地产开发项目质量保修金结算管理操作指引

地产开发项目质量保修金结算管理操作指引地产开发项目质量保修金结算管理操作指引 一 一 目的目的 质量保修金是指工程竣工验收后从应付建设工程款中预留的用 于保修期限和保修范围内质量缺陷维修的资金 其目的是为确保建 设工程保修所需资金的及时到位 是约束施工单位履行保修义务的 一项保证措施 通常办理保修金结算的主体是地产公司和对应的承 包人 但根据集团 中国海外发展有限公司开发项目移交物业验收 管理办法 试行 规定 物业公司在其中也有相应的权责 因此编制 本指引 对物业公司加强保修金结算管理进行统一和规范 共同维 护中海品牌的良性 可持续发展 二 二 适用范围适用范围 本指引适用于中海物业参与中海发展开发的住宅项目建设工程 质量保修金结算管理 三 三 流程指引流程指引 工作流程图见附件 1 一 质量保修期约定 1 根据集团 工程质量保修协议 规定 依据该工程竣工验收合 格的六个月后或以项目集中交付日期为时间节点 两者以先满足 条件的为约定保修期的开始日期 1 基础设施工程 房屋建筑工程的地基基础和主体结构工程 为设计文件规定的终身负责制 2 屋面防水工程 有防水要求的卫生间 房间 墙面 地下 室的防水及防渗漏 管道 水景防渗漏为 五五 年 3 电气管线 给排水管道 设备安装和装修工程 为 二二 年 4 住宅小区内的给排水设施 道路等配套工程 为 二二 年 5 供热及制供冷系统为 二二 个采暖期 供冷期 6 电梯自验收合格之日起 三十六三十六 个月 7 其他项目的保修期以双方合约 国家法规 地方规章 行 业规定等中的有利于用户方的条款为准 均未约定的 按 二二 年计算 二 质保期结束前质量检查 1 为有效督促承包人及时完成质量缺陷整改 在保修期满前三个月 物业公司项目管理处应组织专业技术力量 针对对应工程或产品 展开一次全面细致的检查 填写 系统质保到期检查记录表 检查的主要内容如下 1 遗留问题 主要检查核实 入伙前查验未销项问题清单 所列问题是否完成整改销项 2 功能性检验 根据合同或使用说明 检查测试每种功能是 否正常 3 系统性检查 细致具体到每个小项 检查系统的完整性和 稳定性 2 如实详细记录检查发现的问题 检查结果汇总整理后 及时 与承包人明确具体的整改要求和完成时间 并将检查结果报公司 业务主管部门及地产公司客户关系部备案 三 整改确认及扣款结算 1 质保期正式到期时 由项目所在地业务主管部门牵头组织复 查 依据 系统质保到期检查记录表 记录问题逐项核对 对 于已按要求完成维修的进行核实销项 仍未维修或维修未达到规 定要求限期整改 到期未整改或不达标的 双方做好登记确认 原则上采取代工形式整改 并扣除相应质量保修金 2 保修金扣除 1 在质保期内因承包人未按约定履行保修责任 由物业公司 按规定采取委托维修或其他方式维修实际发生的费用 应 从保修金中扣除 2 截止质保期满 由于承包人原因仍未完成维修的 按规定 扣除该部分保修金 3 由物业公司与承包人协商 填写 质量保修金结算检查确 认单 附件 3 并双方确认盖章 明确涉及物业公司的扣 款直接支付到物业公司账户 相关手续和证明文件由物业 公司提交地产公司业务主管部门备案 在地产公司支付保 修金时不再作扣减 3 物业公司应加强对保修金结算管理 严格要求承包人按约定 履行好各项质量保修责任 但不得恶意扣除或截取承包人质量保 修金 4 施工单位完成整改或按规定支付了扣除款项后 各项目管理 处方进行质保金结算审批流程 四 信息化网络流程及审批 1 完成整改确认和扣款结算后 由经办人发起 OA 网上审批流 程 并依次审批 2 信息化网络审批流程 1 经办人 通常指管理处工程 环境 安管主任 发起 至少应 包含以下附件 质量保修金结算检查确认表 附件 3 扣款证 明资料 如涉及扣款 2 项目经理审核 审核重点是 核实到期检查以及整改落实情 况 核实扣款收缴情况 3 