文档编码管理程序

XXX 公 司 文件名称文档管理程序版本2 0 文件编号QP 0606制定部门行政部页次1 4 管制印 1目的 本程序规定了与产品和服务及质量管理体系有关的文件和资料的控制内容和方 法 使品质管理系统所有使用文件与质量记录数据正确流通 为质量改进提供数 据分析及产品的可追溯性提供原始依据 并确保各相关部门能适时获得适当且 有效之最新版本文件 2范围 适用于本公司所生产之产品服务及质量管理体系 自原物料采购 生产 检验 储运 至交货等各阶段作业中相关的文件和资料控制和质量相关记录 不论本 公司内部或外部提供之相关文件与数据均适用之 3权责 3 1 文控负责监督与体系有关的所有文件发放的归档管理 并保留原稿 相关单 位配合文控负责实施本程序 对本公司发布的管理体系文件进行登记保管 借阅 收回及销毁等管理 3 2 技术部 研发工程 负责技术文件 图纸的管理 3 3 各部门责任人负责本部门的文件及数据管制作业要求的执行 3 4 各部门责任人负责本部门相关文件的起草制订 修改 审查 并组织文件的 会审和呈上级核准 3 5 各部门责任人负责接收 识别相关外来文件 并决定是否需转为内部文件 4定义 4 1 文件定义 4 1 1一阶文件 质量手册 4 1 2二阶文件 程序文件 4 1 3三阶文件 作业技术指导书 检验规范 规章制度类 4 1 4四阶文件 窗体表单 记录类 4 1 5外部文件数据 有关国际 国家标准 环保法律法规 协力厂商材料规 版本修订日期分发部门制作核准 2 02013 06 20 2 02017 11 30 修 订 记 录 公司全体 XXX 公 司 文件名称文档管理程序版本2 0 文件编号QP 0606制定部门行政部页次2 4 管制印 格及客户图面之发行资料等 4 2 文件和资料来源可分为 4 2 1质量管理体系文件 质量手册 程序文件 作业文件 产品质量计划 表单 记录 4 2 2与合同有关的文件 业务合同 协议 采购合同订单或协议及与此有 关的说明 附件等 4 2 3相关供方文件 有关的供方或协作成的文件和资料 4 2 4管理性文件 公司的规章制度等 4 2 5外来文件 政府下发的法令 法规 顾客提供的文件和资料等 4 2 6目前本公司文件管理 电子档及实体文件两种方式进行管理 5参考文件 无 6管理流程图 无 7作业内容与要求 7 1 文件和资料的标识 7 1 1质量手册编号的格式如下 7 1 2程序文件编号的格式如下 7 1 3作业指导 检验规范 规章制度编号的格式如下 XXX 公 司 文件名称文档管理程序版本2 0 文件编号QP 0606制定部门行政部页次3 4 管制印 7 2 外来文件编号原则 外来文件 国标 引用资料类 无需编号 但需加盖 外来文件 印章 客户 厂商等外来文件 专门保管即可 如转化为内部文件 则按正常内部文件编 号原则执行 7 3 公司内部人员未经允许 不得将文档资料资料带出公司或私自借阅给他人 不得在不适当的的场合随意与他人谈论保密文档资料内容 7 4 若有将电子资料外发的 需对资料进行加密处理 密码由电话或短信传递给 指定人员 7 5 文档资料的降密 解密 开放 必须由总经理审批通过方可执行 7 6 公司工作人员如有违反保密制度 丢失或擅自提供文档资料 泄露文档资料 机密等行为 视情节轻重 给予行政处分 或追究其法律责任 7 7 文档资料资料查 借 阅 7 7 1公司文档资料为公司研发 信息安全服务和销售服务 7 7 2凡经授权的人员 方可利用公司产品文档资料 7 7 3机关 团体 企事业单位和其他组织以及公民持有单位介绍信 经公 司同意 可以利用公司相关未开放的文档资料 7 7 4公司文档资料原则上不外借 因特殊原因需将文档资料借出公司外 利用的 须经公司领导批准 办理借阅手续 借出公司外利用的文档 资料 必须限期归还文档资料公司 7 7 5查阅文档资料的人员只能看指定的文档资料内容 不准随意翻阅其 它内容 7 7 6凡需摘录文档资料资料内容 所摘内容必须经公司工作人员认真核 对 确认无误后方能盖章 利用者需复印文档资料作为证明材料的 须经文档资料公司审查同意 由文档资料人员负责复印 XXX 公 司 文件名称文档管理程序版本2 0 文件编号QP 0606制定部门行政部页次4 4 管制印 7 7 7查 借 阅人员不准在文档资料载体上圈划 涂改 增删 不准拆散卷 宗 抽取文件 不准在阅档时吸烟喝茶 不准私自摘录或复印文