总经办部门建设方案(初稿)

金锚集团金锚集团 总经理办公室总经理办公室 部门建设方案 草案 部门建设方案 草案 为保证公司决策和重大事项按照计划进行实施 顺利推进公司各项任务的 完成 金锚集团可组建 总经理办公室 部门 承担公司决策计划等重大事项 督查 督办及行政管理 会议管理 部门协调和沟通等工作 总经理办公室拟定编制三人 其中主任 1 名 专员 2 3 名 一 总经理办公室在公司组织结构中的位置 二 二 总经理办公室基本职能总经理办公室基本职能 2 1 督查督办公司各部门贯彻执行方针政策以及各类指示和计划规定等 2 2 围绕公司每个阶段中心工作和重点工作 拟定公司行政工作计划 经常督 促检查其贯彻执行情况 并定期进行总结 2 3 开展调查研究 了解公司内外有关工作的动态 及时向总经理提供各种信 息 2 4 负责召集总经理主持的会议 经常督促检查会议决议的贯彻执行 2 5 负责公司文件 资料的收发 审批与管理 确保文件的正常传递 2 6 负责内 外来宾的接待和来信来访工作 三 三 总经理办公室主要工作范围总经理办公室主要工作范围 3 1 围绕公司每个时期的中心工作或重点工作 深入有关部 科 室 车间 班级等基层 调查研究 掌握动态 系统地整理分析 定期与不定期地进行专 题总结和写出综合报告 3 2 为公司领导召开各种定期或不定期会议做好准备 负责会议记录 形成会 议文件 督查督办会议决议的执行情况 3 3 负责全公司文件 外来函电的收发 分转 催办 立卷归档和打印及管理 工作 3 4 对以公司名义上报或下发的正式文件 进行政策性和文字审查 并负责打 印下发 上报 3 5 负责公司印鉴和总经理名章的使用 基层印鉴和介绍信的管理工作 3 6 组织安排公司日常及节假日的总值班 3 7 负责内 外宾接待 小车管理 调度工作 按规定标准安排客饭 3 8 负责公司行政信访接待工作 3 9 负责公司会议室 外宾室的管理以及使用安排 3 10 负责行政荣誉奖状 锦旗 礼品的管理 3 11 负责收集整理企业工作大事记 3 12 督促各部门公文管理和保密工作 3 13 负责起草总经办业务范围内的各项管理标准 工作标准 并组织贯彻实施 3 14 负责企业行政固定资产管理 保证公有财产的安全完整 3 15 完成公司领导临时交办的各项任务 四 四 总经理办公室部门权限总经理办公室部门权限 4 1 有权向公司各部门索要必要的文字材料与数字资料 4 2 有权向公司各部门催办总经理限期完成的工作任务 4 3 有权检查各部门对上级文件 总经理指令 公司会议 公司各类专题会议 决议 会议纪要及总经理布置的工作执行情况 并按有关规定进行考核与奖罚 4 4 有权检查各行政部门的管理工作 月工作计划的完成情况 并按有关规定 进行奖罚 4 5 有执行总经理 副总经理 临时赋于的权力 五 五 总经理办公室部门责任总经理办公室部门责任 5 1 对公文 函件 电传积压或传递不及时而耽误工作负责 5 2 对各种印鉴管理使用不当负责 5 3 对调查研究 反映情况失真 影响工作负责 5 4 发现重大问题 未及时上传下达 致使工作遭受损失负责 5 5 对内 外宾接待不当 造成损失影响负责 5 6 对公司年 月行政工作计划与总结等文字材料 起草 印发不及时或不符 合上级主管部门 公司领导的要求 而影响工作负责 5 7 对机密文件管理不严 发生失密 泄密或丢失 损坏负责 六 六 总经理办公室与有关科 室 车间的关系总经理办公室与有关科 室 车间的关系 6 1 从各科 室 车间取得下述材料 a 年 月工作计划 b 年 月工作总结 c 专题总结 报告和经验介结材料 d 其他有关资料 6 2 向各科 室 车间转达总经理指令 或根据总经理决定向有关部 科 室 车间布置具体工作 6 3 监督检查各 科 室 车间工作计划完成情况 调查了解完不成计划或出 现事故的原因 七 总经理办公室部门建设步骤 一 确定岗位人选 1 总经办主任的要求 总经办主任不同于总经理秘书 既要有丰富的行政 人 事 管理工作经验 也要熟悉公司文化和公司其他各部门 如销售 计划 车间 仓储等 的岗位职能 能够站在战略的高度理解总经理的各类指示和 精神 做事认真负责 公平公平 能够组织和主持公司各类例行会议和主题 