单笔保修金结算金额在 10 万元以内且无扣款项的 由项目 所在地物业分公司 设置地区管理中心 由地区管理中心审批 未 设立地区管理中心的和二级公司所在地的 由二级公司审批 业务 主管部门审批 4 单笔保修金结算金额大于 10 万元或涉及扣款项的 由业务 分管领导及公司审批 设置地区管理中心 有地区管理中心审批 未设立地区管理中心的和二级公司所在地的 由二级公司审批 5 审批完成后 经办人进行文件归档 并跟进办理 保修金结 算审批表 的签章手续 3 完成全部网上流程审批后 验收签章确认可以由管理处完成 由 经办人 在 保修金结算审批表 实际经办人处签字 管理处经 理在 物业公司负责人 处签章 四 四 注意事项注意事项 1 对于地产公司未经物业公司同意 即单方与施工单位或材料 设备供应商进行保修金结算 二级公司或地区管理中心核实后 应函告对应地产公司明确其相关责任 并向业务主管部门备案 2 对于存在遗漏质量缺陷问题的 由管理处经理督促施工单位 或材料设备供应商先行整改后结算 对于存在重大质量问题 且 不配合整改的 应签署拒付保修金意见 应函告对应地产公司明 确其相关责任 并向业务主管部门备案 3 对于保修期间涉及扣款或者应从保修金中列支的情况 务必 及时按规定做好取证 对证明资料做好归类存档 并及时与地产 公司业务主管部门做好沟通 4 质量保修金作为对施工单位或材料设备供应商履行质量保修 责任的约束 而物业公司作为工程或产品的实际使用管理方 应 强化对质量保修金结算的管理工作 相关责任人务必严肃认真 实事求是 若出现虚构造假隐瞒重大遗留质量问题或故意拖延等 行为的 将按集团规定问责相关责任人 五 五 附件附件 附件 1 中海物业质量保修金结算管理流程图 附件 2 系统质保到期检查记录表 附件 3 质量保修金结算检查确认表 附件 4 保修金结算审批表 附件 1 中海物业质量保修金结算管理流程图 OA网上审批及签章保修确认与扣款结算质保到期检查 提前三个月 组织检查 检查问题做好记录并书面通知承建商或供应商按时整改 对检查问题整改完成情况进行核实 汇总质保期内涉及扣款的文件资料 OA网上流程完成审批后 由项目经理办理 保修金结算审批表 签章 是否涉及扣款 由经办人发起OA审批流程 并依次进行审批 审批重 点 落实检查整改 涉及扣款的落实扣款 与承建商或供应商落实扣款项 确 认收到对方支付的扣款项 否 是 附件 2 系统质保到期检查记录表 项目名称 检查日期 序 号 类别检查项目问题描述检查人复检 抽验 结果 复查人 附件 3 质量保修金结算检查确认表 工程工程 产品名称产品名称检查日期检查日期 客户单位 客户单位 接收单位 接收单位 工程工程 产品概况产品概况 序号项目 违约 赔偿费用 代工费等 内容涉及金额 检查人员 客户单位 接收单位 是否涉及扣款 是 在下一行填写具体金额 否 1 质保期间 物业公司实际发生的代工维修和其他费用合计 元 大写 2 质保到期后 客户单位仍未完成整改 实际转由物业公司承担维修整改的项目 涉及维修费用 合计 元 大写 3 以上两项费用合计 元 大写 按约定从保修金中扣除 并由客户单位 在 年 月 日前支付给接收单位物业公司指定账户 开户名称 开户银行 账号 客户单位签字 接收单位签字 日期 日期 注 1 本表作为质保到期检查确认使用 细节内容可用附表陈述 2 双方签署后 作为物业公司审核同意支付保修金的依据 同时报地产公司备案 附件 4 保修金结算审批表保修金结算审批表 致 致 根据我公司承接的 中海 项目期 合同的结算协议书约定 至 年 月 日第 期保修期满 共 期 申请返还保修金 结算价款的 5 现承包 人申请退还该笔保修金 请予批复 金额大写 人民币 佰 拾 万 千 佰 拾 元 角 分 申请单位 签章 物业公司 意见 经办人 负责人 客户关系部 意见 经办人 部门经理 项目部意见 经办人 部门经理 结算协议内约定 本期的保修金为 本期内