办公室职责权限流程图

交接会议 室钥匙 办公室下发须 参加会议的各 单位的通知 由办公室人员 对会议进行记 录 会后形成会议 纪要进行下发 根据会议内容 监督会议商定 事宜执行情况 非本单位来访人员至 传达室登记 门卫与访客来访部门 取得联系并确认 来访人员访客入内 来访人员若找董事长 或者总经理 门卫需致电办公室由办公室出面接待 各职能部门若用本单 位食堂进行公务接待 需向总经理递交食堂 使用申请 批准后由办公室统 一安排 办公室确定 采购地点 一 会议室使用流程一 会议室使用流程 会议组织部门填写 办公室负责人签字 如需办公室派专人服务 会议结束后由会议组 会议室使用申请单 并交接会议室钥匙 需提前说明 织部门清扫会议室 二 会议组织流程二 会议组织流程 三 来访接待流程三 来访接待流程 四 食堂接待流程四 食堂接待流程 五 办公用品采购流程五 办公用品采购流程 办公室检查会议室卫 生 检查合格检查不合格 按 时 签 到 未到 请假 旷工 对相关人员予 以罚款处罚 相关部门扣绩 效分 0 5 分 办公室按时对比市场价格 每月 周 按时清点办 公用品仓库 缺货时办公 室通知商店 送货 到货后办公 室专人负责 清点并入账 采购费用 一月一结 办公用品领用部门需 填写 办公用品领用 申请单 部门负责人签字后交 至办公室 办公室负责人签字后 由发放人前往仓库 领取 申请单一式两份办公 室与物品领用部门各 留存一份存档 各分公司和职能部门 填写 物品采购申请单 提交总经理批准后交 办公室统一购买或者 由分公司自行购买 购买后向办公室提交 正式发票 将三份票据一起提交 给财审部方可报销 办公室开具固定资产 验收单及出入库单 由办公室负责人及物 资使用单位负责人签 字确认 单价 50 元以下 总价 500 元以下的 周转材料 各采购部门经部门 负责人同意后可 自行采购 自行采购物品需建立 明确的物品账册以备 检查 考察物品采 购商店并列 出详细物品 采购清单 总经理签字 确认后由办 公室联系采 购点送货 到货后办公 室专人负责 清点物品并 入账 根据人力资源 部提供的物品 发放人员名单 通知各单位职 工领取 印章 证件使 借 用 前应填写印章 证件使 借 用审批单 部门负责人签字后需提 交总经理签字确认 六 办公物品领用流程六 办公物品领用流程 七 固定资产和周转材料采购流程七 固定资产和周转材料采购流程 注 注 八 节假日福利及劳保用品采购流程八 节假日福利及劳保用品采购流程 九 公司印章 证件使 借 用流程九 公司印章 证件使 借 用流程 确认后由人力资源部对 审批单进行存档登记并 交付使用 各部门 分公司 子公司 负责人签字确认后 明细表 交财审部 每季度 半年 根据 办公 用品申领单 核算明细表 分摊费用 办公室根据 人力资源部 列出的员工 名单确定福 利数量 十 油料 结算 管理流程十 油料 结算 管理流程 十一 车辆年审流程十一 车辆年审流程 十二 车辆保险流程十二 车辆保险流程 每月 20 日与加油站取 得联系 由办公室工作人员携带 U 盘前往加油站拷贝上 月加油明细表 根据加油站提供的上月 用油明细进行校对 办公室填写费用报销单 并由总经理签字 校对无误后通知加油站 开具发票 参考用油记录和上月用 油情况进行对比做出用 油分析报告 办公室将报销单提交财 审部报销 通知加油站领取上月油 料费用 办公室存档加油明细及 用油分析报告 对公司所有车辆 建立车辆信息档 案 每月 20 号查看 车辆信息档案 发现需年审车辆 及时通知车辆负 