会议 擅长善于发现企业各类问题 提出合理话建议 并能够定期形成公司 各类调研信息报告 在教育方面接受过正规的企业战略 计划 财务 营销 人力等专业知识的培训 2 总经办主任聘请渠道 考虑总经办主任职能的综合性和特殊性 建议此岗位 人选考虑从公司外部进行招聘 3 总经办专员的要求 需要一定的公文写作能力和企业调研 信息分析的能力 和经验 也要具备一定的企业管理能力和督查督办能力 接受过企业管理 工商管理 企业营销等方面高等教育和培训 4 总经办专员的人选 建议可在公司行政办公室 工厂 营销 仓储 外贸等 部门进行内聘 二 确定总经理办公室主任 专员岗位职责和考核方法 初步编制总经理办公室主任岗位职责 工作标准及考核 百分制 如下表 总经理办公室主任岗位职责及考核标准 岗位职责及工作标准满 分 扣分得 分 一 主持总经办日常工作25 1 组织拟订总经办年度工作计划及总结 要求 计划内容全面 具体 切实可行 在每年 1 月 底之前呈报公司领导 总结内容全面 客观 次年 1 月底之前呈报公司领导 5未按时呈报的 每项扣 1 分 被领导否 决的 扣 2 分 2 每周拟订本部门 一周工作要点 于周 一上午 9 30 11 00 向公司总经理汇报 经总经理确认 并将公司各部门 一周工作要 点 进行汇总 打印 于公司办公例会前呈报 公司领导 5 未按时拟订本部门 一周工作要点 并 向总经理汇报的 每次扣 2 分 未按时 汇总 打印集团 一周工作要点 的 每次扣 2 分 3 每周周一上午召开总经办工作例会 布置一 周工作 按岗位职责和一周工作要点分配工作 任务 5无特殊情况 未按时召开办公室工作例 会的 每次扣 1 分 4 监督检查 协调落实总经办日常工作 要求 每天检查员工的工作 监督遵守劳动纪律 5 因工作检查 协调不力 亦无其他特殊 原因 造成 一周工作要点 规定工作 和领导布置任务不能按要求完成的 每 项扣 1 分 办公室人员严重违反劳动纪 律 造成工作损失的 每起扣 1 分 5 负责对本部门员工进行日常工作绩效考评 每周严格审核员工工作日志 填写 员工工作 评价表 对员工工作作出客观 公正的评价 并逐项记录员工未按要求履行岗位职责的事项 5 未每周对员工工作日志进行审核签名的 每一次扣 0 5 分 对员工工作日志中不 真实的内容审核时未明确标注 员工 工作评价表 内容不客观和有明显遗漏 的 每项扣 1 分 二 负责组织公司总部公文运转 5 要求指导 监督办理公司收文 发文 严格执 行公司公文流转程序 按规定对公司上报的请 示性公文 4 个工作日内办结 上报和下发的公 5 未按时办结的 每份扣 0 2 分 违反公 文运转流程的 每次扣 0 2 分 印发公 文出现错误的每次扣 1 分 正式发文因 文表述恰当 格式正确 无错别字 分发及时 办结公文及时归档 妥善保管 出现格式错误或错别字收回重发的 每 份文件扣 3 分 三 对公司有关决议 决定和领导交办事项 进行催办 督办和查办 30 1 按领导要求对公司有关决议 决定和其他工 作进行催办和督办 对要求一个周内完成的工 作 每日至少催办一次 要求一个月内完成的 工作 每周至少催办一次 要求一年内完成的 工作 每月至少催办一次 在催办的同时了解 工作进展情况 督促办理 并作催 督办记录 10未按时催 督办的 每次扣 5 分 未作 催 督办记录的 每次扣 2 分 2 及时向有关领导报告催办 督办工作的进展 情况 要求工作进展的每一阶段和工作进展中 出现问题时必须向有关领导报告 10 未按要求报告 造成工作延误和有关问 题未得到及时处理的 每次扣 1 分 3 按领导的指示对公司所属部门落实公司决议 决定及领导交办工作进行查办 要求作全面 客观的调查 掌握真实情况 拟写查办报告 在规定的时限内呈报有关领导 10 未按时呈报书面查办报告的 每次扣 2 分 查办报告内容不真实的 每项扣 3 分 四 联系 沟通与协调公司有关对外事务 协调公司总部与公司各职能部门之间的业务关 系 牵头办理分工不明确的有关事项 5 要求与相关单位 部门主动沟通 及时协调 进行对外电话联系 办理有关传真 函件 组 织好有关工作协调会 5 对牵头办理的工作因沟通 协调不力 以致不能按期完成的 每次扣 2 分 五 