会计账簿课件.pptx

第六章会计账簿 学习目标 知识目标1 了解账簿的种类2 了解账簿的格式3 掌握登记账簿的规则与方法4 掌握总分类账户和明细分类账户的平行登记5 掌握错账更正的方法与适用范围6 掌握对账的内容及方法7 知道结账的方法8 知道更换与保管账簿的方法 能力目标1 能根据企业特点和需要设置账簿2 能根据记账凭证规范的登记各种账簿3 能进行总分类账户和明细分类账户的平行登记4 能规范地对错账进行更正5 能进行期末对账工作6 能进行期末结账工作7 能进行账簿的更换与保管工作 素质目标1 具有沉稳 谨慎的学习和工作态度2 具有独立自主分析问题和解决问题的能力3 培养学生认真细致 规范的实际操作作风4 具有坚持准则 不做假账的职业操守和精神 6 1会计账簿概述 6 1 1设置会计账簿的意义1 会计账簿的概念会计账簿 是由一定格式的账页组成的 以经过审核的会计凭证为登记依据 全面 连续 系统地记录各项交易或事项的簿籍 2 设置和登记会计账簿的意义 1 通过账簿的设置和登记 可以记载 储存会计信息 分类 汇总会计信息 2 通过账簿的设置和登记 可以检查 校正会计信息 3 通过账簿的设置和登记 可以编报 输出会计信息 3 设置会计账簿的原则 1 依法设置 2 结合实际 3 满足需要 4 组织严密 5 精简灵便 6 1 2会计账簿的种类1 按账簿的用途分类所谓账簿的用途 是指一本账簿用来登记什么经济业务以及如何进行登记 1 序时账簿序时账簿是按照交易 事项发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿 通常是按照记账凭证的编号顺序逐日登记的 所以习惯上又称为日记账 按其记录的内容不同 序时账簿可分为普通日记账和特种日记账 1 普通日记账 也称通用日记账 是用来登记单位全部交易或事项的日记账 在账簿中 按照每天发生的经济业务的先后顺序 逐项编制会计分录 所以也称为分录簿 实际工作中 普通日记账不利于记账分工 不利于登账 工作量较大 难以比较清晰地放映各类经济业务是的情况 所以目前普通日记账在我国已很少采用 2 特种日记账 是用来记录某一类交易或事项发生情况的日记账 通常把某一类比较重要的 发生频繁 需要经常查核 性质形同的交易或事项 按其发生的先后顺序记入账簿中 为了逐日反映现金与银行存款的收支情况 各单位应设置库存现金日记账和银行存款日记账 分别记录现金和银行存款的收入 支出及结存情况 2 分类账簿分类账簿是对全部交易或事项按照会计要素的具体类别设置的分类账户进行登记的账簿 简称分类账 根据反映业务的详细程度的不同 分类账簿可分为总分类账和明细分类账 1 总分类账簿是根据一级会计科目设置的总括反映会计主体全部经济业务的账簿 简称总账 因为总分类账簿能分类 连续 全面 总括地反映企业经济活动的情况 并为编制会计报表提供资料 所以 每一个单位必须设置总分类账簿 2 明细分类账簿是根据二级会计科目设置的详细记录某一类经济业务情况的账户 简称明细账 明细账用来分类 连续地记录有关财产物资的收发保管 往来款项的结算 收入的取得 以及费用的开支等详细资料 3 备查账簿备查账簿 又称辅助账簿 是对某些未能在序时账簿和分类账簿中进行登记或者登记不够详细的交易或事项进行补充登记时使用的账簿 主要用来记录一些日后查考的有关经济事项 如租入固定资产登记簿 受托加工来料登记簿 有关应收 应付款项的备查簿 担保 抵押备查簿等 2 按账簿的外表形式分类 1 订本式账簿订本式账簿 又称订本账 是在启用之前就已将账页装订在一起 并对账页进行了连续编号的账簿 优点是可以避免账页散失 防止被随意抽换 从而保证账簿资料的安全与完整 缺点是由于账页固定 不能根据记账需要随时进行增减 在使用时必须为每一账户预留账页 当各账户预留页数同实际需要量不一致时 