加强印章管理规范化及对策分析

加强印章管理规范化及对策分析 摘要 印章是企事业单位运用权限进行管理工作的 一种凭证 具有合法性和权威性 文件和相关材料一旦用 印 就代表着文书材料的合法性和权威性 其法定效力和 法律责任重大 本文试对印章管理的规范化和实施策略进 行详细分析和探讨 关键词 印章管理 规范化 对策 分析 在企事业单位的经营管理活动中 印章代表着单位的 意志 具有相应的公信力 我国相关法律法规将印章作为 确定有关文件法律效力的关键因素 以确定相应的权利和 义务归属 而从目前来看 在印章管理方面 存在着一些 不足和问题 不仅影响了企事业单位的正常管理和经营服 务运行 而且可能造成巨大的经济损失 因此 做好印章 的规范化管理 是非常重要的 需要单位领导层和相关管 理人员的高度重视 1 印章管理规范化的重要性和必要性 印章的管理在单位是最为重要的基础性工作 不仅是 单位的身份的代表 也是权利的表现 对于加盖单位公章 的相关文件和法律文书 在法律的意义上 是受到国家相 关法律法规的保护的 与此同时也是单位对社会各界和相 对方的一种法律的义务承担 印章是对本单位在服务和经营管理等相关活动中 运 用和行使权力的重要凭据和证明 是进行相关活动的信物 和工具 对于单位印章的重要性还体现在对社会各界的承 担主体上 对于法人名义的承担方面 印章是作为代表单 位的法人形象而行使权力的 因此 对于印章的管理 影 响到单位的日常工作和相关的生产经营和服务活动 对单 位的生存和发展都具有十分重要的作用 2 印章管理过程中存在的主要问题 当前 对于印章的管理和使用 许多单位重视不足 存在着一些问题 很可能给单位造成巨大的经济损失和法 律风险 需要相关管理人员的重视 印章管理中存在的问 题概括起来主要有以下几个方面 第一 缺乏专业的管章人员 印章管理责任落实不到 人 虽然当前许多企业和事业单位都设定了专人进行印章 的管理工作 但是 并没有设置专业的管理人员 印章的 管理人员包括办公室主任 文秘人员 档案员等 也有部 分单位同事使用多枚负责人公用名章 由不同部门进行分 别管理 很容易造成管理的混乱 第二 缺乏完善的审批程序 越权使用和滥用印章比 较普遍 当前大部分企事业单位都实行了用印审批制度 但是并没有对其进行有效落实 缺乏相对完善的审批程序 对于一些非常重要的业务和文件 往往都是仅凭相关负责 人一人签字用印就可以通过 没有其他业务经办人的审核 签字 同时也缺乏对于用印人的有效制约 部分印章管理 人员没有对印章盖签的文件仔细审查 而是直接把印章交 由相关人员盖章 或者对于材料草草一看即盖章 很容易 引发相应的风险和隐患 第三 缺乏健全的登记要素 印章管理责任不清 用 印审批登记至少需要包括序号 时间 部门 内容 负责 人签批 办公室审核等多项内容 但是在实际操作中 很 多单位都存在着审批登记要素不齐全的情况 没有对相关 文件进行严格审查 同时也缺乏相对规范的审批登记流程 影响了印章管理和责任的划分 第四 缺乏规范的管理制度 用印不规范 随意性大 许多企业事业单位在印章管理中 缺乏相对合理规范的管 理制度 导致一些规范性失误的存在 例如 部分印章管 理人员 仅在对一些审批的材料和日期上加盖公章 而对 一些证明材料上存在有文字错误或者不规范条例的位置 在更改后没有加盖印章 很容易引起矛盾纠纷 而且有的 盖完公章会表明有效的期限 对于期限章的加盖 一部分 单位认为没有必要 在盖完公章之后 对于已经失效的文 件或者加盖错误的文件 没有及时进行销毁处理 而是直 接随手扔掉 对于一些加盖有印章的空白文件纸张 也没 有进行有效管理 从而给有心之人以可乘之机 不仅造成 了一些违法乱纪的现象 而且可能会引发严重的经济损失 3 印章管理的规范化措施 针对上述问题 为了尽可能减少和杜绝单位印章管理 使用不当及滥用的现象 保障单位的正常运转和稳定健康 发展 需要采取相应的规范化管理措施 确保印章管理的 有效性和可靠性 3 1 树立印章管理意识 一方面 单位领导人应该认识到印章对于单位的重要 作用 及时更新观念 充分重视印章管理工作 将其作为 日常管理工作的重要组成部分 另一方面 要加强对于印 章管理人员的教育和培训 引导其树立良好的印章管理意 识 提升印章管理的专业水平 确保其能够严格按照相关 制度要求 进行印章的规范化管理 从根本上杜绝违法违 规事件的发生 3 2 健全印章管理制度 从目前来看 我国并没有专门的法律法规对印章的管 理和使用进行规范 仅有行政规章和规范性文件就印章管 理使用作了一些规定 但对违反印章管理规定 责任追究 比较软 违规成本就较低 这也是导致印章滥用最主要的 原因 对此 政府相关部门应该充分重视起来 从立法方 面 对印章管理进行规范 从源头上保证印章的有效使用 同时 单位内部也必须结合自身的实际情况 对印章管理 制度进行完善和健全 明确印章管理和使用的流程 对印 章管理人员的责任和义务进行明确 对于因印章管理不当 或者使用不当引发严重后果的情况 应该追究印章管理人 和使用人的责任 3 3 强化印章规范管理 对于企事业单位及各部门而言 做好印章从刻制 启 用 到变更 销毁等全过程的规范化管理工作 是非常重 要的 尤其是对于一个新的单位和部门 在成立初期 应 该安排专人负责印章的刻制 并将刻制好的印章交给工商 和事业单位相关管理部门进行备案 从印章刻制完成开始 就必须严格执行相应的印章管理条例 对于不同的印章 应该分类管理和存放 同时由专人负责印章使用登记 并 对登记簿进行有效保存 不能出现损毁或者遗失的情况 在经营管理和服务活动中 对于需要加盖公章的文件和材 料等 应该严格按照规定程序领取 填写 印章使用申请 表 经法定代表人审核后签字确认 对于遗失印章 废弃 印章或者需要缴销印章 应该由印章管理人员填写 废止 申请单 交由法定代表人进行核准 之后由相关管理部门 进行统一处理 3 4 确保印章使用登 印章在使用中要加强对其使用登记 严格登记制度 对于用打号机打号也好 使用登记本也好 最重要的是对 登记的相关文件和材料一定要清楚 明白 要方便对印章 的查询和责任划分 对于空白的文书盖章情况 要严格分 类管理 对于空白盖章的特殊情况进行专门管理 加强对 其控制能力 由专门负责人对其进行保管和处理 在进行 规范化管理印章时 还要加强对电子盖章的规范 对于电 子盖章能够有效防止印章的不安全利用以及对办事的快捷 效率 保护印章的安全 4 结语 总而言之 对于印章的管理和使用 在有关机关和企 事业单位中应充分引起重视 不仅要加强对单位公司印章 的内