负责会议会务及活动筹备 12 1 筹备季度 年度 专题工作会议和公司有关 活动 要求拟订筹备工作方案报经公司领导批 准 对筹备工作明确分工 任务分解落实到人 统筹协凋各项准备工作 按批准的费用标准严 格控制费用支出 确保会议和活动设计科学 程序流畅 效果良好 无明显疏漏和差错 5 出现明显疏漏 影响会议或活动效果的 每次扣 2 分 未获领导批准 会议 活 动费用超支的 每超 5 扣 1 分 2 负责公司总部日常工作会议的会务工作 负 责通知有关人员参加会议 安排会议场所 维 持会议秩序 组织会议后勤服务等 5 未按要求通知有关人员参加会议或未安 排好会议场所的 每次扣 1 分 因其他 会务工作失误影响会议正常进行的 每 次扣 0 5 分 3 负责公司的生活福利 组织各种文化娱乐活 动 活跃员工业余生活 2 六 负责公司企业文化建设和宣传工作 企 业内刊和网站的编辑 发布与更新 5 对企业信息未及时更新的扣 0 5 分 七 密切关注所属企业运营动态 对企业运 营中发生的重大事项及时报告有关领导 5 对应掌握的企业运营重要信息未及时报 告 影响领导决策的 每次扣 1 分 八 完成领导交办的其他工作任务10 要求按时完成领导交办的其他工作10 无故拒绝执行或者故意拖延推委的 每 次扣 3 分 九 按要求认真填写工作日志1 填写不规范并被主管领导在评语中认定 的 每次扣 0 5 分 十 对公司经营管理工作提出建议 2 三 确定总经理办公室各类工作规范和流程 总经办的核心工作是督查督办 可采取多种形式 确保督查督办工作的效 果 既要督查催办 也要明察暗访 确保公司会议精神和领导决策 不变形 不缩水 同时建立健全督查督办工作制度规范 强化其职能 规范其工作程 序 确保领导决策的落实和畅通 确保企业各项目标任务的完成 以下为初步编制的总经理办公室督查督办工作规范和督查督办管理制度 总经理办公室督查督办工作履行程序规范总经理办公室督查督办工作履行程序规范 1 立项 对有关会议文件的决策 部署事项和领导批示中需要督查督 办的事项提出具体办理意见 2 送审 对承办批阅的会议文件送有关领导批示 3 分类 按文件要求和领导批示精神 对需督查督办事项作出分类 按照轻重缓急 区别处理 4 办理 根据具体情况和领导要求 总经办对自办 转办 协办给予 协调安排 5 督查 督促检查承办部门是否按照要求 时间落实所承办的工作任 务 6 反馈 将督查督办结果反馈给要求结果的领导和部门 7 归档 对办理过程中形成的有关材料 办理一件整理一件 跟类归 档 总经理办公室督查督办工作制度规范 草案 总经理办公室督查督办工作制度规范 草案 根据集团公司 相关上级公司的工作要求与本公司的实际工作需要 为 了健全和规范本公司督办机制 确保各项会议所提问题事项的贯彻落实 切实做到企令畅通 特制定本制度 一 本制度中的重大问题事项是指经各级会议 公司工作例会研究确定 的事项 二 公司督查督办的责任主体为总经理办公室 其工作内容与主要职责 一 负责对公司各类重大事项解决与实施情况的督办与检查 纠正有 关违背解决目标的行为 二 列席公司每周工作例会及公司指定参加的其它会议 了解和把握 各项重大问题事项的具体内容 三 总经办要与行政部分工合作深入相关部门检查 及时了解重大问 题事项解决与实施的执行进度及有关情况 填写 公司督办检查表 下称 督办检查表 督办检查表须含 1 督办事项的原定程序 进 度 应取得的效果等 2 督办与检查过程中发现的问题 3 评价与建议 四 督办检查工作应该持续至该事项完成为止 五 实施督办追踪情况通报制度 每月第二次公司工作例会前 总经 办负责向公司主要领导通报上月重大事项进度及完成情况 五 对督办与检查责任主体的岗位要求 一 准时出席有关会议 做好记录 掌握重大问题事项与处理决策的 内容 二 加强调查研究 保持与相关部门 企业的良好沟通 三 努力学习 提高工作效率 强化过程督办与检查 四 公平 公正处理问题 提高公信力 提高管理权威 五 既要善于发现问题 督促处理问题 又要善于总结经验 为完善 重大问题事项解决机制提供建议 六 被督办和检查的单位及相关责任人在接受检查时必须实事求是地提 供有关资料 加强沟通 密切配合 不得以任何理由和借口推托或拒绝