会因账页不足影响账簿记录的连续性 或因账页过多造成浪费 另外 采用订本式账簿 在同一时间里只能由一人负责登记 不便于分工 订本式账簿一般用于具有统驭作用和比较重要的账簿 如现金日记账 银行存款日记账和总分类账等 2 活页式账簿活页式账簿 又称活页账 是在账簿登记完毕之前不把账页固定装订和编号 而是零散地装在活页账夹中的账簿 优点是账页不固定装订在一起 可根据业务需要随时增减 重新排列账页 这样可以适当避免浪费 使用灵活 也便于记账人员的分工 又利于提高工作效率 缺点是由于账页是分开的 因而账页容易散失和被随意抽换 因此 为防止舞弊 在使用时应将账页按顺序编号 置于账夹内 在会计期末装订成册或封扎 妥善保管 活页账适用于记录经济业务频繁的各种明细账 3 卡片式账簿卡片账 是将账户所需格式印刷在硬片上 不加装订 并将卡片存放在卡片箱中的账簿 卡片账一般适用于某些可以跨年度使用 无需经常更换的明细账 以及财产物资的实物登记 如 固定资产明细账 低值易耗品明细账 3 按账页格式分类 1 三栏式账簿三栏式账簿是指其账页格式设有 借方 贷方 和 余额 三栏的账簿 三栏式账簿一般适用于只要求进行金额核算不需要提供数量 2 多栏式账簿多栏式账簿是指在账页的两个基本栏 借方 和 贷方 的某一方或两方下面按需要分设若干专栏的账簿 反映借贷方金额的组成情况 多栏式账簿一般适用于只需要进行金额核算而不需要进行数量核算 并且需要反映项目构成情况的账簿 如生产成本 制造费用 管理费用等明细账 3 数量金额式账簿数量金额式账簿 也称大三栏账簿 是指在账页 借方 贷方 和 余额 每一栏目内再分设数量 单价和金额三小栏 借以反映财产物资的实物数量和价值量 这种格式一般适用于既要进行金额核算又要进行实物数量核算的财产物资的明细核算 如原材料明细账 库存商品明细账等 6 2会计账簿的设置与登记 各种账簿记录的经济业务不同 账簿格式多种多样 但各种主要账簿都应具备以下一些基本内容 1 封面 载明账簿的名称和记账单位的名称 2 扉页 列明账簿启用和经管人员一览表 账簿目录表 3 账页 一般包括账户的名称 记账日期栏 记账凭证的种类和号数栏 摘要栏 借贷方金额及余额栏 总页次和分户页次等 6 2 1账簿登记的规则1 启用账簿的一般规则 1 填写封面 启用账簿时 应当在封面上写明使用单位名称 账簿名称和所属会计年度 各总账 明细账和分类账都应以一级会计科目名称为账簿名称 各种账簿的名称应写全称 不能简写 2 填写账簿启用表 在账簿扉页上填列 账簿启用和经管人员一览表 启用后由专人负责 内容包括 账簿名称 企业名称 账簿册数 账簿编号 账簿共计页数 启用日期 交接日期 交接人姓名 记账人员和会计主管人员签章 并加盖单位公章 2 编定账簿页数规则填写账簿目录表时 科目栏填写科目名称 页数栏填写会计科目在账页顺序号码的开始页到结束页 启用订本账时 应当从第一页到最后一页顺序编定页数 不得跳页和缺号 使用活页账时 应按账户顺序编号 定期装订成册 装订后再按实际使用的账页顺序编定页码 另加目录 记明每个账户的名称和页次 3 会计人员交接规则记账人员调动工作或因故离职时 必须与接管人员办理交接手续 应当在账簿扉页的经管人员一览表的交接记录栏里注明交接日期 交接人员和监交人员姓名 并由交接双方签章 以明确责任 4 登记账簿的规则 1 依据正确 中华人民共和国会计法 第十五条关于账簿登记要求的有关规定 会计账簿登记 必须以经过审核的会计凭证为依据 并符合有关法律 行政法规和国家统一的会计制度的规定 这是登记账簿的总体要求 2 登记账簿要使用规定的笔和墨水 为了使账簿记录清晰整洁 登记账簿必须使用用钢笔和蓝色 黑色或碳素墨水 不得使用圆珠笔或铅笔书写 除结账 改错 冲销账簿记录 余额为负外 不能使用红色墨水 下列情况 可以用红色墨水记账 1 