如何防止和检查Excel数据录入错误

如何防止和检查 Excel 数据录入错误 黄骅市第三中学 吕维智 摘要 运用 Microsoft Office Excel 进行各种运算与操作 首要 工作是数据录入 在大量的数据录入过程中难免会出错 而检查录 入错误更是一件不容易的事情 本文从数据录入源头如何堵塞错误 数据录入结束后如何快速检查错误 提出了一系列的解决办法 关键词 允许值 替换 审核 Microsoft Office Excel 具有强大的数据统计功能 运算速度快 捷 运算结果准确 但如果所引用的原始数据有错误 其统计结果 也将产生错误 因此 正确的录入数据是统计工作有效的前提条件 要确保数据录入正确 除小心谨慎外 还要掌握一些必要的技巧 一 限定 数据有效性 确保录入数据不超范围 一般地 在一个表格结构中 相同字段的数据总是在一定范围 内 比如 姓名 字段的为文本 其长度为 2 3 个汉字 学生 考试成绩 字段为整数或小数 其范围介于 0 150 之间 根据 这一特点 可以在录入数据之前 设置表行或表列数据的录入允许 值范围 表头除外 对于规定范围内的数据能顺利录入 对于超出 范围的数据系统会发出拒绝录入的警告 这样就大大降低了数据录 入错误率 具体操作过程是 执行 数据 有效性 命令 打开 数据有效性 对话框 切换到 设置 选项卡 可以看到控制数据录入范围的 有效性条 件 本文框 其 允许值 下拉列表中包含了任何值 整数 小数 序列 日期 时间 文本长度 自定义等八个选项 如图 1 图 1 当限定 姓名 字段录入的有效性时 可以在下拉列表中选取 文本长度 选项 数据选择 介于 选项 最小值填写 2 最 大值填写 3 如果限定 考试成绩 字段录入的有效性 则可以 在下拉列表中选取 小数 选项 数据仍选择 介于 选项 最小 值填写 0 最大值填写 150 当录入了有效范围外的数据时 系统会弹出 停止 警告 提 示用户 输入值非法 其他用户已经限定了可以输入该单元格的数 值 要对警告框样式进行个性化设置 可以将 数据有效性 对话 框切换到 出错警告 选项卡 自行选择停止 警告 信息三个样 式 并输入适当的标题和错误信息 二 利用 替换 功能 消除文字录入中误输入的空格 在录入文字时 往往由于选择文字和输入法之间的切换等原因 在所输入的一组文字中间或前 后产生空格 例如 在输入 工程 师 三字时 如果中间的字出现空格 写成 工程 师 检查错误 还稍微容易一些 但是如果在两边出现空格 把 工程师 写成 工程师 并且单元格格式设置为 靠右 对齐 把 工程师 写成 工程师 并且单元格格式设置为 靠左 对齐 这时 仅靠眼 睛根本就无法复核错误 而这种隐含的错误会直接导致 Excel 运算 结果的错误 其纠错办法是 执行 编辑 替换 命令 打开 查找和替换 对话框 在 查找内容 文本框中输入一个空格 在 替换为 文本框中不 用作任何输入 单击 全部替换 如图 2 整个工作表中错误录入 的所有空格全部消除 图 2 三 通过 圈释无效数据 查找录入错误 在没有提前设置单元格区域录入数据有效性的情况下 或虽然 提前进行了数据有效性设置 但在区域内粘贴了其它区域的数据 或区域内运用了公式计算 这些情况下都有可能产生错误 其解决 办法如下 首先 对单元格区域重新进行 数据有效性 设置 然后 执 行 工具 公式审核 显示 公式审核 工具栏 命令 在 Excel 窗口中添加 公式审核 工具 如图 3 单击工具栏上的 圈释无效数据 按钮 超范围数据被一一圈释出来 图 3 当然 对于