办公室相关规章制度

天 缘 人 和宁 静 致 远 天天 和和 机机 构构 办办 公公 室室 相相 关关 规规 章章 制制 度度 领导签署 领导签署 签署时间 签署时间 天 缘 人 和宁 静 致 远 第一篇第一篇 职能职能 第一章 办公室部门职能第一章 办公室部门职能 负责企业规章制度制订及企业文化建设 会议组织 来访接待 后勤管理 行政办公事务管理 车辆管理 食堂及办公区卫生管理 第二章 岗位描述第二章 岗位描述 一 办公室主任职责 一 办公室主任职责 1 在总经理及副总经理的领导下负责办公室的全面工作 努力作好领导 的参谋助手 起到承上启下的作用 认真做到全方位服务 2 协助总经理及副总经理调查研究 了解公司情况并提出处理意见或建 议 供公司领导决策 3 协助总经理及副总经理作好各项管理工作并督促 检查落实贯彻执行 情况 4 负责各类文件的分类呈送 供公司领导阅批并转有关部门处理 5 负责公司上下信息互通 左右协调 作好接待工作 来信来访 及时 协调处理好公司各部门间的问题 6 协助公司领导做好各部门考核 评优 检查等工作 7 负责处理办公室职责范围内的其他事宜 完成领导交办的其他工作任 务 8 负责车辆管理 9 负责食堂和办公区卫生管理 二 行政文秘 目前由办公室主任暂时接替 二 行政文秘 目前由办公室主任暂时接替 天 缘 人 和宁 静 致 远 1 负责文件的收发和保管工作 2 负责接待来访及咨询工作 3 负责有关请示和报告等文件的起草 打印 递发及会议记录整理 4 负责公司其他文件的归档整理 5 负责办公室主任交办的其它行政事务工作 第二篇 行政事务管理第二篇 行政事务管理 第一章 行政管理第一章 行政管理 为加强公司内部管理 维护正常工作秩序 提高办事效率 调动全体员工 的积极性 根据公司的现存情况特作如下规定 一 考勤制度 一 考勤制度 公司每周上班时间为星期一至星期五 星期六 星期日休息 上午上下班时间 8 30 12 00 下午上下班时间 13 00 17 30 1 迟到 每天上午 8 30 以前到办公室签到 8 45 以后算迟到 15 分钟后 不包括 15 分钟 到办公室的 视为旷工半天 过半天未到的 视为旷工一天 特殊情况以公司通知 的时间为准 2 早退 每天下午 17 30 下班时到办公室签退 17 30 前无故离 岗者或未签退者均为早退 3 请假 3 1 员工若早上有事不能直接到公司 应在前一日向主管部门经理请假 或在当日上午 8 30 前用适当方法向主管部门经理请假 部门经理将未签 到人员的情况在当日上午8 45 前报办公室 否则视为旷工处理 3 2 员工当日上午请假的 需在8 30 前向所在部门负责人批准并同 时报办公室 进行请假登记 未在8 45 前登记者 视为请假无效 天 缘 人 和宁 静 致 远 3 3 上班时间外出办事须向部门经理说明原因并填写 外出登记表 超过规定上班时间到岗被视为迟到 3 4 员工因公需出差时 填写 出差申请表 由所在主管部门经理 批准的情况下 报办公室登记考勤 否则视为旷工处理 3 5 任何类别的请假都需填写 请假条 经部门经理事前批准 并 到办公室登记 如有紧急情况 不能事先请假的 应在两小时以内电话通 知本部门经理和办公室 在上班当日补办手续 否则以旷工计算 4 外出 员工外出必须在 外出登记表 上登记 未登记的视为 旷工一天处理 严禁代登记 如若发现 双方均按旷工违纪处理 5 请假 迟到 早退和旷工的处理办法 5 1 请假 未满一天者 以工作时间计算 请假时间在半天内的 包括 半天 视为请假半天 超过半天的视为请假一天 按个人工资标准由财务 核扣 5 2 迟到 以每 5 分钟为计算单位 不足时视为5 分钟 按每计算单 位 10 元扣减工资 15 分钟后 不包括 15 分钟 视为旷工处理 5 3 早退 视为旷工一天处理 5 4 旷工 按正常工资的两倍核算核扣旷工工资 6 加班 6 1 公司在节假日将安排有关人员值班 负责公司的安全和接待工作 值班人员享有相当其二倍日工资额的加班费 6 2 员工加班须符合以下规定 加班人员提出申请 上级主管签 字同意其加班 并报考核部门核准 或上级主管指定其加班的 方可加班 加班费以半日计算 按 其基本 工资发放 每月加班次数不能超过10 次 不包括 10 