按照红字冲账的记账凭证 冲销错误记录 2 在不设借贷等栏的多栏式账页中 登记减少数 3 在三栏式账户的余额栏前 如未印明余额方向的 在余额栏内登记负数余额 4 根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录 3 记账的文字和数码要清楚 规范 账簿中书写的文字和数字仅靠行格的底线书写 上面要留有适当空格 不要写满格 一般占全格的1 2 以便留有改错的空间 阿拉伯数字不能连写 字体要有倾斜度 自右上方斜向左下方 4 顺序连续记账 记账要按页次和行次顺序连续使用账页 不得跳行 隔页 如果发生跳行 隔页的 应当将空行 空页的金额栏由右上角向左下角用红色墨水划对角线注销 并注明 此行空白 此页空白 字样 并由记账人员和会计机构负责人签名或者压线盖章 以明确责任 对各种账簿的账页不得任意抽换和撕毁 以防作弊 5 记账标记 记账人员根据记账凭证登记完毕账簿后 要在记账凭证上签名或者盖章 并在凭证上专门的栏次内注明已登账的符号 如打 号或注明账簿的页数等 表示已经记账 以避免重复记账和漏记 也便于查阅 核对 6 结出余额 凡是需要结出余额的账户 应按时结出余额 现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额 债权债务明细账和各项财产物资明细账 每次记账后 都要随时结出余额 总账平时每月需要结出月末余额 结出余额后 应当在 借或贷 栏内写明 借 或者 贷 字样 以说明余额的方向 没有余额的账户 应当在 借或贷 栏内写 平 字 并在余额栏内用 0 表示 一般说来 0 应当放在 元 位 7 逐页结转 每一账页登记完毕结转下页时 应当结出本页发生额合计数及余额 写在本页最后一行和下页第一行有关栏内 并在本页最后一行摘要栏注明 过次页 在下页第一行摘要栏注明 承前页 字样 也可以将本页合计数及余额只写在下页第一行有关栏内 并在摘要栏内注明 承前页 字样 而不再在本页最后一行结出发生额合计数及余额后注明 过次页 8 新账簿的结转 在新年度开始时 应将各账簿上年中的余额转记到新年度开设的有关新账的第一页的第一行 并在摘要栏内说明 上年结转 字样 9 按规定更正方法更正 在记账错误时 不得挖补 刮擦 涂改或用药水消除字迹等 也不允许重抄 必须根据错误的不同情况 相应地采用正确的错账更正方法进行更正 6 2 2日记账的设置与登记1 登记现金日记账现金日记账是用来核算和监督库存现金每天收入 支出和结存情况的账簿 由出纳人员经管并根据审核无误的现金收款凭证 现金付款凭证和银行存款付款凭证 按时间经济业务发生的先后顺序 逐日逐笔进行登记 现金日记账一般采用订本式 其账页格式有三栏式和多栏式两种 实际工作中大多采用三栏式 三栏式现金日记账主要是指 借方 贷方 和 余额 三栏或 收入 付出 和 结余 三栏 在摘要栏和金额栏之间插入 对方科目 一栏 以便在记账时标明现金收入的来源科目和现金支出的用途科目 1 日期栏 登记记账凭证的日期 与现金实际收付日期一致 2 凭证字号栏 登记入账的收付凭证的种类和编号 3 摘要栏 简要说明登记入账的经济业务的内容 4 对方科目栏 说明与现金发生对应关系的账户名称 5 收入 支出栏 登记企业现金实际收 付的金额 2 登记银行存款日记账银行存款日记账是用来核算和监督银行存款每日的收入 支出和结余情况的账簿 由出纳人员根据审核无误的与银行存款收款凭证 银行存款付款凭证和现金付款凭证 按经济业务发生的先后顺序 逐日逐笔进行登记 6 2 3分类账的设置与登记1 登记总分类账总分类账是按总分类账户开设 用来记录全部经济业务总括核算资料的账簿 它在一本或基本账簿中将全部总分类账户按会计科目表的编号顺序逐一开设 总分类账一般只进行货币度量的核算 最常用的账页格式是 三栏式 