法性进行二级审查 由总经理进行最后的审核批准 相关报销行为的审核规定如下 第一条 费用发生过程中 原则上必需由两人或两人以上同时参与或执行 并互相监 督或共同承兑相关责任 第二条 费用发生后 当事人应充分取得费用的相关单据 如 合约或协议 合法的 票据等 如因未能取得合法 被税务机关认可 的票据而遭受财务部剔除的部分支出 公 司原则上不予以承担 由当事人自行负责 第三条 费用单据收取后 当事人应及时将收集到的费用单据加以整理归类 采用公 司统一印制的 费用报销单 规范粘贴 粘贴过程中应区别费用性质 如 交通费 住宿 费 餐饮费 招待费 办公费等 分类粘贴 便于归类计算和整理 三 费用报销单的填制费用报销单的填制 第一条 当事人在填写 费用报销单 时 应遵照 实事求是 准确无误 的原则 将 费用的发生原因 发生金额 发生时间等要素填写齐全 涉及专案的一定要写清专案名称 并签署自己的名字 费用报销单 的填写一律不允许涂改 尤其是费用金额 并要保证 费用金额的大 小写必须一致 否则无效 第二条 一切事项报销的单据均必须取得合法的凭证 没有合法发票的业务按来处理 严禁使用白条或其他不合法的凭证 一些特殊情况需要使用替代凭证的 也必须由副总和财务主管的共同认可 同时做到财务操作的安全合法 另外替代凭证要求 做到时间合理 摘要明确 金额确定 不能真假混杂 给公司带来财务风险 第三条 报销人在报销前必须事先整理好各类单据 首先对单据的类别 时间 批次 项目等进行分类 然后按照一定的标准清晰准确的粘帖在报销单据的后面 并在附件中写 明所附单据的张数 单据数量比较烦杂的要写出报销明细清单附在后面 单据分别不清晰 粘帖不规范的财务部门可要求对方改正 不改正的有权予以拒绝受理 四 费用报销流程四 费用报销流程 特殊事件急需付现 先向总经理请示后 出纳先行付款手续 后补审批 第一条 当事人应将填写完整 附件齐全的 费用报销单 和已经审批过的 暂支款 申请单 一起送交本部门经理进行审批 部门经理应重点对费用发生的真实性 费用预算 金额与实际金额的差异合理性进行审查 部门经理审查无异议后 应在 费用报销单 部 门经理一栏签署审批意见并签署部门经理的名字 第二条 当事人将取得经过本部门经理审批签署后的 费用报销单 以及原审批的 借款单 送交财务部门相关人员进行审核 财务部人员应重点对 费用报销单 后所附 的原始发票和单据进行合法性审查 对费用金额的计算进行复核稽查 审查无异议后 应 在 费用报销单 财务部门一栏签署审批意见并签署财务经理的名字 第三条 当事人将取得本部门经理 财务部门经理审核签署后的 费用报销单 或者 原审批的 暂借款申请单 一起 通过公司内部单据传递程序报送到公司总经理处 由总 经理进行最后的审查和审批 总经理一般仅从 费用报销单 的形式要素上进行审查 看 费用报销人报销申请 填制费用报销单 报销人部门负责人 或上级主管 确认签字 出纳 财务主管审核 单据 数据等方面要求 公司总经理 或委托授权人 审批 出纳复核并履行付款 报销审批程序和相关人员的签字是否齐全 字迹是否真实 总经理审查无异议后 在 费 用报销单 总经理一栏签署审批意见并签名 第四条 当事人取得审批齐全的 费用报销单 以及 暂借款申请单 后 应在 3 天之内送交财务部门的出纳员手上领取资金 出纳人员应对 费用报销单 进行审核 重 点看报销单是否有涂改 费用的计算是否正确 后附的发票是否齐全合法 审批手续是否 齐备 出纳人员在审核无误后方能付款 原则上当月发生当月取得并当月报销 业务人员 有及时催收票据的义务 上述流程为公司各项费用报销的既定程序 以后各项事务的报销均需要遵照上述 流程操作 否则财务部有关人员有权拒绝付款 五 公司内部主要费用报销程序五 公司内部主要费用报销程序 1 外购材料及办公用品及支付制作费等款项 均需取得对方开具的收款凭据 在原始 单据上要注明费用发生明细 日期 金额大小写要全 原始单据不得有涂改的痕迹 原始 单据必须加盖有销售方的章 凭合法的原始单据将票据粘贴好 用中性笔填写经费支出报 销单 费用支出类的单据要有经办人在原始单据上签字 2 市内交通费报销 要凭正规发票 公交车票 车租车票 进行报销手续 需要在经 费支出单上注明起始地 目的地 办理事项 员工办公无特殊情况不许打车 如有需要 向总经理请示同意后方可打车办事并进行报销手续 在报销单上注明打车原因 3 差旅费用报销 因公出差期间发生的交通费 住宿费凭正规车票 住宿发票进行报 销 餐饮费按公司规定按日定额给予报销 公司员工出差借款 应填写借款单 并注明出 差时间行程 由财务会计审核 总经理或经总经理授权的指定人员批示后方能支取借款 出差员工应在出差回来 一周内办理报销手续 未在规定期限内办理报销手续的 财务部 门应在当月工资中扣回预借的差旅费 待报销时再行支付 4 业务招待费的报销 发生招待事项前应向总经理请示 经同意后方可进行限额接待 报销时凭正规餐饮业服务发票 若有在外购的酒水 会同酒水发票或收据 填制经费报销 单进行报销 报销单上必须注明招待对象 事由 参加人员 5 加班用餐费的报销 各店因加班用餐报销费用 需要有加班人员的签字方可履行报 销手续 6 各种福利补贴 交通补助 电话补助 交际补助 房补 除个税报销外 员工 福利性补助报销当月补助要当月报请 逾期报销的财务上可不予处理 因出差等其他原因 无法按时报销的除外 福利费报销时要在报销申请单后张贴正规发票 报销申请单上的报 销内容要与后附的凭证内容一致 不按规定填写或者填写不规范出纳应予以退回 7 各店办公及营业设施的维修 需要发生维修费用时 向总经理提出申请 经同意后 进行维修 维修购买材料及支付人工费均需要取得原始凭证 按规定填写经费支出单进行 报销手续 8 快递费 快递费的报销单一定要附 绿联 和快递行业的发票 报销单上要注明邮寄 物品和目的地