次 6 3 以下情况不以加班论 天 缘 人 和宁 静 致 远 上级主管下达的在工作时间内完成的任务需延长工作时间才能完成工 作的 公司在节假日举行的培训及公益活动 未经有关部门批准私自加班的 7 考勤统计 7 1 每月考勤时间 本月1 号至本月 31 号 7 2 有以下情况之一者 扣除当月全勤奖 全月累计迟到 3 次者 全月累计请假 2 次者 月度旷工 1 次者 7 3 对考勤的记录办法由公司办公室每月按此规定 并根据考勤管理 制度拟定本月考核表 报财务部执行 8 本考勤办法自公布之日起执行 在公司考勤过程中弄虚作假 不按 要求及时上报者将 扣除当月双倍全勤奖 9 本考勤制度由公司总经理负责解释 二 劳动纪律 二 劳动纪律 1 坚守工作岗位 尽职尽责 不得擅离职守 2 工作时间严禁从事与业务无关的事务 不准干私事 不准从事娱乐 性活动 3 保守公司机密 4 搞好各办公区域卫生 保持工作环境整洁 5 勤俭节约 爱护办公设施 贵重物品谁使用谁负责 下班前 最后离 开办公区的工作人员要主动关闭电源 关好门窗 6 值班人员对于重要事项须随时向公司领导报告 天 缘 人 和宁 静 致 远 三 办公用品领取制度 三 办公用品领取制度 1 有办公用品需求的工作人员 如所需办公用品金额在 200 元以上者 须出具书面申请报部门主管同意后 再由办公室进行办公用品的购买或领取 2 领取办公用品时需在 领用办公用品登记表 上签字确认 四 会议制度 四 会议制度 公司例会每周五召开一次 无特殊情况下全体人员必须准时参加 会议由 总经理主持 由各部门汇报本周工作完成情况 以及下周工作安排计划 第二章 印章管理第二章 印章管理 一 印章保管 一 印章保管 公司公章及合同专用公章由办公室主任保管 财务章由财务部设专人保管 二 印章使用 二 印章使用 1 公司部门或员工需要使用公司印章时 必须经所属部门主管审核 报 有关领导审批后方可使用 2 对外行文使用公司公章时 重要行文由总经理签发 总经理不在岗时 由副总经理签发 一般业务和事务性行文件由办公室递发 3 凡涉及公司的重大经济行为 如以公司名义对外签订重要经济合同 提供担保 提供抵押 向外借款 投资合作 出具承诺函等 在使用公章时 应报总经理审批 4 所有需要加盖公司公章的介绍信 证明以及对外发出的任何公文 应 统一编号登记 以备存查 5 原则上不开具加盖公司公章的空白介绍信 证明 合同 附有公司抬 天 缘 人 和宁 静 致 远 头的公文纸等 如因公务需要或其它特殊情况需要开具时 必须经董事长和总 经理审批同意后方可开出 使用人在使用后必须向办公室说明开出书件的用途 向办公室交回未使用的书件 6 非特殊情况 严禁将公司公章带出公司 如确需带出公司 须经公司 董事长和总经理审批同意后方能带出 并办理相关的借用手续 7 在公司出现丢失 损毁或被盗时 办公室或部门印章保管人要立即向 公司报告 及时采取有效措施 尽量减少由此产生的各种损失 第三章第三章 会议管理会议管理 一 会议管理 一 会议管理 为建立高效 务实的公司运作机制和决策反馈机制 规范公司会议运作 提高会议质量和效率 结合公司实际情况 特制定本制度 1 董事会会议是指董事会在职责范围内研究决策公司重大事项和紧急事 项而召开的会议 由董事长主持召开 根据议题可请有关部门及相关人员列席 2 办公会议是指各部门主管以上人员参加的会议 一般由董事长或总经 理主持 主要是在职责范围内讨论 汇报和布置日常工作 3 专题会议是指由公司领导成员召集的会议 研讨专项工作 解决疑难 问题 主持人或召集人不在岗时可委托相应的其他领导主持 二 会议服务程序 二 会议服务程序 一 一 会前准备工作 会前准备工作 1 按规定提前发出会议通知 根据会议内容采用口头或书面形式 2 安排会议室及布置会场 天 缘 人 和宁 静 致 远 3 发放会议相关资料 4 参会人员须在 会议签到表 上签名 5 根据需要安排记录员 记录会议内容 二 二 会间纪律 会间纪律 1 会议期间须关闭一切通讯设备 2 积极配合会议主持人完成会议的各项议程 发言踊跃 阐述清晰 3 不得交头接耳 影响与会者发言 4 认真做好会议记录 领会会议精神 三 三 会后清理工作 会后清理工作 会议结束后 将会议纪要交办公室存档 