即设置借方 贷方和余额三个基本栏目 2 登记明细分类账明细分类账是按照各个明细账户分类开设 用来记录某一类经济业务详细核算资料的账簿 明细分类账是根据记账凭证及其所附的原始凭证登记 一般采用活页式账簿或卡片式账簿 根据财产物资管理上的要求和需要做明细分类记录的交易或事项内容 其格式有三栏式 多栏式 数量金额式三种 1 三栏式明细分类账三栏式明细分类账 即账页只设有借方 贷方和余额三个金额栏 不设数量栏 只登记金额不登记数量 这种格式适用于那些只需进行金额核算而不需要进行数量核算的资本 债权 债务结算类账簿 如 应收账款 应付账款 短期借款 实收资本 等明细账 2 数量金额式明细分类账数量金额式明细分类账是在借方 贷方和余额三个栏目内 再分设数量 单价和金额三小栏 借以反映财产物资的实物数量和价值量 这种格式适用于既要进行金额核算 又要进行实物数量核算的财产物资的明细核算 如 原材料 库存商品 等明细账 3 多栏式明细分类账多栏式明细分类账是根据经济业务的特点和管理需要 在账页的借方 贷方的某一方或两方下面按需要分设若干专栏的账簿 反映借贷方金额的组成情况 一般适用于只需要进行金额核算而不需要进行数量核算 并且需要反映项目构成情况的费用成本 收入成果类账户 多栏式明细账的格式按记录内容不同又可分为 借方多栏式 贷方多栏式和借贷多栏式三种形式 借方多栏式明细分类账借方多栏式明细分类账在账页中设有借方 贷方和余额三栏 并在借方按明细科目分设若干栏目 它主要适用于借方需要设置多个明细科目的成本 费用 支出类科目 如 生产成本 制造费用 管理费用 等科目的明细分类核算 贷方多栏式明细分类账贷方多栏式明细分类账在账页中设有借方 贷方和余额三栏 并在贷方按明细科目分设若干栏目 它主要适用于贷方需要设置多个明细科目的收入类科目 如 主营业务收入 营业外收入 等科目的明细分类核算 借方贷方多栏式明细分类账借方贷方多栏式明细分类账在账页中设有借方 贷方和余额三栏 并同时在借方和贷方栏下分设若干栏目 其适用于借贷双方都需要设置多个栏目进行明细核算登记的科目 如 本年利润 应交税费 应交增值税 等科目的明细分类核算 借 6 2 4总分类账与明细分类账的平行登记1 平行登记的概念平行登记是指对发生的每一项经济业务发生 一方面要在总分类账进行总括登记 另一方面还要在其所属的明细分类账进行详细登记的会计处理方法 2 平行登记的要点 1 同依据 2 同方向 3 同期间 4 等金额 4 总分类账与明细分类账的核对总分类账户期初借方 或贷方 余额 所属明细分类账户期初借方 或贷方 余额之和总分类账户本期借方 或贷方 发生额 所属明细分类账户本期借方 或贷方 余发生额之和总分类账户期末借方 或贷方 余额 所属明细分类账户期末借方 或贷方 余额之和 6 2 5错账更正1 划线更正法划线更正法是对账簿记录中的错误文字或数字 划红线注销 并作更正的一种方法 适用于账簿记录有错误 而记账凭证没有错误的情况 更正时 先在错误的文字或数字上划一条红色横线表示注销 但必须使原有字迹仍可辨认 用蓝字在被注销的错误文字或数字上方的空白处填写正确的文字或数字 由记账人员及相关人员在更正处加盖印章 以示负责 2 红字更正法红字更正法是用红字冲销或冲减原记数额 以更正或调整账簿记录的一种方法 主要适用于两种情况 1 记账后 因记账凭证中应借 应贷科目或记账方向错误 而造成记账后的账簿记录错误 更正时 先用红字金额填制一张与原错误记录的内容相同的记账凭证 在摘要栏内注明 冲销 月 日第 号凭证错账 并据以用红字登记入账 以冲销账簿中原有的错误记录 然后 用蓝字填制一张正确的记账凭证 在摘要栏内注明 更正 月 日第 号凭证错账 并据以用蓝字登记入账 2 记账后 发现原记账凭证中应借 应贷会计科目和记账方向没有错误 但所记金额大于应记金额 