责人并协助准备 年审所需资料 车辆年审期限过 期前三天查询车 辆年审情况 监督并确认车辆 通过年审 及时更改车辆年 审信息 将新车辆信息存 档 每月 1 号 查看车辆 信息档案 针对需要 续保的车 辆准备续 保资料 针对车辆 实际使用 情况确定 购买险种 联系保险 公司购买 保险 及时更改 车辆信息 将新车信 息存档 车辆未按期参与 年审 车辆负责 人将承担由此造 成的全部费用 十三 公司用水管理流程十三 公司用水管理流程 十四 公司用电管理流程十四 公司用电管理流程 十五 便函及文件起草下发流程十五 便函及文件起草下发流程 十六 红头文件起草下发流程十六 红头文件起草下发流程 由食堂李师傅进 行统计 签收 然后办公室验收 办公室将统 计结果汇总 并定期根据 财务报销流 程结账 白天由办公室统 计 晚上或周日 由门卫统计 生活用水短缺后 及时通知送水 办公室不 定期查看 生活水和 桶装水储 备情况 桶装水短缺后及 时通知送水 每月 1 号对总 公司和四宝山 电表进行抄表 每月 10 号打 印总公司及四 宝山电费发票 及电费明细 每月 15 号做 出总公司和四 宝山用电分析 及用电户电费 根据核算结果 由财审部开具 电费收据 将南焦宋电费 收据交至财审 部冲抵借款 每月 31 号向 财审部借款缴 纳南焦宋电费 每月 30 号左 右抄南焦宋电 表 每月 20 号左 右收齐各用电 户电费并交至 财审部 办公室工作人 员根据工作需 要起草便函 便函经办公室 负责人签字后 方可下发 便函起草后打 印一份由办公 室负责人签字 确认并存档 便函需各单位 回执的应及时 做好回执统计 工作 各职能部门经 总经理批准后 起草红头文件 文件起草需使 用拟稿纸并经 经理签字 文件起草部门将 签字后的拟稿纸 及其电子版交至 办公室 办公室打印红 头文件 办公室将红头文件 拟稿纸及回签单进 行存档 办公室通知各单位 领取红头文件并签 收文件发放回签单 将拟稿纸送至人 力资源部进行印 章使用登记并为 红头文件盖章 十七 合同的签订及保管流程十七 合同的签订及保管流程 根据总公 司领导授 意 由合同签 订部门与 对方进行 谈判 达成初步 意向后向 总公司领 导进行汇 报 得到进一 步指示后 与对方商 讨具体的 合同条款 条款商定 完成后由 公司法律 顾问对合 同进行完 善补充 合同经双 方商议后 签字盖章 公司的经营类合 同由经营管理部 负责保管 公司的资产类合 同由办公室负责 保管 十八 食堂管理员兼采购员工作流程 招待餐任务 确定员工餐 周食谱 督促食堂管理 食材采购食材入库根据实际用餐 人员确定菜品 帮厨分析菜品核算 改 进 采购 入库食材不足 组织加工 核算记账 送审计 装订帐 检查卫生情况 检查菜品情况 检查服务情况 总结分析 研究整改 十九 物业维修工工作流程 设备故障 检查判断 自修 外修 采购 材料 组织 修理 试 运 行 成 功 不 成 功 选 维 修 商 送 修 二十 卫生管理流程 卫卫 生生 日常卫生 卫生大扫除 办公室划分日常卫生 公共区域 各部门办公室卫生 周六前下达通知 办公室安排周六卫生 大扫除区域 办公室 根据卫 生标准 评比 检查合格 检查不合格 通知相 关部门 重新打 扫卫生 办公室 下班前 重新检 查 检查合格 检查不合格 扣除相 关部门 绩效分 0 5 分 二十一 车辆维修管理流程图 车辆车辆出出现问题现问题需要需要维维修修 车辆还能够行驶 车辆不能够行驶 由办公室检查需要 维修并领取 车辆 维修派工单 直接拖车去汽修 厂 汽修厂维修