其他会议上的资料也由办公室保 管 办公室严守保密原则 会议议事过程及决议 要及时督促相应部门付诸执 行 有知悉范围和时间控制的会议内容不得向外泄露 第四章第四章 档案管理档案管理 一 基本要求 一 基本要求 1 档案管理由办公室负责 本公司档案管理及日常业务由办公室专职档 案员 目前由办公室主任暂时接替 负责 财务档案的日常管理由财务部自行 负责 2 归档范围 公司正式的收文 发文 除公文正文外 还应包括它的附 件 公司的各类证件 规划 年度计划 人事档案 会议记录 决议 决定 委任书 协议 合同 项目方案 通告 通知等具有归档价值的文件材料 3 对本公司规定的归档材料 必须按规定定期移交给办公室专职档案员 集中管理 任何人不得据为已有 天 缘 人 和宁 静 致 远 4 办公室专职档案员要保证原始资料及单据齐全完整 必须保证整洁 安全 二 归档时间和份数 二 归档时间和份数 对公司需归类的文件必须当天整理归档 并注明份数做好记录 三 查 借 阅 三 查 借 阅 1 公司部门主管以下员工查阅档案 需经部门主管同意后报办公室主任 核准 并办理查阅手续 2 查阅档案时必须爱护档案 保持整洁 严禁涂改 注意安全和保密 严禁擅自翻印 抄录 转借 不得遗失 如确因工作需要必须摘录和复制 须 经办公室主任批准 第五章第五章 文书管理文书管理 一 发文 一 发文 1 起草 公文文体 格式等使用准确 符合规范要求 文字要准确 精 练 条理要清楚 层次要分明 用语要规范 公司各部门的文件由各部门负责 人起草报办公室审核 总经理签发 2 审批 根据文件的性质和范围由相应权属范围内的管理人员审批 3 发送 文件签发后 送办公室统一安排打印 打印好后送回起草部门 校对 校对无误方能复印 盖章 文件和原稿 由办公室分类归档 保存备查 二 收文 二 收文 1 文件统一由办公室负责发送 送件人应将文件内容 报送日期 部门 接件人等事项登记清楚 并向文件签发人报告报送结果 天 缘 人 和宁 静 致 远 2 外来的文件由办公室专人负责签收 并分类登记 由办公室主任提出 处理意见后 签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门 不得积压 迟误 属急件的 应在接件后即时报送 三 文印工作 三 文印工作 1 公司的文件 有打印必要时方予打印 内部递传的简单请示报告或其 他不需打印的文件 一般不予打印 2 公司发文 需由起草人定稿抄正 经有批准发文权的领导签字同意后 方准打印 一般文件的打印 复印 传真 须经所在部门负责人签字同意后才 予办理 部门经理不在时 可经办公室主任同意后办理 3 私人资料 不得在公司打印 复印或用公司传真机递送 以免影响公 司的正常工作 4 工作人员应认真做好本职工作 按时完成任务 对收到的文件资料 应及时给有关部门 人员送发 或及时通知有关人员前来取回 不得延误 5 办公室人员应树立严格的保密观念 不得随意将打印 复印或传真资 料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人 不得截留任何文件 6 办公室对送来打印 复印 传真的文件资料 应做好登记 并在月终 作统计核算 7 办公室工作人员初次违反上述规定的 给予批评或处 50 元以上罚款 屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的 处 50 元以上罚款 直至辞退 第六章第六章车辆管理车辆管理 天 缘 人 和宁 静 致 远 1 为加强本公司车辆的保管及有效运用 特制定本办法 2 本办法所指车辆系指公司的全部车辆 3 本公司的车辆由办公室统一负责管理 并指派专人负责保养 4 车辆应由有驾驶执照及驾驶经验的驾驶员驾驶 需由他人驾驶时 应善 尽驾驶人责任 5 5 专职驾驶员应每周对公司的车辆实施定期检查及保养 以维持机件寿命 确保行车安全 并负责一切违规费的缴纳及维修 6 车辆的有关证件及保险资料统一由办公室保管 7 各部门需要使用车辆时 应事先经单位主管核准后填写 行车申请表 交办公室调派 8 各部门派车外出时 应依下列规定办理 一 车辆为公司公务专用车辆 二 车辆不得运载任何与业务无关的职员或物品 三 车辆行前应特别注意安全检查 四 车辆