而造成账簿中所记金额也大于应记金额 更正方法是 将多记金额 错误金额大于正确金额的差额 用红字填制一张与原错误记账凭证应借应贷科目和记账方向完全相同的记账凭证 在摘要栏注明 冲销 月 日第 号凭证多记金额 并据以用红字登记入账 以冲销多记的金额 求得正确的金额 3 补充登记法补充登记法 也称蓝字补充法 适用于根据记账凭证记账后 发现记账凭证中应借 应贷的会计科目和记账方向没有错误 只是所记金额小于应记金额的错误 从而导致账簿记录出现同样错误的情况 具体的更正方法是 将少记金额 应记金额与错误金额的差额 用蓝字编制一张与原记账凭证应借 应贷科目和方向完全相同的记账凭证 在摘要栏注明 补记 月 日 号凭证错账 并据以用蓝字在有关账簿上进行补充登记 6 3对账与结账 6 3 1对账1 对账的意义对账就是核对账目 即在经济业务入账以后 于平时或月末 季末 年末结账之前 对各种账簿记录进行的核对 2 对账的内容对账的内容即对账时所要做的具体工作 对账包括账簿与凭证的核对 账簿与账簿的核对 账簿与财产物资实存数额的核对 1 账证核对账证核对是指核对各种账簿记录与据以记账的会计凭证进行核对 做到账证相符 使差错及早消除 它是将现金和银行存款日记账 总分类账 明细分类账的记录与原始凭证和记账凭证核对 2 账账核对账账核对 即不同会计账簿之间的账簿记录是否相符 其核对内容包括 1 总分类账簿有关账户之间的核对 2 总分类账簿与所属明细分类账簿核对 3 总分类账簿与日记账核对 4 明细分类账簿之间的核对 3 账实核对账实核对 即核对会计账簿记录与各项财产物资等实有数额是否相符 3 对账的方法 1 账证核对的方法账证核对按照逐笔核对 抽查核对的方法进行 2 账账核对的方法直接核对 是指在进行账账核对的过程中 将有关账户之间的发生额 余额等直接进行的核对 3 账实核对的方法1 清查盘点核对 是指在进行账实核对的过程中 通过清查盘点的方法确定各种财产物资的实有数额 并与有关的日记账 明细账或总账的账面余额进行的核对 2 用对账单核对 是指在进行账实核对的过程中 将日记账 明细账的记录与有关的对账单内容所进行的核对 6 3 2结账1 结账的意义结账是在会计期末对账簿记录的结束工作 就是把一定时期 月份 季度 年度 内发生的经济业务在全部登记入账的基础上 在期末按照规定的方法对该期间的账簿记录进行小结 结算出当期发生额合计和期末余额 并将其余额结转下期或者转入新账以及划出结账标志的程序和方法 2 结账工作的主要程序 1 将本期发生的经济业务事项全部登记入账 并保证其正确性 2 按照权责发生制原则 调整和结转有关账项 合理确定本期应计收入和应计费用 3 将损益类科目转入 本年利润 科目 结平所有损益类科目 4 划线结账 3 结账的方法结账主要采用划线法 其目的是为了突出本期发生额合计数及期末余额 表示本会计期间的会计记录已经截止或结束 并将本期与下期的会计记录明显分开 结账一般都划结账线 在月结 季结数字上端和下端均划单红线 年结时应将各个账户结平 并在最后一行的合计数下端划双红线 表示 封账 划线应划红线且应划通栏线 即账页每一行从 日期 栏到 余额 栏 不能只在账页中的金额部分划线 1 月结月底应办理月结 在各账户本月份最后一笔记录下面划一通栏红线 表示本月结束 然后 在红线下结算出本月发生额和月末余额 如果没有余额 在余额栏内注明 平 字或 符号 同时 在 摘要 栏注明 本月合计 或 月份发生额及余额 字样 然后再在下面划一通栏红线 表示完成月结工作 2 季结季末应办理季结 在每季度结束时 应在本季度第三个月的最后一笔经济业务记录下划一条通栏单红线 表示本季结束 然后 在红线下分别结算出本季度借方 贷方本期发生额合计数和期末余额 在摘要栏内注明 本季累计 或 本季发生额和季末余额 字样 并在该行下面再划一